Por que realizar de forma eficiente uma gestão de escalas? Saiba a importância e veja ferramentas para auxiliar o RH
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Time Pontotel 17 de maio de 2023 Departamento Pessoal
Por que realizar de forma eficiente uma gestão de escalas? Saiba a importância e veja ferramentas para auxiliar o RH
Você sabe o que é gestão de escalas? Entenda a importância de ser eficiente no processo e como a tecnologia pode otimizar esta tarefa.
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Um dos desafios das empresas é fazer a gestão de escalas de trabalho, especialmente quando o quadro de funcionários é grande e várias categorias diferentes atuam no negócio. 

Além de se preocupar com a realização das atividades a fim de não impactar a produtividade da empresa, ainda é necessário pensar na distribuição das equipes de trabalho.

Isso porque a legislação trabalhista tem uma série de regras a serem seguidas na montagem das escalas, principalmente no que diz respeito ao intervalo interjornada

Também é preciso estar atento ao limite de horas extras de cada colaborador e às determinações específicas e legais das categorias profissionais. 

Para esclarecer melhor as dúvidas sobre o tema, este artigo irá abordar os principais pontos da gestão de escalas. Você vai aprender o que é a gestão de escalas de trabalho, como funciona e outros assuntos pertinentes ao tema. Veja os tópicos que serão abordados:

Gostou e quer saber mais? Então, continue a leitura!

controle escalas de trabalho por aplicativo

O que é escala de trabalho?

Relógio ao lado de um calendário

A escala de trabalho é a forma como o time de recursos humanos e os gestores de cada equipe organizam a carga horária de trabalho de cada colaborador. Ela tem o objetivo principal de guiar os profissionais em relação aos seus horários de entrada e saída. 

Sendo assim, a escala de trabalho precisa ser desenvolvida a fim de suprir as necessidades da empresa, ou seja, garantir o pleno funcionamento do negócio. Tudo isso deve ser feito sem que os direitos do trabalhador sejam prejudicados.

É importante seguir todas as determinações, não apenas para evitar problemas com a justiça trabalhista, mas também para manter a produtividade dos colaboradores e, consequentemente, os resultados da empresa.

O que diz a lei sobre escalas de trabalho?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) tem determinações claras sobre as regras da jornada de trabalho. A principal delas é que o colaborador não pode ultrapassar 8 horas de trabalho diárias e o máximo de 44 horas semanais. 

Além disso, a legislação trabalhista ainda prevê que nas escalas de trabalho haja um descanso semanal remunerado (DSR), desde que o profissional cumpra uma série de regras, por exemplo, não ter faltas injustificadas em um determinado período.

É importante ressaltar ainda que a escala de trabalho deve seguir o que foi acordado em contrato entre o empregado e o empregador. 

Por fim, o RH precisa conhecer as convenções coletivas de cada categoria dos profissionais do seu quadro de funcionários, já que é possível haver diferenciações na jornada de trabalho de alguns colaboradores, de acordo com o que foi negociado pelo sindicato representante.

O que é gestão de escalas?

Agora que você já entendeu o que é escala de trabalho, é a hora de saber como funciona a gestão de escalas e qual é a importância dela para a sua empresa. O processo se trata da organização da carga horária de trabalho de cada um dos funcionários para garantir o funcionamento da empresa.

Como citado no item anterior, a escala dos colaboradores precisa estar de acordo com a CLT e com as determinações de cada categoria do trabalhador. Por isso, a gestão de escalas é um dos processos mais importantes do setor de recursos humanos e dos demais gestores de uma organização. 

A gestão de escalas precisa levar em consideração diversos fatores, como férias ou licenças de colaboradores da equipe, carga horária prevista em contrato, rodízio de profissionais e quantidade de trabalho de acordo com o período. 

O comércio é um setor que, no final de ano e nas épocas festivas, tem um aumento na demanda de trabalho e, consequentemente, precisa de um reforço na escala dos trabalhadores. Entretanto, não basta apenas aumentar as horas de trabalho dos funcionários, pois as leis trabalhistas impõem limites, como será visto a seguir.

Quais os tipos de escalas?

