Para se manter no setor administrativo, é necessário que o assistente ou, até mesmo o auxiliar de finanças, seja disciplinado, organizado, comunicativo e tenha uma boa maneira de liderar.
As rotinas administrativas são cruciais para o bom andamento empresarial de qualquer setor empresarial. Além de um posicionamento comunicativo, um bom administrador de empresas também deve ter uma boa noção do setor financeiro, para auxiliar nos registros de entrada e saída da empresa.
Assim, comandar e administrar grandes setores requer um bom hábito organizacional, boa capacidade de oratória e um posicionamento diferenciado.
O setor administrativo, conhecido como o coração organizacional, é relacionado ao bom funcionamento empresarial. Infelizmente, a má gestão empresarial e, consequentemente, das finanças ainda é um dos maiores fatores que levam as instituições à falência.
Em uma pesquisa feita pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) durante o ano de 2013 até 2017, cerca de 316.680 empresas faliram pela má gestão empresarial.
A administração está ligada à parte fundamental da empresa, tornando os gestores responsáveis pelas táticas operacionais e estratégicas do negócio. Para quem já está nesse setor, certamente não há dúvidas sobre qual é o objetivo do setor administrativo e até mesmo qual a função das rotinas administrativas.
Para você que quer iniciar nesse ramo e está estudando para entrar no mercado, este é o artigo certo para você.
Neste artigo você verá:
- O que é o setor administrativo?
- O que são rotinas administrativas?
- Quais as principais rotinas administrativas?
- Qual é a importância de se ter uma boa rotina administrativa?
- Como gerenciar as rotinas administrativas?
O que é o setor administrativo
O setor administrativo é responsável por algumas demandas organizacionais bem mais rigorosas e sérias do que o setor de recursos humanos. Esse setor é a base do planejamento e estratégia de negócios da empresa. Geralmente, essa base é composta por sócios e outros setores responsáveis pelo bom andamento financeiro e comunicativo da empresa.
Quais as funções desse setor?
Assim como definição de planejamentos empresariais, planejamentos de negócios e comunicações estratégicas, o setor administrativo também é responsável pelo direcionamento preciso da empresa.
As tarefas administrativas são baseadas na operação de produções, marketing, comercial, logísticas e vendas. A principal função do setor administrativo é a criação da interação entre todos os campos organizacionais que existem na organização.
O que são rotinas administrativas?
As rotinas administrativas são um conjunto de procedimentos padronizados que garantem o funcionamento operacional e estratégico de uma empresa.
Elas abrangem tarefas essenciais para a gestão organizacional, promovendo a fluidez das atividades internas, o cumprimento de prazos e a manutenção da produtividade.
Essas rotinas seguem um mapeamento de processos, uma metodologia que permite visualizar, padronizar e otimizar o fluxo de trabalho em diferentes setores da organização.
Ao estruturar essas atividades, a empresa reduz falhas operacionais e melhora a eficiência dos colaboradores, criando uma base sólida para a tomada de decisões gerenciais.
Quais são os principais cargos envolvidos nas rotinas administrativas?
O bom desempenho do setor administrativo depende da atuação integrada de diferentes níveis hierárquicos e operacionais, organizados de forma a garantir a execução eficiente dos processos internos. Veja abaixo os principais cargos e suas atribuições:
- Diretoria ou Presidência: Responsável pela formulação das estratégias corporativas, atuando na definição dos rumos da empresa. Este cargo está diretamente ligado à governança corporativa e toma decisões de alto impacto que influenciam áreas como marketing, finanças e recursos humanos.
- Gerência: Atua como elo entre a diretoria e os demais níveis operacionais. Coordena setores, distribui metas e assegura o cumprimento dos objetivos definidos estrategicamente. Tem papel tático na organização e promove o alinhamento entre áreas.
- Coordenação Administrativa: Organiza fluxos de trabalho, acompanha indicadores de desempenho e dá suporte à gerência. O coordenador é responsável por garantir a eficiência operacional e o cumprimento dos prazos nos processos internos.
- Supervisão: Monitora o andamento das atividades, garantindo que metas e padrões de qualidade sejam cumpridos. Atua diretamente no controle e monitoramento de processos, identificando gargalos e oportunidades de melhoria.
- Analista Administrativo: Executa tarefas especializadas dentro de uma área específica, como análise de dados, relatórios gerenciais ou controle de processos. Possui autonomia técnica e é referência no domínio de sua função.
- Assistente Administrativo: Realiza atividades de apoio aos analistas, supervisores e coordenadores, como organização de documentos, atualização de sistemas, atendimento interno e controle de agendas. Contribui para a fluidez das rotinas administrativas.
