Rotinas administrativas: Conheça as principais atividades e rotinas do administrativo de uma empresa

imagens de uma mulher digitando em se

Para se manter no setor administrativo, é necessário que o assistente ou, até mesmo o auxiliar de finanças,  seja disciplinado, organizado, comunicativo e tenha uma boa maneira de liderar. 

As rotinas administrativas são cruciais para o bom andamento empresarial de qualquer setor empresarial. Além de um posicionamento comunicativo, um bom administrador de empresas também deve ter uma boa noção do setor financeiro, para auxiliar nos registros de entrada e saída da empresa.  

Assim, comandar e administrar grandes setores requer um bom hábito organizacional, boa capacidade de oratória e um posicionamento diferenciado.  

O setor administrativo, conhecido como o coração organizacional, é  relacionado ao bom funcionamento empresarial. Infelizmente,  a má gestão empresarial e, consequentemente, das finanças ainda é um dos maiores fatores que levam as instituições à falência. 

Em uma pesquisa feita pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) durante o ano de 2013 até 2017, cerca de 316.680 empresas faliram pela má gestão empresarial. 

A administração está ligada à parte fundamental da empresa, tornando os gestores responsáveis pelas táticas operacionais e estratégicas do negócio. Para quem já está nesse setor, certamente não há dúvidas sobre qual é o objetivo do setor administrativo e até mesmo qual a função das rotinas administrativas.

Para você que quer iniciar nesse ramo e está estudando para entrar no mercado, este é o artigo certo para você. 

Neste artigo você verá:

O que é o setor administrativo

imagem de uma pessoa mexendo no seu tablet

O setor administrativo é responsável por algumas demandas organizacionais bem mais rigorosas e sérias do que o setor de recursos humanos. Esse setor é a base do planejamento e estratégia de negócios da empresa. Geralmente, essa base é composta por sócios e outros setores responsáveis pelo  bom andamento financeiro e comunicativo da empresa. 

Quais as funções desse setor?

Assim como definição de planejamentos empresariais, planejamentos de negócios e comunicações estratégicas,o  setor administrativo também é responsável pelo direcionamento preciso da empresa. 

As tarefas administrativas são baseadas na operação de produções, marketing, comercial, logísticas e vendas. A principal função do setor administrativo é a criação da interação entre todos os campos organizacionais que existem na organização.

O que são as rotinas administrativas?

As rotinas administrativas de uma empresa são responsáveis pelo funcionamento padrão da instituição. Seu esquema possui normas e rotinas ligadas a organização de demandas, cumprimento de prazos e desempenho de resultados.  

Elas são baseadas em um mapeamento de produção que facilita a organização do setor, deixando alguns processos mais fáceis e organizados. 

Quais as principais atividades dessa rotina?

Com um papel um pouco mais logístico, as rotinas administrativas são responsáveis por outras etapas de fluxo da empresa.  Como exemplos de rotinas administrativas, estão: o controle administrativo da empresa,  processos rotineiros e  organização de arquivos incluindo o controle de recebimento de documentos, correspondência e entre outras funções como gerenciamento no controle bancário da empresa e pagamento de contas. 

Quais os principais cargos que participam dessa rotina?

 O bom funcionamento do setor administrativo é composto por sete cargos fundamentais para o gerenciamento do setor. 

Digamos que o primeiro cargo, o principal para o bom funcionamento das rotinas administrativas é a diretoria, seguida por gerência, coordenação, supervisão, analista e assistente. Veja a seguir suas principais atribuições: 

  • Diretoria ou presidência

Este cargo é responsável por definir as estratégias que a corporação irá inserir no seu planejamento de marketing e entre outros setores da empresa. 

Por norma, essas definições são tomadas por quem ocupa o cargo com grande impacto na tomada de decisões de grande influência. 

  • Gerência

Este profissional é a ponte que interliga o nível estratégico da empresa até o nível de operações. Este colaborador é responsável por levar informações da diretoria para os responsáveis de outros setores. 

