Se sua empresa não tem uma boa administração de pessoal, então saiba que seu negócio pode estar correndo sérios riscos!
Em agosto deste ano, a revista Época publicou uma matéria com a divulgação dos vencedores do prêmio As Melhores Empresas Para Trabalhar no Brasil em 2019. E eu posso te garantir que, para estarem nessa lista, todas essas organizações se dedicam a ter uma boa administração de pessoal. Sabe porquê?
Bom, esse setor pode ser considerado como parte fundamental da estrutura de uma organização, isso porque os profissionais que trabalham nessa área são responsáveis por uma série de tarefas essenciais para garantir o bom funcionamento da empresa.
Já deu para entender o porque esse setor é tão importante, né? Ele lida diretamente com a gestão de pessoal, ou seja, com todas as informações relacionadas ao histórico de cada funcionário da empresa. Agora, porque eu te avisei que se sua empresa não tem uma boa administração de pessoal, você pode estar correndo sérios riscos?
Principalmente pelo fato de que grande parte das tarefas realizadas por esses profissionais estão ligadas à nossa legislação, o que exige que eles estejam constantemente atualizados com as mudanças na nossa lei para evitar que a contratante seja alvo de processos trabalhistas.
Com certeza você não quer ter problemas desse tipo, não é mesmo? Então preste muita atenção neste texto, pois eu garanto que, ao final, você saberá como ter uma boa administração de pessoal na sua empresa.
Antes de começarmos, confira os tópicos que irei abordar:
- O que é administração de pessoal?
- Características da administração de pessoal;
- O que faz um analista de administração de pessoal?
- Qual o perfil do profissional de administração de pessoal?
- As organizações e a administração de pessoal;
- Administração de Pessoal e RH são a mesma coisa?
- Gestão de pessoas é mais do que RH;
- Como criar uma política efetiva de administração de pessoal;
- Como um setor de administração de pessoal precisa de modernizar.
Vamos la!
Se você acompanha o nosso blog, então sabe como sempre reforçamos a ideia de que o funcionário é parte fundamental para o avanço de seu negócio. Isso porque colaboradores desmotivados e que não se sentem importantes não conseguem ser produtivos.
Por isso, é importante que toda empresa tenha uma área dedicada à cuidar desse funcionário, tanto em questões envolvendo essa motivação quanto em questões mais burocráticas, como a organização de seus documentos. E é aqui que entra a administração de pessoal.
Esse setor, quando bem gerido, garante a boa estrutura de seu negócio, e dentre suas atividades, podemos citar tarefas como: lidar com documentos admissionais; férias; documentos demissionais; treinamento e orientação.
E é por isso que a administração de pessoal é tão importante. Ela garante que a sua empresa está seguindo com todas as normas estabelecidas pela CLT sobre os colaboradores, e possibilita maior agilidade e eficiência na gestão do negócio.
Outra função extremamente importante desse setor é atuar como um mediador entre a empresa e os órgãos públicos, realizando o trabalho de emissão de guias e declarações necessárias para manter a organização regularizada, como ocorre no caso do eSocial.
Mas afinal, quem é responsável por essas tarefas? Normalmente, e aqui digo em casos envolvendo principalmente grandes empresas, existe uma equipe responsável somente por essa tarefa. Mas já se tornou comum que em algumas organizações essas funções sejam delegadas ao RH ou que sejam feitas por empresas de contabilidade terceirizadas.
Mas cuidado! Não confunda a AP com o RH! O departamento de recursos humanos possui outras funções que também são importantes em toda empresa, que eu vou explicar mais para frente. Antes, quero detalhar melhor as principais atribuições da administração de pessoal.
Independente do tamanho da sua empresa, já pensou os problemas que você pode ter se não tiver uma organização das informações de seus funcionários? Pense agora em uma organização de grande porte, imagina a confusão que seria ter que organizar as férias de todos os colaboradores sem uma boa gestão.
É por isso que eu digo que uma boa administração de pessoal irá facilitar muito o seu dia a dia. Que tal ver algumas das atribuições desse setor?
Processo de admissão
A primeira tarefa é o processo de admissão, que deve ser feito junto ao departamento de RH. Após selecionar o candidato ideal durante o processo seletivo, o responsável pela AP deve garantir que a carteira de trabalho do colaborador seja devidamente preenchida.
