Gestão de Departamento Pessoal: conheça suas funções e como aprimorar o setor dentro de sua empresa

imagem de um casal de colegas, um homem e uma mulher conversando

A pandemia e as novas dinâmicas do mercado de trabalho, deixaram ainda mais evidente a importância da Gestão de Departamento Pessoal para o sucesso de uma empresa. 

Para começar a falar sobre esse tema, é importante perguntar: você conhece a diferença entre o setor de Recursos Humanos e o de Departamento Pessoal?

É super comum que as pessoas confundam Recursos Humanos e Departamento Pessoal, além de acreditarem que as duas áreas são a mesma coisa. 

Ao entender um pouco mais sobre o tema você irá notar que o setor de RH trabalha mais com a gestão estratégica de pessoas, enquanto o Departamento Pessoal tem como diretriz atuar nos processos administrativos que envolvem os colaboradores. 

Se você quer aprimorar a gestão de departamento pessoal de sua empresa oferecendo soluções mais práticas e eficazes, você está no artigo certo. Veja os principais assuntos:

Boa leitura! 

O que é Departamento Pessoal?

Em uma estrutura empresarial, o Departamento Pessoal é o setor que atua com as tarefas mais burocráticas, em processos como contratação de funcionário, pagamento dos salários, licença médica, 13º salário e todas as questões ligadas a cálculos trabalhistas, até o desligamento e rescisão contratual dos funcionários

Esse setor é mais comum em empresas de grande porte. Em outras instituições é comum que as atividades de RH e Departamento Pessoal sejam desempenhadas por um único setor. 

Qual a diferença entre Departamento Pessoal e RH?

imagem de colegas de trabalho dando as mãos

Mesmo que boa parte das pessoas acredite que os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal sejam sinônimos, essas duas áreas possuem atuações distintas dentro da administração de uma empresa.

Conhecida popularmente como RH, a área de Recursos Humanos é responsável pela valorização dos funcionários e por gerenciar todas as esferas de relacionamento profissional. 

O RH também atua com a avaliação de desempenho dos trabalhadores, políticas de gestão, que corresponde às maneiras como uma organização deve lidar com seus colaboradores, treinamentos e desenvolvimento de pessoas.

Já o Departamento Pessoal, também chamado de DP, administra questões mais ligadas à esfera burocrática da relação entre funcionário e empresa, como legislação trabalhista e eventuais relações sindicais.

Demandas como o processo de contratação de funcionários, pagamento dos salários, licença médica, 13º salário e tudo ligado a cálculos trabalhistas, até o desligamento e rescisão contratual dos funcionários, estão dentro do escopo do Departamento Pessoal.

Vale destacar que em algumas empresas, de médio e pequeno porte, é comum que as atividades de RH e Departamento Pessoal sejam desempenhadas por um único setor. 

Qual é a importância do Departamento Pessoal na empresa?

imagem de uma pessoa de anotando em um caderno e com uma calculadora em mãos

Com todas as mudanças impostas pela pandemia, o Departamento Pessoal se tornou ainda mais importante na manutenção do bom funcionamento da empresa e ainda, na segurança dos direitos dos colaboradores.

Conhecido como DP, o Departamento Pessoal tem a responsabilidade de assegurar que sua empresa esteja de acordo com a legislação trabalhista/previdenciária, a fim de evitar penalidades, assegurando assim, todos os direitos dos trabalhadores.

Dentre as rotinas do Departamento Pessoal estão:

  • Gerenciar o controle da jornada dos colaboradores;
  • Fazer o cálculo da folha de pagamento;
  • Promover todo o processo de admissão e demissão de funcionários;
  • Gestão de férias e licenças (médica e maternidade).

Com o surgimento de novas tecnologias diariamente, a rotina do departamento pessoal também mudou. Se antes os gestores do DP atuavam de forma mais tradicional, hoje procuram soluções cada vez mais práticas e estratégicas.

Há anos atrás, seria impossível imaginar realizar todo o processo de contratação de forma online, com envio de documentos e assinaturas 100% digitais. Porém, com o novo cenário mundial imposto pela pandemia, essa é uma realidade cada vez mais comum!

Desempenhando um papel ainda mais estratégico, está mais que provado que o famoso DP merece um olhar atento e investimentos em novas tecnologias, com o intuito de torná-lo cada vez mais dinâmico.

Quais são os benefícios de uma gestão de departamento pessoal?

A eficácia na gestão de Departamento Pessoal tem influência direta no bom funcionamento eficaz da sua empresa. 

Atualmente, uma dos principais aperfeiçoamentos dessa gestão fica por conta da descentralização e otimização das atividades diárias relacionadas às jornadas dos colaboradores da empresa, para alimentar as informações para base de folha e que muitas vezes ficam sob responsabilidade de uma central administrativa.

Para que ocorra uma melhor fluidez deste e de vários outros processos, vale lembrar que a descentralização oferece grandes benefícios, criando um ambiente mais voltado à inovação, oferecendo autonomia aos usuários nos processos diários e acima de tudo, tornando o RH menos sobrecarregado. 

