Sistema para Tratamento de Ponto: Entenda e saiba como escolher

foto de um computador com o sistema de bater ponto do PontoTel

Como você faz o tratamento de ponto da sua empresa? 

Muitos profissionais de RH não gostam nem de pensar nessa etapa do processo de controle de ponto. São tantas coisas para analisar e corrigir dentro da folha de ponto do colaborador que se a empresa não utiliza um sistema de tratamento de ponto eficiente, esse processo pode levar dias. 

Mas, o que muitas empresas não sabem é que o controle de jornada não precisa ser algo difícil e trabalhoso, já que atualmente existem sistemas que facilitam tanto o registro quanto o tratamento de ponto. 

É isso que você irá conferir neste texto, quais são as características de um bom sistema de tratamento de ponto, como a tecnologia pode te ajudar com isso e, como escolher o melhor para sua empresa. 

Veja os tópicos que serão abordados:

Boa leitura!

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Índice de conteúdo:

Para que serve o Registro e Tratamento de Ponto?

O registro de ponto sempre foi algo que diverge opiniões dentro de uma organização. Isso acontece pois muitas pessoas não gostam de bater ponto, mas para os profissionais de RH isso é algo inevitável e que precisa ser feito. 

Entretanto, o controle de jornada vai muito além do simples monitoramento de horários, como muitos colaboradores podem pensar, pois é um grande benefício que pode trazer transparência para a relação entre empregador e empregado. 

Mas para compreender do que se trata o registro e tratamento de ponto, é preciso abordá-los separadamente, até porque registro é uma coisa e tratamento é outra.

Veja em detalhes como funciona cada um deles.

Registro de Ponto

sistema de tratamento de ponto registro de ponto

Que o registro de ponto é uma forma de acompanhar os horários dos colaboradores, quase todo mundo sabe. Mas, você sabe para que mais ele serve?

Para entender, é necessário voltar um pouco no tempo. Antigamente, quando não existia o registro de ponto, era comum que funcionários trabalhassem muito mais do que o permitido, sem nenhum acréscimo no salário e nenhuma forma de recorrer. 

Mas, com o decreto da Consolidação das Leis do Trabalho veio a regulamentação do tempo da jornada de trabalho. Nela, ficou estipulado que um funcionário em regime de CLT deve ter uma jornada de até 8 horas diárias, com direito a pausa para almoço e com acréscimo de, no máximo, duas horas extras.

Agora, como as empresas teriam o controle desse tempo se o funcionário não registrasse os seus horários? Ou melhor, como os funcionários podem ter seus direitos garantidos se não houver nenhum meio de prova de que ele está cumprindo sua jornada como acordado em contrato de trabalho?

Por isso, o registro de ponto vai além do que a simples anotação. Essa prática garante que a empresa tenha controle das horas de trabalho do colaborador para que ele possa receber o seu pagamento de forma correta e não trabalhe mais do que o permitido por lei. 

É uma forma de tornar transparente a relação entre a empresa e o colaborador e também é um meio de proteção para que não haja abuso de nenhuma parte. 

O próprio colaborador faz a marcação de todos os seus horários durante a jornada de trabalho e, com isso, a empresa tem controle das faltas, banco de horas e horas extras, para que no final do mês todas essas informações sejam contabilizadas no salário do colaborador.

Tratamento de Ponto

Depois de fazer o registro de ponto, a empresa tem uma folha de ponto cheia de horários dos funcionários. Nela, estão todos os tipos de informações, e é nesse momento que o tratamento de ponto entra. 

Para chegar até essas informações, é necessário que a empresa faça o tratamento de ponto. É nessa etapa onde acontece o cálculo das horas dos colaboradores para que a empresa consiga extrair informações como horas extras, atrasos e faltas. 

Como exemplo, se a jornada prevista para o colaborador é das 8h às 17h e, por algum motivo, ele se atrasou por 30 minutos, nesse caso o ponto deste dia estará inconsistente.

Então, antes do fechamento, o setor responsável pelo pagamento dos colaboradores deve realizar o tratamento desse ponto, para que seja descontado esses minutos, desconsiderando o atraso

É para isso que serve o tratamento de ponto, para que a empresa esteja sempre com as informações da jornada do trabalhador corretas. 

E agora você deve estar pensando como fazer esse tratamento de ponto.

Bom, esse é o assunto do próximo tópico. 

Como fazer o tratamento de ponto dos funcionários?

