Entender as demandas e necessidades de uma empresa sempre é um desafio, e gerenciar de que forma e por quem essas atividades serão realizadas é ainda mais trabalhoso. Para solucionar esse problema, existe a gestão de força de trabalho, método que consiste na organização das atividades profissionais dos colaboradores e suas equipes.  

Também conhecida pela sigla GFT, esse serviço de alocação de funcionários vem se tornando cada vez mais adotado pelas empresas, pois é uma atividade essencial para uma melhor organização interna da distribuição de demandas da empresa.

Dentre os benefícios de uma boa gestão da força de trabalho está a otimização dos processos, a melhora na produtividade e bem-estar dos colaboradores, a diminuição das despesas e o melhor aproveitamento dos talentos da empresa. 

Sabendo desses benefícios, é importante entender como fazer a gestão da força de trabalho de forma eficiente no seu empreendimento. Para isso, o tema será apresentado detalhadamente por meio dos seguintes assuntos:

• O que é a gestão da força de trabalho?
• Por que a gestão eficiente da força de trabalho é tão importante?
• Quais são as principais etapas de uma boa gestão da força de trabalho?
• Quais os principais métodos de gestão da força de trabalho?
• Como tornar a gestão da força de trabalho mais eficiente?
• Exemplos de boas práticas de gestão da força de trabalho

Quer saber mais sobre esse tema? Então, acompanhe o artigo e faça uma boa leitura.

O que é a gestão da força de trabalho?

A Gestão de Força de Trabalho (GFT) ou Workforce Management representa a alocação interna dos funcionários a partir de suas capacidades produtivas, tempo disponível e habilidades técnicas. 

Na prática, ela faz a empresa descobrir o que é possível realizar com os funcionários disponíveis e fazer a gestão deles a partir da necessidade de cada setor, possibilitando uma otimização das atividades e organização por ordem de relevância. 

Dentre as principais atividades que fazem parte da gestão da força de trabalho, estão:

• Planejamento estratégico;
• Análise de pontos fracos e fortes dos funcionários;
• Estudo de demandas; 
• Desenvolvimento da equipe;
• Distribuição de atividades entre os profissionais; 
• Distribuição dos horários dos funcionários conforme a demanda;
• Levantamento do quadro de funcionários por função.

Para que serve? 

A gestão de força de trabalho serve para compreender qual a demanda da empresa e alocar a força de trabalho disponível, ou seja, os funcionários, de maneira que consiga atender as demandas da melhor forma possível.

Além disso, por meio desse recurso, é possível delegar tarefas de forma mais assertiva, proporcionando um aumento da produtividade da empresa e um melhor aproveitamento dos profissionais disponíveis. 

A GFT também ajuda a empresa a cumprir com seus objetivos e metas, uma vez que pode ser feita a realização de alocação adequada de colaboradores de acordo com o que deseja ser alcançado no momento.

Por que a gestão eficiente da força de trabalho é tão importante?

Mais do que apenas alocar corretamente cada recurso humano disponível, uma gestão eficiente da força de trabalho proporciona diversas melhorias internas na empresa, que beneficiam, principalmente, a produtividade e o resultado. 

Quando há uma boa gestão da força de trabalho, a empresa consegue aproveitar 100% da sua capacidade, aproveitando melhor as habilidades de todos os talentos já contratados, assim, a corporação consegue evitar gastos com contratações desnecessárias.  

Outro benefício de relevância em gerir a força de trabalho é assegurar o bem-estar dos funcionários, pois por meio de uma boa gerência de demandas, ninguém fica sobrecarregado ou ocioso, evitando problemas como estresse ou baixa produtividade. 

Essa preocupação com as demandas dos colaboradores é importante pois o excesso de atividades pode afetar os colaboradores de forma negativa, causando um ambiente organizacional ruim e até favorecendo o surgimento de síndrome de burnout entre os funcionários. 

Ainda, não se pode deixar de mencionar que a GFT proporciona melhor organização de custos e investimentos, melhora o compliance, otimiza os processos, facilita a gestão de tempo e proporciona melhor performance dos colaboradores, ou seja, só benefícios que contribuem com o sucesso da empresa.

Logo, fica evidente como fazer uma boa gestão da força de trabalho pode fazer a diferença nos resultados da empresa.

Quais são as principais etapas de uma boa gestão da força de trabalho?

Para fazer uma boa gestão da força de trabalho é necessário seguir algumas etapas primordiais. 

Previsão de demandas

O primeiro passo, antes de distribuir os funcionários em cada atividade, é entender as necessidades da empresa e o tempo que é levado para realizar cada tarefa. 

Por exemplo, se sua empresa precisa produzir uma quantidade determinada de relatórios todos os meses, deve-se entender quanto tempo leva para produzir cada um deles. Se todo mês é mantida uma média semelhante de relatórios, já é possível prever o quanto será necessário no futuro. 

