Relógio de Ponto x Controle de Ponto Alternativo: Qual Escolher?

relogio de ponto qual escolher - Relógio de Ponto x Controle de Ponto Alternativo: Qual Escolher?

Provavelmente você já deve ter visto algum relógio de ponto, aquele que fica grudado na parede para o funcionário bater o ponto assim que chega na empresa.

Eu mesma já vi um desses em vários lugares diferentes, de todos os tipos e estilos. E cada vez surge uma nova versão no mercado prometendo algo inovador e revolucionário.

Mas, nem sempre as versões são realmente novas, na maioria das vezes são apenas uma variação do mesmo produto.  

A  boa notícia é que com o avanço da tecnologia, outras formas realmente inovadoras de controlar o ponto dos funcionários surgiram para modernizar o ambiente empresarial.

E é disso que vamos falar nesse texto.

Nas próximas linhas vamos discutir sobre controle de ponto, o que é melhor para sua empresa e qual a diferença entre os antigos relógios de ponto para os novos controle de ponto alternativo.

Para começar esse texto eu me perguntei, quais serão as dúvidas dos meus leitores referente a esse assunto?

Pensei bastante e preparei uma pequena lista com alguns tópicos:

Eu espero que tenha acertado na mosca e consiga responder nesse texto à todas as suas dúvidas.

Vamos lá!

O que é relógio de ponto?

Momento curiosidade aqui no blog. O relógio de ponto surgiu nos Estados Unidos em meados de 1888, ou seja à muito tempo atrás.

A ideia sempre foi a mesma, registrar a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa.

E eu vou ser sincera, naquela época era uma ótima ideia ter apenas um aparelhinho que imprimia os horários dos empregados em um cartão.

Vamos trazer essa história para o Brasil agora.

Aqui o controle de ponto passou a ser usado após a criação da Consolidação das Leis do Trabalho, que regulamentou uma jornada de trabalho diária para funcionários, com horários para entrada, saída, pausa e dias de descanso.

Isso obrigou as empresas a terem um controle dos horários dos funcionários, caso contrário correriam o risco de sofrer com um processo trabalhista caso não seguisse as leis.

No começo, existiam duas formas de controlar o ponto dos trabalhadores. A primeira era um  livro de ponto, onde os trabalhadores anotavam seus horários em uma folha utilizando uma caneta.

Já a segunda era o ponto mecânico ou cartográfico, aquele que imprime num cartão os horários do colaborador.

Com o passar do tempo surgiu no mercado o relógio de ponto eletrônico.

Vale ressaltar que entre todos os tipos de controle de ponto, o eletrônico é um dos mais modernos. Isso porque ele possui 2 formas diferentes de registro, a biometria e a por cartão magnético.

Entretanto esses sistemas de relógio de ponto são mais convencionais e funcionaram bem durante muito tempo. Mas no nosso momento atual, as empresas que não inovam suas ferramentas de controle e gestão tendem a ficar para trás.

Como eu disse acima, somente com a criação da CLT, as empresas brasileiras passaram a  adotar o controle de ponto. Vamos ver o por que.

O que diz a lei sobre o relógio de ponto? Ele é obrigatório?

relogio de ponto clt

Como eu citei acima, o controle de ponto é regulamentado pelo artigo 74 da CLT. Que determina obrigatoriedade de um relógio de ponto para as empresas com mais de 10 colaboradores e a anotação dos seguintes itens:

  • Hora de entrada e saída
  • Período de repouso

A lei diz que essas anotações podem ser feitas por registro manual, mecânico ou eletrônico.

Mas, em quesito controle de ponto, quem regulamenta é o Ministério do Trabalho. Por isso toda empresa deve se atentar para o que diz as portarias 1510/2009 e 373/2011.

Vamos ver os pontos mais interessantes.

A portaria 1510/09 determina que:

  • O SREP (Sistema de Registro Eletrônico de Ponto) precisa registrar corretamente todas as informações de ponto;
  • Não se pode limitar os horários para o funcionário bater o ponto;
  • A empresa não pode utilizar marcação automática, ou seja, não pode previamente colocar os horários contratuais e impedir que o funcionário registre o ponto;
  • Autorização para marcar horas extras, o sistema deve ser livre para o funcionário bater o ponto;  
  • Não é permitido a existência de um dispositivo a parte que altere os dados registrados quando o funcionário bater o ponto.

Mas, para um SREP funcionar, é necessário um  REP (Registrador Eletrônico de Ponto) que são os próprios aparelhos usados. Também regulamentados pela portaria.

Eles precisam ter as seguintes características:

Art. 4º:  I – relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;

II – mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;

III – dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;

IV – meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto – MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;

V – meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;

VI – porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor- Fiscal do Trabalho;

VII – para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; e

VIII – a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.

Quanta coisa não é ?

Ainda bem que em 2011, foi instituída uma nova portaria, a  373/2011 que flexibiliza o controle de ponto e autoriza a entrada dos pontos alternativos no mercado.

