Como Fazer o Controle de Horas Trabalhadas Online [Planilha Grátis]

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A gestão de ponto da sua empresa está gerando dores de cabeça?

Então está mais do que na hora de organizar as informações e otimizar o controle de horas trabalhadas dos seus colaboradores.

Eu imagino que você está meio perdido e não sabe por onde começar.

Mas eu estou aqui para te ajudar.

Nesse artigo eu vou te mostrar os principais motivos para começar a controlar as jornadas de trabalho dos seus colaboradores, como você pode utilizar planilhas de controle de ponto, ou sistemas especializados na gestão de ponto.

Ficou curioso para ver tudo isso?

Então acompanhe os tópicos que eu vou abordar

  • 10 Motivos para fazer controle de horas trabalhadas
  • Como usar a planilha para controle de horas trabalhadas
  • Quanto mais eficiente for o seu sistema de controle de ponto, maior será o sucesso
  • Baixe grátis a planilha de controle de horas trabalhadas online

Pronto, agora que você já sabe sobre o que vamos falar, que tal começarmos pelo que acho ser fundamental para o seu entendimento.Quero te mostrar a importância de se fazer o controle das horas trabalhadas

10 Motivos para fazer controle de horas trabalhadas

1. Estar dentro da Lei

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O artigo 74, § 2 º da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) determina que, para estabelecimentos com mais de 10 funcionários, o controle das horas trabalhadas é obrigatório e pode ser feito por meio de sistemas de controle de ponto: manual, mecânico ou eletrônico.

Se sua empresa se enquadra nesse perfil, não tem o que fazer, o controle de ponto passa a ser obrigatório.

Mas vale lembrar que o controle de horas trabalhadas é um dos itens de maior importância dentro das leis trabalhistas.

Por isso, ele é recomendado não apenas para empresas com mais de 10 funcionários, mas para todos que querem assegurar uma relação transparente entre empregado e empregador.

Além disso, o controle de horas trabalhadas oferece segurança jurídica ao empregador, uma vez que, se for acionada pela justiça, o controle de ponto poderá ser utilizado como prova de todos os registro da jornada de trabalho.

Mas engana-se quem pensa que o controle das horas é apenas uma obrigação trabalhista.

A gestão das jornadas de trabalho trazem inúmeros benefícios para a empresa e para os funcionários.

Confira mais a seguir.

2. Segurança para a empresa

Um dos principais benefícios em controlar a jornada de trabalho dos colaboradores é a segurança das informações.

Por meio de sistemas de controle de ponto sua empresa coletará as informações do horário de trabalho dos colaboradores de forma eficiente e segura.

Vale lembrar que todos os cálculos referente ao pagamento de horas extras, adicional noturno, atrasos e faltas são enviados para a folha de pagamento.

Sem o controle das horas trabalhadas as empresas ficam expostas a erros operacionais, uma vez que as informações da jornada dependerá unicamente do que o funcionário informar.

Agora você deve se perguntar, e se o funcionário informar a quantidade de horas errada?

Esse é um dos riscos que empresas que não controlam as horas trabalhadas correm.

Eu sei que já falei isso acima, mas nunca é tarde para reforçar que sistemas de controle de ponto são ferramentas poderosas para empresas que querem ficar respaldadas juridicamente.

3. Segurança para o empregado

Engana-se quem pensa que o controle das horas trabalhadas traz benefícios apenas para as empresas.

O controle das horas dá mais segurança aos funcionários em relação à sua remuneração, pois o funcionário terá certeza de que os valores pagos são referente as horas trabalhadas conforme as marcações do ponto.

Dessa forma, qualquer irregularidade fica registrada, e o funcionário tem provas em mãos para exigir seus direitos, caso esteja enfrentando rotinas exaustivas e sem a remuneração adequada.

Manter uma relação transparente com os colaboradores é a melhor maneira de garantir motivação e produtividade.

Ter a certeza de que será reconhecido pelos seus esforços e remunerado conforme as horas que foram dedicadas a empresa é uma ótima oportunidade para garantir uma boa relação.

4. Produtividade

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Como eu citei acima o gerenciamento da jornada dos colaboradores está inteiramente relacionado a produtividade das equipes.

Mas como será que esses dois assuntos se relacionam?

Bem é simples, muitos colaboradores acabam ficando improdutivos devido ao excesso de trabalho. E como a empresa pode controlar isso?

Com um bom gerenciamento das jornadas de trabalho.

O controle de horas trabalhadas é uma ótima ferramenta de planejamento, uma vez que por meio dela os gestores conseguem analisar o quanto suas equipes estão fazendo de horas extras, quais são os colaboradores que mais atrasam ou que estão desmotivados.

Dessa forma ações efetivas podem ser tomadas para reorganizar a rotina dos funcionáriose oferecer um ambiente produtivo e motivacional.

