Controle de ponto alternativo: gestão em tempo real

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Quando falamos em economia, a primeira coisa que vem em nossa mente é o dinheiro, não é mesmo?

E se eu te disser que dá para você economizar em várias áreas em sua empresa, adotando um sistema de ponto eletrônico?

Isso pode até parecer loucura e não fazer sentido. Mas é simples, eu te explico!

Pense o seguinte: Quando você chega em seu trabalho, você registra o horário de entrada, certo? E quando sua jornada acaba, é a mesma coisa. Imagine que você e os outros funcionários da empresa fazem isso pelo menos 2 vezes ao dia durante 1 mês. No momento de fechar a folha de ponto, isso é muita informação acumulada para ser registrada manualmente.

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Uma das maneiras mais conhecidas de marcar ponto é pelo método de bater o cartão ou preencher os horários à mão.  Apesar de antigos, esses sistemas ainda são adotados em alguns lugares. Mas, com o avanço da tecnologia, esses modos ficaram ultrapassados, você não acha?

Já pensou na dor de cabeça que é fechar a folha de ponto no final do mês utilizando essas ferramentas?

Trabalhoso, né? É bem aí que você pode mudar!

Você já conhece os sistemas de ponto alternativo?

Quem cuida desse processo de acompanhar os horários de trabalho dos colaboradores, normalmente, é o setor de RH da empresa. Porém, nem sempre isso é uma tarefa fácil de se organizar. Essa situação pode ser ainda mais complicada quando o ponto é registrado de forma mecânica ou manual.

Entretanto, existe um jeito de tanto os funcionários quanto os colaboradores, realizarem o registro e acompanhamento das jornadas.

Hoje, existem sistemas muito mais modernos que ajudam a otimizar este tipo de tarefa. São os controles de ponto alternativos.  Esse método permite que o colaborador registre os horários de uma forma mais simples e segura, por meio de equipamentos acessíveis e tecnológicos, como por exemplo celular, tablet e computador.  A lógica é a mesma, mas essas ferramentas dão mais autonomia e agilidade nos processos de controle de frequência.

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Talvez você deve estar se perguntando se esses sistemas estão dentro da legislação….

Em 2011,  o Ministério do Trabalho criou a portaria 373, que regulamenta a adoção desses novos modelos de sistemas. Mas, pode ficar tranquilo que se você adotar o sistema de controle de ponto alternativo, não haverá problema algum.

É importante lembrar que para adotar esse tipo de sistema é necessário que a empresa faça um acordo coletivo com o sindicato da categoria.

Por que adotar um sistema de controle de ponto alternativo?

Veja bem, controlar a jornada de trabalho dos seus colaboradores por sistemas britânicos ou mecânicos pode deixar seu processo burocrático e cansativo.

Com um sistema moderno, você consegue acompanhar em tempo real tudo o que acontece na sua empresa, soluciona problemas de cálculo de horas extras, banco de horas e atrasos, falta de marcações, e ainda se livra de equipamentos caros que precisam de muitas manutenções.

Agora, confira  tudo isso na prática!

Todo controle de frequência precisa registrar as informações da jornada de trabalho dos colaboradores. Descubra algumas  maneiras de otimizar esse processo na sua empresa.

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1. Aplicativo por celular ou tablet

Fácil, prático e intuitivo:  o controle de ponto cabe literalmente na palma da sua mão. O aplicativo de ponto permite que você registre os horários da jornada no celular ou tablet.

Mas qual é a vantagem disso?

A vantagem é que o colaborador poderá registrar os horários de qualquer lugar da sua empresa ou até mesmo em serviço home office, estando online ou offline. Você acaba com os problemas de  ausência de marcações por falta ou emperramento de papel. Além disso, o aplicativo possui 6 medidas de segurança, sendo elas: reconhecimento facial, senha, bina, áudio, foto e geolocalização. Essas medidas são essenciais para assegurar a veracidade das informações, deixando sua empresa respaldada juridicamente.

2. Computador

Imagine que a maioria dos seus colaboradores passe grande parte do dia na frente de um computador. Não faria sentido se eles pudessem registrar o ponto também pelo computador?

Pois bem, foi pensando justamente no perfil desses colaboradores que foi criado o registro  via web (site). O procedimento é feito por meio de um computador cadastrado no sistema de registro de ponto e os colaboradores poderão acessar uma plataforma, digitar a senha de acesso e registrar os seus respectivos horários de entrada, saída e almoço. Tudo fácil e prático. Para resguardar a veracidade da informação, o sistema possui 2 medidas de segurança: áudio e geolocalização, garantindo que o colaborador registre o ponto corretamente.

      3. Telefone

O ponto por telefone é ideal  para locais de trabalho que possuem acesso limitado à internet. O processo é feito através de uma ligação telefônica para uma  central, onde o colaborador insere sua senha e registra os seus horários. Mas fique atento! Neste recurso, o recomendado é apenas em casos de exceção, onde outras opções não sejam realmente viáveis.

 4. Importação/integração do REP

Muitas empresas já possuem algum relógio de ponto e estão apenas procurando um sistema para fazer o acompanhamento das marcações de ponto. Mas nem por isso você precisa de um software ultrapassado. Hoje, a maioria dos sistemas de ponto alternativo integra a ferramenta com o seu relógio de ponto. Essa integração pode ser feita por meio da exportação via arquivos AFD/AFDT ou por meio de uma integração sistêmica.

