A importância de um sistema de registro de ponto nas empresas

A importância do registro de ponto pontotel

Toda empresa um dia vai precisar de funcionários. Mas, para o empresário pode ser uma dor de cabeça ter também que administrar a rotina de controle de ponto, folha de pagamento, férias, 13º salário e as demais obrigações trabalhista.

O mercado já tem diversas soluções para que toda essa rotina seja automatizada, principalmente a de controle de ponto e funcionários.

Neste artigo, vamos te ajudar a entender melhor o que é, qual a importância do registro de ponto, quais são os tipos de sistema de controle de ponto e como eles podem ajudar a sua empresa a otimizar tempo.

O que é controle do ponto?

Todo funcionário tem uma jornada de trabalho, em que despende um certo período de tempo de seu dia, para prestar serviço para a empresa que trabalha. Atualmente, pela lei, o limite de horas semanais trabalhadas é de 44 horas.

Assim, é necessário que o empregador faça o controle de ponto, que é o registro do horário em que o colaborador começou a trabalhar e encerrou suas atividades.

A legislação determina que as empresas com mais de 10 funcionários façam o controle de ponto. O registro pode ser manual, mecânico, eletrônico ou digital.

Mesmo que seu negócio tenha menos de 10 funcionários, é importante fazer o registro de ponto. É recomendado, para que tenha controle sobre as horas trabalhadas, desempenho do colaborador e para que você consiga fazer o pagamento do valor correspondente ao período trabalhado no mês.

Qual a importância do registro de ponto?

No Brasil, uma boa parte dos processos trabalhistas são relacionados com o controle de ponto. Os motivos mais comuns são a falta de registro, as horas extras que não são pagas, falhas no registro e até jornadas de trabalho extensas e sem intervalo.

Quando uma ação trabalhista é aberta, a empresa fica responsável por apresentar provas de que fez esses registros, pagou as horas trabalhadas corretamente e etc. Isso, porque é obrigação do empregador fiscalizar e monitorar a rotina de trabalho de seu colaborador.

De acordo com o § 2º do art. 74 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), empresas que possuem mais de 10 funcionários, precisam fazer o controle de ponto. Caso a empresa não cumpra essa lei, pode ser multada em até R$ 1 mil por funcionário, conforme o caso.

Assim, o registro correto da entrada e saída dos funcionários, o controle de horas extras e o pagamento correto do tempo dedicado à empresa pelo funcionário, evita problemas como discussões, processos trabalhistas e gastos desnecessários para a empresa.

Além disso, o controle de ponto garante ao funcionário o respeito à jornada de trabalho máxima, aos intervalos, repouso, férias, correta remuneração e também a uma boa saúde profissional.

O que é um sistema de registro de pronto?

Um sistema de registro de ponto serve para lançar as entradas e saídas dos colaboradores de uma empresa, para o controle da jornada de trabalho.

Basicamente, existem quatro tipos de sistemas, que são: manual, mecânico, eletrônico e digital. Cada um tem suas especificidades, mas se adaptam a todo tipo de empresa, dependendo das necessidades de cada empregador.

Abaixo, vamos explicar cada tipo de controle de ponto e o porquê é tão importante arquivar todas as informações de registro da jornada de trabalho de seus funcionários.

Quais os tipos de controle de ponto?

Como citamos acima, hoje existem quatro tipos de controle de ponto, que são o manual, mecânico, eletrônico e digital. Confira abaixo suas características e como pode se adaptar ao seu negócio.

Manual

O controle manual é um dos mais adotados pelas micro e pequenas empresas e também é o mais antigo.

Neste modelo, o registro de ponto é feito pelo colaborador em livros ponto ou mesmo em folhas, com uma tabela para informar o horário de entrada, saída, intervalo e a assinatura.

