O planejamento de escalas de trabalho é considerado um dos pilares mais importantes para o funcionamento da empresa. Afinal, as operações e atividades das organizações só podem ser executadas mediante monitoramento ou emprego direto da força de trabalho das pessoas. 

Como as escalas são responsáveis por organizar os dias e horários em que os colaboradores devem cumprir sua jornada, a forma como elas são planejadas influenciam no funcionamento de toda empresa. 

Por isso, gestores e profissionais do setor de Recursos Humanos (RH) precisam investir seu tempo, conhecimento e esforço para criar e gerenciar as escalas de trabalho de modo que elas atendam as necessidades da corporação.

Mas como criar um planejamento eficiente?

Para responder esta pergunta, neste artigo, você entender qual a importância e como fazer um bom planejamento de escalas. Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:

• O que é o planejamento de escalas?
• Por que é importante fazer um planejamento de escalas eficiente?
• Quais são as principais formas de planejar uma escala?
• O que é essencial no planejamento de escalas?
• Como um software de WFM ajuda no planejamento de escalas?

Boa leitura!

O que é o planejamento de escalas?

O planejamento de escalas refere-se ao processo de organização e estruturação dos dias e horários de trabalho dos funcionários da empresa em uma área ou setor. Dessa forma, a empresa garante que suas demandas operacionais sejam atendidas. 

Assim, ela consegue honrar seus compromissos estabelecidos com os clientes, garantindo que os produtos e serviços sejam entregues de acordo com a qualidade e o prazo estipulado. 

Além disso, o planejamento eficiente de escalas ajuda a empresa a cumprir as regras estabelecidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) em relação à jornada de trabalho, acordos estabelecidos em contrato e cálculo da folha de pagamento. 

Como resultado, o processo de gestão de escalas contribui para o compliance jurídico e ainda colabora para o bem-estar e a produtividade dos colaboradores.

Afinal, ao respeitar os limites da jornada dos funcionários, a empresa não só cumpre a lei, mas também assegura que o empregado descanse e se dedique a sua vida pessoal, fatores que também influenciam na qualidade do trabalho realizado na empresa.

Por que é importante fazer um planejamento de escalas eficiente?

Investir no planejamento eficiente das escalas de trabalho é importante por beneficiar a empresa de diferentes formas. Confira abaixo as principais vantagens de se dedicar a esse processo:

Previne erros

Empresas que negligenciam as escalas dos funcionários e não fazem o planejamento eficiente dessa ferramenta correm o risco de cometer vários erros, tais como:

• Desrespeitar os limites da jornada de trabalho;
• Não conceder as folgas ou intervalos de descanso determinados por lei;
• Sobrecarregar funcionários; 
• Prejudicar a saúde e o bem-estar dos colaboradores;
• Aumentar a insatisfação dos funcionários em relação à empresa;
• Tornar a empresa mais suscetível à processos trabalhistas;
• Prejudicar o funcionamento e o fluxo de trabalho na organização;
• Reduzir a qualidade de produtos e serviços prestados aos clientes;
• Em última instância, prejudica a experiência do cliente e registra queda no faturamento.

Alinha a demanda com as restrições legais

Ao criar um planejamento eficiente da escala de trabalho, a empresa garante que os limites da jornada de trabalho permitidos por lei sejam respeitados. 

Em outras palavras, ele assegura o cumprimento da carga horária e dos intervalos interjornada e intrajornada previstos em lei ou acordada em convenções coletivas e acordos individuais.

Permite o acompanhamento de perto

O planejamento de escalas também desempenha outro papel importante: facilitar o monitoramento da frequência e assiduidade do funcionário em seu local de trabalho. Afinal, a escala é um documento que orienta os colaboradores no exercício da sua jornada de trabalho. 

Por isso, o RH pode consultar a escala para verificar se o colaborador está cumprindo os dias e horários de trabalho pré-estabelecidos. 