No caso da exportação dos dados, no final do mês você pode inserir um pen-drive ou HD externo e coletar os dados e importar para o software de tratamento de ponto. Já na integração sistêmica, esse processo é feito automaticamente, e o melhor: feito em tempo real. Ou seja, você não precisa esperar até o final do mês para fechar as folhas de ponto, pois assim que o colaborador registrar o ponto, é feita uma sincronização automática e os dados são enviados para o software. A vantagem desse sistema é que você consegue acompanhar tudo que está acontecendo na sua empresa de qualquer lugar e em qualquer momento do dia.  

 5. Folha de leitura óptica – OCR

Caso sua empresa opte por usar o sistema de registro de ponto manual, não tem problema.

Mas que tal agilizar a leitura dessas informações?

A folha de leitura óptica auxilia as empresas no envio das informações registradas nas folhas de ponto manuais para o sistema de tratamento do ponto. O processo é muito simples: com um scanner você digitaliza a folha de ponto, e as informações coletadas na digitalização são enviadas para um sistema onde você poderá fazer as correções. Após isso, o sistema (virtual) realiza automaticamente os cálculos trabalhistas que serão enviados para sua folha de pagamento.

A vantagem em adotar a folha OCR é que as equipes de RH não precisam mais realizar os cálculos dos colaboradores de forma manual. Esse processo otimiza tempo e reduz possíveis erros operacionais.

6. Whatsapp (beta)

Já imaginou usar o whatsapp para registrar o ponto? Seria muito mais prático e rápido, né? E se eu te falar que já existe uma empresa que oferece esse recurso para as organizações?

Sim, existe mesmo. Uma empresa desenvolveu um aplicativo que permite que os colaboradores registrem os horários da jornada via whatsapp. O aplicativo está na versão beta, mas a estimativa é que nos próximos meses as empresas já possam adotar essa nova forma de bater o ponto.

Agora que você já sabe das maneiras disponíveis para bater o ponto…

Que tal voltarmos ao assunto inicial?

Começamos falando de economia, certo? Então, vamos ver como de fato isso acontece.

A partir do momento que você adota um sistema de controle e gerenciamento de ponto eficaz, a  gestão de frequência dos funcionários vai ficar muito mais prática. Este método é o mais moderno no mercado e também tem uma série de benefícios que, sem dúvida, você vai se surpreender.

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1- Otimize seu tempo

Já Imaginou reunir todas as informações de horas extras, atrasos e faltas num sistema só? Isso facilitaria, no momento de fechar as folhas, não é mesmo?  

Chega de fazer lançamentos de atestados, consertar atrasos e excesso de marcações manualmente. Com os novos sistemas de controle de ponto, as equipes de Recursos Humanos conseguem otimizar o dia a dia e gerenciar as equipes de forma eficaz. O objetivo está em melhorar o desempenho dos colaboradores e reduzir o gasto de tempo com processos burocráticos, substituindo o modo manual pelo virtual.

2- Controle de gastos

Se você tem um relógio de ponto em sua empresa, você se lembra no valor que pagou pelo produto? E em quanto paga pela manutenção? Caro, né? Um dos diferenciais é exatamente neste ponto. O novo sistema não tem custo de reparo nem de adesão. O valor cobrado é apenas por cada colaborador de sua empresa. Quanto maior o número de funcionários, menor será a taxa. Um ponto positivo está nas atualizações de software dos serviços, que também são gratuitas.

3- Fim dos erros operacionais

Um sistema que é movido por inteligência artificial significa que os processos de registro de informações são feitos virtualmente e sem a necessidade de um procedimento manual ou humano. Com isso, as chances de erros operacionais são mínimas, facilitando a gestão de dados. Imagine quantos pagamentos de horas extras foram feitos a mais ou a menos por conta de erros no momento de registrar os dados do colaborador? Com um novo sistema operacional, as informações já são recolhidas e registradas, dando total validade e veracidade nos dados e, desse jeito, o armazenamento fica seguro.

4- Redução de ações jurídicas

O sistema faz o agrupamento de todas as informações do funcionário da empresa da forma mais completa e segura. Isso significa que os horários de entrada, saída, hora extra, atrasos e férias estarão todas reunidas em relatórios que podem ser acompanhados em tempo real. O próprio sistema é que gera esse procedimento, sem a interferência de modificações feitas tanto pelo empregador como pelo empregado. No final, tudo isso dificulta a possibilidade de fraudes nas folhas de ponto e também o surgimento de uma ação jurídica contra a empresa, por alguma irregularidade dos registros de horários.

5- Sustentabilidade

Quantos funcionários tem em sua empresa? Muitos ou poucos? Imagine se o registro de ponto for feito manualmente em folha e no gasto de papel que isso vai gerar! Você sabia que aqueles papéis de bobina não são recicláveis? Utilizando um software você pode economizar em até 10% nos gastos com papel. Isso porque eu nem mencionei nos casos em que folhas são desperdiçadas quando há algum erro de impressão ou até mesmo digitação. Se você tem a opção de escolher por um sistema virtual e que é mais eficiente, por que não adotá-lo? Pense no meio ambiente.

Agora que conhece um pouco mais das vantagens e dessa nova modalidade, já sabe como melhorar os sistemas de controle de ponto da sua empresa?

Por Bianca Goes

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