Além de ajudar na produtividade das empresas, o controle de horas trabalhadas é uma boa forma de sua empresa reduzir custos. Quer saber o motivo?

Então confira o tópico a seguir.

5. Reduzir Custos

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Reduzir custos nunca é uma tarefa fácil, mas com o controle das horas trabalhadas isso é completamente possível.

Realizar a marcação de ponto é uma forma de reduzir custos sabe porque?

Quando você controla a jornada de colaboradores de forma eficiente evita que erros operacionais aconteçam. O que eu quero dizer com erros operacionais?

Bom, imagine uma empresa com 200 funcionários que não realiza de forma efetiva o controle das horas, quantas horas extras serão pagas de forma indevida? Ou quantos atrasos e faltas deixarão de ser descontados por falta do controle das horas?

Isso que eu quero dizer com erros operacionais. Eu sei que usamos um caso hipotético, mas esse caso é muito mais comum do que você imagina.

Mas não é só isso a redução de custos está ligada também aos processos judiciais que as empresas costumam ter por falta de um sistema de controle de jornada.

Por tocar nesse assunto confira o tópico a seguir que vou te dar mais detalhes.

6. Evitar Penalizações

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A falta de controle das horas trabalhadas pode gerar grandes prejuízos para as empresas.

Desde multas administrativas, geradas a partir de fiscalização do Ministérios do Trabalho até reclamações trabalhistas, esses são só alguns dos riscos que empresas podem enfrentar.

Um dos grandes problemas em não ter um controle de horas, é que a empresa não terá como se defender em processos trabalhistas.

Caso um funcionário ou ex-funcionário acionar a justiça alegando falta de pagamentos de horas extras, adicional noturno ou até mesmo jornada acima do permitido, caberá à empresa provar que cumpriu as regras conforme determina a lei.

Sem uma prova como as folhas de ponto, certamente a empresa perderá a causa, por não conseguir provar que realizou os pagamentos conforme as horas trabalhadas.

7. Evitar Inconsistência de Registro

Cuidado! Inconsistências no controle de horas trabalhadas pode ser interpretada como fraude.

Já imaginou ter sua empresa autuada por fraude? Seria um verdadeiro desastre não é mesmo?

Isso acontece mais do que gostaríamos. Infelizmente é muito comum o funcionário registrar o horário de saída do trabalho, mas continuar trabalhando.

Isso acontece para que não seja gerada horas extras, mas essa prática é proibida.

Outro caso muito comum é um funcionário bater o ponto no lugar de outros, ou que os dados informações sejam falsos.

Em todos os casos que citei acima a empresa poderá ser autuada e sofrer graves penalizações e multas.

Além da inconsistência, a falta de dados confiáveis não é sinônimo de fraude mas também pode gerar penalidades para as empresas.

De acordo com as leis do controle de ponto, os sistemas de controle de horas trabalhadas precisam ser seguros, sem a possibilidade de exclusão ou alteração das informações.

Já no caso do controle de ponto manual, a lei específica que não deve existir rasuras.

8. Reduz taxa de absenteísmo

Poucos gestores sabem, mas absenteísmo pode impactar na eficiência e eficácia da sua empresa.

Um dos principais problemas enfrentados pelas empresas é o absenteísmo. E esse tema está diretamente relacionado à motivação.

Toda empresa possui um colaborador que falta em excesso, e quando aparece na empresa, normalmente chega atrasado atrapalhando o rendimento das tarefas.

Definitivamente esse é o tipo de profissional que interfere diretamente no absenteísmo e na produtividade das equipes.

Mas como o controle das horas podem ajudar a reduzir o absenteísmo?

A resposta é simples, com um bom sistema de controle de horas você consegue gerenciar as jornadas dos colaboradores, isso que dizer, ver quem são os colaboradores que mais faltam e atrasam.

Como eu disse, atrasos e faltas quando em excesso pode significar que os colaboradores estão desmotivado.

Dessa forma ações preventivas e motivacionais podem ajudar a reduzir o estresse e o descontentamento do funcionários.

9. Controle de Tarefas

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Como será que o controle de ponto pode ajudar no controle de tarefas de uma empresa?

Bom, acompanhar os horários da jornada do colaborador pode dizer muito sobre o desempenho diário dele.

Vamos supor que um colaborador chegou mais cedo uma semana inteira, demorou para sair para o almoço e ainda ficou até mais tarde todos esses dias.

Algo está errado naquela semana não?

Se o Gestor está atento a essas horas trabalhadas, certamente questionará o funcionário o motivo dessas alterações.

Nesse caso ele pode descobrir que o colaborador está trabalhando em um projeto que exige muito mais dele e por isso ele está sempre ficando mais tempo do que sua jornada.

