Quando o assunto são despesas corporativas, a alimentação em viagem a trabalho representa um dos maiores custos das empresas, cerca de 60,42% dos gastos totais em viagens a trabalho, segundo o Panorama sobre a Gestão de Despesas Corporativas 2025, da Espresso.
Além disso, outros dados mostram que o setor comercial é um dos principais responsáveis pelos gastos com alimentação e transporte.
Mas, para entender o impacto real das despesas de alimentação nas contas da empresa e prever os gastos com viagens, é importante levar em consideração que esses valores são influenciados não apenas pelo custo de vida regional, como também pelas políticas de reembolso e pelos benefícios oferecidos aos colaboradores.
E é justamente aí que mora o desafio: equilibrar o que é direito garantido pela CLT, o que deve ser reembolsado e o que pode (e deve) ser controlado pelas políticas internas.
Afinal, basta um erro de categorização, uma nota perdida ou um critério mal definido para que o RH se veja em meio a questionamentos trabalhistas, inconsistências fiscais e até suspeitas de má gestão.
Ao longo deste artigo, você vai ler:
- O que define uma viagem a trabalho?
- O que diz a CLT sobre alimentação em viagem a trabalho?
- Como funcionam as despesas de alimentação em viagens corporativas?
- E o reembolso de alimentação em viagem a trabalho?
- Como calcular alimentação em viagem a trabalho?
- Principais ferramentas de gestão para controle de despesas de alimentação
Acompanhe a leitura!
O que define uma viagem a trabalho?
Uma viagem a trabalho é qualquer deslocamento fora do local habitual de prestação de serviço, por ordem da empresa, para execução de atividade profissional.
Mas atenção: nem todo deslocamento é uma viagem corporativa.
Visitas rápidas, como reuniões pontuais ou trajetos dentro da mesma região, sem pernoite, configuram apenas trabalho externo, mantendo as mesmas regras de jornada e intervalos previstas na CLT.
Do ponto de vista jurídico, uma viagem a trabalho ocorre quando o colaborador atua fora do polo fixo, por prazo determinado e com retorno previsto ao local de origem.
Nessas situações, custos de transporte, hospedagem e alimentação passam a ser responsabilidade da empresa, conforme determina a legislação e reforçam práticas de compliance trabalhista.
Outro ponto essencial é o propósito da viagem: é preciso haver vínculo com missão profissional e não ter características de turismo ou lazer. Esse ponto é essencial porque, se o percurso for considerado pessoal ou misto, a empresa pode perder base para reembolso ou para justificar despesas como indenizatórias.
Assim, só podem ser considerados viagem a trabalho os deslocamentos que obedecerem a três elementos fundamentais:
- Finalidade profissional clara: reunião, prospecção, conferência, auditoria, etc.
- Cobertura de custos pela empresa : transporte, hospedagem, alimentação e outras despesas úteis.
- Prazo definido: ida, permanência e retorno previstos.
Na prática, muitas empresas adotam uma política interna que estabelece “viagem a trabalho” para deslocamentos que ultrapassem certa distância ou envolvam estadia com pernoite.
Essa padronização traz segurança jurídica, evita ambiguidades e dá respaldo ao RH em casos de contestação trabalhista.
O que diz a CLT sobre alimentação em viagem a trabalho?
A CLT não possui um artigo específico sobre alimentação durante viagens corporativas, mas seus princípios gerais deixam claro que o empregador é responsável pelos custos necessários ao desempenho da atividade profissional.
Na prática, isso significa que, quando o colaborador é deslocado por ordem da empresa, alimentação, transporte e hospedagem são considerados custos operacionais, e não benefícios salariais.
O tema, porém, não se limita à letra da lei. O entendimento sobre alimentação corporativa em viagens é complementado por jurisprudências trabalhistas, orientações do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e pelas políticas internas de cada empresa, que devem definir critérios de reembolso, valores-limite e formas de comprovação.
Regras gerais da legislação trabalhista
A CLT (art. 457, § 2º) estabelece que diárias, ajudas de custo e auxílio-alimentação não integram o salário do colaborador, desde que mantenham caráter indenizatório, ou seja, servem apenas para reembolsar despesas relacionadas à atividade profissional.
Com a Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017), essa regra ficou ainda mais clara. O texto legal passou a afirmar que:
“as importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado” (CLT, art. 457, § 2º).
Na prática, isso significa que as diárias pagas para cobrir alimentação em viagem ou hospedagem não entram na base de cálculo de férias, 13º salário, INSS ou FGTS, desde que sejam comprovadas e mantenham caráter indenizatório.
Antes da reforma, aplicava-se o chamado limite de 50% do salário, acima disso, as diárias poderiam ser consideradas parte da remuneração. Agora, mesmo que excedam esse percentual, não haverá integração automática, desde que comprovadas as despesas e mantida a natureza indenizatória.