Ele deve preparar e organizar toda a documentação necessária no processo de admissão, e isso envolve além do preenchimento da carteira de trabalho, a elaboração do contrato ou até mesmo exames médicos que possam ser exigidos.
Folha de Pagamento
Dependendo dos benefícios que podem ser oferecidos pelas empresas, a folha de pagamento dos funcionários pode conter uma série de itens que devem ser especificados. Afinal, todo colaborador tem direito de saber exatamente o que está recebendo e o valor de cada um desses itens.
Uma folha de pagamento, dessa forma, pode conter além do salário, os benefícios do funcionário, taxas como o imposto de renda, contribuição sindical, INSS e FGTS. E é função da AP realizar todos esses cálculos da forma correta para que não haja erros no holerite dos colaboradores.
Fiscalização do ponto
A última função que vou detalhar é sobre o controle do registro de ponto dos funcionários. Todos os horários de entrada, pausa para o almoço e saída devem ser registrados em um sistema de controle de ponto completo, e a AP é quem irá administrar isso.
E aqui, quero aproveitar para te dar uma dica importante. Como o grande objetivo da administração de pessoal é facilitar o funcionamento e a organização da empresa, um dos itens que com certeza ajuda nessa tarefa é um bom sistema de controle de ponto.
Afinal, só com um bom sistema como o da PontoTel sua empresa terá o registro, tratamento e gestão do ponto em um único lugar. Além disso, nós temos ferramentas exclusivas e customizáveis para atender às necessidades dos nossos clientes.
Como exemplo, para te ajudar nessa organização, nós criamos um painel de acompanhamento customizável, no qual a empresa pode acompanhar em tempo real diversas informações sobre seus funcionários, como a quantidade de horas extras de cada um, faltas ou atrasos.
Viu só a diferença que faz ter um bom sistema de controle de ponto? Eu vou falar mais sobre os benefícios que ele traz para a administração de pessoal daqui a pouco. Mas antes, não posso continuar esse texto sem falar um pouco sobre o responsável por essa área.
O grande responsável por gerir esse departamento é o analista de administração pessoal, também chamado de analista do departamento pessoal. É ele quem irá supervisionar essas atividades, acompanhar as convenções coletivas e, principalmente, estar sempre atualizado com as normas da nossa legislação.
Sua formação é em administração com ênfase em departamento pessoal ou em recursos humanos e, dependendo do tamanho da organização, essas tarefas podem ser desenvolvidas por mais de um profissional.
Normalmente, quando uma empresa divulga uma vaga de analista de administração de pessoal, as descrições do cargo podem ser encontradas tanto de forma mais genérica quanto de forma mais específica. Confira a seguir alguns exemplos:
Responsável pela rotina do departamento e atendimento aos colaboradores, folha de pagamento, entre outras atividades;
Responsável pelo processamento da folha de pagamento, imputar as informações no sistema, conferência da folha, férias, 13º salário, recolhimento dos encargos sociais, tributários e sindicais. Responsável por todas as rotinas de administração de pessoal, pela administração de cargos e salários. Será considerado diferencial conhecimentos do sistema ADP. Superior completo ou cursando;
Atuar com controle de documentos, admissão, demissão, gestão de férias, cálculos, entre demais atividades. Desejável experiência em Escritório Contábil;
Atualizar mensalmente planilha de optantes pelo Vale Transporte. Receber e conferir notas fiscais referentes aos benefícios da empresa. Conferência e confecção de rateios de pagamento da folha de pagamento. Superior completo ou cursando em Administração de Empresas ou Recursos Humanos.
Em relação ao salário, de acordo com o Vagas, esse profissional pode começar ganhando por volta de R$ 2.462,00, e chegar até R$ 4.044,00. Agora, para que consiga desempenhar essas funções, qual o perfil ideal que esse analista deve ter?
Em meio à competitividade atual do mercado de trabalho, já parou para pensar na importância que o analista de administração de pessoal tem? Afinal, ele é um dos grandes responsáveis por garantir que a contratante atinja seus objetivos por meio de seus funcionários, ao mesmo tempo em que gerencia o capital intelectual da organização.
E além disso, precisa estar constantemente atualizado sobre a nossa legislação e sempre buscando informações e conhecimentos para se desenvolver. Para que consiga desempenhar tudo isso, esse profissional precisa entender como a empresa funciona e ajudar a construir um ambiente de trabalho no qual os colaboradores se sintam mais eficientes, eficazes, produtivos, e que se sintam feliz.