A lei traz a possibilidade da realização de diferentes tipos de escalas, aumentando a possibilidade dos gestores de escolher o melhor formato para cada negócio. Veja abaixo os 5 principais tipos de escalas permitidos no Brasil:

  • Escala 12×36: o trabalhador tem carga horária de 12 horas de trabalho seguidas com 36 de descanso. 
  • Escala 5×1: o funcionário trabalha 7 horas e 20 minutos durante cinco dias e tem um dia de descanso. Neste caso, a escala semanal tem um total de 6 dias apenas.
  • Escala 5×2: a cada 5 dias trabalhados, o colaborador tem 2 dias de descanso (consecutivos ou não). Neste modelo, se o dia de trabalho cair aos domingos ou feriados, o pagamento das respectivas horas deve ser feito em dobro, exceto quando estiver permitida a compensação em banco de horas.
  • Escala 6×1: o trabalhador faz 6 dias de trabalho consecutivos e, depois, tem 1 de folga. De maneira geral, esse formato é utilizado pelos empregadores que cobram o limite máximo de 44 horas semanais de trabalho.

Vai destacar que a escala 12 por 36 é a única que permite que o trabalhador tenha uma jornada acima de 8 horas diárias, já que o descanso após esse período totalizará 36 horas. O gestor de escalas deve considerar ainda as obrigações do intervalo intrajornada

A CLT ainda determina que todos os trabalhadores que atuam aos finais de semana têm direito a pelo menos um domingo de folga a cada 7 semanas.

Como funciona uma gestão de escalas?

A gestão de escalas traz muitos desafios para os responsáveis, porque envolve uma série de regras e detalhes que precisam ser levados em consideração na hora de organizar a jornada de trabalho de cada colaborador.

Adicionalmente, é indispensável que haja uma integração nas escalas, pois a produtividade da empresa pode ser prejudicada caso haja falhas e falta profissional para suprir a demanda de atividades. 

Sendo assim, a gestão de escalas envolve desde o estudo para entender qual é a mão de obra necessária para manter o funcionamento da empresa até o conhecimento profundo das regras da CLT e das eventuais convenções coletivas de categoria.

O RH e os gestores de equipe devem se preocupar principalmente em não sobrecarregar os colaboradores, pois isso pode impactar diretamente a motivação dos profissionais, o que pode acarretar a queda de produtividade do time.

De maneira geral, a gestão de escalas é feita por meio de planilhas e, muitas vezes, manualmente. Recentemente, com a evolução tecnológica, a montagem de escala de trabalho ficou mais simples, além de terem diminuído as chances de erro.

Qual a importância da gestão de escalas?

Dois homem comemorando enquanto duas mulheres observam

A gestão de escalas é de suma importância para qualquer empresa. Quanto maior for o número de trabalhadores em um negócio, maior será a complexidade da distribuição de carga horária entre eles.

Ainda, é importante ressaltar que em muitas companhias existe uma variedade muito grande de categorias de trabalhadores. Por conta desses e de outros motivos, fazer uma boa gestão da jornada de trabalho dos colaboradores é um dos principais pontos para o sucesso do negócio. 

Alguns dos pontos mais importantes na gestão de escalas são: 

Evita passivos trabalhistas

Como já falado, a lei trabalhista brasileira tem regras específicas sobre a jornada de trabalho dos profissionais. Por isso, fazer uma boa gestão de escalas dos funcionários é primordial para garantir a segurança jurídica e evitar qualquer problema com a justiça trabalhista. 

A gestão de escalas de trabalho permite que não haja um excesso de horas extras ou, ainda, que determinado colaborador tenha uma carga horária de trabalho inadequada para a sua função. 

Uma escala bem-feita garantirá que os profissionais estejam fazendo corretamente os intervalos intrajornada e interjornada e que não haja falhas na concessão de descanso semanal remunerado e outros direitos do trabalhador.

Mantém a produtividade da equipe e da empresa

Outro ponto importante da gestão de escalas é a manutenção da produtividade da equipe e dos resultados do negócio. 

Quando os profissionais não fazem o descanso necessário entre uma jornada e outra de trabalho, o excesso de cansaço pode impactar diretamente o trabalho executado durante sua carga horária. Além disso, o colaborador sabe quando seus direitos não estão sendo cumpridos e, por isso, podem ficar desmotivados.

Reduz taxas de absenteísmo e turnover

A gestão de escalas também tem papel importante na redução das taxas de absenteísmo e turnover, já que, quando não há excesso de trabalho ou erros na montagem da escala, os colaboradores tendem a se sentir mais satisfeitos com a empresa.

