Declaração de Comparecimento: o que é e como funciona

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As declarações de comparecimento são muito utilizadas para justificar ausências durante a jornada de trabalho de um colaborador. Em algumas ocasiões, elas possuem o poder de abonar faltas evitando descontos no salário.

Alguma vez você já recebeu uma declaração de comparecimento de um colaborador e se perguntou se aquele documento era válido para abonar uma falta ou atraso?

Afinal, qual é a diferença desse documento para um atestado? Será que apenas um deles é aceito pela legislação?

Acredite você não é a única pessoa com dúvidas sobre esse assunto. E, para quem trabalha no setor de recursos humanos, é bastante comum aparecerem essas declarações com os mais variados motivos. 

Por isso, se você tem dúvidas sobre esse assunto, continue lendo este artigo. Vamos entender em detalhes o que é uma declaração de comparecimento, qual sua diferença para o atestado médico e muitas outras dúvidas. 

Confira os principais assuntos abordados nesse texto:

Vamos começar!

O que é uma Declaração de Comparecimento?

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Uma declaração de comparecimento é um documento que comprova o comparecimento de uma pessoa à determinado local. 

Geralmente, esse documento conta com os horários em que a pessoa chegou e saiu desse local. 

Ele é utilizado com frequência para justificar as ausências dos colaboradores em um determinado dia de trabalho.

Como funciona e para que serve a declaração?

Muitas pessoas costumam pensar que uma declaração serve apenas para justificar uma ida ao médico.

Entretanto, a verdade é que a declaração de comparecimento pode ser utilizada toda vez que o colaborador precise se ausentar de sua jornada de trabalho e deseja justificar sua ausência ao empregador.

Podemos até dizer que ela é apenas uma formalidade, geralmente apresentada com o intuito de abonar algumas horas ou até mesmo um dia de trabalho. 

É justamente por isso que a confusão acontece. Muitas pessoas pensam que um atestado médico e uma declaração são a mesma coisa. 

Porém, algumas diferenças cruciais entre os dois determina se a empresa deve ou não aceitar o documento para abonar a ausência do colaborador.

Vamos ver quais.

Qual a diferença entre atestado médico e declaração de comparecimento?

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Saber a diferença entre um atestado médico e uma declaração não é tão fácil quanto parece. Mas, alguns pontos podem contribuir para a diferenciação. 

Basicamente, um atestado é dado ao colaborador quando ele precisa se ausentar de suas funções por motivos de saúde. Nele é inserido os dias em que funcionário precisa ficar afastado. 

Um outro ponto chave é que um atestado só pode ser feito por um médico. Isso porque, nele deve constar a inscrição do médico no Conselho Regional de Medicina (CRM) provando que ele é apto a afastar aquele colaborador. 

Essa também é uma regra do Conselho Federal de Medicina, de acordo com o artigo 6° da resolução n° 1.658/2002, apenas médicos e dentistas, podem fornecer um atestado para afastamento do trabalho. E ainda assim ele só é válido quando o médico é inscrito e habilitado pelo CRM ou pelo Conselho de Odontologia. 

Agora uma declaração de comparecimento, pode ser por qualquer motivo. Desde um exame de sangue até uma consulta médica de rotina.

E como vimos, a declaração serve para identificar o período em que o colaborador se ausentou do trabalho. Ela geralmente é feita por um profissional do local e não precisa da assinatura de um médico e muitas vezes não é necessário que o funcionário seja afastado. 

Se você quer saber mais sobre os atestados médicos e como eles funcionam, temos outro artigo que pode te ajudar, continue sua visita ao nosso blog e leia:  “Atestado Médico – O Guia Completo para RH”.

Agora, para acabar de vez com as dúvidas sobre declaração e atestado, vamos ver o que diz a legislação sobre os afastamentos dos colaboradores. 

O que diz a legislação sobre a declaração de comparecimento?

