Guia (2020): O que é e para que serve o Caged?

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Esperamos que você goste desse conteúdo.

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Você sabe dizer quantas pessoas estão trabalhando com carteira assinada no Brasil?

Esse, com certeza, não é um dado fácil de ser coletado e, quando lemos nas notícias que o desemprego aumentou ou diminuiu, ficamos pensando: “como eles captam essas informações?”

Bom, existem diversas formas de descobrir a atual situação do mercado de trabalho brasileiro, e uma delas é através do Caged.

Esse nome pode soar um pouco estranho de início, mas já é um velho conhecido das empresas no Brasil.

Por isso, neste artigo nós vamos entender mais sobre o que significa essa sigla, para que ela serve, além de falar tudo sobre o que a sua empresa precisa estar atenta este ano. 

Para começar, esses são os assuntos que vamos falar ao longo do texto:

Boa leitura!

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O que significa CAGED?

A sigla CAGED é uma abreviação para Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.

Esse cadastro reúne informações sobre todas as admissões e demissões feitas pelas empresas que atuam de acordo com o regime da Consolidações das Leis do Trabalho (CLT)

Ou seja, todos os dados fornecidos pelo Caged são muito particulares e incluem apenas empregos formais, aqueles de carteira assinada.

Mas, afinal para que isso serve?

Qual a finalidade do Caged?

Com os dados disponíveis neste cadastro, podemos saber qual é a situação do mercado de trabalho de mão de obra formal no Brasil. 

Ele serve como objeto de estudo para ações do governo. Isso porque, toda vez que a taxa de desemprego sobe, o governo federal precisa pensar em estratégias para controlar o mercado. 

No primeiro semestre de 2020, por exemplo, o Brasil perdeu cerca de um milhão de postos de trabalho com carteira assinada devido a pandemia do coronavírus. Esses dados foram captados pelo Caged, e divulgados pelo Ministério da Economia. 

Viu só a importância deste cadastro?

Como dissemos mais acima, é normal que as pessoas tenham dúvidas de como funcionam esses dados ou de onde vem essas informações. 

Por isso, precisamos falar que essas informações só são possíveis também graças aos dados enviados pelas empresas que realizam contratações formais. 

São as companhias que informam, em seu cadastro, o número de funcionários demitidos e contratados. 

Entenda mais sobre isso nos próximos tópicos!

O que deve ser informado no Caged?

Sempre que uma empresa admite ou demite um funcionário, ela deve enviar esses dados para o Caged. 

Porém, muitas empresas ainda ficam em dúvida sobre o que precisa ser informado. Para sanar as dúvidas sobre isso, separamos abaixo as informações requisitadas:

  • Identificação da instituição empregadora;
  • Dados do colaborador;
  • Tipo de movimentação.

Vamos ver mais a respeito de cada uma a seguir. 

Identificação da instituição empregadora

Antes de qualquer coisa, quando você começar a fazer a sua declaração no Caged, serão pedidos os dados da sua empresa, isso inclui: 

  • CNPJ;
  • Endereço;
  • Contato;
  • Cadastro Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), designando qual é o setor que a sua empresa atua. 

Dados do colaborador

Os nomes dos colaboradores serão inseridos logo em seguida na parte de movimentação. 

Nesta etapa você precisará colocar os dados completos do trabalhador, que são: 

  • Programa de Integração Social (PIS); 
  • Nome completo; 
  • Número da carteira de trabalho;
  • Data de nascimento;
  • Cadastro de Pessoas Físicas (CPF); 
  • Estado;
  • Sexo;
  • Grau de escolaridade, 
  • CEP da residência;
  • Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) do colaborador. 

Aqui, vale ressaltar que você pode consultar o número do CBO no próprio sistema do Caged, e vamos falar como fazer isso ainda nesse texto. 

Feito isso, o próximo passo é inserir qual é o tipo de movimentação a ser feita: demissão ou admissão.

Tipo de movimentação 

Admissão

Em caso de admissão, a empresa deverá informar:

  • Data da admissão;
  • Quantas horas foram acertadas em contrato;
  • Salário contratual;
  • CBO.

Para saber qual é o número do CBO a ser cadastrado neste campo, você deverá pesquisar qual é a numeração correspondente ao cargo que está contratando. 

E pronto, basta salvar!

Demissão

Para a demissão, os dados informados são os mesmos, e a empresa deverá fornecer todas as informações do colaborador. 

O que muda é que o tipo de movimentação é a dispensa. No sistema, a empresa precisa justificar qual tipo de dispensa é aquela.

Após isso, serão informados:

  • Data de admissão do colaborador;
  • Horas contratuais;
  • Salário;
  • Cargo (CBO);
  • Dia do desligamento. 

Os dados que devem ser informados ao Caged são super simples, e você deverá ter toda a atenção na hora de fazer essa declaração. 

Agora que já explicamos o que deve ser informado no Caged, vamos mostrar como fazer tudo isso  no sistema. 