Que responsabilidade, não é mesmo? Não é à toa que ele é a peça fundamental para garantir a estrutura da empresa! E é por isso que esse colaborador deve ter um perfil mais ágil, dinâmico, criativo e inovador.
Ou seja, além de ser essencial ter um conhecimento técnico da área para ser capaz de lidar e organizar todos os documentos dos funcionários, ele também precisa ter uma visão mais humanizada sobre esses processos.
Um analista de administração de pessoal, dessa forma, precisa ser comunicativo, ter um bom relacionamento com todos os colaboradores, estar constantemente informado, ser flexível nos processos, proativo, criativo, e saber cumprir prazos.
Já vimos como esse setor é extremamente importante para a sua empresa. Agora, quero falar um pouco sobre os benefícios que essa área traz tanto em questões mais burocráticas quanto em outros quesitos.
Como esse setor lida diretamente com informações relacionadas a todos os funcionários, a grande vantagem da AP é que ela acaba trazendo benefícios para todas as equipes. Que tal ver algumas dessas vantagens?
Contratações mais assertivas
Já ouviu aquele ditado que “o preguiçoso trabalha dobrado”? Não podemos negar que sem organização e empenho, nenhuma atividade é feita da melhor forma, e pode dificultar ainda mais o funcionamento de uma empresa.
E quando falamos no processo de recrutamento e seleção, isso se torna ainda mais fundamental. Afinal, ninguém quer contratar um funcionário que não seja qualificado para a vaga, que não esteja alinhado com a cultura da empresa e que não se adapte.
Por isso, esse processo deve ser muito bem estruturado, e o analista deve saber analisar e selecionar os melhores candidatos, o que pode contribuir para um menor índice de demissões.
Aumento da produtividade e motivação
Lembra que eu disse que esse profissional deve ter uma visão mais humanizada sobre os processos? Isso também acaba influenciando o bem estar dos funcionários.
Um ambiente de trabalho agradável, que tem uma boa comunicação e que busca sempre se aproximar dos colaboradores, permite que eles tenham uma maior motivação e, consequentemente, maior produtividade.
E aqui, o analista deve trabalhar em conjunto com o RH para buscar formas de motivar os funcionários, já essa tarefa é muito vista no departamento de recursos humanos. Eu vou falar mais sobre isso daqui a pouco, mas por enquanto vamos continuar com a lista de benefícios.
Ambiente de trabalho mais otimizado
Nós podemos dizer que o clima organizacional é o retrato da sua empresa. Isso porque itens como satisfação, motivação, e o relacionamento entre os funcionários reflete sobre ela.
Ao incentivar sempre boas práticas e prezar por uma boa organização, a AP tem papel fundamental em garantir um bom clima organizacional, ao proporcionar um melhor ambiente de trabalho e incentivar uma boa comunicação e trabalho em equipe.
E esses são apenas alguns dos benefícios desse setor! Agora, eu mencionei que às vezes algumas das tarefas desempenhadas pela AP podem ser feitas em parcerias com o RH, mas você não pode confundir as tarefas desses departamentos. Por isso, eu preciso falar sobre a diferença entre eles antes de continuar.
Antes de explicar essa diferença, preciso reforçar uma coisa que já mencionei ao longo deste texto: dependendo do tamanho da organização, as funções da AP e do RH podem ser feitas por uma mesma pessoa ou equipe. Mas aqui, vou tratá-los como setores separados para deixar claro pelo que cada um deles é responsável.
A AP é mais focada em questões burocráticas, com a organização das informações e documentos sobre os funcionários. Já o RH possui um papel muito mais abrangente.
A gestão de recursos humanos se preocupa em garantir que a empresa e seus funcionários alcancem seus objetivos e mantenham uma relação profissional vantajosa, além de ser essencial para o desempenho da empresa no mercado; para sua produtividade; e para assegurar um ambiente de trabalho agradável para todos.
Como são responsáveis por uma ampla gestão, os profissionais desse departamento possuem uma série de atribuições, como o processo de recrutamento e seleção, garantir uma política de pessoal, organizar programas de treinamento e desenvolvimento, elaborar um plano de carreira e gerenciar o clima organizacional por exemplo.