Caso o funcionário não esteja cumprindo com suas obrigações, ele pode sofrer consequências, como descontos na folha de pagamento, advertências, suspensão e, em última instância, rompimento do vínculo empregatício. 

Em outras palavras, o planejamento de escalas facilita o monitoramento da jornada de trabalho e até facilita o cálculo da remuneração que o funcionário deve receber no fim do mês.

Dá previsibilidade para os colaboradores 

Outro benefício associado ao planejamento eficiente de escalas é a previsibilidade da jornada de trabalho dos funcionários. 

A partir do momento que os colaboradores sabem exatamente as datas e horários que devem cumprir sua jornada laboral, eles têm mais segurança para ajustar compromissos relacionados a sua vida pessoal ou mesmo profissional. 

Se o trabalhador finaliza seu trabalho às 22h do sábado e só precisa voltar ao seu posto às 7h da segunda, por exemplo, ele terá 33 horas de descanso. Nesse período, ele pode encontrar os amigos e familiares, fazer viagens curtas, concluir algum curso, entre outras atividades. 

Em outras palavras, ele pode usar esse tempo para se dedicar a sua vida pessoal ou profissional. Mas isso só é possível porque ele sabe exatamente quais são seus horários e dias de trabalho, informações indispensáveis na construção de escalas.

Quais são as principais formas de planejar uma escala?

A empresa pode utilizar três métodos diferentes para planejar a escala de trabalho dos funcionários. Mas antes de escolher o método ideal para o negócio, é necessário conhecer as características e as vantagens de cada um deles. 

Confira os tópicos abaixo:

Forma manual 

As escalas manuais são consideradas métodos tradicionais de organização de dias e horários de trabalho dos funcionários. O responsável pelo planejamento só precisa utilizar papel e caneta para estruturar o fluxo de trabalho, considerando as necessidades da empresa. 

O problema é que essa forma manual de estruturar as escalas é mais suscetível a erros. Afinal, o profissional que faz esse planejamento pode confundir algumas informações, conceder folgas em excesso para um colaborador em detrimento de outro, sobrecarregar funcionários, entre outros problemas. 

Além disso, esse método manual só pode ser usado por micro e pequenas empresas, já que, quanto maior o número de funcionários, maior a dificuldade de organizar a escala apenas no papel. 

Ademais, como esse método não utiliza uma forma sistematizada para centralizar e organizar as informações relacionadas a jornada, a empresa que o utiliza aumenta suas chances de desrespeitar a legislação trabalhista. Assim, ela se torna mais vulnerável a processos trabalhistas.

Planilhas

As planilhas são consideradas ferramentas razoáveis para planejar e gerenciar escalas de trabalho. Isso ocorre porque elas são criadas em ambiente digital por meio de softwares conhecidos, como Excel e Google Sheets. 

Como esses sistemas oferecem diversos recursos para automação e edição de informações e tabelas, suas planilhas estão menos suscetíveis a erros de registro. Além disso, elas aumentam o controle da jornada e garantem mais segurança na organização das escalas. 

Vale lembrar que é possível encontrar diversos modelos de planilha de escala gratuita na internet. Basta encontrar um modelo compatível com a estrutura do seu negócio e começar a usar! 

Mas, atenção! Embora sejam boas ferramentas, as planilhas não são capazes de atender as necessidades de médias e grandes empresas, que contam com muitos funcionários. 

Afinal, quanto maior o quadro de colaboradores, maior o volume de informações que precisa ser analisado para a criação da escala. 

Nesses casos, o ideal é utilizar softwares de planejamento de escalas para evitar erros e otimizar a organização e o gerenciamento da jornada dos funcionários.

Softwares 

Os softwares de planejamento de escalas são considerados as ferramentas mais eficientes e inteligentes do mercado. 

Além de oferecerem recursos que otimizam e agilizam a criação de escalas de trabalho, eles também facilitam o monitoramento da jornada dos colaboradores. 

