Gestão do Tempo: O que é, Treinamentos e como aplicar na empresa

gestao de tempo introducao

Quantas vezes você desejou que o dia tivesse mais de 24 horas para poder dar conta de todas as tarefas no trabalho?

Todos temos dias em que tudo ocorre como esperado, e o tempo parece suficiente para realizar todas as tarefas. Entretanto, tem dias que o tempo parece correr e que não é suficiente para que as tarefas sejam feitas. São justamente nesses dias que desejamos que o tempo pare ou que o dia tenha mais de 24 horas. 

Mas será que se o dia tivesse mais horas, você realmente conseguiria fazer tudo? Certamente não, provavelmente você só teria mais tarefas a executar. A verdade é que temos suficiente, então porque nem sempre conseguimos fazer todas as tarefas?

Existem diversos fatores, mas na maioria dos casos, o acúmulo de tarefas está relacionado à forma com o qual gerenciamos o nosso tempo.

Eu sei que você já deve ter ouvido falar sobre gestão de tempo, mas será que você sabe aplicar essa técnica corretamente? 

Gerir o tempo no trabalho é uma tarefa mais difícil do que se acredita ser, principalmente para profissionais de recursos humanos. Isso porque a rotina desses setor envolve uma série de atividades burocráticas e que demandam de conhecimento sobre as leis. 

Mas uma coisa é certa, de um jeito ou de outro precisamos dar conta das nossas atividades juntamente com aquelas tarefas que vão surgindo inesperadamente. É aí que entra a gestão do tempo. 

Neste artigo vou te mostrar algumas técnicas e ferramentas que ajudam a otimizar as rotinas e a tornar as tarefas do dia a dia mais práticas. 

Para começar confira alguns assuntos que vamos ver ao longo do artigo.

O que é gestão de tempo

Gestão do Tempo ou Gerenciamento do Tempo é o processo de priorização e organização do trabalho para otimizar o tempo que o profissional gasta para realizar cada tarefa. 

Essa gestão envolve o planejamento e a execução para melhorar e aproveitar o tempo, o que resulta em uma maior produtividade e eficiência no trabalho. 

Em outras palavras, é uma técnica de organizar a rotina de um profissional de acordo com a prioridade das tarefas e o tempo que deve ser levado para realizá-las. Mas preciso te alertar que o bom gerenciamento do tempo requer uma mudança de foco e de comportamento.

Muitas pessoas acreditam que o fato do profissional estar ocupado é a prova de que ele está sendo produtivo. Mas a verdade é que nem sempre estar ocupado é o mesmo que ser eficaz. 

Um exemplo disso é quantas vezes você passou o dia começando tarefas, mas não conseguindo concluí-las ao longo do dia. Seja por que foi interrompido, por ter perdido o foco ou por ter ocorrido um imprevisto. 

Nesse momento sempre surge aquela pergunta: “O que eu poderia ter feito melhor?”

Certamente você deu o seu melhor, mas o que realmente pode ter faltado é um bom planejamento de suas tarefas. 

No mundo corporativo, é comum termos que pensar e agir rapidamente, temos sempre que dividir nosso tempo para realizar diversas tarefas que surgem no dia a dia. Mas será que tudo é realmente urgente e precisa ser feito para ontem? 

Acredite, você vai se surpreender ao descobrir que podemos usar o tempo a nosso favor, e isso significa priorizar as atividades que realmente precisam ser feitas para ontem e realizar as menos importantes no momento certo.

Lembre-se: ser produtivo nem sempre significa realizar diversas atividades ao mesmo tempo ou ficar até mais tarde no escritório para terminar alguma tarefa. Ser produtivo está mais relacionado à gestão do tempo do que você imagina.

Como se relaciona com a gestão da produtividade?

gestao de tempo como se relaciona com a gestao da produtividade

Antes de te mostrar como a produtividade está relacionada com a gestão de tempo, precisamos esclarecer um equívoco muito comum sobre o tema: a produtividade não está atrelada a quantidade de atividades, produtos ou processos realizados. 

Quando ouvimos falar sobre produtividade a primeira coisa que relacionamos o tema é com números, ou seja, o total de tarefas um funcionário consegue produzir por dia. Isso acontece pois a produtividade sempre foi utilizada por setores de produção.  