Mapeamento de processos e funções 

Depois é o momento de reconhecer as funções e quais são os profissionais que as executam para, assim, mediar o período necessário para a realização de cada tarefa, estabelecer a função de cada cargo e calcular as horas necessárias de trabalho na empresa. 

Com isso, é possível ter o cálculo do tempo que é preciso para realizar uma demanda de trabalho a cada dia.

Criação de escala de trabalho

É preciso identificar a disponibilidade de horário de cada funcionário, mapear as normas trabalhistas – para evitar jornadas de trabalho fora do tempo permitido – e, assim, fazer a distribuição de acordo com a necessidade da empresa. 

Para isso, pode-se utilizar planilhas ou um sistema de gestão de escalas, que torna o processo mais simples e ágil. 

Gerenciar a execução das atividades

Depois de fazer toda a organização necessária, é o momento de acompanhar como está sendo a realização das atividades. 

Isso pode ser feito por meio da observação da rotina, de conversas com os funcionários ou utilizando softwares de gestão, que vão ajudar a obter informações como o momento de inícios e fim das tarefas e quantidade de atividades realizadas.

Quais os principais métodos de gestão da força de trabalho?

Existem diferentes métodos para fazer o gerenciamento da força de trabalho, alguns mais modernos, que tornam o processo mais ágil, e outros mais tradicionais. É importante entender qual se adequa a realidade da sua empresa.  

Agora que você já viu as etapas, é preciso entender como realizá-las:

É possível fazer essa gestão de forma mais manual, utilizando do intelectual, criação de organogramas e métodos de organização pessoais de um analista de gestão de força de trabalho. 

Por meio da contratação de um analista, ele fica encarregado de coletar dados sobre a força de trabalho da empresa, realizar uma análise para definir tendências e criar planos e objetivos para o negócio. 

Assim, o profissional se utiliza de metodologias próprias a partir de sua experiência na construção da gestão de força de trabalho.

Outra opção, que pode ser mais econômica e benéfica, é a utilização de software e ferramentas de gerenciamento de força de trabalho.

Como já foi apresentado, são necessárias diversas tarefas para conseguir uma boa gestão da gestão de força de trabalho, assim, uma das melhores formas de fazer tudo isso é através de um software que integre todas as atividades em um lugar só.

Por meio de um sistema, sua empresa simplifica os processos, e ainda consegue obter insights úteis a partir de data analytics coletados sobre sua força de trabalho.

Qual o impacto de uma boa gestão na produtividade das empresas?

Definitivamente, uma boa gestão da força de trabalho impacta de forma significativa na produtividade da empresa. 

Uma pesquisa realizada pela  pela Reclaim.ai, com aproximadamente 2.000 profissionais, revelou que apenas 53,5% das tarefas semanais planejadas são concluídas pelos funcionários e somente 13,1% das equipes realizam mais de 70% de suas atividades planejadas para a semana.

Isso revela que há uma má gestão da força de trabalho, pois as atividades não estão bem distribuídas, a demanda pode estar sendo superior ao que o time suporta realizar e, assim, as atividades não são cumpridas e a empresa sofre com problemas de produtividade.  

Quando há um bom gerenciamento, é possível extrair o máximo dos profissionais sem sobrecarregá-los. Por exemplo, fazendo com que caga função realize apenas atividades que fazem parte do seu propósito. Afinal, é frustrante para um profissional se especializar em uma área e realizar atividades de outra.

A gestão da força de trabalho ajuda a entender as atividades de cada função da empresa e o que cada uma delas precisa realizar. 

Esse conjunto de ações propostas pela gestão da força de trabalho vão proporcionar um espaço de trabalho mais saudável e com menos excesso de tarefas, garantindo o bem-estar dos colaboradores e, por conseguinte, o aumento da produtividade.

Para se ter uma ideia, segundo pesquisa da Universidade da Califórnia (EUA), um funcionário feliz é, em média, 31% mais produtivo que os demais e vende 37% a mais quando comparado aos que não se sentem felizes.

Como tornar a gestão da força de trabalho mais eficiente?

Apenas se preocupar em fazer a gestão da força de trabalho não é o suficiente, é preciso também se preocupar em utilizar estratégias para torná-la mais eficiente e, só assim, usufruir melhor dos benefícios proporcionados por ela. 

Confira a seguir algumas dicas de como deixar o GFT mais eficiente: 

Determinando as necessidades da organização

Para não faltar ou deixar os colaboradores com trabalho demais, é importante entender quais são as necessidades da organização. Algumas perguntas que podem ser feitas para determinar as necessidades, são:

• Quantos funcionários são precisos para realizar uma atividade?
• Quanto tempo leva para realizar as tarefas?
• Qual a necessidade de produção da empresa diária, semanal e mensal?
• Quais os horários que a empresa precisa estar funcionando?

Esses são exemplos de alguns questionamentos que podem ser feitos para entender do que a empresa precisa, a lista pode se estender, o importante nesse momento é elencar todos os tópicos que são essenciais para o funcionamento do negócio. 

