Homologação: o que é, como fazer, quais os documentos necessário e principais dúvidas

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A homologação é uma etapa obrigatória no encerramento de um contrato de trabalho. Por meio dela, estabelece-se a formalização do término da relação entre o empregador e o empregado.

Para tanto, o procedimento exige a apresentação de uma série de documentações, assim como serve para o pagamento da rescisão de trabalho e as respectivas verbas devidas.

Só que esse assunto é tão amplo e recheado de termos legais e obrigatoriedades, que muita gente não sabe ao certo os prazos necessários para o pagamento, os documentos exigidos e outras etapas referentes à homologação.

Por isso, fizemos um guia completo sobre o assunto. Nos tópicos abaixo, vamos explicar o que é homologação, quais são os documentos necessários para a sua realização e outras informações, conforme os tópicos a seguir:

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Então, hora de seguir com a leitura deste guia completo sobre homologação!

O que é homologação?

Em um contexto geral, homologação (o ato de homologar), tem a ver com a comprovação de um ato oficial. O termo é relacionado à área jurídica e usa-se, por exemplo, em auditorias para aprovar ou confirmar a validação de erros identificados no processo.

É por isso que aprender o que é homologação deve ser considerado em diferentes setores. Pois não é só um procedimento que ocorre após confirmado o pedido de demissão em uma empresa.

Além da homologação trabalhista, encontramos esse ato em diferentes circunstâncias, por exemplo:

  • Concursos públicos;
  • Licitações;
  • Auditorias.

E também nos contratos de trabalho, que é o tema central deste artigo. Vamos focar, então, na homologação trabalhista, que é feita para autenticar e confirmar os trâmites realizados durante a demissão de um trabalhador. Isso inclui as verbas rescisórias e o desligamento definitivo do profissional conforme as exigências da lei vigente.

Vale destacar que a homologação só é obrigatória para funcionários em regime CLT, que trabalharam ao menos um ano conforme as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Além disso, não há um prazo fixo para a realização da homologação. Ainda falaremos adiante sobre isso, com mais profundidade, mas vale adiantar que a única exigência prevista em lei é a obrigatoriedade de quitar todas as pendências com verbas rescisórias no primeiro dia útil após o término do aviso prévio — que consta no artigo 477 da CLT.

Se descumprir esse prazo, a empresa deve arcar com o pagamento de multa para o funcionário prejudicado.

Quais as regras trabalhistas acerca da homologação de contrato?

imagem de uma pessoa escrevendo no livro

Com as recentes mudanças na legislação trabalhista, muita gente se pergunta como fica a homologação na nova lei trabalhista. E a verdade é que bastante coisa foi afetada com a aprovação das novas leis referentes aos direitos do trabalhador e às obrigações do empregador.

O que consta entre as obrigações da empresa: as indenizações previstas devem ser pagas em até dez dias uma vez que foi confirmado o pedido de demissão e o fim do aviso prévio. Em seguida, o seu setor de RH deve enviar a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) e realizar o processo junto ao Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).

As regras trabalhistas com relação à homologação ainda apontam a obrigatoriedade do pagamento das seguintes verbas rescisórias — que podem variar de acordo com o tipo de demissão que encerrou o vínculo empregatício:

Para a homologação, inclusive, deve constar o motivo que levou ao fim do contrato de trabalho — se foi uma demissão sem justa causa ou por justa causa e o porquê Pois, como mencionamos acima, isso vai influenciar nas verbas rescisórias às quais o indivíduo tem direito.

Só que, como já destacamos, o termo de homologação de rescisão do contrato de trabalho passou por uma revisão completa a partir da nova reforma trabalhista. Vamos ver o que mudou com as novas leis?

Homologação de rescisão após a Reforma Trabalhista: o que mudou?

A reforma trabalhista, sancionada por meio da Lei nº 13.467/2017, entrou em vigor oficialmente no dia 11 de novembro de 2017. E entre as mudanças previstas, a homologação também consta entre os pontos alterados.

Uma das questões mais impactantes, inclusive, diz respeito à necessidade do sindicato da categoria estar envolvido no processo de homologação. Até a reforma da previdência, a atuação dos sindicatos era obrigatória, e deixou de ser com as novas leis aprovadas.

O que isso significa na prática: todo o processo se torna menos burocrático e mais objetivo, já que o sindicato não tem mais a obrigatoriedade de se envolver nos trâmites da homologação. E empregador e empregado podem tratar diretamente dos pontos pertinentes ao término do vínculo de trabalho.

