Headcount: o que é e qual a importância desse indicador para o RH

imagem de pessoas de braços cruzados

Esperamos que você goste desse conteúdo.

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Se você já se perguntou o que significa HC em RH, veio ao lugar certo!

Headcount é um indicador estratégico que a empresa possui para analisar, revisar, decidir e planejar todas as questões que envolvem os colaboradores e o orçamento.

Através de dados de KPI’s, indicadores de desempenho e gestão de pessoas, a empresa possui todas as informações necessárias para agir na hora certa e de forma assertiva. 

As empresas buscam formas mais rápidas e eficientes para garantir sua competitividade no mercado, e sem dúvidas, o domínio do Headcount é uma delas. 

A ferramenta que você vai conferir a partir de agora é um elemento fundamental para identificar a efetividade de colaboradores, cargos, atividades, que impactam positivamente ou negativamente no orçamento da empresa. 

Uma boa gestão que considera o setor de RH como parte do planejamento estratégico é capaz de alinhar diversos departamentos para determinar quando e de que maneira a empresa pode expandir de forma inteligente e com pouco investimento. 

Saiba  como o HC ou Headcount pode ser benéfico para sua empresa, como calcular e porque essa ferramenta torna o setor de RH mais estratégico para auxiliar o planejamento empresarial nesse texto. A seguir, confira os tópicos que iremos abordar:

Boa leitura!

O que é headcount?

Em tradução livre, Headcount é literalmente contar cabeças. O RH possui essa metodologia para realizar a contagem do número de pessoas de uma organização ou equipe. O controle do Headcount é necessário para tornar a empresa mais estratégica.

No primeiro momento, esse indicador pode ser banalizado pelas empresas, já que cuida do organograma e jobs descriptions, por exemplo. No entanto, o headcount é um indicador poderoso para a empresa decidir aumentar ou reduzir a folha de pagamento.

A partir do controle do headcount, é possível que a empresa possua assertividade para realizar planejamentos orçamentários e investimentos na empresa, como estrutura e qualidade de vida dos colaboradores. 

É importante ressaltar que toda a empresa se beneficia do indicador headcount, já que tem como base o planejamento estratégico, e possui domínio de cada área da organização para garantir o crescimento programado da empresa em médio e longo prazo.

Qual a importância do headcount?

Uma empresa necessita de pessoas competentes e que demonstrem engajamento no que diz respeito ao presente e planejamento futuro da empresa. Organizações de sucesso garantem que seus colaboradores cresçam à medida que a empresa cresce também. 

Ter um domínio sobre o Headcount possibilita que a empresa preveja cenários a longo prazo e tome decisões mais assertivas no presente. Ele pode servir em ações para daqui a 1 ou 2 anos, como também a médio e longo prazo. Ou seja, quantas pessoas temos hoje na organização, quantas teremos no futuro, e por quê. 

O headcount torna o RH mais estratégico, pois a partir dele são criadas ações práticas para definir com exatidão o que é necessário no momento para abrir uma nova vaga ou realizar um processo de recrutamento e seleção efetivo. 

Além do mais, o RH sabe melhor do que ninguém o quanto uma folha de pagamento impacta nas decisões de uma empresa. E é exatamente aí que podeestar o erro de muitas organizações, pois os maiores gastos são com salários, horas extras, dissídios, demissão, FGTS, INSS, férias, 13º salário, benefícios, comissões entre outros. 

Nesse sentido, o Headcount também tem a ver com previsão de demanda de pessoal e previsão de custos, o que ajuda no orçamento e no setor financeiro tanto para gerir talentos, promover, aumentar salários, realizar treinamentos e projetos para os colaboradores.

Já para a gestão dos processos e projetos de uma empresa, o headcount auxilia a análise do organograma para preencher lacunas de competências de colaboradores, e autoriza ou aconselha os gestores a criar novas vagas ou eliminá-las.

Como funciona o indicador de headcount?

O indicador headcount funciona para apresentar parâmetros e dados para a tomada de decisão estratégica. 

A partir dos indicadores coletados a respeito dos colaboradores, como desempenho, competências e controle de ponto, é possível relacionar essas informações com o orçamento empresarial e com a gestão estratégica de uma empresa. 

