Controle de Frequência de Funcionários: Como fazer? Quais os tipos?

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Será que toda empresa precisa de um controle de frequência mesmo?

Todo empreendedor ao se deparar com esse tema faz essa pergunta, afinal o controle de frequência é só uma exigência da lei, ou realmente é uma ferramenta que auxilia as empresas? 

Eu diria que os sistemas de controle de ponto são as duas coisas, podemos dizer que é como unir o útil ao agradável. Ou seja, relógios de ponto se tornaram uma ferramenta poderosa para a gestão de uma empresa. 

Mas não se preocupe, vou mostrar isso para você com diversos exemplos ao longo do texto.

Então confira alguns dos assuntos que vamos trabalhar nesse texto. 

Para começarmos, precisamos falar sobre como a relação entre funcionários e empresa sofreu alterações.

Veloz e conectado, o século XXI estabeleceu uma nova forma de empresas se relacionarem com seus colaboradores. Estamos falando de um quadro em que a transparência nas relações são valorizadas, tanto com os consumidores, quanto com os funcionários de uma organização. 

Inserindo esse cenário no mercado de trabalho brasileiro, caracterizado por constantes mudanças na legislação trabalhista nos últimos anos, essa necessidade de transparência torna-se ainda mais exigente. 

Quando falamos sobre transparência com os colaboradores, temos que começar com uma coisa óbvia, o controle de frequência. O ponto dos funcionários está interligado com diversos processos da empresa, e o mais importante a folha de pagamento. 

Para as empresas que adotam um sistema de controle de ponto, as informações das marcações de horários são transpassadas para folha de pagamento, ou seja, o pagamento das horas extras, adicionais noturnos, ou possíveis descontos de atrasos e faltas. 

Há ainda empresas que optam por não adotar sistemas de ponto, nesse caso, acabam não tendo nenhuma informação sobre as horas trabalhadas dos colaboradores. Dessa forma, cabe a elas realizar pagamentos de acordo com o que cada gestor informar. 

Entretanto, uma vez que a empresa fizer a administração de frequência de qualquer jeito, ela estará sujeita a erros operacionais, que podem causar prejuízos financeiros, além de prejudicar a credibilidade com os funcionários. 

Arrisco dizer que o controle de ponto é uma das coisas mais importantes para as empresas do século XXI, pois além de garantir o comprometimento com os colaboradores, ele proporciona segurança jurídica, auxilia as empresas com a gestão de pessoas, é um indicador importante para tomadas de decisões e contribui para um bom relacionamento entre empresa e colaboradores. 

Mas antes de mostrar como adotar um controle de ponto que auxilia sua empresa com a gestão das equipes, precisamos desmistificar a palavra “CONTROLE”, uma vez que muitas pessoas ainda associam o controle de ponto como uma forma de monitorar.

Veja bem, esse pensamento é um tanto ultrapassado, o controle de ponto não é mais uma forma de monitorar e fiscalizar os colaboradores. Ele é uma ferramenta poderosa que auxilia as empresas nos processos de gestão de pessoas. 

Claro, entre os processos envolve a administração das horas trabalhadas, mas o controle de frequência diz muita coisa além de quem chegou atrasado ou fez horas extras. Ele mostra como estão os processos, a saúde dos funcionários e o clima organizacional da sua empresa. 

Não é novidade que o foco do departamento de recursos humanos tornou-se mais preocupado com a qualidade de vida dos funcionários, uma vez que esse fator é extremamente importante para o bom funcionamento e produtividade das empresas. 

Assim como o RH, a usabilidade do controle de ponto também mudou, e deixou de ser algo burocrático e ultrapassado, para se tornar uma ferramenta poderosa de gestão.

Vamos ver como você pode transformar o controle de frequência da sua empresa, em um sistema de gestão de equipes?

O que é controle de frequência?

O controle de frequência é o procedimento da gestão de pessoal que permite captar e analisar o cumprimento do tempo de trabalho diário de um colaborador para o cálculo da sua remuneração mensal. 

Em outras palavras, esse processo capta as marcações de horários como entrada e saída, para que a empresa possa analisar a carga horária, intervalos intra e interjornada, horas extras, adicional noturno, entre outras informações correspondentes à jornada de cada colaborador. 

Todas as informações captadas pelo processo de controle de frequência são utilizados para o cálculo da folha de pagamento, por isso ele tem um papel importante na relação da empresa com os colaboradores e outras questões trabalhistas. 

O controle de frequência é realizado por meio de um sistema de controle de ponto, e está ligado diretamente a assiduidade dos colaboradores, uma vez que esse processo permite analisar quem são os colaboradores que mais faltam, atrasam ou fazem horas extras. 