Vale ressaltar, contudo, que a participação do sindicato não está proibida. Se o trabalhador quiser — e se ele for um assíduo colaborador do sindicato de sua categoria —, ele pode contar com o auxílio de um advogado. Especialmente, se existem aspectos da rescisão que o ex-empregado contesta e necessita de assistência especializada.

Existe, também, a possibilidade de fazer isso de maneira ainda mais direta, caso exista problema na homologação entre a empresa e o empregado. Nesses casos, os questionamentos podem ser feitos diretamente perante o Ministério do Trabalho.

Quais os direitos do colaborador?

Como já apontamos ao longo do texto, até aqui, a homologação dá ao colaborador o direito de receber as verbas rescisórias após cumprido (ou liberado) o aviso prévio. 

Entretanto, como a homologação serve também para esclarecer o motivo da demissão — se foi uma demissão por justa causa, demissão por acordo ou sem justa causa —, esses direitos devem ser observados caso a caso.

Quais as obrigações do empregador? 

Por outro lado, a empresa tem obrigações diversas para realizar a homologação dos seus ex-funcionários. Entre as tarefas previstas após cumprido o aviso prévio, podemos destacar as seguintes:

  • Pagamento das indenizações previstas;
  • Envio da Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) ao Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
  • Declaração da demissão ao Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).

Vale reforçar, também, a quantidade de pontos a serem considerados para o cálculo da rescisão a ser recebida pelo trabalhador. No geral, seu departamento pessoal vai ter que quitar qualquer pendência relativa ao saldo de salário, às horas extras (se cabíveis), à multa do FGTS, ao 13º salário proporcional e às férias (vencidas e eventuais proporcionais) levando em consideração, também, o acréscimo de 1/3 do valor total.

Quais os documentos necessários para realizar a homologação?

imagem da carteira de trabalho

Uma vez que o sindicato não é mais presença obrigatória no processo de homologação, o seu departamento de RH tem que estar muito bem alinhado com as exigências para a realização do procedimento. 

Por isso, anote aí quais são os documentos necessários para fazer a homologação na sua própria empresa e sem imprevistos no caminho:

  • Termo de rescisão do contrato de trabalho (necessário emitir quatro vias);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (atualizada com a data de demissão);
  • Comprovante de aviso prévio ou do pedido de demissão do funcionário;
  • Convenção ou acordo coletivo de trabalho (cópia de um dos documentos) ou da sentença normativa — também uma cópia;
  • Extrato analítico atualizado do FGTS. Além disso, são necessárias as guias de recolhimento que não estão presentes no extraio;
  • Guia de recolhimento rescisório do FGTS;
  • Comunicação de dispensa (CD);
  • Requerimento do Seguro-Desemprego (se cabível);
  • Atestado de Saúde Ocupacional Demissional;
  • Se houver, é também necessário o ato constitutivo do empregador e suas respectivas alterações.

Uma vez que toda a documentação esteja reunida, o profissional de recursos humanos pode efetuar a homologação — mesmo que tenha ocorrido um erro no cálculo do pagamento da quantia devida. Entretanto, para isso deve existir a concordância do funcionário. 

O que facilita o processo para todos, já que não será necessário agendar uma nova homologação só para ajustar os detalhes que estavam em desalinhamento.

A função do Sindicato numa homologação

Falamos, acima, a respeito da importância que os sindicatos tinham na homologação, antes das novas leis aprovadas com a reforma trabalhista de 2017.

Os órgãos ainda podem se envolver nesse processo, é verdade, mas para isso deve existir um desejo manifesto da parte do trabalhador. 

Além disso, caso o indivíduo não se sinta à vontade em realizar a homologação diretamente com a empresa, ele tem o direito de procurar e contratar uma assistência especializada de advogados ou mesmo, como já dito, do sindicato de sua categoria profissional.

Principais dúvidas sobre homologação trabalhista

imagem de um homem mexendo no documento

Como a homologação é uma atividade burocrática e cheia de requisitos, é importante saber como responder algumas questões pontuais que os seus funcionários podem ter.

Para facilitar, abaixo reunimos algumas das principais dúvidas a respeito da homologação trabalhista. Isso pode agilizar a busca por uma resposta específica dentro desse tema tão amplo. Dê uma olhada nos tópicos abaixo!

