Produtividade no Trabalho: O Guia Completo do Empresa Produtiva

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Como ser mais produtivo?

Com certeza você já se fez essa pergunta, afinal é bem comum nos sentirmos improdutivos e procurarmos maneiras para melhorar essa sensação. 

Isso acontece com muitos profissionais e de diversas áreas. Eu mesma várias vezes já me senti improdutiva e acabei por pesquisar sobre isso. 

A produtividade é algo que nos é cobrado no dia a dia do trabalho, e em qualquer lugar. Afinal, temos que produzir para fazer o nosso trabalho caminhar bem. 

Por isso, muita gente se pergunta se existe alguma forma de ser mais produtivo. A boa notícia é que sim, existem diversas técnicas de produtividade que podemos aprender e colocar em prática de acordo com a nossa realidade. 

Nesse texto vamos entrar no tema produtividade no trabalho e descobrir o que é possível fazer para tornar sua equipe e a sua empresa mais produtiva. 

Atenção, antes de mais nada eu aviso que temos muitas coisas para falar sobre esse tema, mas vou trazer boas dicas de como melhorar a produtividade.

Para despertar a sua curiosidade, segue a lista dos itens que vou abordar ao longo do texto.  

Vamos começar!

O que é a produtividade no trabalho

O que é a produtividade no trabalho? Essa é uma boa pergunta, e podemos encontrar diversas respostas e definições para ela. Isso por que o assunto produtividade está cada vez mais em alta. 

Então vamos definir a produtividade por partes: como ela era entendida antes e qual é o significado dela atualmente. 

Inicialmente,  as empresas entendiam ou relacionavam o termo produtividade com o desempenho dos funcionários de fábricas, onde a relação entre produtividade e o mundo do trabalho se designava apenas à setores que realmente atuavam produzindo algum produto.

Nesse contexto, a produtividade era baseada em números, como por exemplo quanto um total de funcionários consegue produzir por dia, quanto de recursos e materiais podem ajudar nessa produção e, por fim, qual é o tempo gasto no processo completo. 

Com o passar do tempo, contudo, a produtividade ultrapassou barreiras, e hoje é um assunto discutido e procurado por diversas pessoas e não somente por empresas da área de produção. 

Hoje em dia, podemos dizer que a produtividade é o desempenho do seu trabalho e das demais pessoas da sua equipe. O engenheiro Ney Cesar de Oliveira King, escreveu em seu artigo sobre Produtividade Sistêmica que: “O conceito produtividade foi introduzido e desenvolvido nas organizações com o intuito de avaliar e melhorar o desempenho delas.”

Segundo essa definição, ser produtivo é ter um bom desempenho de suas funções. Todo trabalho gera alguma coisa, mesmo que não seja um produto final. E como a equação é quase a mesma, nós podemos levar ela para o escritório. Vou te dar um exemplo:

Um profissional de RH não lida com o produto final, mas se ele procrastinar para fazer as correções da folha de ponto, ele vai atrasar um processo, e pode prejudicar o fechamento da folha e atrasar o pagamento de todos os funcionários

Ou suponhamos que uma empresa tenha 15 vagas em aberto e precisa contratar pessoas. Se o RH não for organizado, motivado e produtivo, a empresa demorará para contratar esses profissionais, o que pode acarretar na sobrecarga das equipes e na desmotivação do time, gerando improdutividade para outro setor.

Viu só? A produtividade no trabalho é a capacidade dos funcionários de desenvolver bem suas tarefas para que tudo ande conforme o esperado na empresa. 

Isso nos leva ao próximo tópico, o que é ser produtivo?

O que é ser um profissional produtivo

Muitas pessoas acreditam que quanto mais tarefas você for capaz de fazer, mais produtivo você é. Mas isso é um equívoco. A produtividade é muito mais que isso, ela é a relação entre produção e qualidade. 

