7 técnicas de gestão de tempo no trabalho. Confira!

pontotel 7 técnicas de tempo

Use a gestão de tempo como uma aliada para melhorar sua produtividade.

Conseguir fazer tudo o que precisa em um determinado período é uma tarefa difícil para a maioria das pessoas. Certamente você já teve a sensação de que o dia precisaria ter mais de 24 horas para resolver tudo, certo? Se isso já te aconteceu, então é porque você também tem problemas de gestão de tempo.

Por isso, adotar técnicas de gestão de tempo pode ser a solução que você procura para melhorar a sua produtividade no trabalho. Uma boa administração de tempo pode oferecer benefícios para vida pessoal e profissional, uma vez que sobra mais espaço para si próprio e garante melhores resultados e eficácia na realização das tarefas do dia a dia.  

O que é o gerenciamento do tempo?

O gerenciamento de tempo é o processo de planejamento para a execução das atividades do dia a dia, visando aumentar a eficiência e produtividade. Ou seja, é o levantamento das atividades que devem ser efetuadas, organizando por prioridade e tempo demandado para realizá-las.

Esse controle consiste em gerenciar como o tempo deve ser dividido entre as atividades rotineiras. Vale ressaltar que estar ocupado não é o mesmo que estar produzindo com eficácia.

Por isso é necessário manter o foco. Para uma boa produtividade é necessário lembrar que o seu tempo deve ser gasto nos lugares certos, e organizar sua agenda por ordem de prioridade pode ser o modo mais eficaz para cumprir todas as tarefas do seu dia.

7 estratégias simples para melhorar o gerenciamento de tempo no trabalho.

Gerenciar o seu tempo não é uma tarefa tão difícil. Tudo é questão de encontrar o método que fará bem para você e que adeque ao seu ritmo e rotina de trabalho. Mas existe uma série de comportamentos que são muito eficientes e que te ajudam a melhorar a sua agenda.

Hoje, existem diversos métodos desenvolvidos para otimizar a produtividade e te ajudar a administrar sua rotina. Neste post, separamos 7 técnicas para auxiliar a gerenciar seu tempo no trabalho.  Vamos lá?

1. Planeja seu dia e sua semana

Se você ainda não sabe por onde começar, a dica é: tudo começa com uma boa organização. É muito importante que você planeje tudo com antecedência, então comece a planejar tudo para o dia seguinte. Isso significa fazer aquela velha e eficiente lista de tarefas.

Coloque na sua agenda todas as tarefas que você precisa desenvolver para o próximo dia. No entanto, vale a pena criar um planejamento com uma visão a médio e longo prazo. O objetivo é organizar todas as tarefas e projetos pendentes, para que você consiga priorizar as tarefas e tomar as melhores decisões no seu dia a dia.

2. Defina prioridades

Uma das coisas mais importantes no planejamento do tempo é você saber priorizar os itens da sua lista. Ou seja, distinguir o que é importante do que é urgente na hora em que estiver montando sua agenda.

As tarefas urgentes são aquelas que devem ser realizadas primeiro, são inadiáveis pois possuem consequências caso não realizadas. Já as tarefas importantes são aquelas que devem ser realizadas, mas caso não consiga terminar, você poderá adiar para o dia seguinte.

Não esqueça de considerar o tempo que você levará para realizar as tarefas. Afinal, você não deve organizar sua agenda reservando o dia todo para realizar uma atividade que levará 15 minutos, não é mesmo?

3. Aprenda a delegar tarefas

Se você tem uma pessoa ou uma equipe que possa te ajudar, por que deve fazer tudo sozinho?

É muito comum pessoas apresentarem dificuldade para abrir mão do controle e entregar as atividades para os colegas de trabalho desenvolverem. Assumir muitas tarefas, além de te deixar sobrecarregado, impede que você realize as atividades com atenção e qualidade.

Então, para começar a desapegar do controle de tudo, experimente delegar algumas tarefas simples, que possam ser executadas por outras pessoas.

4. Fuja da procrastinação

Sabemos que procrastinar é algo natural do ser humano. Afinal, existem várias coisas que nos tiram a atenção ou que são consideradas mais legais a se fazer. No entendo, isso pode ser muito prejudicial quando começa a impedir o funcionamento da rotina pessoal ou profissional.

Você tem procrastinado? Para evitar que isso aconteça, busque sempre pensar no porquê aquela tarefa é importante e qual é o resultado que você deve alcançar com ela.

Mas vale ressaltar que disciplina nunca é demais. Não deixe para depois, enfrente as coisas, e faça o que tem que fazer o quanto antes. Se necessário, divida as tarefas em atividade menores, isso deve facilitar o cumprimento de todas, sem que você sinta pesar na sua rotina.

No entanto, existem situações onde você percebe que está com dificuldade na execução da tarefa. Nesses casos o mais indicado é que você faça uma pausa. Vá pegar um café, água ou suco, troque ideia com um colega, de uma volta na empresa.

5. Reduza ou otimize suas reuniões

Acredito que você já passou por uma situação onde teve a sensação de que desperdiçou horas em uma reunião cujo assunto poderia ter sido resolvido com uma boa troca de e-mails. Muitas vezes o excesso de reuniões acaba atrapalhando a produtividade dos colaboradores.

Comece a investir em comunicação. Existem assuntos que devem ser discutidos, mas não necessariamente em uma reunião presencial ou por e-mail. Nesse caso, você pode usar ferramentas de comunicação como conferências online ou chats abertos, essas são ótimas alternativas para quem quer otimizar o tempo.

6. Evite distrações

Na era das redes sociais é muito difícil se concentrar por muito tempo em uma tarefa, mas não é só isso, televisão ligada, chamadas telefônicas, ruídos no espaço de trabalho, tudo isso pode atrapalhar sua rotina.

Para fugir dessas fontes de distração, vale à pena se desconectar das redes, e-mail, sites de entretenimento e desligar o celular nos momentos que exigem maior concentração. Seja disciplinado e concentre-se apenas na tarefa que irá realizar.

7. Utilize ferramentas de gestão de tempo

Atualmente, a tecnologia é uma grande aliada das empresas. Hoje ,existem diversos softwares e aplicativos que podem ajudar você a melhorar sua gestão do tempo.

Veja como uma simples agenda online como o Evernote ou Google agenda, consegue agilizar o seu dia a dia e organizar suas tarefas de forma a otimizar a sua rotina. Um aplicativo de ponto eletrônico como o PontoTel, pode auxiliar a equipe de gestão a controlar e organizar os horários dos colaboradores.

Fique atento! O mercado oferece uma variedade imensa de ferramentas que podem auxiliar a gestão do tempo, seja profissional ou pessoal.

Por Cheron Moura

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