A antiga Súmula nº 101 do TST, que presumia natureza salarial dessas verbas, perdeu força após a atualização da CLT, reforçando a importância da documentação e transparência.
Porém, atenção: se não houver prestação de contas ou se houver indícios de que o valor pago não correspondeu a despesa efetiva, Justiça do Trabalho pode entender que o pagamento tem natureza salarial e exigir encargos retroativos.
Por isso, o ideal é que o RH mantenha políticas internas bem definidas, relatórios padronizados de viagem e sistemas integrados de controle, garantindo segurança jurídica e previsibilidade nas despesas
Responsabilidades da empresa e direitos do colaborador
A empresa é responsável por custear ou reembolsar as despesas mediante comprovação durante viagens corporativas.
O colaborador, por sua vez, deve apresentar a documentação comprobatória adequada dentro dos prazos e canais definidos pela política interna.
Responsabilidades da empresa
Cabe à empresa custear ou reembolsar as despesas de alimentação em viagem a trabalho, oferecendo meios formais de comprovação e controle.
Para isso, o RH deve garantir:
- Política de viagens corporativas clara: com regras objetivas sobre o que é ou não reembolsável.
- Prazos definidos para envio e análise das notas fiscais.
- Canais formais de prestação de contas, preferencialmente via sistemas internos, evitando controles por e-mail.
- Processos de auditoria interna para prevenir fraudes, duplicidades e inconsistências.
Além disso, é papel do RH definir limites e critérios objetivos, como valores máximos por refeição, região ou categoria de viagem.
Caso algum gasto ultrapasse o limite, a política deve prever um procedimento de exceção, permitindo justificativas documentadas e avaliação caso a caso.
Essa padronização protege a empresa de questionamentos trabalhistas, facilita o fechamento contábil e fortalece a cultura de compliance e responsabilidade financeira.
É por isso que usar soluções de gestão de despesas corporativas, como o Espresso, é mais seguro do que realizar esse processo com base em preenchimento de planilhas e envio de e-mails.
Essas soluções automatizam todo o processo de prestação de contas, desde a conferência automática dos gastos com os limites impostos pela política, a comunicação com os funcionários e o registo de todas as etapas incorridas até o pagamento do reembolso.
Direitos e deveres do colaborador
O colaborador tem o direito de não arcar com despesas de viagem quando esta ocorrer a serviço da empresa.
Se o reembolso não for realizado, a situação pode ser interpretada como encargo indevido, gerando passivo trabalhista e comprometendo a relação de confiança entre empregado e empregador.
Em contrapartida, é dever do colaborador:
- Apresentar a documentação comprobatória, como notas fiscais, recibos e relatórios de viagem.
- Cumprir os prazos de prestação de contas definidos pela política interna.
- Seguir os critérios da política de reembolso, sob pena de glosa ou rejeição da despesa.
A jurisprudência trabalhista reforça que a empresa que se beneficia do serviço sem custear as despesas incorre em violação de responsabilidade.
Por isso, políticas claras, alinhadas a acordos coletivos e devidamente comunicadas ao time, são indispensáveis para garantir transparência, conformidade e segurança jurídica.
Como funcionam as despesas de alimentação em viagens corporativas?
Com a base legal definida, é hora de entender o que se enquadra como despesa de alimentação e como lidar com benefícios como vale-refeição ou ticket-alimentação durante viagens corporativas.
O que pode ser considerado despesa de alimentação?
As despesas de alimentação em viagem a trabalho incluem todas as refeições necessárias ao desempenho da atividade profissional: café da manhã, almoço, jantar e lanches eventuais durante o deslocamento.
Para que o gasto seja válido, ele precisa estar vinculado ao período da viagem e comprovado documentalmente, com relação direta à atividade profissional exercida.
A política interna deve detalhar situações específicas, como:
- Café da manhã incluso na hospedagem: se será tratado como parte da diária ou despesa separada.
- Almoço com clientes: quando houver justificativa comercial, pode ter limite diferenciado.
- Bebidas não alcoólicas e lanches emergenciais: se entram ou não no escopo da política.
Já gastos que não são alimentares, como transporte local, combustível ou estacionamento, precisam ser lançados em categorias próprias. Já que misturar recibos pode gerar glosas, confusão contábil e perda de rastreabilidade.
Por isso, adotar critérios de categorização e centros de custo ajuda o RH e o Financeiro a monitorar as despesas com precisão e facilita auditorias internas.
Como fica o ticket e vale-refeição em viagens?
Aqui o cenário é complexo e exige clareza. Basicamente:
O uso de vale-refeição ou vale-alimentação durante viagens corporativas não é proibido, mas deve estar previsto expressamente na política de viagens da empresa.