Ser produtivo no trabalho é saber organizar o seu tempo da melhor forma para que as tarefas sejam feitas com qualidade. Tem mais a ver com o planejamento do tempo e como você aproveita ele para realizar as tarefas do que com a quantidade de tarefas realizadas.

Por isso existem diversas técnicas para aumentar a sua produtividade. 

E Por falar em tempo, qual é a relação entre a qualidade de vida e a produtividade?

Vamos descobrir no próximo tópico.

Produtividade e qualidade de vida no trabalho

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Quantas vezes não ouvimos pessoas comentando que quanto mais tempo elas passam no trabalho, mais produtivas elas são.  Às vezes, podemos até ser cobrados para ficar até mais tarde no trabalho com tal justificativa de que estamos trabalhando pouco.

Entretanto, uma pesquisa da Stanford University, mostra que uma pessoa que trabalha 55 horas por semana produz o mesmo que uma que se dedica 70 horas. 

Você deve estar se perguntando: mas por que se a outra pessoa trabalha quase 20 horas à mais? 

Bem, isso está relacionado à qualidade de vida. Segundo pesquisa feita pela consultoria Right Management, funcionários motivados produzem 50% mais. E vale ressaltar aqui que as horas de lazer e descanso são essenciais para manter os colaboradores motivados.

Por isso, toda essa cobrança e esse grande esforço por muitas horas acaba tendo um efeito totalmente contrário.

O método 996 é um desses exemplos que podemos citar. Ele propõe que os funcionários trabalhem das 9h às 21h durante 6 dias na semana, e os relatos de quem trabalhou com esse método quase sempre são de histórias péssimas.  

No sistema 996, as pessoas trabalham tanto que acabam desenvolvendo diversos problemas de saúde, e em alguns casos, chegando até mesmo ao suicídio. Por isso, a sua produtividade nunca pode ser desassociada da sua qualidade de vida. 

Mas não se preocupe, mais para frente nesse texto eu vou te ensinar a ser produtivo e manter uma vida saudável. Agora, eu quero te dar dicas de como é possível aumentar sua produtividade

Como melhorar a produtividade no trabalho

Lembra da pesquisa no Google que eu falei logo no começo do texto? Quando fazemos essa pesquisa, nós colhemos diversos resultados como “acabe com a procrastinação agora” ou “vença a preguiça seguindo esses passos”. 

Bom, quando buscamos melhorar a nossa produtividade, toda ajuda é válida e bem vinda. Entretanto, devemos lembrar que todas essas dicas que colhemos na pesquisa precisam se adequar à nossa realidade. 

Eu vou te dar um exemplo bastante comum: uma pessoa colocou na cabeça que começaria a acordar mais cedo para chegar pela manhã no trabalho, pois estava com muitas tarefas acumuladas. 

Ela fez isso por uma semana, mas a partir de um certo tempo, começou a se sentir improdutiva, cansada mentalmente e com sono.

Sabe por que isso aconteceu? 

Essa pessoa pensou em acordar mais cedo, mas não pensou em dormir mais cedo para compensar as horas de sono que perderia acordando mais cedo. 

Você precisa saber quantas horas de descanso o seu corpo precisa para realmente se sentir descansado. E, se você quer começar a acordar mais cedo para ser mais produtivo, deve ir mudando e adequando esse hábito aos poucos. 

Muitas pesquisas mostram que qualquer mudança de hábito leva bastante tempo para se consolidar, podendo levar desde 18 a 80 dias. Por isso, melhorar a produtividade no trabalho envolve dois passos simples. 

Decisão

O primeiro fator é o da decisão. Quando estamos decididos a mudar nossos hábitos e melhorar a nossa produtividade no trabalho, sentimos uma forte motivação e determinação. 

Quando decidimos melhorar a produtividade, nós estamos dizendo para nós mesmos que conseguimos fazer isso.

É importante lembrar que a sensação não vai durar para sempre. Por isso, precisamos aproveitar ao máximo esses momentos em que estamos motivados para planejar as pequenas mudanças que faremos para melhorar a nossa produtividade. 

