Saiba como escolher uma administradora de condomínio

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Fazer a gestão de um condomínio não é uma tarefa fácil, afinal, esses empreendimentos demandam muitas tarefas que vão desde a gestão de funcionários, contas a pagar, prestações de conta, reuniões com os condôminos até a manutenção do condomínio.

Por isso, os síndicos responsáveis pela gestão de um condomínio buscam a ajuda das administradoras de condomínios, para auxiliá-los em toda a parte mais burocrática da administração do condomínio. 

Mas, como escolher a administradora ideal para o seu condomínio? É sobre isso que vamos falar ao longo deste texto, quais são os requisitos para uma boa administração de condomínio, o que você deve buscar em uma administradora e quais são os benefícios de contratar uma dessas para te ajudar na gestão condominial

Para começar, separei em tópicos para você os principais assuntos deste texto:

Vamos começar. 

O que uma administradora de condomínio faz?

Quem pensa que administrar um condomínio é fácil está completamente enganado. Além de todas as contas, obrigações fiscais, jurídicas e trabalhistas, uma gestão de condominial também envolve as obrigações sociais com os moradores. 

São muitas coisas para um síndico tomar conta, é então que entra o papel de uma administradora, ela resolve as principais demandas administrativas de um condomínio em parceria com os síndicos. 

Quais são essas demandas administrativas? Bom, são várias, podemos citar as principais que englobam diversas atividades como: contas a pagar, emissão de boletos, controle de contas e receitas do condomínio. 

Um outro papel central da administradora é a gestão de pessoal.  Ela cuida de toda a parte burocrática que envolve os funcionários, ou seja, admissão e demissão, salários, benefícios, férias, holerites, e contrato de trabalho. Inclusive, a administradora deve estar sempre de olho nas convenções coletivas para que o condomínio siga todas as normas estabelecidas.

Por isso podemos dizer que a administradora tem um papel central para a manutenção de muitos condomínios.

Quais os benefícios

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Muitos condomínios ao pensarem em contratar uma administradora ficam com dúvidas sobre quais os benefícios desse serviço, e eles são vários. Como dissemos mais acima, um condomínio possui muitas responsabilidades, e o maior benefício é poder dividir essas responsabilidades com a administradora. 

Mas, para não falarmos apenas de uma forma geral, vou listar alguns benefícios desse serviço.

Melhora na contabilidade 

Em qualquer empresa todas as obrigações contábeis precisam ser muito bem organizadas para que ela não tenha prejuízos por atraso no pagamento.

Em um condomínio não pode ser diferente, todas as contas precisam estar em dia e a administradora presta esse auxílio através de funcionários capacitados e direcionados para isso. 

Ela tem todo o controle das datas, dos pagamentos e recebimentos. Isso faz com que o condomínio seja mais organizado e não corra o risco de sofrer nenhuma multa, seja por inadimplência de impostos ou por falta de pagamento de outras contas necessárias. 

Maior economia em serviços 

Você sabia que muitas administradoras possuem parcerias com diversos serviços? Pois é, elas conhecem os melhores fornecedores e podem reduzir bastante o custo do condomínio. 

Tudo que precisa ser feito no condomínio através da administradora o síndico pode encontrar os melhores prestadores com o melhor custo benefício do mercado. 

Vamos usar um exemplo bastante corriqueiro em condomínios: a manutenção dos elevadores. Ao contar com o auxílio da administradora, o serviço pode sair com um preço muito mais em conta, assim como outros serviços como jardinagem, segurança e manutenções em geral. 

Além disso, imagina se um condomínio fosse contratar uma pessoa para cada processo  administrativo que precisasse fazer, uma para gestão financeira, outra para administração de pessoal, outra para cuidar da emissão de boletos. Seria muita gente certo? Isso demandaria muito dinheiro. 

Por isso, contratar uma administradora que faz tudo isso é uma boa saída e ainda traz economia para as contas do condomínio. 