Na legislação trabalhista brasileira não existe nenhuma previsão sobre declaração de comparecimento. Isso quer dizer que, em si esse documento não tem nenhuma previsão legal. 

Entretanto, a Consolidação das Leis do Trabalho enumera diversos motivos pelos quais um colaborador pode se ausentar de suas funções. 

Então, se a declaração do seu funcionário for por alguma dessas ocasiões ela é válida. Conforme descrito no  artigo 473 da CLT, o colaborador pode se afastar do trabalho sem prejuízo de suas remunerações pelos seguintes motivos:

  • Falecimento do cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa que, declarada em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social, viva sob sua dependência econômica;
  • Em virtude de casamento;
  • Nascimento de filho, no decorrer da primeira semana;
  • 1 dia a cada 12 meses de trabalho por motivo de doação voluntária de sangue devidamente comprovada;
  • Até 2 (dois) dias consecutivos ou não, para o fim de se alistar eleitor, nos termos da lei respectiva;
  • No período de tempo em que tiver de cumprir as exigências do Serviço Militar;
  • Nos dias em que estiver comprovadamente realizando provas de exame vestibular para ingresso em estabelecimento de ensino superior;
  • Pelo tempo que se fizer necessário, quando tiver que comparecer a juízo;
  • Pelo tempo que se fizer necessário quando, na qualidade de representante de entidade sindical, estiver participando de reunião oficial de organismo internacional do qual o Brasil seja membro;
  • Acompanhar a esposa ou companheira em consultas e exames médicos complementares durante o período de gravidez;
  • Levar o filho de até 6 anos a consultas médicas;
  • Em caso de realização de exames preventivos de câncer devidamente comprovados.

Essa regra ainda é embasada pela lei 605/49, que trata sobre o descanso  semanal remunerado. Em seu artigo 6°, parágrafos 1 e 2, o artigo apresenta as doenças devidamente comprovadas, como um motivo justificado para a ausência do colaborador.

E complementa que a doença deve ser comprovada mediante a apresentação do atestado médico.  Veja na íntegra:

“§ 2º A doença será comprovada mediante atestado de médico da instituição da previdência social a que estiver filiado o empregado, e, na falta deste e sucessivamente, de médico do Serviço Social do Comércio ou da Indústria; de médico da empresa ou por ela designado; de médico a serviço de representação federal, estadual ou municipal incumbido de assuntos de higiene ou de saúde pública; ou não existindo estes, na localidade em que trabalhar, de médico de sua escolha.”      

Bom, como vimos um atestado médico e uma declaração são documentos diferentes. Agora, você precisa conhecer os tipos mais comuns de declarações.

Quais são os tipos de declarações?

Comparecimento a juízo

Como vimos, as declarações nem sempre possuem relação com alguma doença, é o caso da declaração por comparecer a juízo. 

Nessa ocasião, quando o colaborador comparece à uma audiência seja na condição de autor, parte ou testemunha, ele deve solicitar uma declaração para comprovar o tempo em que esteve fora. 

Não existe um modelo oficial para esse documento, entretanto, ao emitir essa declaração é importante que o colaborador confira o seu nome, número de seu documento e o período que compareceu à audiência. 

Os modelos mais comuns sempre apresentam o número do processo, a condição em que o colaborador compareceu (parte ou testemunha), o local e o horário de ínicio e fim da audiência. 

É importante ressaltar que conforme manda a legislação, o colaborador pode comparecer à juízo pelo tempo em que for necessário, por isso não existe um limite de horários para essa declaração. 

Doação de sangue

A doação de sangue também é um dos motivos pelo qual o colaborador pode se ausentar de um dia de trabalho. 

Esse documento é emitido pelo hemocentro em que o colaborador compareceu para fazer a doação, e deve constar o nome do local, informações do colaborador e data da doação. 

Comparecimento ao vestibular

Essa é a uma das maiores preocupações dos colaboradores que desejam realizar a prova do Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM). Como a prova é realizada em um dia inteiro e geralmente aos finais de semana, ela acaba levando o dia do colaborador. 