Observação

Você observa a si mesmo? Se você quer melhorar a sua produtividade, esse é um exercício importante que você vai precisar fazer. 

A observação é olhar para si e entender o seu comportamento, já que existem coisas que nós fazemos no dia a dia que nem nos damos conta, pois agimos no modo automático. 

Para melhorar a sua produtividade, você precisa ter uma noção da sua capacidade de administrar o tempo em que passa no seu tempo no trabalho.

Por exemplo, você precisa se observar para saber quanto tempo você se mantém concentrado em alguma tarefa até se distrair, quais são os seus picos de produtividade ao longo do dia, os gatilhos que baixam a sua produtividade e também o que te motiva e te deixa mais produtivo. 

A partir de todas essas observações, você pode começar a agir para melhorar a sua produtividade.

O que dizem as pesquisas sobre produtividade no ambiente de trabalho

Existem muitas pesquisas relacionadas à produtividade no trabalho, e muitas delas apontam o que pode acontecer na sua empresa para melhorar a  produtividade dos funcionários. 

O bom é que essas pesquisas podem te ajudar a identificar qual é o melhor caminho para sua empresa ser mais produtiva.

Uma pesquisa feita no ano passado pela Universidade da Califórnia, por exemplo, identificou que quando um colaborador está feliz, ele consegue ser em média 31% mais criativo

Por isso, estar atento ao seu clima organizacional é uma ótima maneira de manter seus colaboradores motivados e produtivos. 

A partir disso, uma coisa que pode ser feita é um treinamento com os líderes, para estimular a capacidade de resolução de conflitos e tensões nas equipes. 

Lembre-se: se você passa confiança para os seus funcionários, eles se sentem muito mais motivados, e a motivação gera a produtividade.

Agora vou te contar uma curiosidade: o Home-Office também pode ajudar na produtividade sabia? 

Pois é, a modalidade de teletrabalho que está começando a ser bastante utilizada no mercado de trabalho brasileiro traz como benefício a produtividade. 

Uma pesquisa feita pela Universidade de Stanford mostrou que os funcionários que trabalham de casa tem uma performance 13% melhor do que se estivessem na empresa. 

Entre os fatores que justificam o crescimento da produtividade na modalidade do home office, é que os colaboradores não precisam se deslocar até o trabalho, e o ambiente de casa geralmente é mais confortável para se trabalhar. 

Claro que o home office é uma modalidade complexa que não pode ser adotados por todos, mas se na sua empresa é possível, que tal fazer esse teste?

Se você quiser saber mais sobre a modalidade do teletrabalho e o que diz a legislação trabalhista sobre isso, continue sua visita no nosso blog e acesse: “Como Implementar uma Política de Home Office na sua Empresa (Dicas)”!

A última pesquisa que eu quero trazer para você é a que diz respeito às pausas que os seus colaboradores fazem no trabalho, isso porque algumas pausas podem ser benéficas para estimular a produtividade dos seus colaboradores.                                                                                                                                                       Pois é, lembra que eu te disse que ninguém consegue ficar muito tempo focado em algo sem se distrair? 

Nesses momentos de distração, levantar um pouco, esticar as pernas e tomar um cafézinho pode fazer você retomar o seu raciocínio, além de aliviar a tensão, deixando o funcionário mais produtivo. 

Por isso, não se zangue se o seu colaborador parar uns minutinhos para tomar “cafézinho”. Essa bebida também é um ótimo estímulo para a produtividade.

Depois dessas pesquisas, você deve estar se perguntando: como identificar a produtividade da minha empresa?

Existem alguns indicadores que podem te ajudar nisso. Eu separei dois para te mostrar.

Indicadores de produtividade no trabalho

Assim como os indicadores de RH podem te mostrar os sintomas da sua empresa, os indicadores de produtividade podem fazer a mesma coisa, e te indicar como anda a produtividade dos funcionários. 