Como se faz o Caged?

caged o que e como se faz

O Caged ainda é um daqueles portais do governo bem complicados, que possuem muitas particularidades. 

Para começar, se a sua empresa possui mais de 20 colaboradores, para entregar a declaração de sua empresa ao caged é preciso obter a certificação digital. 

Essa certificação é adquirida no próprio sistema. 

Após isso, a empresa possui três formas de fazer a sua declaração: 

  1. ACI Caged;
  2. Caged Net;
  3. Formulário Eletrônico do CAGED – FEC.

Vamos explicar como funciona cada uma delas nos próximos tópicos. Acompanhe!

O que é ACI Caged?

ACI Caged significa Aplicativo do Caged Informatizado. Ele é um programa disponível para download que permite que as empresas gerem sua declaração de Caged. 

Esse aplicativo é indicado para empresas que não possuem uma folha de pagamento, que já realiza o Caged automaticamente. 

Para fazer o download desse sistema, basta acessar o site do Caged através deste link. Nesta página, você deverá escolher a versão desejada, e clicar no botão “baixar”.

Caged Net

O Caged Net é uma segunda etapa. Ele tem a função de recolher o arquivo de sua declaração, seja ela feita pelo ACI Caged ou pelo seu sistema de folha de pagamento. 

Depois de analisar a declaração, é só enviar para este sistema. Confira o passo a passo desse programa!

Formulário Eletrônico do CAGED – FEC

O Formulário Eletrônico do Caged é indicado para empresas que possuem mais de 36 movimentações no mês. 

No momento, esta opção encontra-se indisponível no site do Caged. Mas, de qualquer forma, você pode acessar o manual do FEC, para entender como acessar essa página.

Enquanto explicamos como fazer a declaração do Caged, citamos um passo muito importante que vamos explicar melhor para você: a análise da declaração do caged. 

O que é analisar a declaração?

Toda vez que a sua empresa for gravar uma declaração no Caged, é extremamente importante que ela não contenha erros. 

Para isso, você deve usar o analisador de declaração do Caged. 

Através dele, você consegue conferir se a sua declaração está correta. Caso não esteja, pode ser que você se depare com duas mensagens: a primeira é a de ERRO, que diz respeito a quando a declaração não pode ser gravada e deve ser revisada. 

A segunda é AVISO, esta mensagem mostra que a sua declaração precisa de pequenos ajustes, mas poderá ser gravada da forma que está. 

Você pode analisar a sua declaração através do próprio aplicativo ACI ou através do portal do CAGED online. 

Dessa forma, acesse o site e siga os seguintes passos:

  • Localize, no menu esquerdo do site, a opção analisar Caged;
  • Clique em  Analisar Declaração Sem Certificado, caso a sua empresa tenha menos de 20 funcionários ou em Analisar Declaração Com Certificado, caso a sua já empresa possua o certificado;
  • Nas duas páginas, você encontrará um campo para inserir o arquivo. Assim, basta clicar no botão localizar o arquivo em seu computador e finalizar no botão de “analisar”.

Quando preciso enviar o Caged?

caged o que e quando preciso enviar

Em 2014, foi instituído pelo Ministério do Trabalho e Emprego a portaria Nº 1.129, na qual consta uma lista de instruções a respeito do Caged. Inclusive a data em que a declaração deve ser enviada. 

Para o envio das declarações ao Caged, podemos destacar dois prazos: o Caged Mensal e o Caged Diário, vamos explicar a diferença entre os dois.

Caged Mensal

De acordo com o artigo 5° da portaria Nº 1.129, as informações do Caged devem ser enviadas até o dia 07 do mês subsequente em que ocorreu a movimentação dos empregados. 

Isso quer dizer que as empresas deverão fazer este processo apenas quando acontecer uma admissão ou demissão de funcionários. 

Caged diário 

O caged diário é aquele que deve ser feito no mesmo dia em que o colaborador começa a trabalhar na empresa. 

Mas, atenção: de acordo com o inciso I do artigo 6° da portaria, este processo só precisa ser feito quando o funcionário contratado estiver recebendo Seguro-Desemprego ou estiver prestes a receber. 

Isso porque não é permitido que um trabalhador receba o seguro desemprego se estiver empregado em outra instituição. Por isso, o envio dos dados ao Caged irá cancelar imediatamente o recebimento do benefício. 

E o que acontece se não declarar?

Você sabia que o atraso no envio das informações ao Caged pode acarretar em multas para sua empresa?

Segundo o artigo 10 da lei n° 4.923, a falta do envio de dados ao Caged pode acarretar em multa no valor de ⅓ do salário-mínimo regional por empregado. 

Além disso, também pode ocasionar em multa de 1/9 e ⅙ quando a declaração for feita dentro de 30 a 60 dias, após o término do prazo. 

Para descobrir o valor da multa, a empresa deve começar a contar a partir do término do prazo de envio das declarações ao Caged, no caso, o dia 07 do mês subsequente ao da movimentação. 

