Departamento financeiro: como funciona na prática?

imagem de uma mulher com tranças em um ambiente corporativo

Saber como funciona o departamento financeiro é fundamental para a gestão do seu negócio. Afinal, esse é o setor responsável por administrar os recursos da empresa, controlando atividades como finanças, riscos, planejamento e resultados. 

A estrutura e os procedimentos do departamento financeiro dependem do porte e das atividades da empresa. 

Em uma microempresa, sua função geralmente é desempenhada diretamente pelo proprietário. Em uma empresa de grande porte, existe um setor responsável que, por ter uma função vital para o bom funcionamento da empresa, costuma estar ligado diretamente à direção.

Além disso, o formato do departamento financeiro e seu organograma variam de acordo com as necessidades da empresa. Mesmo assim, é possível identificar algumas atribuições básicas, mesmo que em algumas empresas, determinados setores possam ter departamentos próprios. 

No entanto, o principal objetivo do departamento financeiro é garantir que a organização tenha receita para atingir seus objetivos, mantendo-se competitiva e relevante no mercado por um longo período. 

Neste texto, explicarei tudo o que você precisa saber sobre o departamento financeiro, as funções e a importância desse setor em uma empresa.

Confira os tópicos que serão abordados:

Vamos começar.

Departamento financeiro: o que é?

O departamento financeiro é um setor específico da empresa e pode ser considerado o núcleo principal da organização. Isso significa que um negócio só pode sobreviver se essa área for saudável, ou seja, se apresentar os resultados que permitem à empresa alcançar os resultados esperados.

Existem vários detalhes e atividades nesta área, tais como finanças, passivos e contas a receber, níveis de maturidade da gestão do orçamento, captação e aplicação de recursos, entre outros. 

Esse setor é essencial para qualquer organização, pois eles têm relacionamento direto com outros departamentos da empresa, como administração, recursos humanos, marketing e vendas.

Ou seja, é o setor responsável pela gestão dos recursos da organização. Dentre suas atribuições, pode-se destacar que a principal é prover o capital necessário para que a empresa seja e se mantenha competitiva no mercado, buscando obter receitas no curto, médio e longo prazo.

A estrutura deste setor, o número de funcionários e as atribuições desta área dependerão diretamente da dimensão do negócio. Por exemplo, nas micro e pequenas empresas é bastante comum que o próprio proprietário seja o responsável pelas atividades financeiras, embora se trate de uma decisão bastante arriscada.

Afinal, é necessário um monitoramento próximo e contínuo dos dados financeiros da organização, e à medida que um especialista vai agregando funções, a chance de aumentar os detalhes relacionados a, por exemplo, aumentos de fluxo de caixa e capital de giro podem ameaçar a saúde financeira da empresa.

A seguir, discutiremos mais detalhes relacionados a esse assunto, pois falaremos como funciona o departamento financeiro de uma empresa.

E como funciona o departamento financeiro de uma empresa?

O departamento financeiro é responsável pelo desempenho e gestão das finanças da empresa. Portanto, é sua responsabilidade garantir os recursos e a boa administração dos ativos corporativos.

Para isso, desempenha funções como: contabilidade, tesouraria, gerenciamento das finanças, controle de tributos e gestão de custos.

O departamento financeiro atua como um elo na empresa, pois nem todas as áreas estão diretamente relacionadas entre si. Por isso, o setor financeiro mantém contato com todos os setores, seja para pagamento ou controle de investimentos de cada área.

Ou seja, para um bom desempenho da empresa, o diretor financeiro acaba se reportando diretamente ao conselho, sem intermediação. Assim, com um relacionamento próximo e direto, há menos risco de desencontro de informações e garante um relacionamento estratégico entre as duas partes.

Quais as principais funções do departamento financeiro?

O departamento financeiro é responsável por tratar de todos os assuntos relacionados a finanças, com vista à concretização dos objetivos da empresa. Isso serve para permitir que os gerentes tenham as ferramentas certas para tomar decisões, como corte de custos ou investimentos.

As funções do departamento financeiro incluem: tesouraria, controle das contas a pagar e a receber, contabilidade, planejamento, gestão dos impostos, controle de riscos e divulgação de informações para os investidores. 

Veja a seguir os detalhes de cada uma dessas tarefas.