Quando o colaborador já recebe o benefício na base de origem, a empresa pode ajustar ou suspender temporariamente o vale durante o período da viagem, substituindo-o por reembolso ou diária de alimentação.
Em muitos casos, o benefício habitual é inutilizado temporariamente, já que o colaborador passa a receber uma verba específica para o período da viagem. Assim, para evitar dupla cobertura, a política deve deixar claro que não será concedido vale-refeição no mesmo período da diária.
Empresas que utilizam cartões corporativos ou soluções automatizadas de gestão de despesas, como o Espresso, parceiro do ecossistema Sankhya RH, podem parametrizar as despesas por categoria, garantindo que apenas gastos dentro da política sejam aprovados automaticamente.
Esse tipo de controle reduz o uso indevido de verbas, elimina adiantamentos em dinheiro e reforça o compliance financeiro e trabalhista, pilares fundamentais para um RH moderno e estratégico.
E o reembolso de alimentação em viagem a trabalho?
O reembolso de alimentação é um dos temas mais sensíveis da gestão de despesas.A dúvida central para o RH é escolher entre adiantar valores antes da viagem ou reembolsar após o retorno.
Cada modelo traz implicações diferentes para o controle financeiro, a conformidade legal e a experiência do colaborador. Veja abaixo:
Adiantamento vs. reembolso pós-viagem
No adiantamento, a empresa antecipa um valor estimado ao colaborador para cobrir custos como alimentação, transporte e hospedagem.
Se você quer evitar que o colaborador arque sozinho com todas as despesas, o adiantamento costuma ser mais amigável. Você antecipa um valor estimado para alimentação (e outras despesas), e depois o colaborador presta contas com notas e saldos.
Esse modelo reduz situações em que o colaborador precisa tirar do próprio bolso e onera suas contas.
Já no reembolso pós-viagem, o colaborador paga as despesas e, ao retornar, solicita o ressarcimento mediante prestação de contas documentada.
Esse modelo dá mais controle à empresa, pois só se reembolsa o que foi comprovado, além de reduzir o risco de sobrar verba não usada.
No entanto, o reembolso exige que o colaborador tenha capacidade de pagamento adiantada.
Veja a tabela comparativa:
| Critério | Adiantamento | Reembolso pós-viagem |
| Definição | Antecipação de valores estimados antes da viagem. | Ressarcimento após apresentação de comprovantes. |
| Vantagens | Evita que o colaborador arque com despesas do próprio bolso e melhora a experiência do viajante. | Oferece maior controle financeiro e permite auditoria antes do pagamento. |
| Riscos | Pode gerar sobra de verba não devolvida; exige controle rigoroso da prestação de contas. | Exige que o colaborador tenha recursos próprios; há risco de atrasos no reembolso. |
| Uso ideal | Viagens longas ou de alto custo, com despesas previsíveis. | Viagens curtas ou de baixo valor. |
| Melhor prática | Estimar com base em médias históricas e exigir devolução de saldo não utilizado. | Estabelecer prazos de reembolso e automatizar a análise dos comprovantes. |
Algumas empresas podem optar por combinar os dois modelos, adiantando parte do valor e reembolsando o restante após a viagem, especialmente em deslocamentos longos ou com despesas variáveis. Já em viagens curtas, pode-se optar pelo reembolso direto.
É crucial estipular prazos de prestação de contas, por exemplo, até 5 dias úteis após o retorno, e penalidades para atrasos. Delimitar também quem aprova os documentos, como será o fluxo de aprovação e automatizar preferencialmente esse processo.
Em decisões judiciais, as empresas que não reembolsam ou exigem comprovações desproporcionais podem ser condenadas a pagar valores como indenização ou interpretação salarial.
O desafio é calibrar o equilíbrio entre controle e confiança: um processo burocrático demais desencoraja colaboradores; leveza demais abre brechas de descontrole.
Como calcular alimentação em viagem a trabalho?
Calcular corretamente a alimentação em viagem a trabalho é um dos pontos mais sensíveis da gestão de despesas corporativas e, ao mesmo tempo, um dos que mais impactam a previsibilidade financeira da empresa.
É aqui que você precisa unir técnica e estratégia: definir valores justos para o colaborador, sem comprometer o orçamento.
O ideal é estabelecer parâmetros claros, revisáveis e documentados, que garantam conformidade legal, transparência para os colaboradores e controle financeiro confiável.
Critérios para definir valores de refeição
Os valores de refeição devem ser definidos com base em pesquisas de mercado, como o Panorama sobre a Gestão de Despesas Corporativas, ajustados pelo custo de vida local e pela categoria da viagem.
Na prática, as políticas internas devem considerar:
- Custo de vida local: o valor adequado em São Paulo é diferente de uma cidade do interior. Faça benchmarking local e use índices de custo regional.