Além disso, podem te mostrar se o modo de operação da sua empresa está gerando algum resultado. Se não tiver, é hora de mudar o seu plano de ação! 

Vamos ver como podemos usar esses indicadores. 

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Produção por hora

O indicador de produção por hora serve para você poder avaliar a capacidade de produção da sua equipe a cada 1 hora.

No caso da indústria, isso seria quantos produtos a sua empresa consegue produzir por hora. Mas, no caso do escritório, podemos adaptar para quantas atividades conseguimos realizar a cada hora. 

Isso pode indicar para você, por exemplo, qual é o período que seus funcionários estão mais estimulados, para que consequentemente, consiga realizar suas tarefas com maior eficiência. 

Entregas no prazo

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Entregar tarefas no prazo é algo que muitas empresas sofrem. E é a causa de muitas horas extras prestadas pelos colaboradores. 

Se a sua equipe consegue entregar as tarefas no prazo correto e dentro da sua jornada de trabalho, é um sinal que a produtividade flui bem. 

Agora, se a equipe está sempre demorando para entregar as atividades solicitadas, e nunca consegue entregar no prazo, isso pode indicar um problema no desempenho dela e, consequentemente, em sua produtividade. 

Uma das coisas que podem ser feitas para melhorar esse cenário é a reavaliação dos prazos, ou seja, saber se realmente o prazo estipulado está de acordo com o tempo em que a sua equipe precisa para desenvolver a tarefa. 

Automatizar os processos também pode ser uma ótima saída. Por exemplo, se o setor de RH leva em média 10 dias para fechar a folha de ponto dos funcionários, adotar um sistema de controle de ponto pode ajudar e fazer com que o processo seja mais rápido e eficiente. 

Afinal, sabemos como leva um tempo fazer ajustes manuais na folha de ponto, lançar atestados e calcular horas extras por exemplo. 

Bom, agora que eu já te mostrei alguns indicadores de produtividade, que tal algumas dicas para aumentar a sua produtividade?

Dicas de produtividade no trabalho

Certa vez, eu ouvi de um profissional de psicologia a seguinte frase: “quando a gente quer procrastinar até lavar uma louça fica divertido”

Parando para pensar, essa frase faz bastante sentido. Algumas vezes nós temos o hábito de evitar começar alguma tarefa que sabemos que levará tempo, ou que será uma tarefa difícil. 

Começar algo é tão difícil que, para isso, evitamos tanto que qualquer outra coisa nos traz mais satisfação, até mesmo lavar uma louça. 

Essa procrastinação acaba nos tornando menos produtivos, pois estamos sempre adiando as tarefas até chegar um momento em que nunca conseguiremos terminá-las. 

Mas não se preocupe, eu trouxe boas dicas para você. Não se esqueça de compartilhar esse texto com sua equipe. 

Vamos às dicas!

Organize as tarefas

Eu quero que você preste bastante atenção no que eu vou te dizer agora. É praticamente impossível ser produtivo sem o mínimo de organização. 

Isso é a pura verdade. Sem a organização das tarefas, acabamos perdendo a noção e  parece que temos muito mais coisas para fazer do que realmente temos. 

Ser organizado é um requisito básico para realizar as atividade do dia a dia de forma eficiente, e para manter suas tarefas organizadas, é necessário disciplina e planejamento. 

Apenas assim você possui a noção das atividades que devem ser efetuadas e quais são os prazos. 

Então organize-se! Crie projetos para otimizar o seu tempo, anote as tarefas em um lista ou planilha, separe as atividades por grau de prioridade, verifique os prazos, rotinas, horários e o tempo que você vai levar para realizar.

Isso parece complicado, mas você pode contar com o auxílio da tecnologia para organizar tudo. Hoje existem diversas ferramentas online que te ajudam a solucionar esse problema.