Mas preciso te lembrar que o os tempos mudaram, e hoje a produtividade é inserida em todos os setores. Logo, ela não pode ser relacionada apenas a números, e podemos dizer que produtividade é o desempenho dos profissionais ou equipes.

Você deve estar pensando: e o que produtividade tem a ver com gestão do tempo? 

Tem tudo a ver, afinal você sabe a diferenciar uma tarefa urgente de uma tarefa importante?

Essa parece uma pergunta bem simples, mas você se surpreenderia com a quantidade de profissionais que devido a quantidade de tarefas do dia a dia acabam se confundindo e priorizando as tarefas importantes ao invés das urgente. Por isso, vamos esclarecer a diferença entre as duas. 

A tarefa urgente é aquela na qual o prazo para realizá-la geralmente é mais curto. Esse é o tipo de tarefa que faz com que você pare tudo o que está fazendo para ser prioridade. Geralmente são tarefas que caso vocẽ perca o prazo, pode prejudicar um processo ou levar a empresa a ter prejuízos. 

Já a tarefa importante, além de ter um prazo maior para ser realizada, é o tipo de tarefa que se necessário você poderá estender o prazo sem causar prejuízos ou prejudicar os processos da empresa.

Mas, vale ressaltar que não é porque ela pode ser estendida que você deve deixar de fazê-la. Muito pelo contrário, se você procrastinar ou ficar adianto realizar essas tarefas, uma hora ou outra ela vai passar a ser tornar urgente. 

O mais importante nisso que eu te falei é compreender que no mundo corporativo, se os profissionais não souberem priorizar suas tarefas, todo o desempenho da empresa fica comprometido.

Nesse caso a produtividade não está relacionada a quantidade de tarefas realizadas, mas ao cumprimento dos prazos e planejamento necessários para que os processos nunca parem.  

A gestão de tempo e a produtividade, portanto, não significam encontrar maneiras de trabalhar mais, mas de fazer o uso correto do tempo que se tem disponível. Por isso, anota essas 3 dicas para se ter um bom gerenciamento do seu tempo. 

  • Gestão de tempo diz respeito ao tempo que é gasto nos lugares certos para fazer as tarefas certas;
  • Gestão do tempo está relacionada ao reconhecimento das prioridades, obrigações e sua agenda;
  • Gerenciar o tempo é beneficiar também todas as áreas da sua vida.

Qual a importância da gestão do tempo e produtividade para as empresas brasileiras

Todo ano o Guia Você S/A divulga a lista das 150 melhores empresas para se trabalhar, e entre os critérios de análise estão a boa gestão de pessoal e o clima organizacional. 

Você se surpreenderia ao descobrir que cada vez mais empresas brasileiras têm apostado em programas de melhorias do bem estar. 

De acordo com o relatório de Tendências Globais de Capital Humano de 2018 divulgado pelo site Época Negócios, 61% das empresas entrevistadas afirmam que os programas de melhoria ajudam a produtividade e os resultados financeiros. 

Funcionários motivados produzem 50% mais do que aqueles que estão desmotivados. Mas lembre-se que acima eu expliquei que produtividade não está relacionada apenas à quantidade, mas também à qualidade. 

Vale ressaltar aqui que, para propor uma qualidade de vida melhor, muitas empresas têm modificado a forma na qual enxergam e tratam seus funcionários, criando uma cultura organizacional voltada para uma gestão mais humana. 

Essa mudança de cultura tem se mostrado muito positiva e produtiva para as organizações, e é aí que entra a gestão do tempo. Uma vez que  as empresas mudam a forma na qual gerenciam seus funcionários, elas oferecem recursos para que eles gerenciem seu tempo de forma mais eficaz.

Métodos e técnica de gestão do tempo

gestao de tempo metodos e tecnica

Agora que vimos a importância da gestão do tempo, quero te mostrar três dos principais métodos para realizar esse gerenciamento, afinal, eu sei o quanto é difícil criar um plano para otimizar o tempo, principalmente quando esse plano deve ser feito da noite para dia.