- Auxiliar Administrativo: Tem uma função de suporte mais ampla e transversal. Atua em tarefas operacionais como atendimento ao público, recepção, envio e resposta de e-mails, além de apoio logístico. Mesmo sendo um cargo de entrada, desempenha papel essencial na estrutura de suporte do setor.
Em conjunto, todos esses cargos compõem o sistema de rotinas administrativas, atuando com os recursos humanos da corporação.
Quais as principais atividades dessa rotina?
Com um papel um pouco mais logístico, as rotinas administrativas são responsáveis por outras etapas de fluxo da empresa. Essas tarefas, muitas vezes vistas como operacionais, compõem o chamado backoffice corporativo, essencial para o bom desempenho de todas as áreas da organização. Dentre as principais rotinas administrativas, estão:
Gestão administrativa e operacional
Envolve o planejamento e execução de atividades que mantêm a empresa funcionando diariamente. Isso inclui o controle de agendas, apoio à liderança, comunicação entre departamentos e manutenção da infraestrutura organizacional.
Execução de processos operacionais recorrentes
São atividades padronizadas que precisam ser realizadas com frequência, como preenchimento de formulários, atualizações cadastrais, conferência de dados e suporte a outros setores. Essas tarefas fazem parte da automação de processos administrativos quando associadas a sistemas digitais.
Organização documental e controle de correspondências
Essa rotina cuida da gestão de documentos físicos e digitais, garantindo que arquivos sejam corretamente recebidos, protocolados, organizados e armazenados. Também abrange o controle da entrada e saída de correspondências e malotes corporativos, preservando a rastreabilidade da informação.
Gestão de contas a pagar e a receber
Inclui atividades financeiras como emissão de boletos, controle de vencimentos, lançamentos no sistema ERP e conciliação bancária. Essa função é vital para o controle de fluxo de caixa e tomada de decisões estratégicas com base em dados financeiros atualizados.
Apoio na assinatura de contratos
O setor administrativo muitas vezes participa da gestão contratual, auxiliando no envio, coleta de assinaturas (físicas ou eletrônicas) e no arquivamento dos documentos legais da empresa. Com o avanço da digitalização, o uso de assinaturas eletrônicas com validade jurídica tem se tornado padrão.
Outros exemplos de rotinas administrativas
Os exemplos de rotinas administrativas estão ligados diretamente a toda a organização de processos da corporação, é bem comum que o RH e o administrativo das empresas trabalhem em conjunto.
As rotinas administrativas se baseiam no controle de recebimento e pagamento de contas da empresa e funcionários. Assim como o envio de informações em conjunto do RH para o eSocial.
Por isso, é comum ambos os setores atuarem juntos, pois o RH é o responsável pelo gerenciamento dos colaboradores, mas conta com a ajuda do administrativo para a formalização da admissão de novos colaboradores, e todos os demais processos que constituem a vida do funcionário na empresa.
Qual é a importância de se ter uma boa rotina administrativa?
Conforme a pesquisa realizada em 2014 pelo SEBRAE, 55% das empresas fracassaram porque os empresários não obtinham um bom plano de negócios. Eles simplesmente não imaginaram como seria esta rotina ou até mesmo chegaram a pensar que a empresa precisaria desse planejamento.
Incluindo os 24% dos empresários que também não sabiam como identificar quais as tarefas necessárias para os responsáveis do setor administrativo.
Não construir uma boa rotina administrativa faz com que a sua empresa não possua gerenciamento, o que levará posteriormente ao fechamento dela. E, é muito comum que, nas novas instituições, os novos sistemas operacionais sejam compostos apenas por uma pessoa responsável pela administração.
Dito isso, é comum que as tarefas e até mesmo todas as rotinas administrativas sejam realizadas manualmente. Principalmente na área financeira que pode acarretar problemas financeiros com um grande número de prejuízos para a comparação.
Como gerenciar as rotinas administrativas?
Ser organizado é um dos pontos principais e cruciais para o gerenciamento das rotinas administrativas. Uma vez que o cargo exige que você mantenha um bom planejamento para que não saia nada fora do fluxo empresarial.
Assim como qualquer outro sistema de organização, a rotina administrativa requer atenção e organização em dose tripla.
Lembrando que o setor administrativo é responsável pelo pagamento e recebimento de contas junto com o sistema logístico da empresa, ou seja, as rotinas administrativas também são responsáveis pelo recebimento e saída de matéria-prima da empresa, incluindo a supervisão e controle de estoque do setor.
Se você é o responsável pelas rotinas administrativas, veja essas dicas!