Você deve estar se perguntando: mas por que saber disso é tão importante? Bem, manter uma rotina de trabalho é uma das melhores formas de garantir bons resultados para a empresa e melhorar a qualidade de vida dos colaboradores. 

Agora eu te pergunto: como você pode garantir bons resultados para ambas as partes se você nem ao menos sabe como estão a assiduidade e a produtividade dos seus colaboradores?

Você já deve ter ouvido aquele ditado “toda ação gera uma reação”, mas como saber se suas ações estão dando resultados positivos ou negativos se você não tiver nenhum medidor ou não traçou um objetivo a ser alcançado?

Certamente você já deve ter ouvido falar sobre turnover, rotatividade, retenção de talentos, assiduidade entre outros indicadores de RH, todos eles têm em comum o envolvimento com o controle de ponto. 

Agora que já vimos qual a real importância do controle de ponto para a área de RH, confira alguns dos métodos utilizados ao longo do tempo que podem ser empregues para fazer o controle da frequência dos funcionários.

Quais os tipos de controle de frequência?

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Antes de mais nada é preciso esclarecer que o controle de frequência é um procedimento, e para realizá-lo, é necessário utilizar sistemas de controle de ponto. 

Administrar os horários de entrada, almoço e saída de cada funcionário por muito tempo foi um grande desafio para os profissionais de recursos humanos.  Mas hoje, esse já não é um problema, já que com o desenvolvimento da tecnologia o controle de ponto se tornou uma ferramenta facilitadora. 

Por isso, vou citar alguns dos métodos para o controle das jornadas de trabalho dos funcionários. 

Controle de ponto manual: Esse é o tipo de controle de ponto mais antigo e barato do mercado de trabalho, e também o que foi mais usado antes do desenvolvimento tecnológico. Seu método é muito simples, basta o funcionário anotar as horas que trabalhou em uma folha de registro.

Controle de ponto mecânico: Também conhecido como Ponto Cartográfico, nele, o funcionário insere um cartão e o próprio equipamento imprime neste cartão o horário e dia do registro.

Controle de Ponto Eletrônico: Também conhecido como relógio de ponto, nesse modelo o funcionário deverá passar o crachá cadastrado em um relógio de ponto ao entrar ou sair da empresa,  que através de seu chip ou código de barras identifica o funcionário e registra seu ponto. Esse processo também pode ser feito por meio da biometria. 

Controle de Ponto Alternativo: Já o controle de ponto alternativo é um dos métodos mais novos e completos do mercado, isso porque existe mais de uma maneira de registrar as marcações de ponto, sendo elas todas as opções anteriores além do celular, tablet e computadores. 

Agora se você quiser saber mais detalhes sobre os modelos de controle de ponto e quais os benefícios para cada empresa confira o artigo da PontoTel Controle de Ponto Para Funcionários: Qual o Melhor Sistema Online  e tire todas as suas dúvidas sobre o tema. 

O controle de frequência tem que ser diário?

Não importa se é feito em relógio eletrônico, mecânico ou em livro de ponto, o registro dos horários de entrada, pausa e saída dos funcionários devem ser feitos diariamente. 

A legislação trabalhista específica por meio das portarias 1510 e 373 do MTE as regras para as marcações de ponto nas empresas. Entre elas, estão a obrigatoriedade da marcação de ponto para empresas com mais de 10 colaboradores e a proibição de restrição de marcação. 

Isso quer dizer que em hipótese alguma os funcionários podem ser impedidos de registrar a jornada de trabalho. O que antigamente acontecia era que para evitar horas extras ou atrasos, o empregador restringia a marcação de ponto em determinado horários. 

Entretanto, isso não pode acontecer de jeito nenhum, as duas portarias são bem claras quanto a essa prática e nenhum sistema de controle de ponto pode restringir horários à marcação de  ponto, e nem marcar os horários automaticamente. 

Vale ressaltar que todas as informações referente as marcações do ponto do colaborador devem constar na folha de ponto dele. Mas não se preocupe, vou explicar como funciona a folha de frequência a seguir.

O que é e para que serve a folha de frequência?

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A folha de frequência, também conhecida como folha de ponto, é um documento que demonstra os horários de entrada, pausa para almoço e saída do funcionários durante o período pré determinado pela empresa. 

Essa folha de ponto funciona como um espelho, ou seja, nela consta todas as informações dos funcionários, bem como se há ou não a necessidade de pagamento da horas extras, adicional noturno ou descontos de atrasos e faltas. 

A folha de ponto pode ser manual ou digital, uma fez que não existe diferenças jurídicas quanto ao aspecto desse documento. A única exigência da lei é a assinatura do empregado ao final do período apurado. 