Bem, até aqui você viu que o tratamento de ponto é algo inevitável e deve ser feito, mas como fazer isso da melhor forma é o que vamos descobrir agora. 

Todo mês, o setor de RH e DP tem uma folha cheia de informações para explorar. A verdade é que cada empresa tem a sua forma de tratar o ponto dos colaboradores. 

Algumas fazem esse tratamento de forma manual para depois importar para folha de pagamento. Outras utilizam sistemas que já fazem os cálculos de atrasos ou horas extras de forma automática e o setor só fica responsável por inserir justificativas e atestados

Mas, mesmo utilizando um sistema, existem os que são mais fáceis e outros mais complicados. Isso é algo que a empresa deve observar na hora de fazer o tratamento. Se o método atual dá muito problema e faz com que sua empresa perca muito tempo nesse tratamento, talvez seja a hora de investir em um sistema de tratamento mais eficiente. 

Mas, se você não sabe por onde começar a pesquisa pelo software ideal, pode deixar que entenderá mais para frente quais são os aspectos que você deve observar na hora de escolher um sistema de tratamento de ponto. 

Quais as características de um bom Software de Tratamento de Ponto?

A primeira coisa que você deve ter em mente para escolher um bom sistema é que ele deve te ajudar e não te trazer mais trabalho. 

Um sistema que é complicado de manusear, no qual você precisa perder muito tempo baixando extensões de programa, ou que trava a todo momento e apresenta erros constantes, já pode riscar da lista. 

Entretanto, na maioria das vezes, esses sistemas são atrasados e requerem conhecimentos específicos. Ou não possuem um suporte eficiente caso você precise. 

Então, essas são só as coisas iniciais que você deve se atentar. Além delas, existem outras mais específicas que você irá conferir agora. 

Integração com o relógio de ponto

Um bom software de tratamento de ponto deve oferecer praticidade e integração com o seu relógio de ponto. 

Muitas empresas possuem um relógio de ponto sem comunicação nenhuma com o sistema de tratamento e isso atrasa bastante o trabalho do RH ou DP, que sempre tem que fazer malabarismos para exportar as informações do relógio e importar para o sistema de tratamento. 

Então, um sistema que você tenha qualquer informação de forma rápida, com certeza é a melhor escolha. 

Além disso, alguns sistemas já possuem as duas funções de coleta de ponto e tratamento de ponto. Esse é o caso do sistema PontoTel, um dos melhores sistemas controle de ponto do mercado. 

Se você quiser saber mais sobre ele, continue neste texto.

Correção de pontos no dia

Existem diversos relatos de empresas que demoravam muito para fazer uma simples correção. Muitas delas precisavam esperar fechar o mês para corrigir todos os pontos. 

Imagine o quanto de trabalho o setor de RH e DP dessas empresas deve ter. Por isso, uma ótima característica de um bom sistema de tratamento de ponto é a possibilidade de realizar essas correções de forma rápida e no mesmo dia, sem ter que esperar o fechamento de todo o ciclo. 

Como, por exemplo, quando o colaborador esquece de bater o ponto – isso é bem comum acontecer. Mas, se você utiliza um bom sistema, o próprio funcionário pode ir até o painel dele e inserir o ponto que falta adicionando uma justificativa, ou o gestor pode fazer isso, sem precisar se deslocar até o setor responsável. 

Atestados

sistema de tratamento de ponto atestado

Toda empresa, com certeza, já precisou lançar um atestado ou uma declaração de horas para abonar uma falta de um colaborador. 

Alguns sistemas fazem abono de forma total que você pode fazer, mas um bom sistema lance ou atestado direto na folha rápida do colaborador e uma folha que dia. Assim você para realizar o fechamento, não vai precisar quebrar a cabeça para saber ou quando aquela falta.

Alteração da jornada de trabalho

Todo colaborador tem um horário previsto de jornada de trabalho. Mas, às vezes, a jornada dele precisa passar por alguma alteração. 

O sistema de tratamento de ponto precisa permitir que você faça essa alteração de forma rápida, e que a folha do colaborador já seja corrigida instantaneamente, sem que você precise ficar inserindo a nova jornada um dia de cada vez.

Relatórios 

sistema de tratamento de ponto relatorios

Uma das melhores funcionalidades de um sistema de tratamento de ponto é a emissão de relatórios. Um sistema inteligente te ajuda a colher informações preciosas que diagnosticam problemas na sua empresa. 

Como, por exemplo, uma relação de quantos colaboradores faltaram ou se atrasaram no mês. Uma informação como essa faz com que a empresa tome decisões assertivas de como melhorar a motivação dos funcionários e o absenteísmo.