- Tipo de refeição: separe café da manhã, almoço e jantar e defina tetos distintos para cada refeição.
- Duração da viagem: para viagens curtas (<24h) talvez não haja necessidade de jantar ou café; viagens mais longas exigem tetos mais amplos.
- Política interna de alimentação: margens de tolerância (ex.: até 10% acima) ou regras de exceção com justificativa.
- Nível hierárquico ou tipo de cargo: em alguns casos, executivos podem ter tetos maiores.
- Margem para imprevistos: você pode incluir um buffer (ex: 5–10%) para eventualidades (desvios de rota, atrasos, mudanças de voo).
Por exemplo: estipular R$ 25 para café, R$ 60 para almoço, R$ 50 para jantar, num total de R$ 135 por dia em uma cidade de custo mediano. Esse teto deverá estar documentado e ser razoável em relação ao mercado local.
Registrar esses parâmetros na política evita solicitações arbitrárias, traz previsibilidade orçamentária e fortalece a segurança jurídica da empresa.
Diferenças entre viagens nacionais e internacionais
Nas viagens internacionais, o cálculo da alimentação deve considerar câmbio, impostos, variações de moeda e custos em trânsito.
As boas práticas incluem:
- Converter valores médios em moeda local para reais, aplicando câmbio oficial com margem de segurança.
- Definir diárias por país ou região (ex.: USD 50/dia para alimentação média no país X).
- Adicionar buffer de +10% para flutuações cambiais e taxas adicionais.
- Prever exceções para fusos horários, refeições noturnas ou deslocamentos longos, com autorização prévia.
O uso de cartão corporativo internacional ou cartão adiantamento é o mais indicado pois evita reembolsos complexos e garante auditoria completa de câmbio, recibos e conversão oficial.
Fatores adicionais: gorjetas, lanches e bebidas
Itens como gorjetas, lanches e bebidas também podem compor o cálculo da alimentação, desde que previstos na política interna e relacionados à atividade profissional.
- Gorjetas: se o restaurante cobrar taxa de serviço, o percentual pode ser incluído automaticamente no limite.
- Lanches emergenciais: devem ter teto reduzido ou categoria específica (snack ou soft meal).
- Bebidas não alcoólicas: a política deve definir se são reembolsáveis.
- Bebidas alcoólicas: normalmente não são cobertas, exceto em eventos corporativos com autorização prévia.
Um ponto importante é prever na política de reembolso que recibos sem discriminação, como “restaurante – R$ 150”, devem vir com detalhamento, com refeição + bebida + gorjeta, para auditoria.
Isso melhora a transparência e evita reclamações trabalhistas de “pagamento em conta”.
Ferramentas de gestão para controle de despesas de alimentação
Como explicamos anteriormente, contar com planilhas, envios por e-mails ou mesmo com documentos físicos para controlar as despesas em viagens a trabalho pode gerar passivos para a empresa. Afinal, esses métodos são incapazes de garantir rastreabilidade ao processo e são ineficientes para detectar irregularidades e possíveis fraudes financeiras.
É por isso que você precisa de sistemas que permitam:
- Lançamento automático das despesas, com armazenamento de comprovantes e notas fiscais;
- Conferência automática dos gastos de acordo com os limites da política de despesas;
- Configuração de políticas variáveis por cargo, departamento ou projeto;
- Criação de fluxo automático de aprovação, garantindo rastreabilidade;
- Relatórios gerenciais sobre gastos por viagem, colaborador ou centro de custo.
Algumas soluções de mercado, como o Espresso, já cumprem com todas essas exigências, tornando o processo de prestação de contas mais simples, ágil e seguro.
Além disso, a integração com o ERP faz com que eventuais ajustes reflitam corretamente no processamento de valores.
Essas ferramentas permitem que você monitore a alimentação em viagem a trabalho em tempo real, identifique desvios e ajuste a política de forma proativa, em vez de reagir a crises.
Conclusão
Você viu que a alimentação em viagem a trabalho, embora pareça um detalhe operacional, carrega implicações jurídicas, financeiras e de governança. A CLT exige que despesas necessárias de viagem sejam suportadas pela empresa, mas a lei não dita teto ou fórmula mágica.
A diferença está nos critérios que você adota: tetos bem calibrados, regras claras de adiantamento ou reembolso, definição de exceções, e uso de ferramentas que automatizam auditoria e aprovação. Com isso, reduz riscos de passivos trabalhistas, desperdícios e desconfortos com colaboradores, e transforma um ponto de potencial conflito em um processo robusto, transparente e confiável.
O Time Espresso é representado por Guilherme Tângari, CEO e fundador da Espresso. Engenheiro e mestre em Inteligência Artificial, Guilherme lidera a missão da empresa de simplificar a gestão de despesas corporativas, trazendo inovação e eficiência para empresas que buscam mais controle financeiro