Mas quero ressaltar ainda que existem diversos métodos disponíveis, e os que vou te mostrar a seguir são apenas os mais utilizados pelas organizações. Vamos lá?

Método Como fazer as coisas (GTD)

A metodologia GTD ensina por meio de 5 etapas a usar o tempo de maneira mais eficiente. Em outras palavras, ela ajuda a colar umas horas a mais no dia a dia. 

Essa técnica parte do princípio de que quanto mais controle se tem sobre as coisa, é possível obter melhores resultados. 

O método GTD utiliza 5 passos bem simples, confira: 

  1. Capturar: essa etapa consiste em coletar tudo que merece sua atenção, ou seja, é necessário listar todas as tarefas que precisam ser realizadas, e essa primeira lista será chamada de caixa de entrada; 

  2. Esclarecer: nessa etapa o objetivo é analisar cada informação que foi inserida na etapa de coleta, e é nessa hora que você precisará decidir se precisa “tomar uma ação” ou “nao fazer nada”;

  3. Organizar: já na etapa de organização, você deve separar as tarefas de acordo com o contexto ou projeto que ela pertence;

  4. Revisar: faça uma revisão periódica, de preferência diária ou 1x por semana, de todas as suas tarefas, compromissos e projetos organizados;

  5. Executar: Essa etapa é o momento de executar, afinal, de nada adianta organizar as tarefas se você não as fizer. 

Pronto, essa são as 5 etapas do método GTD que, ao serem realizadas no dia a dia, vão garantir mais clareza, eficiência e produtividade para os processos da sua empresa.

Método Pomodoro 

A metodologia Pomodoro (tomate, em italiano) é uma técnica muito conhecida no mundo dos negócios, uma vez que ela se baseia na ideia de que fluxos de trabalho que, divididos em blocos, melhoram a agilidade do cérebro e estimulam o foco dos profissionais. 

Essa técnica foi criada em 1980 pelo italiano Francesco Cirillo, e se baseia na metodologia onde os fluxos de trabalho são divididos em intervalos, cada qual de 25 minutos. Essa técnica também é dividida por etapas, sendo elas:

  • Listar: Criar uma lista de tarefas a serem realizadas;

  • Cronometrar: medir e programar pausas a cada 25 minutos de trabalho;

  • Trabalhar sem pausas: Separar as tarefas da lista que devem ser realizadas sem interrupções (é essencial que essa tarefa seja feita sem interrupções durante o período);

  • Pausar: assim que o cronômetro indicar que houve 25 minutos de trabalho ininterruptos, é essencial que o funcionário realize uma pausa de 5 minutos aproveitando esse tempo para fazer algo que o relaxe;

  • Retomada: após o intervalo, o profissional deve retomar as atividades para mais um período pomodoro;

  • Pausa longa: após quatro períodos pomodoros, é essencial que o funcionário faça uma pausa longa, de 30 minutos, para depois retomar as atividade;

  • Tarefa concluída: apenas comece uma atividade após o término de tarefa que está sendo realizada, e após cada atividade finalizada, risque a tarefa da lista inicial. 

Método Kanban

O método Kanban é uma técnica de gerenciamento que visa a eficiência da produção e otimização dos processos. 

Em outras palavras, essa metodologia poderia ser descrita como uma técnica de como se planejar melhor no dia a dia. 

A metodologia Kanban consiste em agrupar tarefas em quadros, as dividindo por listas. Ele pode ser feito manualmente ou por meio de softwares, que auxiliam na organização e descrição de cada tarefa que deve ser realizada e transferida conforme o andamento do seu processo. 

Uma das vantagens do método kanban é que ele pode ser adotado facilmente por qualquer empresa e qualquer departamento.

Como organizar melhor tempo dos colaboradores no trabalho?

Até aqui falamos da importância e dos métodos de gestão de tempo, mas vale ressaltar que essa não deve ser uma preocupação apenas de empregadores e gestores, especialmente porque os colaboradores são tão responsáveis quanto os líderes por gerenciar suas rotinas. 