Aqui vão duas ferramentas práticas que podem te ajudar a solucionar os problemas de organização de sua agenda:

Asana: Essa ferramenta permite que você faça o gerenciamento e a organização das suas tarefas. No seu painel, é possível visualizar cada atividade, delegar atividades para outros membros da equipe e até mesmo estipular um prazo para término. 

Evernote: Essa ferramenta permite fazer lembretes e criar anotações para que você não esqueça nenhum prazo ou compromisso. Ela é acessível a vários dispositivos como computador, tablet ou celular.

Crie as estratégias e estabeleça prioridades

Já aconteceu de você começar uma tarefa, e de repente e se engajar em outra e não conseguir terminar a primeira que você começou?

Isso acontece bastante com pessoas que tem 10 ou 15 tarefas na lista sem ordem de prioridade. 

Fazendo isso, você pode acabar atrasando uma tarefa importante e que poderia ser feita rapidamente se você tivesse criado uma estratégia.

Criar estratégias para o desenvolvimento é uma boa maneira de começar a se organizar. 

Evite a correria, priorize de três a cinco itens dessa lista e foque suas energias nelas. Procure se concentrar em uma atividade por vez, dando prioridade àquelas que são mais importantes.

Eu sei que hoje em dia, por conta dos aparelhos celulares, temos a tendência de realizar mais de uma tarefa por vez. Mas precisamos entender que quando se trata de tarefas que exigem mais concentração e dedicação, nem sempre é possível fazer mais de uma coisa por vez. 

Então se você não está conseguindo aumentar sua produtividade porque está com dificuldade para focar, proponha um desafio para você mesmo.

Primeiro priorize as tarefas em três períodos: curto prazo, médio prazo e  longo prazo. 

Depois de organizá-las, crie o hábito de se concentrar e finalizar uma tarefa de cada vez, assim no fim do dia você conseguirá entregar todas as atividades programadas com eficiência e qualidade.

Organize seu tempo de trabalho e descanso

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Engana-se quem acha que um profissional produtivo é aquele que trabalha por mais tempo e acaba levando o trabalho para casa. 

Na verdade esse é um dos maiores erros que podemos cometer na nossa vida profissional, não saber separar o tempo de se trabalhar e o tempo de descansar. Se você sempre está pensando no trabalho mesmo no seu momento de descanso, saiba que isso pode fazer com que você fique estressado, ansioso e consequentemente, improdutivo no trabalho. 

A produtividade tem muito a ver com o descanso e com o uso do seu  tempo disponível. Por isso, controle o tempo que você dedica ao trabalho e descanse a sua mente. Dê um intervalo para que você possa aliviar o estresse, que eu garanto que assim você conseguirá ser mais produtivo.

Cuide do ambiente de trabalho

Mais acima eu te disse que o seu ambiente de trabalho interfere bastante na produtividade da sua empresa. Além do clima organizacional, o ambiente físico também pode colaborar para o aumento de produtividade. 

Geralmente ambientes muito bagunçados ou mal estruturados faz com que a gente produza menos. 

Por isso, é importante que a empresa ofereça condições que permitam melhores resultados, e isso inclui um layout adequado, bons equipamentos, ferramentas, e boa iluminação. 

Estando em um bom ambiente, conseguimos sentar e focar nas nossas tarefas. Por isso, faça a limpa na sua mesa de trabalho, e descarte coisas que não serão mais utilizadas.

Cuidado com redes sociais e distrações

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Hoje em dia, o nosso celular é uma pequena caixa com alto poder de distração. Por isso, se você está procurando ser mais produtivo, deve ter o maior cuidado com ele e com as ferramentas existentes dentro dele. 

As redes sociais, sites de notícias, humor, ou mensagens em chats não devem tomar grande porções do seu tempo no trabalho. O uso da tecnologia, quando não controlada, pode ser prejudicial à sua produtividade. 

Por isso, se quiser mesmo ser produtivo, feche o seu e-mail, não cheque as redes sociais e desative as notificações do seu celular quando for realizar suas atividades. Desconectar-se por um tempo ajuda muito na concentração e realização das tarefas.