O que é sistema de controle de ponto alternativo?

relogio de ponto controle de ponto alternativo

Bom, eu vou contar uma historinha para te explicar melhor o que é um controle de ponto alternativo.

A tecnologia tende a diminuir o tamanho das coisas, como por exemplo um celular, você lembra como eles eram antigamente?

Os famosos tijolões hoje viraram aparelhos compactos finos e sem teclas, e o melhor de tudo com inúmeras funcionalidades, muito mais do que antes.

Hoje um celular não é só um telefone móvel que recebe e faz ligações. A mesma coisa aconteceu com os relógios de ponto.

Com a chegada da tecnologia, uma ferramenta de  controle de ponto alternativo surgiu com a proposta de inovação dos ambientes de Departamento Pessoal e Recursos Humanos.

Para vender um controle de ponto como uma alternativa ao relógio de ponto comum,  ele precisa ser diferente, e não uma variação das ferramentas já existentes como já falamos antes.

O ponto aqui é, você não precisa ter um relógio pendurado na parede da sua empresa, para controlar a jornada dos seus colaboradores de forma eficiente.

É essa a idéia, o ponto alternativo é um sistema que controla a jornada dos colaboradores, faz todos apontamentos e tratamentos em um único lugar usando o mesmo sistema.

Ele é um sistema completo e não somente um aparelho.

E qual é a vantagem disso? Calma, mais para frente eu vou te explicar. Primeiro vamos ver o que diz a nova portaria sobre controle de jornada.

Basicamente, a nova portaria não alterou as obrigações expressas na portaria anterior.

Ela só incluiu o sistema alternativo e regulamenta o seu uso, como as demais ferramentas de controle de ponto, o alternativo deve seguir as mesmas recomendações dos SERP e REP:

  • Não pode existir restrições à marcação do ponto e marcação automática do ponto.
  • Exigência de autorização prévia para marcação de horas extras
  • Alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado
  • Deve estar disponíveis no local de trabalho
  • Permitir a identificação de empregador e empregado
  • Possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Viu só, ele é tão regulamentado quanto os modelos antigos, lembra que eu disse que ia falar sobre as vantagens do ponto alternativo? Vamos lá.

Os grandes benefícios de um sistema de controle de ponto alternativo para a sua empresa

Dentre todas as características das modalidades de controle de ponto, que eu citei,  eu garanto para você que o ponto alternativo não é mais uma variação do que já existia antes.  

Fácil e prático para gerenciar os pontos dos colaboradores

Ele é totalmente armazenado na nuvem ou seja, você Gestor de RH pode acompanhar do seu computador, quem bateu o ponto, quem ainda não bateu, se tem algum funcionário com horas extras ou devendo horas.

Isso tudo dentro de um só sistema, não existe a necessidade de um sistema conjunto de tratamento de ponto. Ele faz tudo isso sozinho e em um único lugar.  

Folhas de ponto e relatórios simples

relogio de ponto relatorios simples

Você ainda utiliza livro de ponto na sua empresa? Eu sei, que você deve pensar não ser necessário ter um sistema desses na sua empresa.

Porém, espera só até chegar o fim do mês e você ter que analisar cada folha de ponto, tratar todos os dados e digitar para uma planilha do excel e ainda torcer para não estar faltando atestado nem conter rasuras nas folhas do funcionário.

Vou te contar um caso real agora. Eu tenho uma conhecida que demora uma semana para fechar a folha de uma empresa com 15 funcionários, sabe por que?

Justamente porque na hora de fechar a folha, ela tem que ficar correndo atrás das faltas não identificadas dos colaboradores, decifrar o as  rasuras, digitar todos os dados para a planilha do excel e ainda calcular a mão as horas extras e as horas faltantes.

Trabalhoso né?  

Cálculo de horas extras, atrasos, horas noturnas

Você já viveu alguma situação onde não identificou a letra de um colaborador, e isso acabou resultando em um  errinho de digitação ou alguma coisa despercebida na hora de calcular as horas trabalhadas.

Pode até parecer bobeira mais isso muitas vezes pode gerar descontos injustos ou até mesmo horas pagas a mais para o colaborador.

Sem contar que nem todo mundo sabe colocar uma fórmula que calcule automaticamente isso no excel.

Mas olha,  um sistema que já calcule todas essas regrinhas para você pode te livrar de uma baita dor de cabeça.

Ponto por aplicativo (app), telefone, computador ou relógios de ponto

Voltando ao caso da minha conhecida, ela também sofre com o horário de saída dos colaboradores.

Como só tem um único registro de ponto, todos eles batem ponto no mesmo lugar e no mesmo horário, gerando uma fila e perguntas como “que horas são?”.

E mesmo com um relógio enorme de parede ainda tem gente que escreve o ponto errado.

No sistema alternativo isso não acontece, os funcionários podem bater o ponto diretamente da sua mesa pelo seu computador, ou pelo celular por meio do aplicativo.