Por isso, separei 5 dicas para quem está buscando otimizar as tarefas e gerenciar melhor seu tempo no trabalho. Confira a seguir: 

  1. Planeje-se

O primeiro passo para você se organizar e otimizar o seu tempo no trabalho é organizar e planejar todas as tarefas e atividades que precisam ser feitas, assim como o tempo necessário para cada uma. De preferência, isso pode ser feito logo no começo da semana

Essa é uma maneira simples e prática de organizar o trabalho e ficar preparado para lidar com imprevistos, caso eles pareçam. 

  1. Utilize o tempo com inteligência

A segunda dica que eu quero te dar é classifique as tarefas que precisam ser feitas por ordem de importância. Quando fizer a lista, coloque as tarefas por ordem de prioridade, o que possui mais urgência e as que não precisam ser feitas necessariamente naquele dia.  

Se você possui dúvida de como classificar as tarefas, separe elas em três grupos. 

  • Urgentes: Aquelas tarefas que possuem um curto prazo para serem entregues;

  • Importantes: As tarefas que demandam mais tempo para serem desenvolvidas;

  • Circunstâncias: São tarefas que demandam pouco tempo ou que possuem prazos maiores para serem desenvolvidas. 

Após identificar e classificar cada uma das tarefas da sua lista você saberá exatamente como organizar sua rotina de trabalho, sem correr o risco de perder prazos.

  1. Evite distrações

Uma das coisas mais comuns que roubam boa parte da nossa produtividade no trabalho são as distrações, sejam elas redes sociais, conversas paralelas, ou uso do celular. Tudo isso acaba atrapalhando e fazendo com que percamos tempo. 

Cada parada ou perca de atenção impacta diretamente suas atividades, pois uma vez que você é interrompido, demanda um tempo até retomar a atenção e concentração na tarefa que estava realizando.

Por isso, se você tem uma programação, evite perder tempo com essas distrações. Uma forma eficaz é se policiar para não ficar mexendo nas redes sociais, avisar os colegas de trabalho que naquele momento você está indisponível e se desconectar por um momento até o término da tarefa. 

  1. Faça Pausas

Você provavelmente está achando essa dica estranha e um tanto contraditória, afinal, no tópico acima eu falei justamente sobre evitar distrações. Mas não se engane, isso não quer dizer que você precisa trabalhar por horas ininterruptas. 

Fazer pequenas pausas é tão importante quando se manter focado em uma tarefa. 

Descansar um pouco entre uma tarefa e outra, beber uma água, tomar um café ir ao banheiro ou apenas andar um pouco fará toda diferença. Ao voltar para suas atividades, seu cérebro estará descansado, permitindo focar melhor na próxima tarefa. 

  1. Aplicativos que ajudam a organizar tarefas

A minha última dica para quem quer otimizar suas rotinas e aproveitar melhor o tempo no trabalho é: busque a ajuda de ferramentas e aplicativos! 

Alguns aplicativos possuem funcionalidades que podem ajudar a manter tudo organizado, assim como o Trello, um site onde você pode gerenciar suas tarefas em cartões e organizá-las por colunas conforme a prioridade e andamento. Dessa forma, fica muito mais fácil visualizar tudo que já foi feito e o que está em andamento.

O google agenda é outra ferramenta que pode ajudar na organização do tempo. Essa solução trata-se de uma agenda online integrada ao celular ou email cadastrado, onde você pode organizar todos os compromissos, reuniões e atividades. 

Já para os profissionais de recursos humanos que buscam otimizar o processo de gestão de jornadas e controle de horas extras, o PontoTel é uma ótima ferramenta. Com essa solução é possível controlar as jornadas das equipes de forma fácil rápida e intuitiva.

Treinamentos e Exercícios que podem ajudar a otimizar o tempo no trabalho

Vimos até aqui que administrar a rotina com eficiência é um grande desafio. No entanto, esse desafio não deve ser encarado como uma responsabilidade apenas dos colaboradores. 

O que eu quero dizer é que se sua empresa quer solucionar o problema de gestão de tempo, oferecer treinamentos e exercícios pode ajudar os colaboradores a identificarem e organizarem melhor suas atividades. 

Investir em um conjunto de ações que auxiliam na otimização das tarefas, bem como no reconhecimento do que precisa ser melhorado, é uma boa forma ajudar seus funcionários a gerenciarem melhor o seu tempo no trabalho.  É seu papel buscar as parcerias certas e as ferramentas ideais para que o tempo da sua empresa seja valorizado.