Cálculo automático

Essa é, talvez, a característica mais importante de um sistema para tratamento de ponto. 

Tudo o que é tratado com as folhas de um colaborador quer que seja de um ponto de tratamento mais complexo que seja facilitado, e um sistema de ponto de um profissional que permita isso. 

Um exemplo clássico e que toda empresa tem que lidar, são as horas extras. Em um bom sistema, as horas extras do sistema de atenção são somadas a dia e as funções automáticas para que, hora extras de fazer os tratamentos, ela já tenha informação de quantas horas aquele colaborador. 

Além disso, você pode contar com esse sistema caso sua empresa trabalhe com banco de horas também, uma vez que você não precisa ficar se matando para calculá-lo. O próprio sistema já calcula o banco de horas de cada colaborador e separa as horas positivas e negativas. 

Agora que você compreende quais são as características de um sistema de tratamento de ponto, vamos falar sobre as características que devem ter as exigências que esse sistema exige.

Sistema de Tratamento de Ponto e o que a Lei espera

sistema de tratamento de ponto o que a lei espera

O tratamento de ponto é algo que já faz parte da rotina do RH, mas além disso, essa prática está prevista na Lei do Ponto Eletrônico. 

A portaria 1510 , sancionada em 2009 pelo Ministério do Trabalho, foi a primeira a ser criada para regulamentar o tratamento de ponto. Ela estabelece uma série de regras para o controle de ponto dos funcionários, além de também regulamentar o uso de equipamentos e sistemas de ponto eletrônico nas empresas. 

Em seu artigo 12° , a portaria dizia que o tratamento de ponto tinha como função ou acréscimo de informações para complementar os eventos inconsistentes no controle de ponto. Além disso, a portaria também insere as regras para os sistemas de tratamento.

Dentre as normas destacadas, o sistema gerou um relatório de Espelho de Ponto Eletrônicos e um Arquivo de Controle de Jornada para Fiscais. 

Hoje, a portaria 151 foi extinguida e substituída pela portaria 671 . Mas, mesmo com essa mudança, como regras permanecem, com todas as mudanças para que se tornem mais claras e objetivas.

Confira as principais alterações:

Espelho de Ponto

O espelho de ponto é um relatório com todos os os dados da marcação de ponto dos funcionários. 

De acordo com a portaria 671, este documento deve ser emitido pelo sistema de tratamento de ponto. Dentre as informações que deve conter, seu artigo 84 especifica as seguintes:

  • Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
  • Identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
  • Data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
  • Horário e jornada contratual do empregado;
  • Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; 
  • Duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).

Relatório AFDT

O AFDT ou arquivo de fonte de dados tratados, é um relatório emitido após o tratamento de ponto. Nesse relatório deve constar todas as alterações que foram feitas no ponto do colaborador, além de mostrar a justificativa da alteração. 

Arquivo ACJEF e ACJEF

O AFDT, ou arquivo de fonte de dados tratados, era um relatório emitido após o tratamento de ponto. Nele, constavam todas as alterações que foram feitas no ponto do colaborador, além de mostrar a justificativa da alteração. 

Já o Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF), por sua vez, também era emitido pelo sistema, e continha todas as jornadas feitas pelos funcionários da empresa. 

Com a entrada da portaria 671, ambos foram extintos e substituídos por um novo arquivo AFD e um relatório AEJ. Os dois são bem mais completos e detalhados do que os anteriores.

Além dos dados do empregador e do fabricante, eles devem fornecer informações adicionais.. Algumas das principais são:

  • Número de registro no INPI, no caso de REP-P.
  • Versão do leiaute do AFD
  • CRC-16 do registro.

Agora que foi explicado o que diz a legislação sobre o sistema de tratamento de ponto, abaixo será abordada uma dúvida bem comum sobre os sistemas de controle de ponto.

Controle, Tratamento, Sistema, Software para Ponto. É tudo a mesma coisa?

Você sabe a resposta para essa pergunta? Bom, todas essas coisas são opostas, mas se convergem. Isso porque podem estar todas dentro do mesmo sistema, mas cada uma tem a sua funcionalidade.

Controle

O controle de ponto é a ferramenta que faz todo o controle da jornada dos colaboradores. É através do registro de ponto que a empresa consegue obter todas as informações do ponto dos funcionários para realizar o controle.

Tratamento 

O tratamento também é um processo que faz parte do controle de ponto, é a etapa em que todos os pontos registrados são tratados para que se obtenha todos os detalhes da jornada do colaborador.