Mas, este é um dos formatos que mais dão trabalho para os empresários ou mesmo o responsável pelo RH da empresa. No final do mês, é preciso calcular manualmente as horas trabalhadas, atualizar os registros e arquivá-los. Isso, exige muita dedicação, tempo e aumenta o risco de falhas e erros de digitação.

Mecânico

O registro mecânico ou cartográfico foi criado no século XX e ficou muito conhecido pelos filmes, onde os funcionários de fábricas apareciam batendo o ponto. Foi aí que surgiu a expressão “bater o ponto”.

Neste modelo, a marcação do ponto é feita em uma ficha de papel, onde a máquina imprime o horário  no cartão registrando a entrada, saída e intervalo para almoço. Como esse registro é mecanizado e precisa ser feito em tempo real, é necessário disciplina dos funcionários para que registrem de forma adequada e no horário correto seu ponto.

Esse tipo de registro de ponto é muito parecido com o manual, para o controle do RH. O setor precisa analisar as informações em um prazo muito curto, para o fechamento da folha correto de seus funcionários. Essa rotina, com o ponto mecânica tem pouca automatização.

Além disso, o risco de erros de digitação no registro de informações, falhas, alterações no documento e até fraudes são bem grandes. Isso também pode dificultar a possível fiscalização de agentes do Ministério do Trabalho, o que pode levar a multas ou sanções.

Eletrônico

Este tipo de ponto foi criado para registrar eletronicamente a entrada e saída dos funcionários da empresa. Além disso, ele armazena as informações de registro e permite a visualização dos arquivos de maneira digital e organizada. Estes dados também são invioláveis.

Mas, a Portaria 1510 e 373, define algumas regras para este tipo de ponto:

  • Emitir comprovante da marcação de ponto para o funcionário;
  • Possuir memória suficiente para o registro de ponto, sem a possibilidade de ser alterada ou apagada;
  • Não permitir marcações automáticas ou restringir o registro de ponto;
  • Precisa ser um aparelho que tenha como finalidade apenas o registro de ponto.

É preciso que, ao adquirir um aparelho de ponto eletrônico, a empresa fique atenta se o equipamento cumpre as exigências da lei.

Neste formato de ponto, é possível fazer o registro via biometria, onde é necessário cadastrar todas as digitais dos funcionários para que batam seus pontos. Também pode ser feito via código de barras. Mas, a empresa precisa criar o código e deixar disponível para cada colaborador, em um material que não sofra desgaste. Este modelo traz um pouco mais de custo para a empresa.

Digital

Neste modelo de ponto, a marcação de entrada e saída dos funcionários é feito via computador, tablets ou celulares, através de uma plataforma online.

Com ele, existem diversas funcionalidades além do registro do ponto. No sistema digital, o RH também pode ter à disposição um gerenciador de tarefas, integração com GPS trazendo a localização precisa do funcionário, permitindo que os funcionários tirem uma foto junto ao registro de ponto com tudo armazenado online.

Além disso, em um só lugar é possível fazer a gestão das horas extras, faltantes, fazer ajustes de ponto em tempo real e muito mais.

O ponto digital segue as mesmas regras impostas pelo Ministério do Trabalho, em suas portarias.

Este modelo pode ter maior custo, mas é o mais vantajoso para as empresas pela segurança da informação e também da redução de tempo gasto no fechamento da folha mensal dos funcionários.

Como vimos, fazer a gestão dos funcionários não é uma tarefa fácil. Precisa de muita organização e atenção na análise das informações do registro de ponto, Mas, hoje existem várias formas de fazer o controle de ponto de forma automatizada e deixar a empresa regularidade conforme a lei exige.

Além disso, existem aplicativos e sistemas no mercado, que facilitam também a organização dos dados dos funcionários, como documentos pessoais, carteira de trabalho, exames admissionais, e etc. Assim, você elimina arquivos físicos e tem tudo registrado em seu computador, facilitando a consulta de dados e atualização das informações.

Você já tem controle de ponto na sua empresa? Então, compartilha conosco suas experiências