Se você quiser saber mais sobre as funções desse departamento, clique no link a seguir e leia nosso artigo completo sobre RH. Veja: Gestão de RH do Futuro – O Guia Completo Para Sua Empresa.
Eu sei que este texto está cheio de termos parecidos, e é por isso que eu preciso explicar cada um deles para que você entenda a importância de todos esses setores em uma empresa. E esse é o último termo que vou definir aqui.
Muitas pessoas confundem a gestão de pessoas como se fosse uma atividade do RH. De certa forma ela é, mas essa função não é de responsabilidade única do departamento de recursos humanos, e pode, ou melhor, deve ser feita por todos os líderes das equipes.
Ela está relacionada com o desenvolvimento e desempenho dos funcionários, e sua função é identificar o potencial de cada colaborador e incentivá-los a desenvolver suas competências. Com isso, ele consegue ter um crescimento profissional e pessoal.
Além disso, ela também é responsável por disseminar a cultura organizacional e fortalecer a integração entre as equipes. Para isso, existem diversas tendências no setor de RH que ajudam a garantir esse objetivo.
Dentre eles, podemos citar ferramentas como o big data, o people analytics, a automação de processos e o teletrabalho.
Se você chegou até aqui, então não tem mais dúvidas sobre a importância desse setor. Mas eu te pergunto: você sabe como ter sucesso no desempenho dessas tarefas?
A primeira dica que te dou é padronizar seus arquivos. Toda empresa possui uma grande quantidade de informações, e já pensou no que aconteceria caso você perdesse algum desses documentos?
É importante que toda empresa adote padrões na organização dos arquivos e onde serão guardados, assim como definir procedimentos de controle e como realizar o registro de entrada e saída de documentos de seu setor, para que todos os arquivos internos sejam mantidos em ordem.
E tudo isso deve ser feito com o auxílio da tecnologia. Hoje em dia, já temos à disposição diversos sistemas e ferramentas que facilitam e otimizam a realização das nossas tarefas.
Existem diversos softwares de gestão no mercado que podem receber e armazenar as informações do DP, além de cruzar dados dos funcionários e disponibilizar relatórios intuitivos, gráficos e tabelas por exemplo.
Por fim, como forma de avaliar se essas ações estão de fato tendo resultados positivos, o analista de AP deve realizar feedbacks constantes, com o objetivo de ver o que deu certo e o que ainda pode ser aperfeiçoado.
Toda empresa precisa se adaptar às mudanças do mercado de trabalho. Para garantir destaque no mercado, o uso da tecnologia se torna cada vez mais essencial. E aqui, vale ressaltar a importância da administração de pessoal fazer uso dessas tendências citadas no tópico acima.
E quando falamos de um setor responsável pela organização de documentos, isso é ainda mais fundamental. Dentre os itens que devem receber essa atenção, está o controle de ponto. Afinal, a AP também é responsável por gerenciar a marcação de ponto dos funcionários.
Com um sistema moderno e completo como o da PontoTel, garanto que sua empresa terá ótimos resultados! Com o nosso dashboard customizável, por exemplo, você poderá acompanhar em tempo real e de forma fácil todas as informações de jornada de seus colaboradores.
Eles são muito eficazes para o planejamento financeiro, acompanhamento de faltas, atrasos, quantidade de horas extras realizadas e muito mais. Juntando isso aos nossos relatórios gerenciais, o analista de AP saberá tudo o que está acontecendo na empresa de forma muito mais simples.
Se eu fosse você, eu não perderia a chance de ter um sistema como o da PontoTel para te ajudar a ter uma administração de pessoal com sucesso! Clique aqui e agende uma demonstração para conhecer mais sobre nossas ferramentas!Conclusão
Se você quer que seu negócio se destaque no mercado de trabalho, então já passou da hora de investir na sua administração de pessoal!
Sua empresa não terá sucesso sem um setor que foque na organização dos documentos da organização e de seus funcionários, e que, ao lado do RH, trabalhe para motivar constantemente os colaboradores. Afinal, são eles que farão com que sua empresa tenha produtividade.
Por isso, lembre-se das novas tendências desse setor e aplique as dicas que dei de como ter uma boa administração de pessoal, eu garanto que você terá ótimos resultados!
Nathalia é jornalista, redatora do blog da PontoTel sobre Recursos Humanos e Administração de Empresas, e especialista em comunicação interna.