Melhor gestão de pessoal 

Mais acima eu te falei que uma administradora era responsável por toda a parte burocrática do trato com funcionários, vamos explorar isso um pouco mais agora. 

Um dos benefícios de se ter uma administradora de condomínio é a melhora no cuidado com os funcionários, os processos seletivos são feitos de forma mais organizada e algumas administradoras também oferecem a oportunidade de treinamentos de atualização para funcionários antigos. 

Além disso, as administradoras cuidam de toda a parte que envolve a gestão de jornada dos colaboradores. Você sabia que para isso a administradora pode contar com a ajuda do controle de ponto da PontoTel?

Vamos ver mais. 

O sistema de controle de ponto da PontoTel faz toda a gestão de ponto dos colaboradores, desde o momento do registro até a administração das informações. 

Além disso, a PontoTel possui parceria com várias administradoras para que elas ofereçam o melhor controle de jornada para seus condomínios. Dessa forma elas garantem que seus clientes tenham a melhor gestão de frequência, com escalas organizadas e até mesmo banco de horas. 

E sabe o porquê isso é tão importante? Vou te explicar. 

Quando se tem informações corretas sobre a jornada dos colaboradores, se evita discussões, reclamações e até mesmo erros de cálculos na hora de remunerá-los. Acredite,  muitas empresas acabam pagando horas extras ou efetuando descontos indevidos no salário de seus funcionários justamente por não ter esse controle. 

Sem contar nos benefícios que um bom controle de ponto traz para os condomínios, é possível ter informações sobre taxas de atrasos, faltas, saber qual funcionário está na portaria no momento e muito mais. 

Quer saber como a PontoTel pode ajudar o seu condomínio? Agende já uma demonstração do nosso sistema, mostraremos todos os benefícios que você terá com a nossa ferramenta. 

Esses são os principais benefícios de se contratar uma administradora para seu condomínio. Mas, será que existe alguma desvantagem em contratar uma administradora? 

Vamos ver.

Quais as desvantagens

Assim como todo tipo de serviço, claro que existem algumas desvantagens em se contratar uma administradora de condomínio. Dentre elas podemos citar que os trabalhos administrativos ficam por conta da administradora, e isso exige que o síndico fique sempre de olho para garantir que a administradora esteja prestando um bom serviço, cumprindo com os prazos, pagando tudo em dia e mantendo a transparência. 

Outro ponto importante de citar é que esse serviço tem um custo adicional para o condomínio, então é preciso avaliar bem se a receita comporta contratar uma administradora no momento  sem que isso prejudique o orçamento do condomínio. 

Esse ponto nos leva para o próximo tópico, quanto custa uma administradora de condomínios? Vamos ver.

Qual é a média de cobrança de administradoras de condomínio

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Essa é uma pergunta feita por diversos síndicos na hora da procura por uma nova administradora, no entanto, a resposta para ela não é fácil. 

O preço das administradoras de condomínio não é algo tabelado e nem fácil de ser calculado, e o valor final cobrado de um condomínio pode variar bastante dependendo do seu tamanho, quantidade de moradias e até mesmo localização. 

Como cada condomínio é diferente do outro, pode ser que o serviço prestado para condomínio X não seja necessário no condomínio Y. Por isso que algumas administradoras costumam chegar a um valor final pela quantidade de serviço que elas prestarão. 

No fim, a resposta mais certa para essa pergunta é que depende muito, e deve ser analisado caso a caso. 

Mas afinal, o que entra nesses serviços prestados por uma administradora? Nós já vimos alguns deles nesse texto, mas agora vamos ver em detalhes o que ela cuida. 

O que uma administradora de condomínio cuida

Toda vez que vamos falar sobre as obrigações de uma administradora de condomínio devemos ter muito cuidado, pois é importante separar as obrigações dela das de um síndico. 

Para visualizarmos melhor essas diferenças eu preparei uma tabela com as responsabilidades dos dois, mas não se preocupe falaremos melhor delas logo após a tabela.