Muitas pessoas me perguntam o porquê a folha de frequência é um documento tão importante, e a resposta é simples, porque nela existem algumas informações que devem ser transpassadas para a folha de pagamento.

Para explicar detalhadamente a importância do controle de jornada, separei para você o vídeo do Dr. Gilberto figueiredo Vassole do canal “Saber a Lei” que explica porque toda empresa precisa ter um sistema de controle de ponto, confira!

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Qual a importância do controle de frequência para PME?

Uma das dúvidas mais comuns quando falamos sobre controle de frequência é: toda empresa precisa realizar o controle de frequência dos funcionários? Até mesmo empresas de pequeno porte?

Geralmente essa dúvida está relacionada à temas como: O que estabelece a legislação? E qual a quantidade de funcionários para se ter o controle de frequência? Então vamos tirar todas essas dúvidas.

Vamos começar com a legislação.

De com o segundo parágrafo do artigo 74 da MP da liberdade econômica (LEI Nº 13.874, DE 20 DE SETEMBRO DE 2019), é obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores a anotação dos horários de entrada, pausa de refeição e saída. 

O art. 74, §2º da CLT, estabelece ainda que essas anotações podem ser feitas por registro manual, mecânico ou eletrônico.

Você deve estar se perguntando: mas se minha empresa tem menos que 20 funcionários quer dizer que eu não precisa adotar um controle de frequência?

Perante a legislação, a resposta é sim! Mas quer saber porque grande parte das PMEs brasileiras têm optado por adotar um sistema de controle de ponto?

Toda empresa depende da dedicação dos seus funcionários para operar, equipes responsáveis são mais produtivas e, consequentemente, tem melhor andamento sobre as tarefas e rotinas necessárias para manter o negócio funcionando. 

Mas como saber quais equipes estão sendo produtivas, qual funcionário está comprometido, qual funcionário está desmotivado e assim por diante?

Será que apenas a percepção do gestor é o bastante? Ou por meio do controle de assiduidade é possível analisar essas informações e solucionar esse tipo de problema logo quando ele começa? 

Eu diria que a melhor forma é adotar ferramentas que possam ajudá-lo a prevenir esses tipos de problemas. Provavelmente você já deve ter ouvido que nem sempre o funcionário que faz muita hora extra significa algo bom, às vezes esse é um sinal que ele está sobrecarregado e que a empresa precisa contratar mais pessoas. 

A assiduidade é um ótimo indicador de produtividade, assim como clima organizacional, desmotivação, entre outros fatores correspondentes à gestão de pessoas. 

Mas não é só isso, agora quero falar sobre um problema presente em muitas empresas: o temível processo trabalhista. 

Segundo pesquisa realizada pela Catho, 60,7% dos trabalhadores brasileiros admitem trabalhar após o fim do expediente.

Agora surpreendentemente por dois anos consecutivos (2017-2018), hora extra ficou em primeiro lugar no ranking de processos registrados no Tribunal Superior do Trabalho (TST).

Na maioria das vezes, isso acontece porque as empresas não mantêm um controle eficiente de horas extras, então não teria como comprovar se as alegações são falsas ou não quando são acionados na justiça.

Toda vez que converso com gestores de empresas e apresento esse dados eles me perguntam: mas eu preciso mesmo adotar um controle de ponto? Tenho poucos funcionários. 

Afinal, qual a quantidade mínima de funcionários para adotar um controle de ponto?  

Vamos descobrir?

Para ter um Controle de Frequência, qual a quantidade de funcionários?

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A legislação estabelece que apenas empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a adotar algum tipo de controle de frequência. 

Entretanto, nada impede que empresas com menos funcionários adotem um sistema de controle de ponto para auxiliar no gerenciamento das equipes. 

Lembre-se, o controle de frequência não deve ser encarado apenas como uma obrigação trabalhista. Vimos até aqui que os sistemas de controle de ponto são ótimas ferramentas para o gerenciamento das equipes, redução e controle dos custos administrativos relacionados à assiduidade e muitos outros indicadores importantes para todo tipo de empresa. 

Mais acima nós vimos que a MP da Liberdade Econômica alterou alguns pontos relacionados ao controle de frequência, mas será que a Reforma trabalhista já não tinha feito alterações?

O que mudou na Reforma Trabalhista?

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A Reforma Trabalhista entrou em vigor em novembro de 2017, mas muitas empresas ainda possuem dúvidas sobre sua aplicação, afinal foram mais de 100 pontos modificados, e gravar todas as mudanças requer tempo. 

Mas não se preocupe, a Reforma não alterou nenhum ponto da lei sobre o controle de ponto. Entretanto, ela flexibilizou as regras para as jornadas de trabalho, horário de almoço e os acordos firmados pelo sindicatos e empresas para a adoção do sistema. 