Ainda a respeito do envio da declaração ao Caged, muitas empresas ficam em dúvida sobre sua obrigatoriedade. Será que todas são obrigadas a declarar?

Vamos descobrir!

Todas as empresas devem declarar?

A resposta para essa pergunta é bem objetiva: sim, todas as empresas que têm movimentação de colaboradores em regime celetista deve informar ao Caged demissões ou admissões. 

Mas atenção, nesta declaração alguns colaboradores podem ficar de fora, são eles:

  • Servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas; 
  • Trabalhadores avulsos;
  • Diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS;
  • Servidores públicos não-efetivos;
  • Servidores públicos cedidos e requisitados; 
  • Dirigentes sindicais;
  • Diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS
  • Autônomos; 
  • Eventuais; 
  • Ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores);
  • estagiários
  • Empregados domésticos residenciais; 
  • Cooperados ou cooperativados; 

Na verdade, a lista de cargos que devem ser declarados é bem menor do que a lista dos que não precisam. Vamos conferir:

  • Empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência, ou para prestação de trabalho intermitente; 
  • Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado;
  • Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural;
  • menor Aprendiz;
  • Trabalhadores temporários, de forma opcional. 

São muitas informações não é? E ainda não acabamos. Assim como outros temas trabalhistas, o Caged também sofreu algumas alterações com a Reforma Trabalhista (2017). Vamos ver o que mudou!

Mudanças no Caged após a Reforma Trabalhista (2017)

A Reforma Trabalhista, aprovada em 2017 através do decreto de lei № 13.467, trouxe diversas mudanças na relação de trabalho entre empregadores e empregados.

Com isso, algumas coisas também precisaram ser alteradas no Caged

Por isso, após a reforma trabalhista, o Caged precisou modificar seu layout, incluindo as opções de Trabalho Intermitente, Teletrabalho e Trabalho Parcial, todas aceitas pela nova lei trabalhista. 

Além disso, na parte de movimentação, agora podemos encontrar a opção de “desligamento por acordo empregado/empregador”, já que a reforma permitiu a demissão em comum acordo. 

As mudanças foram bem simples, porém, representam um avanço para acompanhar a mudança da legislação, uma vez que as empresas não poderiam ser prejudicadas e os sistemas precisam acompanhar todas as transformações da lei

Agora sim, falamos tudo sobre o Caged. Antes de terminar, precisamos falar sobre um último ponto. 

Existem diversas obrigações trabalhistas, e as equipes do Departamento Pessoal e de Recursos Humanos precisam sempre estar atualizadas sobre as mudanças.

Mas, também é perfeitamente normal a confusão entre essas obrigações, por isso, vamos explicar todas as diferenças entre Caged, Rais e Dirf. 

Diferenças entre Caged, Rais e Dirf

Vamos começar pelo motivo da confusão. Os sistemas Caged e Rais são parecidos, mas  entre um e outro existe bastante diferença. 

Os dois são sistemas obrigatórios para todas as empresas. Entretanto, como vimos, o Caged só precisa ser informado pela empresa quando ela possui: admissões, demissões ou  transferências de colaboradores. 

Já a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS, como o nome já diz, é um relatório anual em que a empresa informa todos os colaboradores que passaram por ela no período de um ano completo, de janeiro a dezembro. 

É então que acontece a confusão, pois os dois programas servem para que a empresa informe as movimentações de funcionários.

No entanto, devemos observar que a Rais é um pouco mais complexa, já que envolve mais informações que o Caged, e deve ser entregue pelas empresas no período de janeiro até março. E, assim como o Caged, se a empresa deixa de fazer esse relatório, ela estará sujeita a multa. 

Outro ponto bastante importante sobre a Rais é que, mesmo as empresas que não possuam colaboradores, elas devem realizar uma declaração. Essa declaração é chamada de Rais negativa e você pode conferir mais informação sobre ela no portal do governo.

Já a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF, diferente das duas anteriores, é uma obrigação tributária, não trabalhista. Ela é obrigatória para todas as pessoas jurídicas e os dados são informados para a Secretaria da Receita Federal do Brasil

Segundo informações da Receita Federal, os itens que devem ser informados na DIRF, são:

  •  Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no país;
  • O valor do imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;
  •  O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior;
  • Os pagamentos a plano de assistência à saúde – coletivo empresarial.

Viu só, existem bastante diferenças entre essas três siglas. É importante ficar de olho para não confundir.

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Conclusão

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Chegamos ao final deste guia, você imaginava que fosse possível extrair tantas coisas assim sobre o Caged? 

O bom é que agora você sabe o que é o Caged, para que ele serve, quais alterações ele sofreu pós-reforma trabalhista, quando ele deve ser enviado e, o mais importante, quais são as multas que sua empresa pode sofrer se deixar de declarar o caged. 

Bom, espero que você tenha feito uma ótima leitura até aqui. Continue acompanhando nosso blog.

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Artigo atualizado por: Isabela Melo

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