O headcount leva em consideração o organograma, as descrições das atividades, e analisa todas as situações e cenários possíveis para otimizar a produtividade dos colaboradores e da organização, bem como reduzir custos desnecessários. 

A respeito do orçamento, o RH considera o faturamento da empresa e o lucro geral e por cada colaborador para analisar sua produtividade. Através de cálculos, é possível identificar quais são os processos que podem ser melhorados para que o seu desempenho seja maior.

O headcount coleta informações a todo momento. É necessário domínio das informações para que o departamento de recursos humanos possa opinar e direcionar o planejamento estratégico da empresa a curto, médio e longo prazo.

O principal objetivo do Headcount é fundamentar o planejamento estratégico da organização com o olhar voltado para pessoas e números, People Analytics e, sobretudo, a atuação de um RH mais estratégico.

Como o RH deve medir o indicador de headcount?

Hoje em dia, as HR Techs facilitam – e muito – a coleta de informações sobre a vida dos colaboradores da empresa. E isso é fundamental para o processo de análise do headcount. 

O RH deve considerar algumas métricas que dizem respeito a produtividade e qualidade da vida e do trabalho do colaborador antes mesmo de pensar em abrir uma nova vaga. 

Qualidade de vida

O RH deve comparar as informações dos colaboradores e verificar se há gastos excessivos ou falta de investimento em alguma área da empresa que garanta a qualidade de vida dos colaboradores. 

Produtividade

Se o RH certificar que o nível de produtividade, a satisfação das pessoas e o clima organizacional estão altos, isso significa que a empresa está cuidando bem dos colaboradores e não há necessidade de investimentos nessa área. 

Quadro de colaboradores

Já na análise do quadro de colaboradores, o RH precisa estar atento para garantir que nenhum colaborador está sobrecarregado ou com acúmulo de funções. 

Se necessário, o RH junto com os gestores deve redesenhar as engenharias dos cargos, distribuir tarefas e verificar novamente a efetividade das ações tomadas. 

A relação que se faz entre o pessoal com o orçamento está em avaliar os times, gerir as pessoas, verificar a efetividade de benefícios que auxiliam na qualidade de vida do colaborador, analisar os times mais caros e mensurar sua produtividade, etc. 

Organograma

As equipes devem estar alinhadas e com bom funcionamento, mas caso isso não aconteça, está na hora de verificar o organograma. A partir da previsão orçamentária da empresa, o RH pode decidir que a abertura de uma vaga é o melhor caminho para aumentar a eficiência de um time, ou pode fazer mudanças pontuais de remanejamento.

Folha de Pagamento

A folha de pagamento é uma das mais onerosas de uma empresa, e isso não é uma novidade. Entretanto, o orçamento empresarial pode ser otimizado se a organização possuir as informações necessárias para análise de dados e gestão das expectativas da empresa. 

O indicador pode mostrar para a empresa que nem sempre o melhor caminho para a organização é crescer em folha ou quantidade de pessoas. Talvez seja mais barato realizar uma gestão de competências para explorar o potencial estratégico dos colaboradores existentes. 

Times e colaboradores

Aumentar o quadro de colaboradores pode inflar a folha de pagamentos e não garante uma produção mais eficiente. 

Esse indicador analisa e define os investimentos em treinamento para os colaboradores e compara a eficiência das horas trabalhadas com as horas extras, e identifica pontos de atenção em processos ou problemas com a liderança da equipe.

O headcount pode ajudar a entender a eficiência dos times e verifica o índice de absenteísmo e turnover para abertura de vaga, substituição de colaborador, remanejamento, ou mudanças em times ou departamentos através das análises preditivas.

Identifique falhas e desafios no processo atual 

O RH pode realizar análises de desempenho para perceber possíveis falhas em processos e atividades. Descreva os objetivos da empresa em um curto, médio e longo prazo, justifique os processos sobre qualidade de vida e verifique a efetividade.

Produção

Pode existir uma ociosidade em certas funções ou uma sobrecarga. Em ambas situações, não é recomendável. 

O RH pode utilizar análises de desempenho para garantir que o número de pessoas está correto para cada função, ou que são necessárias outras ações na área de gestão de pessoas para garantir uma produção efetiva.