Tesouraria

Este setor do departamento financeiro é responsável pelo fluxo de caixa da empresa, ou seja, controla as entradas e saídas diárias de dinheiro na empresa. Como parte do fluxo de caixa é feito eletronicamente, a tesouraria também administra as contas bancárias da empresa.

Gestão de contas

A gestão de contas a pagar controla o vencimento dos compromissos da empresa, como contas de consumo e pagamentos a fornecedores, por exemplo, de forma a evitar atrasos e multas.

Também é responsável pelo controle dos recebimentos. Inclui verificar se os clientes estão em dia com as suas obrigações, se as faturas emitidas pela empresa foram pagas em dia e, se necessário, acionar os mecanismos de cobrança.

Contabilidade

Enquanto a tesouraria trabalha com o fluxo de caixa, a contabilidade controla o patrimônio da empresa e suas variações. O patrimônio de uma empresa é composto por seus ativos (bens e direitos) e passivos (obrigações).

O primeiro grupo inclui imóveis, mercadorias, equipamentos, dinheiro em espécie e contas a receber, como o pagamento pela venda de mercadorias. No entanto, o segundo grupo inclui dívidas e contas não pagas.

É com base na relação entre ativos e passivos que se calcula o resultado da empresa. Portanto, os registros contábeis são uma ferramenta importante, pois fornecem dados para a tomada de decisão de um gestor financeiro.

Planejamento financeiro

Ao organizar seus dados contábeis, você pode planejar seu negócio financeiramente, garantir um orçamento saudável e determinar quando investir ou cortar custos.

O planejamento financeiro define metas para o futuro do seu negócio, prevê quanto você terá que investir para alcançá-los e ajuda a identificar de onde podem vir os recursos para isso.

Gestão de riscos

O departamento financeiro pode ser responsável pela avaliação dos riscos de mercado, câmbio, crédito e operacional da própria empresa. 

A gestão dos riscos deve ser realizada de forma a antecipá-los, para que as medidas adequadas possam ser tomadas em tempo oportuno para evitar problemas ou reduzir os seus impactos.

Gestão de impostos

Se você não tiver seu próprio departamento fiscal para tratar do cálculo do imposto a pagar e se ele atende aos requisitos fiscais, essa função geralmente é atribuída ao departamento financeiro da empresa.

No entanto, o departamento não é apenas contribuinte, pois sua tarefa é determinar o regime tributário mais favorável para evitar que as empresas gastem impostos excessivos.

Relação com investidores

A área de finanças é responsável por adotar uma política de transparência diretamente vinculada à organização e pela divulgação clara e detalhada de suas contas. Essas medidas são necessárias para aumentar a confiança dos investidores.

Qual a importância do departamento financeiro para a organização?

Em um departamento financeiro corporativo, existem algumas regras básicas que devem ser seguidas. Como, por exemplo: você não deve gastar mais do que os próprios recursos, é importante ter as informações e os dados corretos para tomar decisões assertivas e você precisa saber quais são os investimentos certos a se fazer para crescer.

Por um lado, pode-se dizer que esses pré-requisitos são necessários para uma boa gestão financeira de uma empresa. Por outro lado, é importante destacar que muitas vezes essas questões são negligenciadas, o que acarreta diversas ameaças à lucratividade do negócio.

Exatamente por essas e outras razões, a gestão financeira é tão importante para uma empresa. Mais do que determinar a situação atual dos negócios, é também crucial para os problemas futuros da organização.

Por isso, é importante que os profissionais da área estejam preparados para lidar com todas as movimentações financeiras na empresa. Assim, com as informações certas em mãos, você pode tomar as melhores decisões que são fundamentais para o crescimento do seu negócio.

O princípio de tudo, portanto, tem como base o registro dos dados financeiros e seu devido preenchimento. Sem ela, você não poderá contar com uma boa gestão – são essas informações, além das decisões acertadas, que permitirão um acompanhamento eficaz dos indicadores de desempenho financeiro.

Outra questão que torna o departamento financeiro importante para a empresa é a estratégia organizacional. Afinal, todo negócio precisa de uma estratégia para crescer. Para isso, dados financeiros confiáveis ​​são essenciais.

