Como Funciona PontoTel: Controle de Ponto Alternativo

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Alguns de vocês que estão lendo isso já conhecem o PontoTel e sabem como ele funciona. E muitos outros ainda não. 

Então, para quem ainda não conhece …

O PontoTel é um sistema de controle de ponto criado em 2014 para inovar o mercado e trazer o software de gestão de pessoal para o século 21.

Se você trabalha com RH, provavelmente já ouviu falar ou teve problemas com sistemas de registro de ponto. As reclamações são diversas, e se começarmos a falar, certamente teríamos um artigo só para isso. 

Mas sabe porque esses problemas acontecem?

A resposta é muito simples, porque a maioria dos sistemas de controle de frequência são ultrapassados e ineficientes. 

Foi pensando justamente nesses problemas que os cofundadores da PontoTel desenvolveram um sistema de controle de ponto alternativo. 

Ficou curioso para saber porque o sistema PontoTel é a melhor solução do mercado em controle de frequência e gestão de ponto?

Então vem comigo, que vou explicar nesse artigo como funciona o PontoTel, e quais os benefícios e diferenciais desse sistema de controle de ponto. 

Confira aqui o que está por vir:

Como funciona o PontoTel

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Toda vez que eu converso com profissionais de Recursos Humanos sobre controle de ponto, a reação é sempre a mesma. Todos fazem uma cara de frustração e relatam os problemas enfrentados no dia a dia para realizar o gerenciamento das jornadas. 

Mas essa reação é muito compreensível, já que em toda sua história o controle de frequência foi marcado por burocracia, problemas judiciais, falta de informação, leis engessadas e pouca credibilidade. 

Mas calma, preciso te alertar que o cenário mudou. Tudo isso já faz parte do passado, e o controle de ponto digital é o futuro. Olha, ele já está batendo na sua porta. 

Eu costumo falar que existem 2 formas de vermos o controle de ponto. A primeira é como vilão da história, ou seja, aquele sistema ultrapassado que as empresas utilizam só porque a legislação as obriga. 

Já a segunda é para aquelas empresas que fazem do controle de jornada um grande aliado para a gestão do seu negócio. Ou seja, são os novos sistemas de controle de jornada que vão muito além da captação de horários. 

O controle de ponto é o futuro e não o passado. Com esses sistemas, é possível não apenas seguir a legislação, mas também ter relatórios gerenciais, integração entre departamentos e comunicação com toda empresa.

Você deve estar perguntando: como um controle de ponto pode fazer tudo isso?

Bem, o controle de ponto só é burocrático enquanto quisermos que ele seja, e como o PontoTel foi criado para inovar, te garanto que a burocracia passa longe dele. 

Nesse sistema, você vai encontrar eficiência e inteligência na gestão de ponto. Afinal, se a tecnologia desenvolveu novos modelos de trabalho, porque manter um sistema de controle de ponto ultrapassado? 

A essa altura você deve estar se perguntando como funciona o PontoTel, então chegou a hora de te explicar. 

Como eu mencionei no início desse texto, o PontoTel é um sistema de controle de ponto alternativo. Mas o que isso significa? 

O controle de ponto alternativo é a revolução do registro de ponto, pois não se trata de um relógio físico, mas sim um software que funciona online e offline. Isso quer dizer que é um sistema que utiliza uma variedade de formas de registro, tais como computador, tablet, celular, folha de ponto, e até mesmos nos relógios de ponto físicos. 

Mas, como eu também já disse, o controle de ponto da PontoTel vai além da simples captação do ponto, que por sinal preciso lembrar que ele é o único sistema que possui mais de 6 formas de captação dos horários, mas que eu só vou falar mais à frente. 

O PontoTel é um sistema robusto, que uniu o registro, tratamento e gestão do ponto, tudo em um só lugar. Para ilustrar o que estou falando, vou mostrar algumas funcionalidades que só o PontoTel possui.

Reconhecimento facial

Controle de ponto por biometria não é nenhuma novidade no mercado, mas quando a biometria é o reconhecimento facial, aí o cenário muda. 

Hoje, já utilizamos a biometria para identificar as pessoas pelas suas digitais, seja para desbloquear o celular, realizar operações bancárias ou marcar os horários da jornada de trabalho. 

Mas uma tecnologia que chegou para revolucionar a marcação de ponto e acabar com as fraudes é o reconhecimento facial.  

O reconhecimento fácil é baseado na mesma técnica da biometria, entretanto, ao invés de o sistema ler a digital dos usuários, ele realizará a leitura da face do colaborador. Mas Como isso funciona?

