PDCA como aplicar em sua empresa

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No ramo corporativo existem diversas técnicas e métodos para se melhorar processos dentro de uma organização. 

O PDCA é um desses métodos, e se você chegou até esse texto eu aposto que você sabe do que se trata, mas quer expandir o seu conhecimento e saber como aplicá-lo na sua empresa. E se você não sabe ao certo no se que consiste esse método.

Não se preocupe, você está no lugar certo, aqui vamos estudar o ciclo PDCA completo, para que sua organização consiga aplicá-lo da melhor forma. 

Sem demora, esses são os tópicos que você vai encontrar nesse texto:

Antes de mais nada, já vamos começar entendendo qual é o significado das siglas PDCA.

O que significa as letras PDCA?

Assim como muitos outros termos do mundo corporativo, PDCA também deriva do idioma inglês, ela é uma abreviação das palavras Plan, Do, Check e Act. 

Que traduzindo para o português significa: Planejar (Plan), Executar (Do), Verificar (Check) e Agir (Act).

Qual o conceito de PDCA?

O PDCA é um método gerencial aplicado para a melhoria de processos, ele é um ciclo que consiste nas quatro etapas que vimos acima (Planejar, Executar, Verificar e Agir). 

A ideia surgiu nos anos 20 com Walter Andrew Shewart, mas se popularizou com o  matemático norte-americano William Edwards Deming na década de 50, quando convidado para dar palestras aos empresários japoneses no período pós segunda guerra mundial. 

A história nos lembra de que o Japão saiu da segunda guerra mundial totalmente devastado e necessitou de muito trabalho para se recuperar. Deming, na época ensinou aos japoneses diversos métodos de controle da qualidade e administração, o que resultou na mudança do cenário para os japoneses que conseguiram recuperar a sua indústria. 

Foi então que o método PDCA se popularizou mundialmente, e se expandiu não só para a indústria mas para diversos ramos. 

Vamos falar um pouco sobre ele dentro de uma organização. 

O que é PDCA de uma empresa?

Nesse tópico eu quero esclarecer algumas afirmações erradas sobre o que é o PDCA de uma empresa. 

A primeira afirmação que você pode ouvir muito por aí, é de que o PDCA é uma ferramenta. Entretanto, é importante ressaltar que ele não é uma ferramenta mas sim um método que pode ser aplicado junto a algumas ferramentas. 

Outra afirmação errada é que ele só pode ser usado em indústria, mas isso também é um erro. Esse método pode ser utilizado em qualquer tipo de organização, desde as pequenas até as maiores. 

Seja no processo industrial ou em processos administrativos, o PDCA pode ajudar bastante a sua organização a ter um belo planejamento. 

Agora sim chegou o momento de vermos mais sobre cada etapa desse método.                      

Quais são as etapas do ciclo PDCA?

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Como vimos acima o PDCA é constituído por quatro fases, e todas elas são importantíssimas para o ciclo.  Vamos vê-las. 

(Plan) Planejamento

A primeira etapa é a do planejamento. Nela, a empresa deve definir um problema a ser resolvido ou algum objetivo que se deseja alcançar. 

Essa etapa tem que ser pensada com muito cuidado, pois, ela puxa as outras do ciclo. E acredite, é impossível dar certo o seu PDCA sem fazer esse planejamento. 

Depois de identificado o problema ou definido um objetivo, é hora de escolher qual processo será utilizado para alcançar o objetivo, definir as metas, os prazos, como e por quem será executado. 

(Do) Executar 

Depois de montado o plano é hora de arregaçar as mangas e executar o que foi determinado. Nessa etapa é de extrema importância que todos estejam com a ideia clara do que deve ser feito, como deve ser feito e quais são os prazos.

Um erro muito comum que as empresas cometem nessa etapa é ignorar a capacitação dos colaboradores para isso. Se os seus colaboradores não tiverem capacitação para fazer o que foi proposto deve estar no seu plano algum meio de capacitá-los para isso. 