Aqui na empresa, nós deixamos um tablet ligado no aplicativo ao lado da porta de entrada, pronto para bater o ponto.

O legal é que a PontoTel, ainda disponibiliza cases para os aparelhos que as empresas utilizam para usar o sistema.  

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Controle de banco de horas

relogio de ponto banco de horas

Quando eu falei de gerenciamento de ponto eu não estava brincando. O sistema da PontoTel realmente promove a Gestão do Ponto.  

Ao acessar a folha do seu funcionário você consegue ver todos os apontamentos do mês. O que isso significa?

Que você consegue identificar qualquer problema na jornada dos seus colaboradores, por exemplo, identificar quando um setor está realizando muitas horas extras, quais colaboradores estão faltando, e tudo isso direto da sua mesa.

Reduzir custos

Depois de tudo isso, você já deve estar esperando pagar um absurdo em um sistema que faz tudo por você.

Agora que vêm a surpresa, a tecnologia veio para somar custo benefício a vida das pessoas.

O sistema funciona como uma mensalidade o da PontoTel, você fecha um pacote sem taxa de adesão ou cancelamento.

Além do mais, nem precisa comprar um relógio de ponto e pagar um técnico para ir até a sua empresa instalar tudo.

Fora a prevenção de erros operacionais não é?

O sistema pode ser integrado com suahttps://www.pontotel.com.br/calculadora-horas-trabalhadas/ folha de pagamento, evitando assim descontos ou pagamentos de horas extras que não existiam, e até mesmo futuros processos trabalhistas.

Depois de nosso longo papo, você deve estar pensando ainda em qual dos sistemas citados aqui é o melhor para sua empresa.

Tudo isso depende da sua avaliação e dos problemas que você sabe que existem na sua empresa. Eu posso te dar umas dicas para te ajudar colocar na balança.

Como avaliar qual é  o melhor sistema de ponto para a sua empresa?

Dica 1: Veja quanto tempo você demora para fechar a folha

Você quase chorou quando eu te contei a história triste da minha conhecida não é?

Se você se identificou com o que eu contei já temos um problema. Fechar a folha não deve sugar muito tempo do seu RH afinal, tempo é dinheiro.

Então, se você demora 1 semana para fechar sua folha é hora de começar a pensar em uma solução que agilize esse processo para você.

Dica 2: Não pense em quantos funcionários você tem na sua empresa, um bom controle de ponto independe disso.

Se com 15 funcionários a minha conhecida já sofre, imagina uma empresa com 1000 funcionários.

Independente do número de colaboradores, a sua empresa precisa ter um sistema inteligente que já faça todos os apontamentos e tratamento de ponto para você.

É esse o intuito, tornar as coisas fáceis e de gerenciamento rápido.

Dica 3: Verifique se ele é regulamentado

Sabe a portaria 373 que eu falei acima? Na hora de contratar um sistema de ponto alternativo, você deve se atentar a isso.

O sistema que você quer contratar precisa ser regulamentado para sua empresa estar em conformidade com as leis e não cair em problemas caso haja alguma auditoria do MT na sua empresa.

Dica 4: Peça a opinião do seu setor de RH

Eu acho que essa é a dica mais importante.

Quem trabalha fechando a folha conhece bem os gargalos que sua empresa possui, não adianta tomar essa decisão sem conversar com o seu RH antes.

Eles com certeza vão saber qual sistema atende melhor às necessidades da empresa.

Posso usar novamente o exemplo aqui da empresa.

Antes de lançar uma funcionalidade nova, nós mesmos testamos ela durante muito tempo, se não funciona para gente para os nossos clientes também não vai funcionar.

É aí que esta a qualidade e a transparência da PontoTel.

Comece agora a usar um sistema de controle ponto alternativo e evite dores de cabeça

relogio de ponto evite dores de cabeca

Eu já te convenci a usar um sistema de controle de ponto alternativo?

Olha, se depois de toda essa nossa conversa você ainda não se convenceu, eu tenho uma carta na manga, grandes empresas usam o controle de ponto alternativo.

As grandes empresas estão sempre na frente quando se fala de inovação, então por que a sua empresa tem que ficar para trás?

Conclusão

relogio de ponto conclusao

Em outubro nós escrevemos um artigo apontando que em 2017 houveram cerca de 95.363 processos trabalhistas e a maior causa dos processos eram os erros causados por relógio de ponto.

Depois desse número alarmante, eu quero te perguntar.

Será mesmo que você não precisa de um controle de ponto alternativo?

Agora que você já sabe todos os detalhes sobre a nova portaria e conhece os benefícios do controle de ponto alternativo, eu espero que eu tenha conseguido te convencer que o controle de ponto não é só um sistema que vai te deixar atualizado.

Ele vai trazer organização para sua empresa, vai desafogar o seu RH e ainda vai deixar a relação com os seus colaboradores mais transparente.

A folha de ponto não deve ser uma obrigação chata, deve ser uma precaução para a empresa e para o funcionário.

Conheça mais sobre o sistema da PontoTel.

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