Estrutura

A estrutura, seja física ou home office, também tem a ver com o Headcount. Hoje é possível que várias funções executem o trabalho remoto, e isso pode ocasionar redução de custos para as empresas, ou necessidade de investimento e remanejamento de orçamento para outras áreas. 

Um bom controle sobre as expectativas, planejamento e objetivos futuros pode reconfigurar a estrutura da empresa para melhorar a eficiência do trabalho, e até mesmo, com a redução de custos da estrutura física, abrir novas vagas.

Objetivos

Quais são os objetivos e o que está previsto no planejamento? 

O Headcount pode identificar riscos do quadro de colaboradores e quais são as oportunidades de crescimento existentes na empresa.

Desempenho

Há necessidade de contratação? Temos mão de obra suficiente? Precisamos realizar treinamentos? Temos baixo desempenho em algum setor por falta de pessoal?

Essas são algumas perguntas que o RH pode realizar para verificar o desempenho dos times e chegar à melhor conclusão.

A empresa deve explorar ao máximo a capacidade produtiva de seus colaboradores, e investir em ferramentas e tecnologias para melhorar o desempenho e a efetividade das tarefas diárias. 

Caso todas as estratégias e recursos não garantam que as expectativas da empresa estão sendo supridas, o headcount pode ajudar a analisar o melhor momento de realizar uma seleção de novos colaboradores ou abertura de novas vagas.

Por que o headcount torna o RH mais estratégico?

O setor de RH é um dos principais departamentos dentro de uma organização, pois é ele quem lida com os maiores orçamentos na empresa que tem a ver com o recurso humano. 

Ele é responsável por direcionar o planejamento da empresa a partir de dados e análises sobre os departamentos e colaboradores.

A área de RH precisa ter o domínio do headcount para que a empresa possa prever o orçamento, e isso acontece com coleta de dados, KPI’s, gestão de competências e sobretudo gestão de pessoas.

Ademais, o Headcount pode influenciar o planejamento empresarial a partir de:

  • Previsão de Demanda;
  • Recrutamento e Seleção;
  • Previsão de Gastos;
  • Indicadores de Desempenho;
  • Gestão Estratégica do Negócio;
  • Prevenção de Riscos; 
  • Análise Estratégica;
  • Tomada de Decisão;
  • Investimentos internos;
  • Melhorias;
  • Cultura Organizacional.

Como o indicador de headcount pode influenciar no planejamento empresarial?

O headcount influencia o planejamento empresarial e o setor financeiro totalmente. As ações de expansão das empresas são calculadas, isto é, devem acontecer em conjunto com as atividades empresariais e com o número de colaboradores para suprir novas demandas. 

O indicador de headcount funciona efetivamente como uma gestão de pessoas que leva em consideração todo o cenário empresarial atual e futuro para a tomada de decisão, e nunca deve ser realizado apenas com base nos dados do setor.

A gestão de pessoas é uma área estratégica e de alto valor para uma empresa. No entanto, ferramentas de HR Tech que contém informações mais complexas de serem obtidas e analisadas podem analisar os parâmetros empresariais e determinar falhas e acertos no processo. 

Outro ganho através do domínio do Headcount é a projeção de custos com folha de pagamento e contratações, como já citamos anteriormente. 

É importante levar em consideração os setores mais antigos e os cargos de alto valor para identificar a necessidade de novos talentos para inovação do setor e da empresa.

Como o headcount impacta diretamente no orçamento empresarial?

Com o domínio do headcount, excessos ou erros no orçamento podem ser evitados. A falta de conhecimento das questões financeiras deixa o setor de RH com o conhecimento apenas sobre a força de trabalho dos colaboradores. 

Contudo, é necessário que o setor compreenda o orçamento para auxiliar na saúde financeira da empresa.

O headcount não é um mero exercício financeiro: é um indicador preciso para avaliar riscos, prever demandas e impacta uma empresa como um todo, seja na contratação de novos colaboradores, demissões ou até mesmo na efetividade de setores ou departamentos.

Como calcular o indicador de headcount?

É importante pontuar que o cálculo exato deve ser conjunto com outros departamentos. O objetivo do headcount, como você já viu, é estratégico. Isso quer dizer que, a partir das decisões e mudanças estratégicas da empresa, é necessário que o Headcount seja redesenhado.