No momento em que o colaborador estiver realizando a marcação do ponto, o sistema PontoTel aciona a câmera do tablet ou celular Android ou IOS, e realiza a leitura da face do colaborador Identificando os pontos da face, características do rosto e traços.

O reconhecimento facial é a grande novidade no mercado. Com ela, seu controle de ponto fica muito mais seguro, fácil, além de reduzir a chances de fraudes.

Dashboards

Já imaginou utilizar as informações do controle de ponto para tomar decisões estratégicas? 

Uma das grandes dores de cabeça de muitas empresas é conseguir controlar e acompanhar as informações das jornadas dos colaboradores, seja em períodos pequenos ou grandes. 

Para solucionar este problema, o PontoTel desenvolveu Dashboards customizáveis para atender às principais necessidades de seus clientes. 

Para quem ainda não sabe o que é um dashboard, ele é um painel que mostra métricas e indicadores importantes para alcançar objetivos e metas traçadas, ou para realizar planejamentos estratégicos. 

No caso do controle de ponto, esses dashboards são muito eficazes para o planejamento financeiro, acompanhamento de faltas, atrasos, quantidade de horas extras realizadas e muito mais. 

Preciso te lembrar que poucos sistemas de controle de ponto possuem tecnologia inteligente que possibilita a criação de painéis de acompanhamentos.

E já que citei o acompanhamento, vamos seguir para os dois próximos tópicos que realmente fazem a diferença quando falamos de controle de ponto inteligente. 

Relatórios 

Os relatórios gerenciais sempre tiveram um papel importante dentro de uma empresa, e com o controle de ponto não seria diferente. 

Por muitos anos, os sistemas de controle de frequência tiveram um papel muito passivo, ou seja, não eram utilizados para tomadas de decisões, pois era necessário esperar acabar o mês para ter as informações sobre as jornadas de trabalho dos funcionários. 

Mas com um mercado cada vez mais tecnológico, esse cenário mudou drasticamente, e hoje ter informações cada vez mais rápidas é essencial para todo negócio, e claro, ter informações precisas e organizadas é ainda mais importante. 

Por isso, a PontoTel possui mais de 20 relatórios que possibilitam o empreendedor visualizar tudo que está acontecendo na empresa toda ou por equipes. 

Os relatórios da PontoTel, dessa forma, auxiliam sua empresa na gestão estratégica, pois possibilita que ela tenha todas as informações em um único meio. Além disso, essa ferramenta possibilita que as empresas customizem seus relatórios de acordo com as informações que ela necessita. 

Imagine que sua organização não precise mais esperar o fim do mês para saber quantas horas extras foram realizadas, quais funcionários mais atrasaram ou até mesmo encontrar as inconsistências do ponto em determinado período para corrigi-las.

Isso tudo é possível com os relatórios da PontoTel, e outra forma de acompanhar isso em tempo real é por meio do painel de acompanhamento do sistema. 

Painel de acompanhamento

Como eu citei acima, hoje a informação em tempo real  é essencial para todas as empresas, e isso também já é possível com o controle de ponto. 

A PontoTel desenvolveu em seu sistema um painel de acompanhamento customizável que possibilita à empresa acompanhar em tempo real a quantidade de horas extras, os funcionários que estão atrasados, quantas colaboradores faltaram e muito mais. 

Com esse painel, fica muito mais fácil e rápido gerenciar as equipes, principalmente para empresas que possuem funcionários externos. 

Se você é uma terceirizadora ou se já contratou algum serviço terceirizado, sabe o quanto é complicado a relação entre o funcionário e as empresas, isso porque se o funcionário está atrasado ou faltou, as informações são sempre difíceis de serem confirmadas. 

Se o funcionário não avisou seu empregador sobre o atraso ou falta, ele teria que esperar até que seu cliente comunicasse a ausência. Já a empresa contratante fica de mãos atadas por não saber o que houve com aquele funcionário.

Tudo isso gera uma grande dor de cabeça para todos os envolvidos, mas com o painel de acompanhamento isso é fácil de ser revolvido. 

Como as informações são visualizadas em tempo real, os gestores conseguem acompanhar quem está atrasado ou faltou antecipando. Assim, a resolução do problema e reposição do funcionário naquele local de trabalho fica muito mais fácil e rápido. 

Viu só com essa funcionalidade sua empresa antecipa qualquer tipo de problema? 