E se nada disso der certo, tente algo mais radical como guardar o celular na bolsa e mantê-lo longe. Assim, você não terá distrações e conseguirá manter o seu foco.  

Evite o perfeccionismo

Buscar sempre dar o seu melhor é importante, mas cuidado para que essa meta não se torne uma obsessão.

Tentar fazer o seu melhor e atingir os resultados é algo saudável, mas, como tudo na vida, é necessário saber dosar a busca pela perfeição.

Quando você coloca a perfeição como uma meta, a tendência é que uma hora ou outra, você não consiga atingir esse objetivo e se sinta frustrado por isso.

Mas calma, não é porque um trabalho ou tarefa não saiu perfeitamente que ela deve ser descartada.

Não se desapegue da qualidade de um resultado, mas faça o melhor que puder, e não deixe isso ir além do saudável e prejudicar a realização de outras atividades. O perfeccionismo deve ser uma motivação para você melhorar algo, e não para apontar o que está errado.

Tenha um hobby ou projeto pessoal

Como já mencionei, o ato de descansar e relaxar é muito importante para você que busca melhorar a produtividade. Por isso, mude seus hábitos, chega de levar trabalho para casa e misturar a vida profissional com a pessoal.

Nas horas vagas, busque realizar atividades que sejam prazerosas. Ler, praticar esportes, aulas de música, danças, luta ou outras atividades vão fazer você se sentir revigorado e esquecer dos seus problemas. Você verá que em pouco tempo seu desempenho será outro.

Pratique atividades físicas

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Muita gente acha que atividade física não tem nada relação nenhuma com a produtividade, mas você sabia que praticar um exercício físico pode liberar hormônios que diminuem o estresse?

Pois é,  alguns exercícios ajudam a reduzir os níveis de estresse e aliviam as tensões sofridas no dia a dia. Por isso, quando saímos do trabalho exaustos, podemos recorrer aos exercícios físicos para recarregar as energias. 

Mantenha uma boa alimentação

Muita gente ignora o horário de almoço e continua trabalhando durante horas sem descanso. Se você tem esse costume, pare imediatamente!

Se não ingerirmos nenhum tipo de alimento, não conseguimos produzir a energia necessária para exercer alguma atividade, e acabamos perdendo totalmente a nossa capacidade de produção. 

Por isso, vale a pena ter um maior cuidado com sua uma alimentação saudável, não apenas para ter uma boa saúde, mas para manter sua vida profissional produtiva.

Melhore a comunicação interna no escritório

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Pare de tentar fazer tudo sozinho! Comece a delegar tarefas, e quando você estiver “travado com alguma coisa”, peça  ajuda de outra pessoa. Às vezes, outra visão pode te ajudar a achar caminhos alternativos para a tarefa que você não estava conseguindo concluir. 

A comunicação interna permite a criação de uma relação de confiança entre os colaboradores. 

Ajudar e ser ajudado não vão fazer com que seu trabalho seja desmerecido, muito pelo contrário, vai mostrar que você tem vontade de aprender coisas novas ou métodos mais eficazes para a realização das tarefas.

Cuide da motivação dos colaboradores

Atualmente, o mercado apresenta diversas ferramentas que podem te ajudar a melhorar a produtividade da sua equipe. Estudos apontam que a produtividade também está relacionada à motivação dos colaboradores no ambiente de trabalho

E quem nunca se sentiu desmotivado por trabalhar com um colega que está sempre atrasado ou que falta constantemente?

Bem, hoje em dia isso é fácil de solucionar. Os sistemas de controle de ponto eletrônico alternativos possuem relatórios gerenciais que te ajudam a verificar os atrasos, faltas e horas extras dos colaboradores. Por meio desses sistemas, é possível elaborar estratégias motivacionais para ajudá-lo a manter uma equipe produtiva.