Tudo isso é feito por meio de um sistema automatizado e acessível por diferentes plataformas. Por esse motivo, esses softwares também ajudam a criar um RH estratégico e ainda podem ser usados por empresas de todos os portes e setores.

O que é essencial no planejamento de escalas?

Além de escolher um bom método de planejamento, a empresa também precisa entender quais pontos exigem mais atenção durante a organização de uma escala eficiente. 

Conheça cada um deles a seguir:

Conhecer as leis e regras da categoria de trabalho 

O primeiro passo para fazer um planejamento eficiente da escala de trabalho é entender as leis que influenciam nesse processo. 

É importante se atentar principalmente às regras elencadas no Artigo 67 da CLT, que trata da duração da jornada de trabalho. 

Além disso, o RH também precisa conhecer o que diz as convenções e acordos coletivos de trabalho realizados junto a empresas e colaboradores. 

Afinal, esses documentos contêm as orientações corretas sobre os limites da jornada de trabalho. Dessa forma, fica mais fácil planejar as escalas de acordo com as exigências legais.

Contar com imprevistos

Imprevistos acontecem em todo o lugar, inclusive nas empresas. Por isso, um bom planejamento também deve prever que os funcionários podem se atrasar ou faltar ao trabalho por diversas razões. 

Como a empresa deve continuar funcionando mesmo na ausência desses colaboradores, o ideal é se prevenir e definir quais funcionários podem ser convocados para substituir esses empregados que se atrasaram ou faltaram ao trabalho.

Considerar datas comemorativas

Estabelecimentos como supermercados, restaurantes, hospitais, entre outras empresas, continuam funcionando até mesmo durante os períodos de datas comemorativas, como Páscoa e Natal. 

Nesses períodos, o planejamento de escalas deve ser feito de forma mais cuidadosa para que a empresa evite a insatisfação dos funcionários. 

O ideal é que a escala seja organizada e compartilhada com antecedência, para que os colaboradores possam ajustar seus compromissos nessas datas comemorativas. 

Além disso, o RH precisa ficar atento à remuneração pelo trabalho realizado em datas comemorativas, já que o valor da hora trabalhada deve ser dobrado. 

Sendo assim, o RH precisa dimensionar a força de trabalho necessária para atender a organização nesse período, sem que isso represente um desfalque no orçamento do negócio.

Ter informações sobre a demanda de trabalho

É impossível fazer um planejamento eficiente de escala sem informações sobre a demanda de trabalho necessário para manter a empresa funcionando. 

Por esse motivo, a organização das escalas exige que o RH saiba entender a estrutura e o funcionamento do negócio. Além disso, ela precisa fazer o levantamento de dados concretos que permitam a previsão das necessidades futuras da organização. 

Com base nessas informações, o RH consegue dimensionar a força de trabalho necessária para atender essas demandas. Assim, é possível definir quais funcionários são mais adequados para trabalhar em determinadas datas e horários.

Seguir o planejamento e controlar a escala

Não adianta criar uma escala e não seguir seu planejamento. Por isso, é importante definir métodos de controle e monitoramento dessas escalas. 

Assim, a empresa pode verificar quais funcionários estão cumprindo sua jornada corretamente e quais estão acumulando atrasos e faltas. 

Com base nesses dados, o RH pode ajustar as próximas escalas e, se necessário, adotar medidas para advertir e orientar o colaborador sobre a importância do cumprimento dessa escala.

Como um software de WFM ajuda no planejamento de escalas?

O software WorkForce Management (WFM) é uma das soluções mais avançadas e eficientes do mercado para facilitar a gestão de pessoas de um negócio. 

Com o apoio dessa tecnologia, a empresa pode dimensionar sua força de trabalho com mais precisão. Além disso, esse sistema ajuda a prever demandas, avaliar o desempenho de colaboradores e ainda formar equipes mais produtivas. 

