Controle de Horas Extras – Como Fazer + Planilha Grátis

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Se a sua estratégia de controle de horas extras não vem apresentando os resultados esperados, talvez seja a hora de rever alguns processos.

Como você deve saber, às horas extras dos colaboradores precisam de muita atenção, por uma série de fatores. O principal deles é a existência de uma regulamentação para essa prática e o número assustador de processos judiciais relacionados a esse tema.

O problema é que tem muita empresa que não se atentou e continua na mesma organização que não traz bons resultados.

Diante das mudanças de mercado e da legislação, surge a necessidade de ser cada vez mais eficiente no controle de jornada dos funcionários.

E é esse o tema que vou abordar aqui, controle de horas extras.

E se você não conhece muito bem o tema, não se preocupe.

Este é o artigo que vai te ajudar a entender tudo sobre hora extra: os cálculos, a legislação, como fazer o controle e no final você ganha uma planilha para te ajudar nesse processo.  

Antes de começar o nosso assunto, vou deixar aqui os principais assuntos do texto para você.

Vamos começar já matando a parte da legislação, que para muitas pessoas é um monstro complicadíssimo.

Mas, vou te mostrar que não é tanto assim.

O que a legislação determina sobre as horas extras nas empresas?

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Bom, primeiro precisamos falar sobre jornada de trabalho, é a partir dela que eu vou te explicar o que é hora extra ou não.

A duração da jornada de trabalho dos brasileiros está prevista na Constituição Federal desde 1988, no Artigo 7°.  

Essa lei determina que um dia de trabalho não pode exceder 8 horas diárias e 44 horas semanais, mas essa jornada pode ser estendida em algumas ocasiões.

Os casos de extensão de jornada são as chamadas horas extras. Essa prática é regulamentada pelo artigo 59 da Consolidação das Leis do Trabalho.

O artigo diz que a jornada de trabalho pode ser estendida se houver necessidade, mas, apenas em duas horas não mais do que isso.

A lei estabelece também que às horas extras só poderão ser feitas mediante acordo escrito entre empregador e empregado, ou mediante contrato coletivo de trabalho.

Mas, será que só ficar duas horas a mais caracteriza horas extras?

Eu te pergunto isso, pois nem todas as ocasiões em que o colaborador fica um tempo a mais na empresa pode ser considerado hora extra. Como assim?

Bom, em 2017 houve alterações na CLT com a Reforma Trabalhista. Que alterou bastante coisa relacionada às horas extras. Vamos ver quais são essas mudanças.

Hora Extra na Reforma Trabalhista

O artigo 4° foi estendido e agora são estabelecidas as ocasiões em que não são consideradas horas extras. São elas:

  1. Busca de proteção pessoal, em caso de insegurança nas vias públicas ou más condições climáticas;
  2. Práticas religiosas;
  3. Descanso;
  4. Lazer;
  5. Estudo;
  6. Alimentação;
  7. Atividades de relacionamento social;
  8. Higiene pessoal;
  9. Troca de roupa ou uniforme quando não houver obrigatoriedade de realizar a troca na empresa
  10. Exercício de qualquer atividade de seu interesse particular.

É bom estar atento a esses pontos, pois, só é considerado hora extra quando o funcionário está totalmente à disposição do empregador, realizando alguma tarefa solicitada.

O artigo 59 também sofreu algumas alterações em seu texto, a mais importante delas é que o valor da hora extra saltou de 20% para 50% da hora normal trabalhada.

No novo texto também fica explícito que em casos de rescisão do contrato, se o trabalhador ainda tiver saldo de horas extras, ele tem direito ao pagamento de horas extras sobre o valor da remuneração na data da rescisão.

O parágrafo 4° que previa a impossibilidade de hora extra para trabalhadores em regime de tempo parcial, foi revogado.

Agora eu quero te falar algo seríssimo!

A importância do controle de horas extras em 2019

Por dois anos consecutivos (2017-2018) hora extra ficou em primeiro lugar no ranking de processos registrados no Tribunal Superior do Trabalho (TST).

Na maioria das vezes, isso acontece porque as empresas não mantêm um controle eficiente de horas extras, então não teria como comprovar se às alegações são falsas ou não. quando são acionados na justiça.

Por isso, o controle é muito importante para mudar esse cenário. Mas, não só isso, tem outras coisas muito importantes que entram como motivos para controlar as horas extras.

Redução de custos

Sim, quando a empresa controla as horas extras ela evita que sejam pagas horas indevidas, dessa forma reduzindo os custos de erros operacionais.

Estar de acordo com a legislação

Outro ponto muito importante é, que a legislação trabalhista exige que empresa com mais de 10 colaboradores façam o controle de jornada.

Logo se a empresa realizar o controle de horas extras estará de acordo com a legislação e até não permitirá que seus funcionários façam mais horas extras do que é permitido.

Controle da produtividade

Quando você tem ciência de qual área da sua empresa está realizando muitas horas extras, consegue remanejar outros funcionários ou tomar alguma ação para que aquela demanda seja cumprida.

Viu só, esses são bons motivos para você adotar um controle de horas extras, mas como adotar esse controle?

Como fazer o controle de horas extras da sua equipe

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Olha, aqui eu não poderia te dar outra resposta a não ser, utilizar um bom controle de ponto. Mas eu digo controle de ponto eficiente, que te mostre inconsistências e que te dê dados e relatórios rapidamente, como os Ponto Alternativos fazem.

Claro que existem muitas maneiras de fazer esse controle, mas o controle de ponto continua sendo a forma mais eficaz.