Agora quero te mostrar outra funcionalidade que só a PontoTel possui e que tem auxiliado muitos gestores a verificar se os cálculos da folha de ponto estão de acordo com a regras estabelecidas pela lei ou convenção coletiva da empresa. 

Simulador de regra de cálculo

O simulador de regra de cálculo é uma ferramenta desenvolvida pela PontoTel para facilitar a verificação de possíveis apontamentos gerados de acordo com a customização de regra de cálculo de cada empresa. 

Com essa funcionalidade, é possível simular diferentes situações da jornada de trabalho dos colaboradores, como saída antecipada, atrasos, horas extras, atrasos entre outras. 

O simulador de regra de cálculo é uma funcionalidade que auxilia a equipe de gestão para não ter surpresas no final do mês com relação aos apontamentos. 

Verificação de folhas

Por falar em surpresas no fim do mês, todo profissional que faz a gestão do ponto já se deparou com pontos duplicados, atrasos não justificadas e até mesmo ponto faltantes na hora de fechar a folha. 

Essa situação é muito comum, principalmente em grandes empresas, afinal são milhares de pontos para verificar e realizar os devidos ajustes antes de fechar a folha. 

Pior ainda quando se tem sistema de controle de jornada ultrapassado, pois você terá que esperar até o fim do mês para captar as informações e realizar os devidos ajustes em 5 dias. Tudo isso é uma grande dor de cabeça para os gestores de equipes de RH. 

Mas, já pensou em ter um sistema que verifica a folha de todos os funcionários e te entrega um relatório com todas as inconsistências encontradas? Ou seja, todos os pontos faltantes ou duplicados, todas as faltas atrasos e horas extras realizadas?

Esse é o sonho de muitos gestores, e é justamente isso que o sistema de PontoTel realizou. 

O PontoTel criou a funcionalidade de verificação de folhas, uma ferramenta customizável que realiza a varredura da folha de todos os funcionários e entrega um relatório com todas as inconsistências selecionadas. 

O melhor de tudo é que você pode fazer essa verificação a qualquer hora, uma vez que as informações são atualizadas em tempo real. Dessa forma, você não precisa mais esperar até o fim do mês para corrigir todas as inconsistências do ponto. 

Agora que vimos algumas das funcionalidades do sistema PontoTel, quero voltar a falar de um assunto que citei no início desse texto. 

Lembra quando eu falei sobre as 6 formas de registrar o ponto? Então, é justamente sobre uma dessas formas que eu quero falar com você agora.  

Controle de ponto pelo celular

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Você sabia que existem cerca de 5,1 bilhões de smartphones ao redor do mundo? Um número realmente impressionante, principalmente quando estudos apontam que o Brasil é o terceiro país que passa mais tempo online

Mas você deve estar se perguntando o que isso tem a ver com o controle de ponto. 

Atualmente, os smartphones facilitaram a realização de diversas tarefas do dia a dia com poucos cliques, incluindo a gestão e o registro ponto dos funcionários. 

O controle de ponto sempre foi uma dor de cabeça para as empresas, principalmente para aquelas que possuem funcionários que trabalham externo. 

Entretanto, já está na hora de deixar esses problemas para trás. Com o app de ponto, os funcionários podem registrar os horários da jornada de trabalho de forma fácil, rápida e segura. 

Bata o ponto no celular Aplicativo Pontotel (Android e iOS)

Registrar os horários da jornada de trabalho ficou muito mais fácil com o aplicativo da PontoTel, que pode ser instalado nos aparelhos Android e IOS, e onde os funcionários podem bater o ponto de qualquer lugar da sua empresa.

Vou mostrar na prática como funciona a marcação de ponto pelo celular através do sistema da PontoTel

Para realizar a marcação, o colaborador precisa acessar o aplicativo do PontoTel, e na tela inicial encontrará as opções para marcar o ponto, sincronizar e mostrar pontos batidos.

Para registrar o horário de entrada, pausa para almoço ou saída, o colaborador terá que clicar na opção de bater ponto, e logo ele será direcionado para a tela onde deverá digitar sua senha pessoal e intransferível.

Como medida de segurança, o sistema pedirá para ele confirmar sua identidade. Após essa confirmação, ele poderá escolher qual tipo de marcação ele está realizando, entrada, saída ou pausa para almoço.

Após escolher o tipo de marcação, ele será redirecionado a uma tela para confirmar a marcação por meio do registro de foto ou voz, e pronto, o ponto será registrado com sucesso!