Responsabilidades
Administradora
Síndico
Boletos Assinatura de documentos
Gestão de contas a pagar  Organização de reuniões
Folha de pagamentos  Manutenção de áreas do condomínio
Controle de inadimplência  Mediação de conflitos condominiais
Controle de despesas  Conferência da prestação de contas

Você deve estar se perguntando porque eu separei as funções do síndico e das administradoras, mas eu te explico: eu separei as funções porque na prática acontece bastante confusão sobre quem cuida do que. 

Vamos começar pelo papel do síndico. Ele é a pessoa que representa os demais condôminos, ele tem a responsabilidade civil pelo condomínio, e quem assina os documentos. 

Portanto, ele é o administrador do condomínio, e deve realizar a mediação de conflitos, zelar pelas áreas, fazer a gestão de escalas dos funcionários e dar as ordens para a administradora.

Já a administradora presta auxílio para ele em todas essas tarefas, ela recebe as ordens do síndico, e cuida de toda a parte mais burocrática.

Isso inclui a emissão dos boletos dos condôminos, a gestão de contas e despesas, elaboração de relatórios com as informações para o condomínio, folha de pagamento dos funcionários, e controle de inadimplência dos condôminos. 

Por isso a PontoTel em parceria com a Ohub desenvolveu um infográfico exclusivo onde você pode consultar quanto custa um síndico profissional de acordo com o tamanho do seu condomínio. Baixe agora e tire todas suas dúvidas sobre o trabalho desses profissionais. 

Confira também o blog do nosso parceiro, nele você encontrará muitas matérias sobre o setor de RH, além de encontrar mais matérias exclusivos. 

Enfim, uma administradora cuida da parte burocrática do condomínio e é importante que o síndico saiba diferenciar suas funções das da administradora. 

Agora que já sabemos do que ela cuida, chegou a hora de vermos quais são suas responsabilidades.

Quais as responsabilidades de uma administradora

Dentre as responsabilidades de uma administradora está que ela deve sempre zelar para prestar o melhor serviço aos seus clientes, estar atenta às convenções coletivas, ao controle de receita, ao balanço financeiro e sempre prestar contas ao condomínio para que não haja equívocos ou mal entendidos. 

Ou seja, podemos dizer que as responsabilidades de uma administradora giram em torno de: consultoria jurídica, gestão de pessoas, gestão financeira e gestão administrativa.

Agora que já sabemos do que uma administradora cuida e quais são as suas responsabilidades, chegou a hora de respondermos a pergunta principal deste texto, vamos te dar boas dicas! 

Como escolher a melhor administradora para seu condomínio?

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Escolher um novo serviço sempre é uma grande responsabilidade, ainda mais quando se trata da administração de um grande empreendimento como um condomínio, por isso escolher a melhor administradora é uma tarefa que deve ser feita com bastante atenção.  

Uma dúvida muito comum é sobre quem é o responsável pela escolha da administradora, e isso fica totalmente à critério do condomínio. A escolha pode ser feita por votação em assembléias, mas vale lembrar que quem deve contratar o serviço é o síndico, pois como dissemos acima ele tem a responsabilidade civil pelo condomínio, ou seja, ele representa a escolha de todos os moradores.

Mas afinal, o que o condomínio deve se atentar na hora da escolha? 

A primeira coisa é se a administradora oferece tudo o que o condomínio precisa. 

Por exemplo, se o seu condomínio precisa de uma melhor gestão de benefícios e a administradora não oferece esse serviço, não faz sentido contratá-la. Esse é só um exemplo básico, mas agora você já sabe, antes de fechar um contrato saiba exatamente quais serviços a administradora oferece. 

Outro quesito importante é a quantidade de condomínios que ela administra, a experiência dela com outros do mercado faz a diferença na hora da escolha. Para isso, você pode pedir indicações de outro síndicos ou até mesmo dos funcionários.

As reclamações a respeito da administradora também é algo importantíssimo de se analisar, ver quais reclamações ela possui e como ela resolveu os problemas dos clientes. 