Além disso, outro ponto de grande importância para a empresa na área financeira diz respeito às decisões que levam a organização ao sucesso. As principais decisões financeiras são: onde direcionar o lucro líquido, onde fazer investimentos e onde buscar financiamento.

Portanto, dado que existem fortes movimentações financeiras em todos os negócios, é fundamental que o gestor da área esteja integrado com todos os setores da empresa para que se alimente de dados relevantes sobre o presente e o futuro do negócio.

Como fazer uma boa gestão no departamento financeiro?

Em geral, para melhorar a gestão da empresa na totalidade, é importante primeiro aprimorar o gerenciamento do departamento financeiro.

Ao longo deste tópico, ficou mais fácil compreender a importância estratégica das atividades desenvolvidas pelo departamento financeiro e como garantem o bom andamento do negócio. Mas como podemos continuar melhorando esse trabalho de gestão interna? 

Isso é muito mais complexo do que parece, e no centro desse desenvolvimento estão três pilares: treinamento, comprometimento e ferramentas. Em seguida, confira 3 dicas para uma boa gestão do departamento financeiro.

Treinamento da equipe

Uma equipe qualificada não se reúne repentinamente, o que é um grande desafio. Mesmo assim, com a confiança de ter profissionais capacitados, é importante que tenham aprendizado e desenvolvimento contínuos em benefício da empresa.

Portanto, é necessário treinamento regular, sempre com o apoio da empresa. Isso fornece atualizações sobre novos métodos, técnicas de aprendizagem e uma melhor compreensão das rotinas financeiras e formas de realizar atividades.

Comprometimento da empresa

Principalmente nas médias e pequenas empresas, a atuação do departamento financeiro é decisiva e pode ainda afetar a condição da empresa e as suas competências.

Portanto, envolva os colaboradores e conscientize-os da importância da dedicação e da responsabilidade perante a gestão financeira. O fator de motivar e gerir pessoas é tão importante quanto o conhecimento e a experiência.

Aquisição de um software de gestão

Por fim, se não houver um software específico de gestão na empresa, é quase impossível administrar o departamento financeiro.

Isso porque, com um software você terá um tudo que precisa em um só lugar. Um ambiente simples, intuitivo e prático, onde você pode gerenciar contratos, monitorar o fluxo de caixa, realizar gerenciamento de contabilidade, fazer reconciliações bancárias, cobrar de clientes e executar muitas outras atividades.

As funções do departamento financeiro são ampliadas de práticas simples e mescladas em práticas mais complexas, que só podem ser concluídas com o apoio de tecnologia. Portanto, ter ferramentas de gestão adequadas é essencial.

Como funciona a estrutura do departamento financeiro?

A estrutura do departamento financeiro e seu trabalho diário dependem do porte da empresa e do setor. Geralmente, as grandes organizações precisam de equipes maiores, enquanto as microempresas precisam de equipes mais simplificadas.

Em todos os casos, é vital que os profissionais que lidam com questões financeiras tenham capacidade e confiabilidade para evitar o risco de falha e fraude.

Portanto, tenha especial cuidado ao contratar pessoas para esses cargos, acompanhando de perto seu histórico e buscando referências de ex-empregadores.

Para montar a melhor estrutura para o seu negócio, verifique como o organograma do departamento financeiro é utilizado nas grandes, médias e pequenas empresas.

Empresas de grande porte

Nas grandes empresas, o departamento financeiro possui um setor responsável por cada função: tesouraria, gestão de contas, contabilidade, gestão de riscos e tributária.

O planejamento é responsabilidade da controladoria, um departamento separado que trata da organização, avaliação e armazenamento de informações da empresa, incluindo informações financeiras.

Cada área do departamento financeiro tem um líder que se reporta ao diretor financeiro, que no que lhe concerne se reporta ao presidente.

Empresas de médio porte

Essa categoria de negócio requer um organograma menor, mas ainda inclui equipes completas de contabilidade, gerenciamento de contas e finanças.

Devido à falta de um departamento de controladoria nas empresas de médio porte, normalmente existe um controlador na estrutura do departamento financeiro. Dessa forma, todo planejamento orçamentário é de responsabilidade do setor.

Microempresas

A estrutura do departamento financeiro de uma microempresa possui um líder financeiro, que geralmente é o proprietário e analista financeiro da empresa.

Como a estrutura do negócio não permite a internalização desses processos, a contabilidade e a controladoria foram terceirizados.