Quanto tempo a empresa tem para realizar o processo de homologação?

Assim que finalizado o contrato de trabalho, a homologação deve ser feita no próximo dia útil. Essa é uma obrigatoriedade da empresa, que tem que cumprir o prazo estipulado. 

Agora, caso não ocorra a necessidade de cumprimento do aviso prévio, a organização passa a ter o prazo de dez dias a partir do término do contrato de trabalho — lembrando que, se o décimo dia cair em um sábado, domingo ou feriado, a homologação tem que ocorrer no dia útil anterior. Em uma sexta-feira, por exemplo, se o décimo dia cair em um sábado ou domingo.

O que acontece se o FGTS estiver atrasado? 

Todo trabalhador pode contestar as verbas recebidas e calculadas pela empresa. Para tanto, ele tem o período prescricional de até dois anos para fazer a contestação, segundo consta no artigo 11 da CLT.

Como fica a homologação no eSocial? 

No caso da demissão de empregados domésticos, o empregador ainda deve informar o término do contrato de trabalho no eSocial, incluindo as informações:

  • Tipo de demissão;
  • Data do fim do vínculo empregatício;
  • Valores da rescisão.

É a partir disso que o eSocial emite o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT) e também o Termo de Quitação junto das guias de pagamento. Lembrando que, nessas situações, os valores devem ser pagos ao ex-funcionário em até dez dias corridos após o comunicado da rescisão do contrato de trabalho.

Quais são as verbas rescisórias? 

Na homologação, os valores devidos para cada funcionário podem variar. Afinal de contas, cada tipo de demissão compreende uma quantidade diversificada de direitos trabalhistas.

Em demissões com justa causa, por exemplo, a empresa não é obrigada a pagar uma série de verbas rescisórias. Enquanto a demissão sem justa causa permite ao indivíduo todos os seus direitos.

Para exemplificar, vamos usar um caso em que houve a demissão sem justa causa. Nessas situações, a pessoa terá direito a:

  • Saldo de salário;
  • 13º salário;
  • Férias — vencidas e o saldo proporcional — mais o acréscimo de 1/3 do valor total;
  • Saque do FGTS;
  • Multa de 40% sobre o valor total do FGTS;
  • Aviso prévio;
  • Seguro-desemprego.

No caso de demissão com justa causa, por sua vez, os valores citados na homologação terão a ver com o saldo de salário, o 13º salário e as férias mais o total de 1/3 dessa quantia, apenas.

Quais os prazos para o pagamento? 

A empresa tem um dia útil para realizar o pagamento ao ex-funcionário quando houve a demissão e o aviso prévio foi cumprido, ou quando o funcionário pediu demissão e cumpriu o período do aviso prévio, e também em casos em que o contrato de trabalho foi estabelecido por tempo determinado.

Existe, ainda, o pagamento em dez dias corridos quando:

Como fazer a homologação trabalhista de forma remota? 

Existe uma dúvida muito comum, a respeito da homologação trabalhista, e é sobre a possibilidade de fazê-la de maneira remota. Especialmente, em um momento no qual o home office se tornou mais popular em decorrência da pandemia da COVID-19.

A boa notícia é que isso é possível, sim, e principalmente porque não existe mais a obrigatoriedade de fazer a homologação com a presença de um representante do sindicato de sua categoria. Ou seja: ainda mais conveniência, praticidade e agilidade para a realização da sua homologação.

Para tanto, as empresas interessadas devem fazer uso do sistema HomologNet, um programa lançado pelo próprio Ministério do Trabalho. Com ele, o cálculo da homologação é feito de maneira automática a partir do cadastramento das informações relativas de cada ex-empregado.

Lembre-se, apenas, de cadastrar-se no site do Ministério do Trabalho para dar início a essa transição que promete otimizar ainda mais o processo de demissão na sua empresa, garantindo conformidade e precisão no cálculo e no gerenciamento de informações da homologação. 

Conclusão

Ao longo deste artigo, nós explicamos o que é a homologação trabalhista — um meio de comprovar e tornar oficial o fim do contrato empregatício — e como funciona todo o processo.

Também falamos sobre as mudanças ocorridas com as novas leis aprovadas com a reforma da previdência e, inclusive, como a transformação digital pode fazer parte desse processo a partir de uma inovação testada pelo Ministério do Trabalho, que permite a realização da homologação à distância e de maneira remota.

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