Mapeando o mercado laboral

O mapeamento de mercado está relacionado com o processo de planejar a força de trabalho na empresa, além do processo de  recrutamento e seleção.

Ao fazer o mapeamento de mercado, é realizada uma análise qualitativa e quantitativa da distribuição de profissionais de uma determinada função ou segmento a partir de uma localidade específica. 

Isso ajuda a empresa a se alinhar às expectativas do mercado e entender com detalhes o que se espera de cada profissional. 

Identificando as competências dos candidatos

Saber quais as competências e habilidades de cada candidato é um dos pilares na construção da gestão de força de trabalho, pois só assim será possível fazer o direcionamento correto do profissional a cada posto de trabalho. 

Se sua empresa já possui uma cultura bem definida e aplica isso no processo de recrutamento e seleção, já há um perfil pré-estabelecido, então, já se sabe se há uma tendência a determinados comportamentos, como senso de cooperação e liderança.

Essa identificação de competências pode acontecer desde no processo seletivo, por meio do currículo ou entrevista, mas depois de contratado é possível, por meio de 1:1, manter conversas para descobrir novas competências. 

Avaliando o desempenho dos funcionários

A avaliação de desempenho é uma ferramenta utilizada para mensurar a performance dos funcionários e pode ser realizada por meio de diversos métodos. 

Um dos métodos é por meio dos objetivos que a empresa traça objetivos para todo negócio, pessoais e por time. Então, observa-se se essas metas estão sendo alcançadas e por meio desse resultado é feita a avaliação de desempenho. 

Outra forma é pela avaliação 360º, que corresponde a análise das competências e conhecimentos que os funcionários possuem para realizar as tarefas, como de liderança, comportamental e técnica. 

Também é possível usar a metodologia Nine Box que possibilita uma visão sistêmica do desempenho dos funcionários, somada a uma avaliação 360º e a avaliação por objetivos.

Usando um bom sistema para gestão da força de trabalho

Novas tecnologias sempre surgem para facilitar o trabalho humano e para realizar uma melhor gestão da força de trabalho é possível aproveitar as novas ferramentas que ajudam nesse processo. 

Com um bom sistema é possível manter todos os dados de forma centralizada em um sistema em nuvem, possibilitando o acesso a partir de qualquer lugar que tenha internet e por meio dele programar e planejar de modo preciso, todas as demandas da força de trabalho.

Só em implantar um sistema de gestão de força de trabalho, já ajuda nela mesma, já que muitos processos relacionados ao gerenciamento vão ser automatizados pelo sistema, deixando que a empresa foque em pensar apenas em estratégias e deixe o trabalho com as máquinas.

Exemplos de boas práticas de gestão da força de trabalho

Às vezes pode ser difícil entender como colocar em prática a gestão de força de trabalho, mas aqui vão alguns exemplos:

Prática da escuta ativa

Ouvir os colaboradores vai ajudar a entender o que está acontecendo na empresa, quanto tempo os funcionários levam para realizar uma atividade, se eles se sentem sobrecarregados com o que fazem hoje. 

Ter esse cuidado é o que vai possibilitar a empresa a fazer uma melhor gestão da força de trabalho. 

Uso de novas tecnologias

Outro exemplo de boa prática é investir em tecnologias para a gestão de força de trabalho, tornando os processos manuais podem ser cansativos e exigir muito dos profissionais responsáveis.

Implementar sistemas e ferramentas específicas é o suporte que sua empresa e seus colaboradores precisam para executar melhor o trabalho. 

Constância no gerenciamento 

Não adianta criar um plano de gestão de força de trabalho e depois não acompanhar como está sendo esse processo. Depois de feitas as etapas necessárias do GFT, é preciso acompanhar de perto como está sendo o seu resultado. 

Fazer a gestão de força de trabalho deve ajudar a aumentar a produtividade e os resultados do negócio, se isso não está acontecendo, pode ser que o planejamento criado não tenha saído conforme deveria. 

Conclusão

Portanto, se sua empresa se preocupa com a qualidade do trabalho dos funcionários e quer manter uma boa produtividade, a gestão da força de trabalho é preciso para que as metas e objetivos se concretizem. 

A GFT é um desafio diário, pois é necessário lidar com as diferenças profissionais e aprender a fazer uma conexão com os valores e objetivos da organização, por isso é de suma importância que ele seja incluído na cultura organizacional da empresa. 

Por esse motivo, destinar recursos para esse fim sempre será considerado como um investimento, não tenha receio em contratar um software para ajudar nas atividades de gestão de trabalho, pois eles vão tornar a rotina da empresa mais fácil e deixará todos os processos otimizados. 

Por fim, com esse artigo foi possível observar como a gestão da força de trabalho é um recurso de extrema valia para toda empresa e como é útil para alavancar a produtividade. 

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