Mas, a boa notícia é que o próprio site do exame pode emitir essa declaração de comparecimento à prova. Entretanto, de acordo com as regras do Enem, o colaborador precisa levá-la no dia da prova antes do início do exame para que o aplicador faça a assinatura do documento e confirme a sua presença.

Essa informação é muito importante pois, por regra essa declaração não é emitida após a aplicação de cada dia de prova. E, somente é possível comprovar a ida do colaborador  nesses termos. 

Agora, caso o vestibular seja em instituições privadas ou até mesmo federais como é o caso da Fuvest. Cabe ao colaborador se informar qual é o procedimento para emitir a declaração. Porém, mesmo assim a empresa deve aceitá-la como justificativa para sua ausência.

Ida ao médico

Deixamos por último essa declaração pois, ela é a que mais causa atritos entre empresas e empregados. 

Conforme vimos, a legislação trabalhista permite que os colaboradores possam se ausentar para acompanhar sua esposa ou companheira em exames ou consultas durante o período de gravidez. E também para levar o filho de até 6 anos a consultas médicas. 

Nessa ocasião, o colaborador recebe uma declaração de comparecimento na condição de acompanhante e de acordo com a lei, a empresa é obrigada a aceitar. 

E quando é o próprio colaborador que foi ao médico?

Nesse caso, a legislação prevê que quando o colaborador vai até o médico para realizar exames preventivos ao câncer, a ausência dele pode ser justificada.

Entretanto, essa ida ao médico é a mais rara de se acontecer. Geralmente os colaboradores costumam ir ao médico por estarem se sentindo mal em algum dia ou até mesmo para a realização de consultas. Nesse caso muitas pessoas do RH possuem dúvida sobre o que fazer. 

Por isso, confira o próximo tópico.

A empresa é obrigada a aceitar a declaração do funcionário?

Bom, se fomos considerar exatamente o que diz a legislação, a empresa não é obrigada a aceitar uma declaração de comparecimento para abonar uma falta. Porque como vimos,  a falta só é justificada mediante um atestado médico que justifique a ausência do colaborador naquele dia. 

Entretanto, a maioria das empresas costumam aceitar as declarações de comparecimento ou de horas, para abonar o período em que o colaborador ficou fora. Em alguns casos as empresas até mesmo fazem o abono do dia todo. 

Essa ação é comum, justamente porque nem sempre o colaborador recebe um atestado médico, e isso não quer dizer que ele tenha condições de ir trabalhar.

E a fim de evitar conflitos as empresas podem aceitar essa declaração ou dependendo do contrato de trabalho, colocar essas horas em banco para que o colaborador possa repor em outro momento.

Quais declarações a empresa é obrigada a aceitar?

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Então agora você já sabe, as empresas podem aceitar somente declarações como:

  • Ida ao vestibular
  • Acompanhamento de mulher grávida ou filho menor de 6 anos ao médico
  • Declaração de doação de sangue 
  • Declaração de comparecimento à audiência

E em todas as outras situações destacadas pela CLT. Nessas ocasiões quando a empresa se negar a aceitar estará infringindo a legislação, podendo até mesmo ter que lidar com uma ação trabalhista posteriormente. 

Declaração abona falta?

Antes de responder essa pergunta. Precisamos entender a diferença de dois termos muito utilizados nas empresas: o abono de falta e a justificativa de falta. 

Quando a empresa aceita a declaração e abona a falta, quer dizer que o colaborador não sofrerá nenhum tipo de desconto salarial, nem desconto de banco de horas caso a empresa utilize a modalidade. 

Agora quando a empresa apenas considerar a ausência do colaborador como justificada, ele ainda pode sofrer descontos no salário ou nas horas do banco. 