Lembre-se, uma etapa puxa a outra e se nesta etapa houver algum mal entendido, todo o resto do ciclo pode ser prejudicado.

(Check) Verificar

Planejou e está na fase de execução do plano? É a hora de acompanhar os resultados. Aqui deve ser visto o que foi feito, o que não funcionou e se tudo está saiu conforme o esperado. 

O resultado dessa checagem influenciará diretamente na próxima etapa. 

Muitas vezes ao fazer algum processo desse tipo, costumamos parar depois de verificar os resultados,  mas esse é um grande erro. Pois, dependendo do resultado da sua verificação você deve tomar decisões e então chegamos a próxima etapa do ciclo.  

(Action) Agir

Completando o ciclo PDCA, essa etapa causa muita dúvida em quem está realizando esse processo. Você deve ter pensado por que a etapa “agir” está por último e não antes de checar os resultados. 

Mas é justamente isso que torna o PDCA um ciclo, lá em cima na segunda etapa vimos que “do” é o momento de executar o plano, já na etapa “act” você analisa os resultados e dependendo de qual for você tem dois caminhos a tomar. 

Vamos ver.

Resultado positivo

Se as suas ações deram certo, você pode montar um plano para padronizar o processo feito e recomeçar o ciclo para que os resultados continuem positivos. 

Resultado negativo

Se as coisas não saíram como o programado, você deve agir para corrigir o que não funcionou na primeira vez.

Então recomeça-se o ciclo fazendo um novo plano, dessa vez corrigindo as coisas que não deram certo e mantendo o que saiu conforme o esperado. 

Agora conseguimos entender o porquê o PDCA é um ciclo. Ele é um processo contínuo que mesmo que os resultados sejam positivos você não deve parar depois de atingi-los, mas sim continuar nele para atingir uma melhora contínua. 

Mas, qual é o objetivo de continuar nesse ciclo?

Vamos ver no tópico a seguir. 

Qual é o principal objetivo da melhoria contínua?

Você conhece aquela frase: “se melhorar estraga?”.

Podemos usá-la para diversas áreas da nossa vida menos para os processos de uma empresa. No mundo corporativo a melhoria contínua tem sido algo cada vez mais buscado.  Afinal, quem para no tempo acaba ficando para trás.

O objetivo dela é sempre buscar resultados melhores do que os alcançados anteriormente. Por isso, o ciclo PDCA é um tipo de melhoria contínua. 

Por se tratar de um processo cíclico e sempre constante, como vimos acima, logo em que se termina o ciclo, analisam-se os resultados e começa-se outro em seguida.

Lá em cima, eu te mostrei o que é cada etapa do PDCA, mas tem uma específica que eu quero falar mais sobre, a fase de check.  

O que é feito na fase de check do PDCA?

Todas as etapas do PDCA são de extrema importância, mas essa em especial eu quero ressaltar para você. Como vimos acima, na fase de Check (verificação) analisam-se os resultados.

É importante frisar que você pode fazê-lo em dois momentos, são eles:

  • Em uma data estipulada de acordo com seu planejamento;
  • Periodicamente (ex: semana a semana ou mês a mês)

A diferença de um para o outro é que no primeiro a empresa testa o método completo para só no final chegar a uma conclusão do que funcionou ou não. 

No segundo é feito o acompanhamento constante e caso seja necessário já são apresentadas mudanças imediatas. 

Então, podemos dizer que a fase de check do PDCA se constitui a partir da análise dos resultados, e deve sempre contar com as seguintes perguntas:

  • O que está sendo feito?
  • O plano está dando certo?
  • O time está fazendo as ações de acordo com o que foi proposto?
  • O prazo que foi definido no plano está sendo seguido, está no tempo certo, adiantado ou atrasado?

Esse acompanhamento fará com que o ciclo da sua empresa funcione de forma impecável e o objetivo seja atingido no final, por isso é importante executar essa etapa com muita atenção. 

Ciclo PDCA na solução de problemas

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Para começar um ciclo PDCA na sua empresa, você precisa ter um objetivo ou um problema certo?