Todos os colaboradores e cargos, sejam da mais alta gestão ou diretoria, devem estar previstos nesse cálculo. 

No primeiro momento, os departamentos devem discutir o planejamento de crescimento da empresa e quais seriam os possíveis planos de contingência em crises, como ocorreu na pandemia da COVID-19.

O planejamento determinará:

  • As ações que não precisam de investimento monetário;
  • O orçamento do RH;
  • O orçamento empresarial;
  • A previsão de faturamento e lucro;
  • Previsão de efetividade por setor e lucro por colaborador.

Note que todos esses fatores são co-dependentes. Por esse motivo, a empresa deve estar alinhada em sua perspectiva de futuro, e qual serão os cenários futuros e as possibilidades que a empresa possuí.

O cálculo a ser considerado deve estar alinhado aos fatores citados, e a gestão de pessoas tem a tarefa de prever a demanda de colaboradores para que a empresa possa efetivamente seguir conforme o planejamento, garantindo a efetividade com investimentos previstos.

Quais as métricas para avaliar o headcount?

Basicamente, as métricas para o Headcount é a análise conjunta de alguns indicadores que o RH já executa em seu dia a dia.

As principais métricas do Headcount a serem analisadas, são:

  •  Orçamento para folha de pagamento;
  •  Controle de benefícios;
  •  Absenteísmo;
  •  Retenção de Talentos;
  •  Turnover;
  •  Índices de qualidade de vida e satisfação;
  •  Pesquisas internas de clima organizacional;
  •  Lucro por colaborador (vendas);
  •  Horas extras;
  •  Banco de Horas;
  •  Controle de jornada.

Todos esses indicadores tem um peso enorme no orçamento de uma empresa, e são eles que possibilitam que o headcount seja controlado. A sua empresa deve definir metas e cenários possíveis, como no caso das horas extras. 

Caso as metas sejam ultrapassadas e impactem o orçamento da empresa, é hora de repensar o planejamento estratégico e quem sabe contratar outra pessoa. 

Todos os passos dos colaboradores precisam ser gerenciados para evitar gastos desnecessários e verificar sobrecarga em determinadas funções.

Como criar um plano para o headcount?

Uma estratégia de crescimento depende de uma decisão.

Já diriam os clássicos infantis “se você não sabe para onde ir, qualquer caminho lhe serve”. 

Tudo começa com uma boa gestão, e sem dúvidas, o RH é um dos pilares para que os diretores conduzam a empresa rumo ao crescimento.

Objetivo

Para criar um plano para o Headcount, é necessário um objetivo prévio. Seja previsto em um planejamento de ação, seja um objetivo que surgiu de uma necessidade urgente: é necessário que esse objetivo seja claro, dinâmico, possua justificativa e seja possua benefícios coletivos. 

Controle de Colaboradores

Saber quantos colaboradores temos e quantos vamos precisar para desempenhar as tarefas é a base de um plano para Headcount.

  • Número de colaboradores;
  • Job description;
  • Cargos;
  • Salários onerosos.

Planejamento

Prever o número de colaboradores e por departamento possibilita que a empresa possa se planejar para a demanda de gastos futuros para melhorar a qualidade de produtividade, engajar colaboradores, estabelecer salários e promoções, bonificações, treinamentos, etc.

  • Orçamentário;
  • Salários;
  • Benefícios;
  • Contratações;
  • Abertura de vaga;
  • Desligamentos;
  • Fechamento de vaga;
  • Investimentos nos colaboradores.

Conclusão

O Headcount é uma das principais ferramentas de gestão que uma empresa pode ter.

Através de dados e informações plataformas de gestão de pessoas utilizam a tecnologia de maneira eficiente, o RH pode direcionar os diretores de uma empresa a tomarem as decisões corretas, baseado em evidencias e previsão de crescimento.

A interdependência dos setores estratégicos da empresa é o que torna essa ferramenta poderosa, afinal, sem as informações sobre orçamento e possibilidades estratégicas de investimento, não há como efetivar uma análise comprometida em cumprir com o seu objetivo. 

O PontoTel é uma empresa que ajuda diversas organizações a realizarem controle de jornada eficaz. A plataforma possui um dashboard inteligente que apresenta informações em tempo real sobre os colaboradores. 

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