Acesso web PontoTel

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Mas o celular não é a única maneira que o PontoTel possui para realizar as marcações de ponto, já que como eu citei mais acima, esse sistema possui 6 formas diferentes de registro de ponto. 

Agora quero te mostrar na prática o web PontoTel, que é mais uma das formas de registrar o ponto.

Como vimos acima milhões de brasileiros estão conectados à internet, então porque não facilitar o dia a dia e criar uma ferramenta para registrar o ponto pelo computador?

Com o web PontoTel os funcionários registram as marcações do ponto diretamente de suas mesas no trabalho. Vamos lá que eu vou te mostrar na prática. 

Para realizar a marcação, o colaborador precisa acessar o seu navegador de internet, inserir o endereço do Web PontoTel, e digitar sua senha de acesso.  

Feito isso, na tela inicial você irá encontrar as opções para marcar o horário de entrada, pausa para almoço ou saída. Aqui, o colaborador terá que escolher uma opção para confirmar sua escolha, e pronto, o ponto será registrado com sucesso!

Fácil, não é mesmo? 

Agora que você sabe um pouco mais sobre como funciona o PontoTel, deve estar se perguntando o que ele tem de diferente de outros aplicativos de controle de ponto que existe no mercado. 

Então vamos ao próximo tópico que vou te explicar porque o PontoTel é o melhor sistema de registro, tratamento e gestão de ponto. 

Por que usar PontoTel

Você parou em frente a uma prateleira com vários produtos semelhantes, mas de marcas diferentes e se perguntou: “E agora, qual o melhor?”

Acredito que todos já vivenciamos situações assim, e isso se torna ainda pior quando a decisão errada pode gerar uma série de contratempos como é o caso de escolher o sistema de controle de ponto errado.

Quando isso acontece, aquilo que deveria ser a solução para as equipes de RH se torna o verdadeiro pesadelo desse departamento. Por isso antes de contratar qualquer sistema de registro de ponto, é necessário conhecer as necessidades da sua empresa e principalmente conhecer bem o produto no qual deseja contratar. 

Para te ajudar a tomar a melhor decisão, vou te mostrar algumas funcionalidades que qualquer sistema de controle de gestão assim como o PontoTel precisa ter. Vamos lá? 

Registro de ponto online

É inegável que a tecnologia e a internet tornaram o dia a dia mais eficiente facilitando principalmente a vida dos profissionais. 

Soluções são viabilizadas com maior segurança e controle. Esse também é o caso do registro de ponto, que com a junção da tecnologia e internet, tornaram a marcação das jornadas mais seguras e eficientes. 

Posso dizer que nos dias de hoje um bom sistema de registro de ponto precisa operar de forma online e offline, isso porque as organizações necessitam de informações em tempo real. 

O controle de ponto não deve ficar para trás, uma vez que possui informações importantes e relevantes para as tomadas de decisões. E não só por isso, o mundo corporativo possui diversos modelos de trabalho, e ter um sistema de controle de ponto que possibilita a marcação dos horários de jornada mesmo que o colaborador não esteja no escritório é essencial. 

O registro de ponto online traz o benefício de monitoramento em tempo real, possibilitando que as organizações controlem o trabalho externo. 

Basta que o aparelho celular, tablet ou computador esteja conectado à internet e acesse uma plataforma habilitada com um software de controle de ponto 

Segurança nas informações

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Outro ponto importante e que deve ser considerado na hora de escolher um sistema de controle de ponto para sua empresa é o nível de segurança do sistema escolhido. 

De nada adianta ter um controle de ponto que possibilita fraudes. Por isso, na hora de escolher um sistema, certifique-se que ele ele tenha uma interface protegida por mecanismos de segurança que impeçam qualquer tentativa de fraude.  

Sistemas como o PontoTel possuem 6 medidas de segurança que asseguram a veracidade das informações do ponto. Outro item que quero ressaltar é a possibilidade de manter o controle das operações por meio da implementação de níveis de acesso. 

Dessa forma, apenas pessoas autorizadas possuem acesso a determinadas informações do ponto, facilitando o controle e gerenciamento dos dados com maior segurança.

Folha de ponto rápida e intuitiva

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Chegamos a outro ponto importante que deve ser levado em consideração. Desde o início do texto tenho mencionado que o controle de ponto deixou de ser burocrático e passou a ser uma ferramenta para otimizar os processos da empresa. 

Agora, se ele é uma ferramenta para otimização, logo ser rápido e intuitivo é uma obrigação dessa ferramenta. Um dos maiores problemas do controle de ponto atual está no funcionamento das folhas de ponto. 