Mas, para aqueles que ainda não adquiriram um controle de ponto alternativo, existem outras alternativas uma delas é a Planilha da PontoTel, nós disponibilizamos uma planilha ‘para quebrar o galho’ enquanto sua empresa ainda não decidiu adquirir o sistema.
É só clicar aqui para baixá-la enquanto você termina de ler o artigo. Vou te explicar como você usar ela.

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Como usar a planilha para controle de horas extras

A planilha é completa, basta você inserir todos os seus dados e os dados do colaborador e para ficar ainda mais organizado você pode inserir também às equipes.

Ela funciona como se fosse uma ‘folha de ponto’, nela você registra os horários de entrada, pausa para almoço, volta e saída.

Fazendo esses registros ela já vai salvando tudo e te mostrando um resumo do dia.

Como calcular as horas extras em uma planilha?

controle de horas extras excel

Como eu disse, a planilha do PontoTel é tão completa que já possui toda formatação dentro de suas células para o cálculo automático das horas conforme você for inserindo os pontos.

E é muito importante alimentar a planilha com as informações diárias, assim quando chegar o fim do mês você terá a quantidade de horas trabalhadas, horas extras realizadas além de possíveis atrasos e faltas.

E tudo isso centralizado em um único lugar com formatação automática.

Fala ai, isso já adianta bastante na hora de fazer aqueles cálculos terríveis de horas extras não?

Eu posso imaginar um ponto de interrogação pairando sob sua cabeça. Como fazer para que os dados não se percam.

Bom eu tenho algumas dicas para você.

Cuidados para manter uma planilha de horas extras atualizadas

A primeira dica, importantíssima, mantenha a planilha na nuvem. A maioria das empresas possuem um Drive, para salvar arquivos virtualmente.

Se você manter a planilha e alimentar ela de forma online, as chances de dar algum problema e você perder tudo são quase impossíveis.

Além disso, criar o hábito de conferir os dados inseridos, é muito importante também. Como faremos isso manualmente somos passíveis de erros, então é bom ficar atento.

Agora que eu já te falei tudo sobre a planilha de horas extras, eu quero reforçar com você algumas coisas que sempre geram muitas dúvidas.

Dúvidas comuns

Há um limite de horas extras permitidas?

Bem, existe um limite de 2 horas de extensão de jornada diariamente. Ou seja, por lei não é permitido que o funcionário faça mais de duas horas extras por dia.

Mas para o mês, não existe um limite de horas que o funcionário pode fazer. As empresas podem permitir que o funcionário faça hora extra mais de uma vez na semana se a demanda for muito grande, por exemplo.

Posso compensar atraso com horas extras?

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Bom, esse é um caso um pouco complicado. A resposta para isso é que depende.

Existem casos em que a empresa pode autorizar que o funcionário compense aquele horário que ele chegou atrasado, mas não será gerada hora extra, pois isso não se enquadra como em um tempo em que o funcionário foi selecionado para ficar à disposição da empresa.

Outro ponto é que, o funcionário não pode decidir fazer essa compensação sem autorização, tudo precisa estar devidamente anotado com consentimento de ambas às partes.

Devo usar banco de horas?

O banco de horas depende do que é acordado, a lei autoriza que seja utilizado um banco de horas para compensar uma jornada excedida em um dia, ao invés de acrescentar no salário.

Vale ressaltar que, o período válido para um banco de horas é de no máximo um ano.

Outro ponto importante é que esse acordo de banco de horas pode ser feito por escrito, mas deve ser compensado em até 6 meses.

É possível controlar banco de horas pelo excel?

Sim, é possível criar uma planilha de banco de horas, mas essa não é a forma mais adequada para controle de banco de horas pois é manual, passível de erro e até mesmo fraude.

O Excel é a melhor ferramenta para controlar horas extras?

Como eu te disse mais acima, o Excel é somente uma maneira temporária de controlar às horas extras.

Eu digo isso pois, o excel não tem um backup diário, um dia se alguém apagar a planilha por engano aqueles dados são impossíveis de se recuperar.

E também às fraudes, assim como o banco de horas, a planilha de horas extras também é passível de alterações.

E como o excel trabalha com fórmulas, algumas delas são bem complexas, então se a formatação sumir também pode gerar uma série de erros na planilha e inconsistência nos dados.

É como eu te disse, a planilha é algo temporário e também depende muito do seu número de funcionários. Mas, calma, eu não to aqui somente para te apresentar problemas, vou te dar uma solução.

Como as horas extras da forma correta?

Não existe solução melhor do que usar um sistema de controle de ponto alternativo.

O sistema da PontoTel, possui a opção de fazer o controle de horas extras diariamente, de tirar relatórios e de apontar por meio de gráficos quais são os setores que estão realizando mais horas do que previstas.

Isso auxilia muito no controle, pois as informações são vistas diariamente, e não somente no final do mês, te surpreendendo porque a equipe realizou horas extras demais.

Um outro ponto positivo do sistema alternativo, é que o banco de horas é mais eficiente, a cada ponto batido o funcionário vai acumulando horas, assim quando estiver perto de vencer o sistema te avisa.

Além disso, é possível determinar uma regra de cálculo para o banco de horas, por exemplo a hora de um dia pode valer mais ou menos.

Conclusão

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Chegamos ao final deste artigo, e eu acredito que agora você sabe como fazer o controle de horas extras e mais importante, qual é a necessidade de fazer esse controle.

Os números de processos são alarmantes, e sempre mostram que a gente não pode vacilar na organização de uma empresa.

Uma boa Gestão de Ponto, faz com que a organização seja eficiente. É importante demais, que a empresa forneça um meio de bater ponto, e instrua os funcionários a marcar o ponto diariamente, por segurança dele e da empresa.

E você sabe, pode contar com as soluções da PontoTel para controlar o banco de horas, às horas extras, os adicionais e também para organizar às escalas da sua empresa da melhor forma.

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