  • Supervisão

A supervisão tem como objetivo monitorar e acompanhar o andamento das estratégias e que as metas de uma determinada situação sejam alcançadas. 

  • Analista

O analista é responsável pela coordenação de apenas uma tarefa, desenvolvendo apenas uma função em um único setor. 

  • Assistente

O profissional é responsável pelo conjunto de tarefas realizadas pelos profissionais anteriores, similar ao auxiliar, o assistente tem como responsabilidade zelar pelo cumprimento das tarefas. 

  • Auxiliar

O auxiliar é responsável por obter o suporte para todos os outros cargos, tendo um papel crucial nas rotinas da administração.  

Tendo em vista que ele pode atuar como um suporte em todos os setores da administração, atuando especificamente em conjunto com o assistente administrativo, porém em algumas situações sua ligação é diretamente com o público. 

Recebendo e respondendo emails, auxiliando o público e entre outras situações. 

Em conjunto, todos esses cargos compõem o sistema de rotinas administrativas, atuando com os recursos humanos da corporação.  

Exemplos de rotinas administrativas

Os exemplos de rotinas administrativas estão ligados diretamente a toda a organização de processos da corporação, é bem comum que o RH e o administrativo das empresas trabalhem em conjunto. 

As rotinas administrativas se baseiam no controle de recebimento e pagamento de contas da empresa e funcionários. Assim como o envio de informações em conjunto do RH para o eSocial.

Por isso, é comum ambos os setores atuarem juntos, pois o RH é o responsável pelo gerenciamento dos colaboradores, mas conta com a ajuda do administrativo para a formalização  da admissão de novos colaboradores, e todos os demais processos que constituem a vida do funcionário na empresa. 

Qual é a importância de se ter uma boa rotina administrativa?

imagem de um grupo junto

Conforme a pesquisa realizada em 2014 pelo SEBRAE, 55% das empresas fracassaram porque os empresários não obtinham um bom plano de negócios. Eles simplesmente não imaginaram como seria esta rotina ou até mesmo chegaram a pensar que a empresa precisaria desse planejamento. 

Incluindo os 24% dos empresários que também não sabiam como identificar quais as  tarefas necessárias para os responsáveis do setor administrativo. 

Não construir uma boa rotina administrativa faz com que a sua empresa não possua gerenciamento, o que levará posteriormente ao fechamento dela. E, é muito comum que, nas novas instituições, os novos sistemas operacionais sejam compostos apenas por uma pessoa responsável pela administração. 

Dito isso, é comum que as tarefas e até mesmo todas as rotinas administrativas sejam realizadas manualmente. Principalmente na área financeira que pode acarretar problemas financeiros com um grande número de prejuízos para a comparação. 

Como gerenciar as rotinas administrativas?

Ser organizado é um dos pontos principais e cruciais para o  gerenciamento das rotinas administrativas. Uma vez que o cargo exige que você mantenha um bom planejamento para que não saia nada fora do fluxo empresarial. 

Assim como qualquer outro sistema de organização, a rotina administrativa requer atenção e organização em dose tripla. 

Lembrando que o setor administrativo é responsável pelo pagamento e recebimento de contas junto com o sistema logístico da empresa, ou seja, as rotinas administrativas também são responsáveis pelo recebimento e saída de matéria-prima da empresa, incluindo a supervisão e controle de estoque do setor. 

Se você é o responsável pelas rotinas administrativas, veja essas dicas! 

Mapeie os processos

Antes de iniciar qualquer fluxo, mapeie começo, meio e fim da jornada, principalmente se esse processo estiver ligado ao planejamento estratégico de marketing da empresa.  

Ao começar o planejamento estratégico faça um bom plano de negócios para cada etapa de todos os processos que será feito, mesmo que ele seja pequeno. Utilize o método de análise swot, análise fraquezas, forças, sucessos e dificuldades de cada etapa da sua estratégia e planeje uma solução para cada uma delas.

Já em casos de sistemas de operações logísticas e financeiras, o cuidado deve ser em dobro, principalmente no controle de recebimentos e saídas de estoques ou pagamentos.