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Como manter a organização no local de trabalho?

De nada adiantaria eu explicar como funciona a gestão do tempo, dar dicas para otimizar o tempo, mas esquecer de falar sobre um dos fatores principais sobre esse tema, que é a organização. 

Muitos conteúdos focam nas dicas para aumentar a produtividade, mas esquecem de abordar a importância da organização do ambiente de trabalho. Não quero dizer que as dicas não são importantes, mas sim dar ênfase ao fato de que tudo começa com a organização.

Uma das minhas dicas para gerenciar o tempo é fazer uma lista das tarefas que precisam ser realizadas.

Agora, adianta  priorizar a organização das tarefas, se sua mesa do escritório é uma verdadeira bagunça? 

Observe que várias técnicas para manter um bom desempenho nas empresas dependem do quão confortável é o espaço de trabalho. Dificilmente as pessoas conseguirão cumprir suas atividades em um local que possui uma série de problemas. 

Por isso precisamos ter em mente que a organização do ambiente de trabalho é fundamental para a gestão do tempo. Confira algumas dicas de como você pode fazer isso:

  • Organize sua mesa de acordo com a frequência;
  • Tenha o que mais utiliza à mão;
  • Elimine o que não serve mais;
  • Utilize organizações de mesa;
  • Tenha gavetas bem documentadas;
  • Elimine o uso de papel;
  • Guarde o máximo de coisas no drive do seu email; 
  • Defina horas para sair;
  • Faça uma limpeza na mesa ao menos 1 vez por semana.

Essas são dicas simples para começar a organizar o local de trabalho, mas que são essenciais para quem busca otimizar o tempo e aumentar a produtividade.

Gestão do tempo para colaboradores que fazem Home Office

Agora vamos falar de sobre um desafio ainda maior, que é  gestão de tempo para quem faz home office. 

Se a organização da rotina pode ser um problema para quem está no escritório, imagina para aqueles funcionários que trabalham de casa. 

De acordo com uma pesquisa realizada pela Buffer for Business, algumas das dificuldades enfrentadas pelos funcionários que trabalham remoto estão relacionada ao gerenciamento das atividades e comunicação com as equipes. Ainda segundo esse estudo:

  • 17% dos entrevistados possuem problemas para trabalhar em equipe ou dificuldade para se comunicarem;
  • 10% acham difícil evitar distrações;
  • 8% lutam para se manterem motivados.

Trabalhar home office é o sonho de muitos colaboradores, mas vimos o quanto é importante que esse funcionário esteja preparado para se auto gerenciar. Isso quer dizer ser responsável por definir bem suas prioridades, entender a capacidade de produção diária, e saber utilizar a tecnologia como ferramenta de comunicação, gestão e otimização de processos

Agora preciso ressaltar que quando falo sobre autogestão, não quero dizer apenas sobre o tempo, rotina e atividades, mas preciso incluir também sua jornada de trabalho.

Um erro muito comum é achar que quem trabalha remotamente não precisa fazer o controle da jornada de trabalho, e aí é que você se engana, pois nesses casos é ainda mais importante que haja esse controle.

Gestão de Tempo x Gestão de Ponto

gestao de tempo gestao de ponto

Já imaginou o que aconteceria se os próprios funcionários ou gestores fizessem a gestão do ponto?

Podemos ver esse cenários de duas formas. A primeira com os funcionários causando uma desordem e inserido informações erradas, dificultando o fechamento do ponto no fim do mês. 

Já a segunda é com funcionários inserindo as informações corretamente e gerando economia de tempo, uma vez que a equipe de recursos humanos não precisaria inserir atestados, ou fazer as correções de horários faltantes ou duplicados. 

Certamente o segundo cenário te agrada mais, mas será que isso é possível? 

A resposta é sim. A autogestão do ponto já é uma tendência no Brasil, e vem sendo adotado por empresas de diversos setores. 

Quando falamos de autogestão estamos envolvendo uma série de tarefas que podem ser administradas pelos colaboradores, como projetos, atividades, tempo e a jornada de trabalho. 