Software para ponto

E por fim, o software para ponto é um programa que reúne todas essas etapas em um único lugar. O sistema PontoTel é um software de controle de ponto, onde as empresas podem fazer todas as etapas do controle de jornada sem precisar de outra ferramenta. E sabe como isso é possível? Através do uso da tecnologia, o que já leva para o próximo tópico.

Tecnologias para Tratamento de Ponto

foto de uma mulher mexendo no computador

Todas as funcionalidades citadas acima sobre as características de um bom sistema de tratamento de ponto são tudo o que um sistema moderno e inovador pode fornecer. 

A tecnologia tem facilitado muitas coisas para as empresas, e diferentemente de um sistema que você precisa baixar, um ponto eletrônico online pode ser acessado diretamente do seu navegador de internet. 

Isso facilita bastante que a empresa acompanha as informações do ponto diariamente e até mesmo grita uma tática de tratar os pontos semanalmente. 

E sabe o que é melhor? As novas tecnologias no controle de ponto tão caras que fizeram a legislação se adequar. Não é à toa que, em novembro de 2021, foi expedida a portaria 671 pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).

Ela trouxe muito mais sofisticação e modernidade às regras sobre o controle de ponto ao unificar todas as normas pelas portas 1510 e 373 e trazer maior clareza e objetividade. 

Unindo a tecnologia ao seu departamento de RH, os processos podem ser muito mais rápidos e eficientes. Por isso, a portaria 671 criou três novos modelos de controle de ponto para as empresas:

  • REP- C – Registro de ponto convencional;
  • REP-A – Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho;
  • REP-P – Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.

Todos os REPs, segundo a portaria, devem registrar de forma correta e fiel como marcações de ponto dos funcionários. Ainda, deve proibir quaisquer ações que:

  • Impeçam a marcação do ponto;
  • Faça marcações automáticas do ponto, tendo em conta a duração pré-determinada;
  • Exija autorização para marcar horas extras;
  • Altere os dados registrados pelo funcionário.

Sistema de Tratamento de Ponto Grátis vale a pena?

Toda empresa, certamente, já pensou em utilizar um sistema gratuito de tratamento de ponto. Seja por não dar a devida importância ao controle de jornada, ou até mesmo por falta de verba para investimentos.

Mas, neste momento, o que a empresa deve pensar é a longo prazo. Pode ser que ela esteja economizando agora, mas, depois de um tempo, será que o sistema de tratamento de ponto grátis vai continuar funcionando bem?

Como falamos acima, pode ser que você precise de um suporte e esse sistema não forneça um. Sem contar o risco que você corre de não estar de acordo com a legislação ou de negligenciar a marcação de ponto dos seus colaboradores

Isso pode trazer sérios problemas trabalhistas e muitas dores de cabeça. Por isso, escolher um sistema homologado pela portaria 671 é o melhor caminho. 

Além disso, eles podem te trazer inúmeros benefícios, que serão comentados no próximo tópico.

Por que a PontoTel tem a solução ideal para o seu Tratamento de Ponto?

O PontoTel é um sistema de controle de ponto eletrônico online, que atende grandes empresas do mercado e traz inúmeros benefícios para quem adquire. 

A facilidade no tratamento de ponto é um desses benefícios. O sistema da PontoTel permite que os próprios colaboradores façam o tratamento de seu ponto no fechamento da sua empresa, além de também poderem corrigir os pontos inconsistentes, inserir motivos para alteração e inserir pendências.

Isso é uma enorme vantagem, pois facilita o trabalho do gestor de RH e traz mais transparência para a empresa. Além disso, o próprio gestor também pode fazer o tratamento de ponto de forma fácil e rápida através de sua tela de acompanhamento, na qual ele pode ver com facilidade os pontos que precisam de tratamento. 

Facilite o seu controle de jornada, agende uma demonstração gratuita do sistema PontoTel.

Conclusão

Foto de um computador com o sistema PontoTel na tela

E então, você acredita que o seu sistema de tratamento de ponto atual é o melhor que sua empresa pode ter? Conseguiu identificar alguma das boas características citadas acima? 

Se vocẽ não conseguiu, talvez seja a hora de alterar e automatizar mais os processos na sua empresa.

Neste texto, você viu o que um bom sistema de tratamento de ponto precisa ter para facilitar as coisas na sua empresa, para que serve o tratamento de ponto e o que diz a legislação sobre esse assunto. 

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