Agora que eu te dei todas essas dicas, é hora de te ensinar algumas técnicas científicas que ajudam bastante no aumento da produtividade e na gestão de tempo.

Técnicas de produtividade e gestão do tempo

Técnica Pomodoro

Essa é uma das técnicas mais conhecidas para ajudar no aumento da produtividade. Se você não a conhece, eu vou te explicar como ela funciona. 

Na técnica pomodoro, você programa um certo tempo (o mais comum é o de 25 minutos) para focar em alguma tarefa. Para colocá-la em prática, você precisa antes de mais nada de duas listas. Na primeira, você coloca todas as suas tarefas em ordem de prioridade, das mais atuais até as de longo prazo. 

Já na segunda, você coloca as tarefas do dia, aquelas que você deve terminar ao longo do seu dia de trabalho, e podem ser as mesmas da outra lista e outras que forem surgindo. Para essas tarefas, você precisa definir quantos blocos de tempo precisa para terminar cada atividade. 

Depois disso, parta para a prática. 

Você vai precisar ajustar o cronômetro do seu celular para contar 25 minutos e, ao final desse tempo, ele vai tocar um alarme te avisando que o tempo acabou. 

Por exemplo, por 25 minutos você vai checar os seus e-mails, e durante esse tempo você vai se dedicar 100% a checar seus e-mails sem distração alguma. 

Ao final desse tempo, você precisa fazer uma pausa de pelo menos 5 minutos. Durante esse intervalo você o aproveita inteiramente, seja para descansar, dar uma circulada, beber água ou se alongar por exemplo. 

Algo que seja leve e não exija muito esforço. Fazendo essa pausa, você recupera sua mente e se prepara para a próxima tarefa. 

A cada bloco de 25 minutos de pomodoro, você vai descansando 5 minutos, e ao chegar no 4° bloco, você aumenta o seu tempo de realização dessas atividades para 30 minutos. 

Sabe porque essa técnica aumenta a produtividade? Porque sabemos que precisamos focar apenas por 25 minutos, e os intervalos para descanso auxiliam fazendo com que nossa mente descanse. 

Sprints 52:17

Essa técnica é bastante parecida com a do pomodoro, só que o tempo de concentração é mais longo e a pausa mais duradoura. 

O sprints 52:17 consiste em fazer um esforço para se manter concentrado por 52 minutos e, ao término desse tempo, fazer 17 minutos de pausa.

Dividindo seu dia de trabalho em blocos de tempo, você nem se preocupa mais com a duração da sua jornada de trabalho, e ao invés disso, você foca nessa estrutura e consegue elevar seus níveis de produtividade.

Aproveitar estados de energia por período do dia

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Lembra que logo no começo do texto eu te disse que a auto-observação era um passo importante para o aumento da sua produtividade?

Identificar qual período do seu dia você tem mais energia pode te ajudar a dedicar esse tempo a algumas tarefas que exigem mais concentração e disposição. 

Por exemplo, se na parte da manhã você sente o seu pico de produtividade nas alturas, deixe as tarefas mais difíceis para esse momento.

E se na volta do almoço você se sente menos produtivo, deixe as tarefas mais leves para esse horário.

A partir desse momento vamos virar a chave, e começar a pensar no coletivo, em como tornar a sua empresa mais produtiva.

Como melhorar a produtividade na empresa

Assim como podemos melhorar a nossa produtividade, podemos também melhorar a produtividade da nossa equipe. Eu trouxe para você 5 dicas rápidas para você implantar na sua empresa. 

Treine sua equipe

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Um dos erros mais comuns que as empresas cometem é não treinar os seus funcionários. Isso os deixa perdidos e sem saberem o que fazer, e logo, a produtividade deles será bem baixa. 

Agora, quando uma equipe sabe bem as suas funções e o que é necessário fazer, ela se sente mais confiante e consequentemente deslancha e se torna bastante produtiva. Por isso, faça constantes treinamentos com sua equipe. 