Mapeie os processos
Antes de iniciar qualquer fluxo, mapeie começo, meio e fim da jornada, principalmente se esse processo estiver ligado ao planejamento estratégico de marketing da empresa.
Ao começar o planejamento estratégico faça um bom plano de negócios para cada etapa de todos os processos que será feito, mesmo que ele seja pequeno. Utilize o método de análise swot, análise fraquezas, forças, sucessos e dificuldades de cada etapa da sua estratégia e planeje uma solução para cada uma delas.
Já em casos de sistemas de operações logísticas e financeiras, o cuidado deve ser em dobro, principalmente no controle de recebimentos e saídas de estoques ou pagamentos.
Em operações logísticas o mapeamento de processos deve ser um pouco mais detalhado. De preferência, o mapeamento dos processos logísticos devem ser feitos com detalhes ricos.
Mantenha anotado data e hora de entrada e saída, nome da empresa que irá prestar o serviço, nota fiscal e quantidade de produtos e entre outros.
Crie um fluxograma de processos e responsabilidades
O uso do fluxograma também é um dos melhores processos para manter uma boa rotina administrativa. Forneça uma planilha com cada método e o responsável por cada tarefa, para isso um bom assistente de rotinas administrativas é uma das melhores escolhas a se fazer.
Ele será um bom auxiliar e te ajudará em todas as tarefas administrativas nas rotinas de escritório.
O assistente de rotinas administrativas será responsável pela divisão de tarefas e responsabilidades com o gestor.
O fluxograma de processos é utilizado como uma espécie de mapeamento lúdico para a conclusão dos processos futuros.Ele determina cada etapa e cada fase de todos os processos a serem feitos, junto com o assistente de rotinas, o processo será bem mais leve para a administrar, vale totalmente a pena.
Ofereça treinamentos e capacitações
Os processos de organização administrativa é um dos fluxos mais difíceis de uma empresa, por ser um processo com grandes responsabilidades, é necessário que haja uma boa construção de treinamentos e capacitações dos funcionários da administração.
Esse treinamento pode ser expandido para auxiliares e assistentes do administrativo para que haja um bom fluxo das capacitações para que os recursos sejam expandidos pelo setor.
Um dos melhores treinamentos para um bom gerenciamento é aplicar o uso da cultura organizacional.
Os funcionários mantêm o próprio ritmo organizacional com o sistema de gerenciamento próprio e em conjunto, proporcionado junto a empresa. E,infelizmente, é muito comum que as empresas pequem nessa etapa e fracassem na parte administrativa e prejudiquem o bom andamento da empresa.
Crie uma rotina de controle de processos
Uma boa rotina de controle de processos é uma dos melhores investimentos para a otimização do planejamento e a diminuição de custos.
Além de otimizar esses recursos, as melhorias de alguns processos internos podem operar em outro patamar de qualidade empresarial, impactando positivamente a área interna e externa de gerenciamento.
Assim como todos os sistemas do operacional do administrativo da empresa é necessário que todos os processos sejam totalmente detalhados e analisados recorrentemente para que não haja processos de informações cruzadas ou inexistentes.
Se você quiser saber mais sobre como uma boa rotina de controle pode ajustar positivamente o desempenho empresarial e de autogerenciamento,
Invista em tecnologia para otimizar as tarefas de rotina
Um dos melhores meios de agilidade para o seu negócio é a tecnologia, principalmente quando estamos no setor administrativo.
Com uma vasta diversidade de softwares no mercado para a otimização de processos, eles garantem uma otimização de tempo e agilidade nos processos administrativos.
Um desses sistemas é o Pontotel, que é um software focado na gestão de frequência dos colaboradores, que possui folha de ponto online, plataforma de gestão e integração com diversos sistemas de folha de pagamento.
O sistema da Pontotel otimiza as principais tarefas do sistema administrativo em conjunto com o RH, conheça mais sobre o software que tem o melhor gerenciamento de controle de ponto para sua empresa, preencha o cadastro abaixo e agende uma demonstração!
Conclusão
Em suma, após a leitura desse conteúdo entendemos que a parte administrativa da empresa é a que determina onde a organização irá chegar, vimos também quais os exemplos das rotinas administrativas e quais os cargos que compõem esse sistema.
Com uma boa cultura de organização e a ajuda de softwares para a otimização de tempo, algumas situações das rotinas administrativas podem funcionar de forma exemplar dentro da sua empresa.
Se gostou desse texto e ficou interessado(a) em como um software pode otimizar boa parte das rotinas do seu setor administrativo, compartilhe no seu Linkedin e ajude a comunidade de RH/DP a entender mais sobre o tema.