Agora, o que você não deve deixar de analisar é principalmente a reputação jurídica dela, procurar se possui algum processo em andamento, qual é o tipo dele e qual o status atual.   

Tudo isso conta na hora de fechar o contrato, afinal, você está contratando uma administradora para ajudar seu condomínio, e não para lhe trazer mais problema, não é mesmo?

Como eleger a administradora ideal?

Depois de analisar todos os quesitos que mencionamos acima, chegou a hora de eleger a administradora para seu condomínio. Para isso você deve ouvir as propostas dos vendedores dos serviços, tirar todas as dúvidas que tiver, colocar situações problemas e ver como eles podem resolver.

O preço apesar de não ser o principal quesito, deve ser analisado também. Como já dissemos no texto, analisar se o preço do serviço cabe no orçamento do seu condomínio sem prejudicar a receita é fundamental. 

Por fim, é importante também falar sobre suas expectativas com o serviço contratado, alinhar todas elas com a administradora para que vocês se tornem grandes parceiros.

O que analisar no contrato de prestação de serviço?

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O contrato de prestação de serviços é o documento que vai firmar a parceria entre o seu condomínio e a administradora, nele você deve verificar exatamente todas as cláusulas para não ter surpresas futuras. 

Mas, o que conferir neste contrato? Vou listar para você as principais coisas para se atentar:

  • Dados das partes
  • Descrição dos serviços
  • Métodos de pagamento 
  • Indenizações e Multas
  • Duração de contrato

Dados das partes

A primeira coisa que deve ser analisada em um contrato deste tipo são os dados da administradora, veja se estão corretos o CNPJ, a razão social e a sede da empresa. 

Muita gente não acha essa parte importante, mas acredite, em caso de uma disputa judicial os dados das partes estarem corretos faz diferença. Dessa forma fica claro quem é o responsável pelo serviço que o condomínio está contratando. 

Descrição dos serviços

Nunca se esqueça de analisar a descrição dos serviços inclusos no contrato, veja se tudo o que você precisa realmente está descrito, para que o condomínio possa cobrar se um serviço não for feito. 

Assim como os prazos para a realização dos serviços, o que pode ser cobrado à parte são os preços de cada serviço realizado. 

Métodos de pagamento 

O método de pagamento é a parte que determina os valores e o dia em que o condomínio deve realizar o pagamento da administradora. Assim como de que forma esse pagamento deve ser feito e quais são as multas em caso de atraso.  

Indenizações e Multas

A indenização, assim como as multas de contrato, são itens que não podem ser esquecidos na hora de firmar o contrato, afinal, se alguma das partes não cumprir com o combinado a outra não pode ser prejudicada. 

Duração de contrato 

Por fim, deve estar claro para as duas partes qual é o tempo em que esse serviço será prestado para o condomínio, assim como as taxas de cancelamento ou renovações. 

Essas são as principais coisas que o condomínio deve se atentar a firmar um contrato, mas além disso é importante também ter assessoria jurídica para analisar o contrato inteiro antes de sua assinatura, e que o contratante questione se algo não estiver devidamente claro. Ninguém gosta de surpresas de contrato, não é mesmo? 

Estamos quase chegando ao final desse texto, mas antes de acabar eu quero responder a uma dúvida que muitos condomínios possuem.

Conclusão

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Agora sim chegamos ao final desse texto. Aqui vimos como escolher a melhor administradora para o seu condomínio, e quais são os pontos em que ela deve se atentar, o que uma administradora deve fazer e quais são as responsabilidades dela. 

E não se esqueça, é muito importante que uma administradora tenha um sistema de controle de ponto, para organizar as escalas dos colaboradores, cuidar de suas horas de trabalho e administrar da melhor forma todas as informações da jornada. 

Afinal, os funcionários de um condomínio também são uma parte importantíssima de sua gestão. Por isso, confira o próximo tópico!

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O PontoTel é um robusto sistema de registro, tratamento e gestão de ponto que uniu todas as etapas da gestão de pessoal em um só lugar. 

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