Em operações logísticas o mapeamento de processos deve ser um pouco mais detalhado. De preferência, o mapeamento dos processos logísticos devem ser feitos com detalhes ricos. 

Mantenha anotado data e hora de entrada e saída, nome da empresa que irá prestar o serviço, nota fiscal e quantidade de produtos e entre outros. 

Crie um fluxograma de processos e responsabilidades

O uso do fluxograma também é um dos melhores processos para manter uma boa rotina administrativa. Forneça uma planilha com cada método e o responsável por cada tarefa, para isso um bom assistente de rotinas administrativas é uma das melhores escolhas a se fazer. 

Ele será um bom auxiliar e te ajudará em todas as tarefas administrativas nas rotinas de escritório. 

O assistente de rotinas administrativas será responsável pela divisão de tarefas e responsabilidades com o gestor. 

O fluxograma de processos é utilizado como uma espécie de mapeamento lúdico para a conclusão dos processos futuros.Ele determina cada etapa e cada fase de todos os processos a serem feitos, junto com o assistente de rotinas, o processo será bem mais leve para a administrar, vale totalmente a pena. 

Ofereça treinamentos e capacitações 

Os processos de organização administrativa é um dos fluxos mais difíceis de uma empresa, por ser um processo com grandes responsabilidades, é necessário que haja uma boa construção de treinamentos e capacitações dos funcionários da administração. 

Esse treinamento pode ser expandido para auxiliares e assistentes do administrativo para que haja um bom fluxo das capacitações para que  os recursos sejam expandidos  pelo setor. 

Um dos melhores treinamentos para um bom gerenciamento é aplicar o uso da cultura organizacional. 

Os funcionários mantêm o próprio ritmo organizacional com o sistema de gerenciamento próprio e em conjunto, proporcionado junto a empresa. E,infelizmente, é muito comum que as empresas pequem nessa etapa e fracassem na parte administrativa e prejudiquem o bom andamento da empresa. 

Crie uma rotina de controle de processos 

Uma boa rotina de controle de processos é uma dos melhores investimentos para a otimização do planejamento e a diminuição de custos. 

Além de otimizar esses recursos, as melhorias de alguns processos internos podem operar em outro patamar de qualidade empresarial, impactando positivamente a área interna e externa de gerenciamento. 

Assim como todos os sistemas do operacional do administrativo da empresa é necessário que todos os processos sejam totalmente detalhados e analisados recorrentemente para que não haja processos de informações cruzadas ou inexistentes.  

Se você quiser saber mais sobre como uma boa rotina de controle pode ajustar positivamente o desempenho empresarial e de autogerenciamento, 

Invista em tecnologia para otimizar as tarefas de rotina

imagem de um tablet com graficos

Um dos melhores meios de agilidade para o seu negócio é a tecnologia, principalmente quando estamos no setor administrativo. 

Com uma vasta diversidade de softwares no mercado para a otimização de processos, eles garantem uma  otimização de tempo e agilidade nos processos administrativos.

Um desses sistemas é o PontoTel, que é um software focado na gestão de frequência dos colaboradores, que possui folha de ponto online, plataforma de gestão e integração com diversos sistemas de folha de pagamento.  

O sistema do Ponto Tel otimiza as principais tarefas do sistema administrativo em conjunto com o RH, conheça mais sobre o software que tem o melhor  gerenciamento de controle de ponto para sua empresa, preencha o cadastro abaixo e agende uma demonstração! 

Conclusão

Em suma, após a leitura desse conteúdo entendemos que a parte administrativa da empresa é a que determina  onde a organização irá chegar, vimos também quais os exemplos das rotinas administrativas e quais os cargos que compõem esse sistema.

Com uma boa cultura de organização e a ajuda de softwares para a otimização de tempo, algumas situações das rotinas administrativas podem funcionar de forma exemplar dentro da sua empresa. 

Se gostou desse texto e ficou interessado(a) em como um software pode otimizar boa parte das rotinas do seu setor administrativo, compartilhe no seu Linkedin e ajude a comunidade de RH/DP a entender mais sobre o tema.

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