Basicamente, muito do que falamos nesse texto se encaixa perfeitamente para o conceito de autogestão, afinal citei diversos modelos e dei boas dicas para as pessoas que buscam organizar melhor o tempo no trabalho. 

Apesar das empresas terem um papel importante nessa melhoria, boa parte do trabalho é feito e administrado pelos próprios colaboradores. Uma vez que o colaborador está fazendo o gerenciamento da sua rotina, automaticamente ele também estará administrando seus horários, ou seja, sua jornada de trabalho. 

Agora eu te pergunto, se ele já está gerenciando sua rotina e jornada de trabalho, porque não deixá-lo administrar sua folha de ponto? 

A autogestão do ponto é tornar os funcionários responsáveis por todo o processo de fechamento de folha, desde o preenchimento dos horários, tratamento das informações e fechamento da folha. 

Certamente você está pensando: deixar essa responsabilidade na mão do funcionário poderá virar uma grande bagunça para o meu RH. 

Se você fizer o controle da jornada de forma manual, isso realmente poderá acontecer. 

Mas calma, isso não quer dizer que esse processo deve ser feito manualmente. Hoje o mercado possui sistemas como o PontoTel que fazem todo o processo de captação, tratamento e gestão do ponto de forma otimizada. 

Se você ficou curioso, vou falar mais sobre como esse sistema de controle de ponto pode ajudar sua empresa.

Se você quer otimizar os processo conheça o PontoTel

Lembra que no início do artigo eu te falei que uma das formas de organizar melhor o tempo é investir em ferramentas que auxiliam a organização das tarefas? 

O PontoTel está entre essas ferramentas que eu mencionei. Agora, como um sistema de controle de ponto pode te ajudar na gestão de tempo?

Vou te responder também com algumas perguntas: quantas horas você trabalha por dia? Quantas horas extras são feitas por semana? Será que o seu rendimento não está baixo devido à quantidade de horas trabalhadas? 

Lembre-se: para que os colaboradores tenham um bom rendimento e organização no trabalho, é necessário que haja um equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal. 

O que quero dizer é que ter momentos de lazer é essencial para a produtividade no trabalho, caso contrário os funcionários se sentirão cansados fisicamente e mentalmente devido à sobrecarga de tempo dentro dos escritórios. 

Você sabe identificar quando seus funcionários estão sobrecarregados ou desmotivados?

O controle de ponto é uma ótima ferramenta não apenas para o controle das horas, mas também para os relatórios gerenciais com informações de quantas horas extras foram feitas, quais os funcionários que mais atrasam ou faltam, entre muitas outras informações que todo gestor precisa ter. 

Além disso, essa ferramenta auxilia na gestão do ponto, ou seja, é possível coletar, tratar e gerenciar as informações de forma muito mais rápida e fácil.  

O PontoTel é um sistema de controle de ponto que possui seis formas de registro de ponto (App; Web; Telefone; Importação do AFD, OCR, Whatsapp (Beta), Ponto por exceção.) , que possibilitam uma maior flexibilidade para  empresas captarem os horários trabalhados dos colaboradores. 

O sistema de gestão é outro diferencial, uma vez que as empresas conseguem realizar o tratamento das informações de forma rápida e fácil. Com as informações na nuvem e mais de 25 relatórios, fica fácil acompanhar tudo que está acontecendo em tempo real.

Venha saber mais sobre o PontoTel, agende sua demonstração.

Conclusão

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Viu só, a gestão de tempo não é algo tão complicado assim. 

Com dedicação e as ferramentas certas, fica muito mais fácil encontrar equilíbrio entre vida pessoal e profissional, organizar as atividades no trabalho e, consequentemente, ser mais produtivo. 

Quando você aprende a fazer um bom planejamento do dia a dia, organizar as tarefas por prioridades e utilizar as ferramentas que otimizam os processo burocráticos, você melhora o ambiente de trabalho e o gerenciamento do seu tempo. 

Gestão de tempo e produtividade andam juntos, e quando você administra sua rotina, automaticamente torna-se mais produtivo e motivado. 

Com as dicas desse artigo você está mais que preparado para gerenciar melhor o seu tempo. Agora é só colocar tudo em prática.

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