Preciso de lembrar que uma folha de ponto possui diversas informações como horários de entrada, saída, horas extras, faltas atrasos, adicional noturno e muito mais. Gerenciar todas as informações em um sistema desorganizado é uma tarefa quase impossível de ser feita rapidamente. 

Por isso é importante que esse sistema seja rápido, intuitivo, e tenha uma interface amigável com flexibilidade no controle das informações e na integração com demais sistemas interno, tudo para que as equipes de gestão possam fazer o gerenciamento do ponto dos funcionários de forma prática e otimizada. 

Redução de custos, tempo e ações trabalhistas

Você já imaginou quanto tempo e dinheiro sua empresa pode economizar com um sistema de controle de ponto eficiente?

Certamente você já ouviu que toda organização busca otimizar seus processos internos para otimizar tempo e dinheiro. Isso porque processos burocráticos demandam um tempo que poderia ser utilizado em outro processo do qual aumentaria a produtividade das equipes. 

Essa lógica também pode ser aplicada para o departamento de recursos humanos, uma vez que um gestor aproveita melhor o seu tempo quando possui processos otimizados e integrados. 

Imagina quanto tempo esse gestor pode economizar se tivesse informações como banco de horas, média de atrasos e faltas ou saldo de horas extras para pagamento. Sem dúvidas, investir em um sistema de controle e gestão de ponto é otimizar a rotina de quem trabalho no RH. 

Mas não é apenas a redução de tempo e custo que o controle de ponto tem auxiliado as empresas. Outra vantagem é a redução do risco de ações trabalhistas pelo questionamento de horas extras, descontos indevidos entre outros motivos relacionado ao controle da jornada. 

No entanto, para  sua empresa estar resguardada juridicamente, é necessário se atentar às regras do controle de ponto, bem como o que diz a legislação. 

Conformidade com a portaria 373 do MTE

Um dos pontos mais importantes que toda empresa precisa se atentar na hora de escolher um controle de ponto é se esse sistema está configurado de acordo com as exigências das portarias 1510 e 373 do ministério do trabalho.

Se quiser saber mais sobre o tema temos o artigo ideal para você, acesso blog do PontoTel e confira todos os detalhes e determinações da lei do controle de ponto. 

Controle da jornada como aliado para a produtividade da empresa

Sei que já falei, mas gostaria de ressaltar que maximizar e otimizar os processos é a principal função das ferramentas tecnológicas, afinal gerenciar uma empresa requer informações sempre atualizadas. 

A produtividade é algo cobrado no dia a dia do trabalho e em qualquer lugar. Por esse motivo, essa é uma das métricas acompanhadas de perto por qualquer gestor, e uma das formas de assegurar que as equipes estão sendo produtivas e que o acompanhamento das jornadas de trabalho está sendo feito da melhor forma

Você deve estar se perguntando como controlar o ponto dos meus funcionários vai ajudá-los a serem mais produtivos. 

A resposta nem sempre é fácil, principalmente quando a empresa possui uma visão equivocada do que é produtividade. 

Muitas empresas acreditam que quanto mais o colaborador trabalha, mais produtivo ele está sendo. Entretanto, existe diferença entre trabalhar muito e ser produtivo no trabalho. 

Nem sempre quem realiza muitas horas extras está sendo produtivo. Na maioria dos casos, esse funcionário está demonstrando que está sobrecarregado. Agora você deve estar se perguntando: como medir se meus funcionários estão sobrecarregados?

Nesse ponto que entra o controle de ponto. Medir se os colaboradores são produtivos não é uma tarefa tão simples, é necessário analisar todos os pontos que envolvem a produtividade. 

Por meio do controle de jornada é possível medir as equipes que mais possuem horas extras, faltas e atrasos. Esses indicadores são essenciais para analisar a produtividade dos colaboradores da sua empresa. 

Por isso ter um bom sistema de controle de ponto é essencial para as empresas, uma vez que ele trás inúmeros benefícios para o gerenciamento da organização. 

Conclusão

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E aí, depois de ver um pouco das funcionalidades, deu para perceber porque o PontoTel é o melhor sistema de controle de ponto? 

Agora, você já pode se considerar um especialista em controle de ponto. Espero que as dicas desse artigo contribuam para que você consiga escolher o sistema de controle de ponto ideal para sua empresa. 

Por fim, se quiser saber mais benefícios que o PontoTel tem a oferecer para sua empresa, agende uma demonstração com nossos especialistas.

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