Esses dados também facilitam a criação de escalas mais precisas, que realmente atendam as necessidades da organização. E essas não são suas únicas vantagens! 

Acompanhe os próximos tópicos e entenda como o software de WFM ajuda empresas a criarem escalas mais eficientes.

Visualização 360

Uma das principais vantagens do sistema WFM é que ele garante a visualização completa da força de trabalho do negócio. 

Também chamada de visualização 360, ela permite que a empresa acesse um volume significativo de dados relevantes sobre as habilidades, performance e jornada de trabalho de cada funcionário. 

Assim, é possível confirmar a disponibilidade dos colaboradores em certas datas, se ele já alcançou seu limite de carga horário mensal, quando serão suas férias, entre outras informações. 

Além disso, a empresa pode acompanhar indicadores de produtividade e traçar o perfil profissional de cada funcionário, considerando seus pontos fracos e fortes.

Com base nesses dados, fica mais fácil organizar as escalas de trabalho considerando não só as demandas da empresa, mas também as necessidades, competências e jornada de cada funcionário.  

Assim, a empresa pode ajustar a escala de forma mais eficiente, assegurando o funcionamento do negócio e a produtividade geral da força de trabalho.

Garante que todos os postos estejam cobertos

Outra vantagem do sistema de WFM é que ele facilita a previsão de demandas da empresa. Por isso, os estabelecimentos que utilizam esse sistema têm mais facilidade para criar escalas capazes de atender as necessidades do negócio. 

Como resultado, é possível garantir que todos os postos de trabalho estejam cobertos e até definir quais colaboradores podem ser chamados caso algum funcionário falte ou se atrase.

Informações precisas sobre as qualificações dos profissionais 

O sistema de WorkForce Management também facilita o dimensionamento da força de trabalho da empresa. Em outras palavras, ele facilita o levantamento e centralização de dados relacionados às habilidades, competências e dificuldades de cada colaborador. 

E os gestores podem utilizar esses dados para entender quais colaboradores apresentam os requisitos necessários para ocupar determinados postos, horários e dias de trabalho. 

Assim, fica mais fácil definir papéis, otimizar a alocação de pessoal e tornar o planejamento de escala mais eficiente. 

Ajuda no cumprimento de regras da legislação

O sistema WFM permite que a empresa organize as escalas de trabalho considerando as regras da legislação trabalhistas e os termos das convenções e acordos coletivos de trabalho. 

Assim, ela garante que suas demandas sejam atendidas e que os períodos de descanso, limites de jornada e demais direitos garantidos por lei sejam respeitados.

Como resultado, as organizações que usam o sistema WFM evitam erros associados à gestão de escalas e se protegem contra processos trabalhistas.

Reduz custos 

Por fim, o software de WFM permite que os gestores organizem a escala de forma mais assertiva, garantindo o alinhamento entre as necessidades do negócio e a organização das jornadas dos funcionários. 

Como consequência, é possível reduzir custos relacionados a pagamento de horas extras e adicionais, bem como gastos associados à contratação de novos colaboradores.

Conclusão

Planejar a escala de trabalho de uma empresa exige a análise de diversos fatores, como as demandas da empresa, a disponibilidade dos funcionários e as habilidades de cada colaborador. 

Além disso, para que o planejamento seja eficiente, ele também deve considerar as regras da legislação trabalhista. Caso contrário, a empresa se torna mais suscetível a processos trabalhistas. 

Para evitar esse problema e ainda aumentar a produtividade dos colaboradores, o ideal é contar com ferramentas que facilitem o planejamento e monitoramento dessas escalas de trabalho. 

Como vimos, a ferramenta mais indicada para essa função é o software de WorkForce Management. Afinal, além de facilitar a gestão de escalas, ele garante que a empresa tenha suas demandas atendidas, reduza custos com mão de obra e se torne mais eficiente.

Por conta dessas e de outras vantagens, se a sua empresa ainda não investe num bom software de WFM, está na hora implementar esse recurso na empresa.

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