Automatize as tarefas

É tão bom quando sabemos que um sistema está cuidando de alguma coisa por nós, não é mesmo?

De novo, vou citar o exemplo do profissional de RH. Quando um sistema faz toda a colheita do ponto dos funcionários e calcula as horas automaticamente, o RH não precisa perder um grande tempo realizando essa tarefa. Além disso, essa ferramenta também representa uma inovação dentro do seu ambiente organizacional.

Um sistema como o da PontoTel faz com que você ganhe bastante tempo ao cuidar do controle de jornada, e possa dedicar esse tempo para outras atividades, e com que acabe aumentando bastante a produtividade da sua equipe de RH.  

Documente os aprendizados de cada processo

Quando erramos em alguma coisa, é quase automático nos sentirmos frustrados. Mas devemos lembrar que cada erro gera um aprendizado, e para que isso fique claro, devemos documentar quais foram esses aprendizados, e onde podemos melhorar para evitar que o erro se repita. 

Quando tudo isso é documentando, fica fácil gerenciar o processo na sua empresa e o tornar mais produtivo.

Defina fluxos de trabalho e um planos de ação

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Como anda o fluxo de desenvolvimento de tarefas da sua equipe?

O fluxo do trabalho é a lógica dos processos da sua equipe. Por exemplo, se determinada atividade começa em uma equipe e termina em outra. Será que esse fluxo está funcionando ou está gerando retrabalho?

Se essa atividade estiver gerando atrasos, você precisa entender qual é o gargalo no processo, e então montar um plano de ação para resolver esse problema. Você deve ir testando algumas formas até tornar o trabalho ágil e eficiente para todos. 

Invista na formação dos colaboradores

Quanto mais capacitado seu profissional for, mais produtivo ele fica. 

Por isso, investir em treinamento com consultorias vai deixar a sua equipe mais rápida, estratégica e habilidosa com a atividade desenvolvida. 

Quando a gente entende bem de algum assunto, conseguimos ser mais produtivos e desenvolver as tarefas com mais eficiência e qualidade. 

Flexibilidade no controle de ponto é essencial para produtividade no trabalho

É comum as empresas serem pouco flexíveis nos seus horários de trabalho. Mas você sabia que a flexibilidade pode ajudar na produtividade?

Todo mundo tem um dia em que não dorme direito e vai para o trabalho cansado e já chega desmotivado.

Se a sua empresa permite que o horário seja mais flexível, seus profissionais podem aproveitar umas horas a mais pela manhã , chegar um tempo depois no trabalho e desenvolver suas tarefas em plena capacidade. 

A flexibilidade faz com que a relação entre colaborador e empresa não seja desgastante. Outro exemplo é quando o seu funcionário precisa entrar mais cedo para começar uma tarefa, ou sair mais tarde para terminar uma tarefa. Se a sua organização dá para ele essa permissão, ela já faz com que ele fique mais tranquilo. 

Claro que para isso acontecer, tudo precisa ser acordado antes, e claro, a sua empresa precisa ter um bom controle de ponto para contabilizar essas horas a mais ou a menos dos seus colaboradores. 

Para isso, conte com a PontoTel, que possui uma importante ferramenta de gestão de frequência que vai te ajudar a gerir as jornadas de seus funcionários. Agende já uma demonstração!

Conclusão

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Você não pode dizer que eu não te avisei que esse texto seria longo. Mas fala sério, valeu a pena chegar até o final não é mesmo?

Existem diversas técnicas de produtividade tanto para sua equipe quanto para você, que são coisas que você pode colocar em prática. 

Além de todas essas técnicas, a produtividade também tem bastante relação com criar hábitos. Então, comece se comprometendo, e se sua meta é ser mais produtivo, comece aos poucos, você vai ver que ao longo do tempo isso vai se tornar quase automático!

Continue acompanhando os textos do Blog PontoTel e não esqueça de compartilhar com sua equipe!

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