Em geral, isso apenas quer dizer que a empresa entendeu a ausência do colaborador e ele não sofrerá com advertências, nem mesmo a falta irá interferir na contagem de dias de suas férias

Agora, voltando a pergunta deste tópico. Uma declaração só é capaz de abonar a falta nas ocasiões mencionadas no artigo 473 da CLT. Fora isso, as empresas não são obrigadas a abonar a falta. 

Pois, aquele documento só comprova que o colaborador se afastou do trabalho por tal motivo, devendo ele retornar ao seu posto fora do período determinado na declaração.

Por isso, é importante que a sua empresa tenha um código interno que trate dessas ocasiões, que informe o colaborador em quais circunstâncias a declaração pode abonar uma falta ou ausência.

Também é preciso que os líderes, gestores e o próprio RH saibam lidar com essas declarações para que qualquer tipo de conflito seja evitado.

Uma situação bastante inconveniente é quando os líderes fazem distinção entre um funcionário e outro. Quando ambos apresentam uma declaração pelo mesmo motivo e apenas um deles sofre punição. 

Essa é uma das situações que sua empresa deve evitar, por isso a importância do código. Ele deve valer para todos da organização e as regras devem ser as mesmas sem distinção de tratamento.

Uma última dica sobre esse assunto, é que sua empresa pode também consultar a convenção coletiva da categoria para saber se existe alguma previsão a respeito. 

Agora, além de ter uma boa política de atestados e declarações, sua empresa precisa ter um bom sistema de gerenciamento. Por isso, confira a nossa próxima dica.

Como o PontoTel ajuda a gerenciar declarações e atestados

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Quem atua no controle de frequência dos funcionários, sabe que todo mês tem que lidar com uma pilha de declarações e atestados. Mesmo que a empresa tenha um bom processo para organizá-los, ainda tem o trabalho de passar todas as ausências na hora de fazer o tratamento de ponto.

Por isso, que um sistema como o da PontoTel pode ajudar bastante a sua empresa.  

Com ele, em poucos cliques é possível adicionar as dispensas integrais para os dias em que o colaborador precisou se ausentar um dia inteiro, e até mesmo as dispensas parciais, para as ocasiões em que ele se ausentou apenas por certo período de tempo. 

Todas essas frações de tempo são calculadas automaticamente sem que você precise fazer qualquer esforço. 

O mais interessante é que com o sistema, você tem a possibilidade de inserir atestados e declarações diretamente do celular, basta anexar uma imagem do documento e selecionar o motivo. Assim, sua empresa não precisa esperar até o final do mês para fazer essa tarefa, pode adicionar o atestado a qualquer momento do dia. 

O sistema também  é capaz de gerar um relatório para mostrar todos os afastamentos dos funcionários. Essa é uma ótima ferramenta para entender quais funcionários apresentam declarações com frequência, podendo assim medir os níveis de absenteísmo dos colaboradores. 

Além disso, é possível acompanhar todos os eventos das jornadas através do painel de acompanhamento. Ele mostra em gráficos todos os eventos das jornadas dos colaboradores. 

VIu só, quando você utiliza o sistema PontoTel sua empresa fica muito mais estratégica e consegue ter ótimos indicadores de frequência dos colaboradores. 

Não perca tempo e veja como funciona essas funções na prática. Agende já um contato com um consultor comercial da PontoTel!

Por que é importante para a empresa?

Toda empresa precisa ter um bom processo de faltas e dispensas para evitar mal entendidos e conflitos. Afinal, uma falta descontada injustamente pode gerar muita dor de cabeça para uma organização.

É importante que sua empresa tenha uma política clara, que não reste dúvidas aos colaboradores. E claro, conte com a melhor forma de gerenciar faltas, dispensas, atrasos entre outras ocasiões. 

Conclusão 

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Como você viu, uma declaração de comparecimento pode parecer um assunto fácil mas possui diversas particularidades.

Agora você sabe como funciona uma declaração de comparecimento, quais ocasiões a empresa deve aceitá-las, quais são as diferenças para o atestado médico e claro, a melhor forma de gerenciar esse documento

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