Então quando falamos em mudanças nas regras do controle de jornada, devemos ficar de olho na MP da Liberdade Econômica.

Caso você queira ver todos os detalhes e modificações lei o artigo sobre Nova Lei Trabalhista – O Que Mudou com a Reforma [Guia].

Como vimos, com as novas regras da MP as empresas só são obrigadas a adotar um controle de ponto quando seu quadro de funcionários ultrapassar 20 pessoas. Mas também vimos os riscos que uma empresa corre quando não faz esse controle. 

E então, qual é a saída para os PMEs? Não se preocupe eu te digo, a saída é adotar um controle de ponto simples e eficaz, que não precisa de muito investimento e vai ajudar a sua empresa a se proteger e ainda contribui para o seu avanço.

Quais os melhores modelos de Controle de Frequência para PMEs

Planilha de Controle de Frequência é a melhor maneira de Controle?

Até pouco tempo atrás, adotar um sistema de controle de ponto eletrônico era inviável para os donos de pequenas empresas, uma vez que os famosos relógios de ponto são extremamente caros e não comportam a realidade dessas empresas. 

Então qual era a saída? Adotar o controle de ponto manual, que como vimos acima permite o controle das horas trabalhadas por meio das anotações em folhas de ponto. Apesar de ser barato e acessível, esse modelo de controle de ponto não é nada seguro, uma vez que permite rasuras, fraudes e erros operacionais. 

Mas esse cenário sofreu grandes alterações, e para melhor, com a regulamentação dos controles de ponto alternativos, também conhecidos como aplicativos de ponto. 

Não é novidade que os celulares revolucionaram a forma de nos relacionamos, não apenas nas relações pessoais, mas também as profissionais. Hoje é possível fazer diversas atividades por meio de celulares, incluindo fazer as marcações de ponto. 

Você deve estar se perguntando, mas esses sistemas são acessíveis a todos os tipos de empresa? É seguro?

Para ambas as perguntas a resposta é: SIM. Na verdade eu diria que hoje o controle de ponto alternativo é um dos sistemas de ponto mais seguros do mercado. Posso dar o exemplo do PontoTel que possui 6 medidas de segurança para garantir a veracidade da informação. 

O melhor de tudo é que esse sistema é acessível a todos os tipos de empresas. Apesar de não ser tão barato quanto um sistema de controle de ponto manual, o controle de ponto alternativo ainda possui baixo custo, permitindo que PMEs o adotem sem nenhum problema.

Olha, vale a pena dar uma conferida. 

Mas se você ainda ficou na dúvida entre adotar um sistema de ponto manual ou eletrônico continua lendo o artigo que a seguir vou listar os principais benefícios entre esses dois sistemas.

Controle de frequência de funcionários: eletrônico ou manual?

O que é importante para sua empresa na hora de adotar um sistema de controle de ponto?  

Segurança? Baixo Custo? Facilidade de uso?  

Geralmente é tudo isso e muito mais, certo? De nada adianta adotar um sistema de controle de frequência que não atende às necessidades da empresa. 

Acima eu apresentei os tipos mais comuns de controle de ponto, mas certamente você quer saber qual deles é o melhor.

Bom, a verdade é que não existe o modelo certo para cada empresa, mas se tivesse que indicar um modelo que se adequa a todos os tipos de empresas, seria o controle de ponto alternativo.  

Toda vez que algum amigo me pergunta qual sistema de controle de ponto é melhor, o manual ou eletrônico, eu respondo com uma pergunta: Qual é a necessidade da sua empresa? 

Inicialmente é difícil entender o porquê dessa pergunta, mas nada adianta adotar um sistema de controle de ponto que não vai atender suas necessidades. 

Suponhamos que uma empresa com aproximadamente 200 funcionários adotou um sistema de controle de ponto mecânico, é muito provável que esse processo de controle de frequência vai apresentar falhas na operação e confiabilidade das marcações, além de não se mostrar eficiente para o processo de controle e gestão das informações. 

Já para uma empresa pequena com apenas 15 funcionários que adotou um relógio de ponto, o problema está no custo na operação, uma vez que os relógios de ponto possuem um alto custo e demandam muita manutenção. 

Algumas empresas também podem enfrentar problemas quando escolhem equipamentos fixos, e possuem funcionários que realizam o trabalho externo. 

Por isso que antes de adotar qualquer sistema de controle de ponto é importante entender a necessidade da empresa. O importante é utilizar um equipamento que traga agilidade, segurança e eficiência para sua operação.

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O PontoTel é um robusto sistema de registro, tratamento e gestão de ponto que uniu todas as etapas da gestão de pessoal em um só lugar. 

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