Além disso, o clima organizacional também é beneficiado, assim como a diminuição da possibilidade de desenvolvimento de doenças laborais, que ocasionam faltas e licenças médicas.

problemas com banco de horas

Como fazer uma gestão de escalas?

Você já entendeu a importância de realizar uma boa gestão de escalas. A seguir, foram elencadas algumas dicas para não cometer erros na montagem da escala das jornadas de trabalho dos seus colaboradores. Confira!

Defina o melhor formato de trabalho para a empresa

O primeiro passo é entender as necessidades da empresa e como a jornada de trabalho deve ser para suprir todas as demandas. Nenhum processo interno pode ser negligenciado e, para isso, é preciso contar com colaboradores durante todo o período de funcionamento do negócio.

Logo, faça uma previsão de demandas e procure entender quantos funcionários cada equipe e cada horário precisam conter para realizar as atividades.

Veja o que diz a lei sobre as escalas de trabalho

Fique atento às leis trabalhistas sobre o tema, assim você evitará montar escalas de trabalho fora do permitido pela legislação. Lembre-se também de verificar se os profissionais contratados fazem parte de alguma categoria que possua convenção coletiva específica com determinações sobre o horário de trabalho.

Atente-se a intervalos intrajornada e interjornada

Quando estiver fazendo a gestão de escalas, não se esqueça de considerar os intervalos intrajornada, ou seja, as pausas para descanso dos colaboradores, e os intervalos interjornada, descanso mínimo que deve ocorrer entre o fim de uma jornada e o início de outra. 

De acordo com o intervalo interjornada, esse descanso deve ter pelo menos 11 horas.

Faça o planejamento de escalas junto ao time

Uma dica é envolver os colaboradores, sempre que possível, na gestão de escalas. Eles são os principais interessados pela escala que será montada e, ao participarem do processo, sentem-se mais valorizados pela empresa. 

Essa é uma maneira de aumentar o engajamento dos funcionários, impactando a produtividade na realização das tarefas, e ainda melhorar a qualidade de vida desses profissionais.

Use ferramentas automatizadas para gerenciar escalas

A tecnologia tem oferecido uma série de benefícios na gestão de negócios. O desenvolvimento das escalas dos trabalhadores é um dos processos que podem ser otimizados com o uso de ferramentas automatizadas, como o sistema de registro de ponto eletrônico.

Os softwares especializados em RH permitem, por exemplo, fazer o registro antecipado da jornada de trabalho de cada funcionário da empresa, além de auxiliar na contabilização das horas extras e no controle do banco de horas.

Desta forma, a gestão de escalas fica mais simples, pois a equipe de RH e o departamento pessoal não terão que se preocupar com o desenvolvimento de inúmeras planilhas e preenchê-las manualmente.

A automação da gestão de escalas ainda diminui as chances de erro, evitando eventuais processos trabalhistas.

Conheça o PontoTel: app com gestão de escalas!

Notebook apresentando a tela de gestão de escalas do PontoTel

O PontoTel é uma plataforma completa de gestão e controle de ponto que, além de oferecer a marcação de ponto por dispositivos móveis, possui funcionalidades para otimizar a gestão de escalas de trabalho.

Com uma navegação intuitiva, o sistema permite que a gestão de escala seja realizada dentro do aplicativo de forma completa e personalizada.

Sendo assim, os gestores, além de acompanhar em tempo real todas as informações sobre a jornada dos funcionários, podem fazer várias escalas de trabalhos de acordo com cada grupo de trabalhador.

A plataforma PontoTel também está adequada a todas as leis trabalhistas, Portaria 671 e CLT, e conta com ferramentas que garantem a segurança e a autenticidade das informações ali cadastradas, com medidas antifraude.

Conclusão

Em suma, a gestão de escalas é um dos processos mais importantes do RH, pois além de impactar diretamente os resultados do negócio, também pode oferecer riscos para a saúde do colaborador e trazer problemas com a justiça trabalhista para a empresa.

Construir uma escala de trabalho correta aumenta a produtividade dos profissionais e ainda garante que a empresa está cumprindo todas as determinações das leis brasileiras de trabalho.

Com o avanço da tecnologia, sistemas especializados em processos de RH podem ser uma ferramenta importante para automatizar a gestão de escalas, otimizando a realização da demanda e evitando possíveis erros.

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