Nesse caso vamos mostrar o quanto ele pode te ajudar na solução de problemas. 

Exemplo

Vamos supor que uma empresa utilize o controle de ponto manual. Mas, venha sofrendo com muitas horas extras sem justificativas. 

Então, o departamento de RH recebe a missão de identificar de onde vem o excesso de horas. Na busca pelo problema, é descoberto que a demanda de trabalho continua a mesma, então surge a pergunta: Por que temos tantas horas extras se não houve aumento na demanda de trabalho?

Depois de descobrir essa divergência, suspeita-se de que o erro esteja vindo do cálculo de horas, e a missão do RH é diminuir a quantidade de horas extras indevidas. 

Mas, para uma empresa de 1.000 funcionários com um controle de ponto manual, é uma missão quase impossível. Para resolver esse problema o RH cria o seguinte ciclo PDCA:

Problema: Horas extras divergentes da realidade 

Plan: Encontrar uma ferramenta de controle de ponto que faça o cálculo automático de horas > Implantá-la para uma parte dos funcionários > Depois de 2 meses verificar se houve alguma diminuição no número de horas extras > Implantar para o resto do quadro de funcionários.

Do: Implantá-lo para todos os funcionários da empresa. 

Check: Verificar a quantidade de horas extras

Act: Caso o resultado tenha sido positivo, implantar o novo controle de ponto para o restante da empresa. 

Viu só, aqui temos um bom exemplo de como o PDCA pode funcionar para a solução de problemas. Podemos notar algumas coisas interessantes nesse plano.

A empresa não implantou o controle de ponto de uma vez, começou com metade dos funcionários e estipulou uma data para conferir os resultados, depois de checar os resultados ela fez a migração dos demais funcionários.

Passando pela etapa do planejamento, execução, verificação e ação. 

Se você também está buscando uma solução de controle de ponto para sua empresa, podemos te ajudar com isso. Agende já uma demonstração com um de nossos consultores

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Como aplicar o PDCA em sua empresa

Agora que eu te dei um exemplo prático de como o PDCA pode ajudar a resolver os problemas de uma empresa. Chegou a hora de te falar como aplicá-lo na sua organização. 

Eu sei que já falamos bastante sobre as etapas do PDCA, mas não custa nada vermos mais uma vez, para você realizar o ciclo na sua empresa da melhor forma. Vamos aplicar o PDCA na sua empresa em 5 passos: 

1° Passo: A primeira coisa a ser feita é definir qual o seu objetivo com esse plano, é melhorar um processo ou resolver um problema?

Depois de definido você deve planejar como essa ação será feita, lembre-se de inserir como será feito, por quem será feito, quais serão os prazos de checagem, data inicial e final do ciclo. 

2° Passo: Colocar o seu plano em prática. Lembre-se de seguir exatamente o que foi planejado, por isso você deverá ter previsto já no planejamento quais ferramentas serão necessárias, o que a empresa deverá ceder para as pessoas, e como elas vão executar o plano.

3 ° Passo: Fazer a checagem dos resultados, verificar se tudo está saindo conforme o esperado, se todos os colaboradores comprenderam seus papéis e estão executando o as ações conforme foi planejado. 

4° Passo: Se o resultado for positivo retomar o ciclo em caso de resultados negativos agir com rapidez e planejar novamente. 

Pronto, aqui está o passo a passo de como você pode aplicar o PDCA em sua empresa, espero que os seus resultados sejam positivos.

Conclusão

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Agora sim, falei tudo sobre o método PDCA. Nesse texto você viu, como surgiu o método, quais são as etapas dele, em qual situação você pode usá-lo e como sua empresa pode se beneficiar desse método. 

Aproveito para ressaltar que você pode sempre contar com a PontoTel para melhorar ainda mais os processos na sua empresa.

Somos especialistas em gestão de ponto, tornando o seu controle de jornada mais eficiente e inteligente

Espero que você tenha feito uma boa leitura e se gostou deste conteúdo compartilhe em suas redes sociais. 

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