Admissões, geração de históricos contratuais e eventuais, movimentações individuais e coletivas, inclusão de afastamentos, estabilidade, anotações, programações, lançamento de valores que impactam no cálculo da folha, podem ser executados por usuários “das pontas”.

Para a central, ficaria apenas a tarefa de fechamento, permitindo assim foco nos demais processos de gestão de recursos humanos

Outro grande benefício é que esse tipo de gestão permite aos usuários de cada filial ou unidade, a realização de suas atividades diárias de acordo com os critérios definidos pela empresa.

Afinal de contas, otimizar o tempo da central administrativa no processo de fechamento da folha e proporcionar mais autonomia na hora de trabalhar é um sonho, não é mesmo?

A gestão do DP torna também tudo muito mais rápido e os processos ainda mais dinâmicos dentro do setor. Além disso, ao ser integrada com o módulo de admissão digital pelo governo através do eSocial, a Gestão de Departamento Pessoal otimiza o processo admissional dos funcionários.

Quais são as principais métricas do departamento pessoal?

imagem de uma pessoa assinando um contrato

Chamados de KPIs, os indicadores de departamento pessoal estão intimamente ligados com o desempenho financeiro da empresa. Afinal, essas métricas revelam como estão os níveis de qualidade dos processos. 

No momento em que esses níveis estão altos, o impacto é percebido diretamente na equipe, que se sente valorizada pelos bons serviços prestados pelo setor. 

As métricas de desempenho ajudam o DP a agregar valor às ações focadas nos colaboradores e definir estratégias eficientes para a melhoria dos serviços. Além disso, os KPIs revelam as fraquezas do time, para que os gestores modifiquem o que for necessário. 

Outra vantagem do uso de indicadores de departamento pessoal é a possibilidade de gerenciar metas em longo prazo. 

Confira as principais métricas e como utilizá-las em seu Departamento Pessoal:

  • Rotatividade de funcionários: também chamada de turnover de profissionais, a rotatividade pode acarretar diversos prejuízos para a empresa, como custos com processos admissionais e demissionais, perda da experiência do colaborador e queda na employer branding (marca empregadora) do negócio. Com o auxílio do KPI, os gestores entendem não só a quantidade de funcionários que se desligaram da empresa, como também o perfil comportamental deles e as motivações para a saída.
  • Absenteísmo: é importante lembrar que, quanto maior for o índice de faltas, menor será a produtividade interna. Além disso, um time trabalhando menos gera muitas despesas no orçamento da empresa. Dessa forma, o KPI de absenteísmo pode indicar aos gestores a necessidade de mudanças na empresa.
  • Satisfação dos funcionários: o KPI de satisfação dos colaboradores é uma métrica que revela, em especial, o nível de felicidade das equipes em relação ao trabalho. Caso o indicador apresente baixo índice de satisfação, o departamento pessoal pode acionar o RH para alinhar estratégias conjuntas a este setor.
  • Horas extras X Horas trabalhadas: o indicador de horas extras x horas trabalhadas mostra se os profissionais estão com baixa produtividade ou sobrecarregados. 
  • Índice de reclamações trabalhistas: esse é um dos principais KPIs, pois uma empresa com grande número de reclamações trabalhistas amarga prejuízos financeiros e prejudica a reputação da instituição no mundo corporativo. Sendo assim, é vital ter um KPI que mensure o índice dessas reclamações. Dessa forma, o DP pode minimizar os motivos que originam essas ações judiciais.

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O PontoTel é um software de controle de jornada em nuvem, que acompanha a sua empresa desde o registro de ponto até a gestão de jornada completa. 

Ele é um bom auxiliar na estratégia de gestão de pessoas, pois conta com funcionalidades pensadas em grandes corporações, como um banco de horas robusto com diversas regras de cálculos e possibilidades de personalização, uma boa gestão de escalas de trabalho com painéis inteligentes que permite acompanhar diversas escalas em uma única tela. 

Além disso, o software simplifica a rotina dos setores de recursos humanos e departamento pessoal, pois conta com todas as funcionalidades necessárias para realizar o controle de jornada de forma segura e eficaz.

Melhor do que saber tudo sobre o PontoTel na teoria, é poder conferir uma demonstração do nosso sistema em operação. Agende agora mesmo um bate-papo: é totalmente gratuito e exclusivo para sua empresa!

controle de ponto pontotel

Conclusão 

Chegamos ao fim desse texto, e então, você entendeu a importância da Gestão de Departamento Pessoal? Sem dúvida, essa é uma das áreas que requer total atenção para o sucesso de sua empresa. 

Ao longo deste conteúdo, entendemos as diferenças entre os setores de Departamento Pessoal e Recursos Humanos e importância do DP no bom funcionamento de uma empresa.

Além disso, falamos também sobre os benefícios de uma gestão de departamento pessoal e as principais métricas do departamento pessoal.

Como vimos, soluções como o software PontoTel podem agregar diversas vantagens na rotina de gerenciamento de colaboradores, ainda mais no caso do controle de jornada.

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