E então o Gestor poderá tomar uma decisão, como remanejar outros colaboradores para o projeto.

10. Cálculo de Horas Extras

A CLT estabelece que a jornada de trabalho normal é de 8 horas diárias ou 44 horas semanais.

Para o caso onde essa jornada extrapole esse limite, será considerado como horas extras devendo ser pagas com o devido acréscimo para o colaborador.

Parece uma tarefa simples, mas muitas empresas se enrolam na hora de controlar as horas extras.

Só no ano de 2018 foram registrados 32.476 processos relacionados a horas extras no Tribunal Superior do Trabalho.  

Agora você está se perguntando porque esse número é tão alto.

Bem, muitas organizações não realizam o controle das horas extras, e quando realizam acabam contabilizando as horas de forma errada.

Lembra quando te contei mais acima que a falta do controle das horas trabalhadas podem levar empresas a problemas com a justiça? É justamente sobre isso que eu quis dizer.

O pagamento correto das horas trabalhadas é importante para toda e qualquer empresa.

Agora que você já sabe que o controle de horas é uma rotina de extrema importância que tal conferir um modelo de planilha que pode te ajudar a fazer esse controle na sua empresa?

Baixe grátis a planilha de controle de horas trabalhadas online

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Se você ainda não possui um método eficiente de controle de horas, está na hora de organizar essas informações e uma planilha que realiza a contagem das horas pode ser uma boa forma de começar.

Com a planilha, ainda que o registro do funcionário seja feito manualmente e o gestor precise catalogar os dados diariamente, você tem em mãos um instrumento confiável.

Baixe agora a planilha e continue lendo o artigo que vou te mostrar como ela pode te ajudar.

Como usar a planilha para controle de horas trabalhadas

A planilha de controle de horas criada pelo PontoTel, pode ser utilizada tanto no programa do Excel, quanto no Google Drive.

No caso do Google Drive a vantagem é que a planilha será armazenada na nuvem, de modo que você e seus gestores poderão acessá-la de qualquer lugar.

A planilha já traz em suas células as fórmulas para o calcul automático das horas que serão inseridas.

Dessa forma é só baixar a planilha e preencher com as informações da sua empresa, equipe e dados de cada colaborador.

Feito isso é só alimentar a planilha com as informações diárias de entrada, saída e pausa para almoço. Quando chegado o fim do mês você poderá consultar a quantidade de horas trabalhadas, horas extras realizadas além possíveis atrasos e faltas.

Um dos benefícios é a centralização das informações do ponto em um único lugar. Afinal, quando falamos de controle de horas, é fundamental que os dados estejam organizados.

Quanto mais eficiente for o seu sistema de controle de ponto, maior será o sucesso

Pensa comigo, será que vale a pena investir em um controle de ponto para trazer mais trabalho para sua empresa ?

Sabemos que em muitos casos ele é obrigatório, mas não é por isso que sua empresa precisa sofrer com sistemas difíceis de lidar.

O intuito do sistema de controle de ponto é justamente facilitar o controle dos horários e frequência dos funcionários. Por isso, investir em um sistema eficiente é crucial.

Mas o que é esse eficiente que eu digo? Calma, vou te explicar.

Eficiente nesse quesito é algo fácil de se gerenciar, que não precise de muitos desdobramentos para ver os pontos batidos, que esteja sempre disponível para os colaboradores registrarem o ponto e que seja funcional. Mas,  principalmente que apresente resultados exatos livre de erros.

Comece a usar Pontotel para fazer o controle de horas trabalhadas

Cada um dos pontos que eu citei acima, você pode encontrar no sistema da PontoTel.

A gestão de ponto é totalmente facilitada, o controle começa antes mesmo do funcionário bater o ponto. Com a jornada de cada trabalhador já inserida qualquer tipo de inconsistência  já é sinalizada.

Também no sistema você pode fazer um resumo diário de todos os pontos batidos, extraindo relatórios ou vendo todos os registros filtrando os colaboradores no próprio sistema.

Se o que você procura é uma Gestão de Ponto, o sistema da PontoTel é uma ótima escolha.

Conclusão

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Viu como controlar as horas trabalhadas não é uma tarefa tão difícil quanto você imaginava?

E algumas vezes as empresas complicam demais as tarefas do controle de ponto. Mas espero que nosso artigo tenha conseguido te ajudar a ver que esse processo não é um bicho de sete cabeças.

Foque nas dicas fáceis e rápidas de como controlar a jornada, evitar problemas judiciais, controlar as horas extras.

Mas não se esqueça, um sistema de controle de ponto pode te ajudar ainda mais que a nossa planilha.

Se quiser saber mais, temos um artigo sobre sistemas de controle de ponto que pode te ajudar a esclarecer as principais dúvidas sobre esse tema. Confira aqui.

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