Como vimos ao longo desse texto, não existe uma estrutura de departamento financeiro perfeita, mas a estrutura que melhor se adapta à realidade da sua empresa.

Qual a relação do departamento financeiro com o RH?

Existem quatro razões principais para integrar recursos financeiros e humanos: participação, eficiência, produtividade e crescimento. Explicaremos cada um deles.

O primeiro ponto é que as pessoas são vitais para o sucesso de qualquer negócio. Portanto, o departamento de recursos humanos deve recrutar, selecionar, treinar, contratar e reter a equipe. 

Ao escolher as pessoas e o treinamento certo, eles podem entender melhor o processo e aprimorar suas habilidades. Isso os torna mais eficientes, reflete melhores resultados, portanto, representa o crescimento da organização.

Além disso, uma vez que as pessoas são autorizadas, elas se sentirão mais estimuladas e verão a possibilidade de crescimento pessoal. O resultado é uma maior participação, satisfação e motivação para a realização das atividades.

Com isso, teremos pessoas talentosas, bem treinadas e motivadas, alinhadas à cultura organizacional. Isso torna possível desenvolver e implementar estratégias de crescimento em toda a empresa. 

Para tanto, o RH deve compreender o negócio principal da organização e participar da tomada de decisões. Assim, estando alinhado aos objetivos estratégicos pode estabelecer metas e benefícios para os colaboradores que promovam o crescimento financeiro exponencial da organização, com foco em alcançá-los.

Além disso, uma boa gestão de recursos humanos e assertividade nos processos de recrutamento, seleção e treinamento reduzem os custos com desligamentos e rotatividade de funcionários.

Isso porque, se tratando de finanças, é imprescindível que seus objetivos sejam direcionados para garantir o melhor uso dos recursos e maximizar o seu resultado. Para crescer, você precisa controlar e gerenciar com eficácia custos e receitas.

Como o sistema PontoTel também auxilia o departamento financeiro?

Não há dúvida de que o processo de geração manual da folha de pagamento é um dos obstáculos que muitas empresas encontram diariamente. 

Mesmo para quem já é um profissional experiente, gerenciar as informações para fechar a planilha pode ser um desafio. À medida que a empresa cresce e o número de funcionários aumenta, os cálculos manuais tornam-se cada vez mais detalhados. 

Mas a boa notícia é que já é possível se livrar de todos esses cálculos e tornar essa tarefa mais prática, flexível e eficaz. Basta contratar um sistema de registro e controle de ponto eletrônico online.

Isto significa que por meio da tecnologia já é possível obter cálculos automatizados de dados, como horas extras, banco de horas, faltas, entre outras informações relevantes para a folha de pagamento. O Pontotel é perfeito para empresas de variados segmentos.

O melhor de tudo é que, quando o software recebe as batidas de ponto, o sistema começa a processar os dados. 

Dessa forma, os registros são automaticamente dividido em horas trabalhadas, horas extras, atrasos, entre outras informações de acordo com a jornada de trabalho cadastrada. Dessa forma, ele pode entregar todos os resultados dos cálculos ao RH. 

É por isso que você deve optar por um sistema integrado que realiza tarefas operacionais e burocrática de forma automatizada. 

Com isso, a empresa poderá operar de maneira mais inteligente, eliminando custos adicionais, falta de segurança e até mesmo frustrando os profissionais devido à excessiva carga de trabalho. Logo, em seu tempo livre, os gestores podem se focar em questões estratégicas. 

Conheça o PontoTel e garanta mais agilidade às rotinas da sua empresa, preencha o cadastro e ligaremos para você!

Conclusão

Obviamente, as empresas que integram o departamento financeiro e o departamento de RH estão liderando o mercado, certo? No ambiente global em que vivemos, isso se torna ainda mais importante, já que exige que as empresas aumentem sua eficiência e competitividade para se manter e crescer no mercado.

Além disso, dados os elevados custos dos trabalhadores e a escassez de mão de obra qualificada, é necessário alocar recursos para reter as pessoas certas e garantir o sucesso dos negócios.

Neste artigo, expliquei todas as informações que você precisa saber sobre o departamento financeiro, a função dele e sua importância na empresa, para que seu negócio possa ter um departamento financeiro eficiente!

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