A alocação de funcionários, assim como a agilidade organizacional, é fundamental para o sucesso de um negócio. O motivo disso está no fato desse procedimento ser um dos responsáveis pelo aumento da produtividade dos colaboradores e da retenção de talentos.

Quando os funcionários são alocados nos setores e projetos certos, conseguem conquistar maior desempenho. Os processos empresariais fluem de modo natural e satisfatório porque os colaboradores desenvolvem atividades que gostam e que condizem com as suas habilidades. 

No entanto, caso o gestor não consiga fazer tal alocação adequadamente ou nem sequer a faça, causará algumas complicações na organização, como a perda de produtividade e aumento da rotatividade.

Visando essas e outras questões referentes ao assunto, você irá conferir neste conteúdo: 

• O que é alocação de funcionários?
• O que diz a legislação sobre alocação de funcionários?
• Quais os benefícios da alocação de funcionários?
• Como fazer a alocação de funcionários de forma assertiva?

Tenha uma ótima leitura!

O que é alocação de funcionários?

Para que um gestor consiga fazer uma empresa conquistar excelente performance, deve organizar e reorganizar os recursos humanos de forma estratégica.

Em outras palavras, ele precisa executar a alocação de funcionários: distribuir os colaboradores nos setores e projetos certos, visando beneficiar tanto a empresa quanto o próprio funcionário. Dessa forma, pode alocá-los nas áreas com as quais eles estiverem mais alinhados, aproveitando, assim, as habilidades, know how e experiências deles.

Para isso, o gestor precisa obrigatoriamente conhecer a fundo as habilidades de cada colaborador e também as habilidades necessárias para a execução de cada uma das tarefas empresariais.

Qual o objetivo da alocação de pessoas na empresa?

Como citado, a alocação de funcionários serve para que o gestor consiga colocar cada colaborador no setor e projeto adequado dentro de uma organização. Isso, porém, só é possível se ele conhecer todas as tarefas que a empresa precisa executar, bem como as qualidades dos colaboradores que se encaixam com elas.

A alocação também serve para evitar certas complicações. Quando estão trabalhando em setores com os quais não se identificam tanto, por exemplo, os colaboradores podem perder o propósito no trabalho e, assim, acabar imersos em sobrecarga de trabalho.

Essa sobrecarga ocasionará outros contratempos, como a perda de produtividade, que atrasará demandas e criará problemas com o cliente final, o aumento de atrasos e, em um cenário ainda pior, o desligamento dos funcionários, o que elevará a taxa de rotatividade.

Além disso, a alocação de funcionários também permite um melhor desempenho da empresa no geral, já que é uma forma de alocar pessoas em setores que um colaborador faltou ou se atrasou, por exemplo. Desse modo, nenhum setor fica desfalcado.

Logo, a alocação de funcionário é o meio pelo qual uma empresa consegue ter acesso à mão de obra qualificada, manter os colaboradores satisfeitos, pois os faz crescer profissionalmente, e melhorar a produtividade, especialmente quando se trata de empresas que possuem demandas sazonais.

O que diz a legislação sobre alocação de funcionários?

A alocação de funcionários proporciona para a organização e os funcionários uma gama de benefícios, que serão melhor detalhados ainda neste conteúdo. Entretanto, ao realizar tal procedimento, é crucial atentar-se ao que diz a legislação brasileira sobre mudar um colaborador para um outro setor.

Legalmente falando, a empresa pode alocar um funcionário em outro cargo, seja de forma pontual, como faz quando precisa substituir um funcionário ausente por outro, seja de forma habitual, como quando promove um funcionário a um novo cargo. No entanto, independente do cenário, o funcionário deve ser capaz de exercer as atividades referentes ao novo cargo. Caso não seja, a empresa pode lhe proporcionar um treinamento.

Sobre a alocação de funcionários, há duas possibilidades. Na primeira delas, a mudança de cargo é pontual, por meio da qual o funcionário executa funções que não estão especificadas em seu contrato de trabalho. Neste caso, desde que tudo tenha sido acordado com o empregador, é claro, o funcionário pode desempenhá-las tranquilamente.

Porém, deve-se lembrar que é somente pontual, portanto, temporário. O Art. 450 da CTL expressa isso bem: “Ao empregado chamado a ocupar, em comissão, interinamente, ou em substituição eventual ou temporária, cargo diverso do que exercer na empresa, serão garantidas a contagem do tempo naquele serviço, bem como volta ao cargo anterior”.

Na segunda possibilidade, o funcionário desempenha essas funções de forma contínua, e não mais pontual. Neste caso, portanto, deve-se obrigatoriamente haver uma atualização do cargo na Carteira de Trabalho e Previdência Social, aumento salarial e realização de exame para que se faça a emissão do Atestado de Saúde Ocupacional.

Ou seja, se há mudança permanente de função, precisa-se alterar o contrato de trabalho. Aliás, sobre a possibilidade de alterações contratuais, o Art. 468 da CLT esclarece que “Nos contratos individuais de trabalho só é lícita a alteração das respectivas condições por mútuo consentimento, e ainda assim desde que não resultem, direta ou indiretamente, prejuízos ao empregado, sob pena de nulidade da cláusula infringente desta garantia”.

De toda forma, a mudança de função em nenhuma hipótese pode significar o rebaixamento de cargo, como redução de salário e muito menos de outros benefícios que o funcionário tinha acesso no cargo anterior. Se a empresa descumprir isso, o funcionário pode fazer uma denúncia ao sindicato da sua categoria ou, ainda, contratar um advogado trabalhista.

Quais os benefícios da alocação de funcionários?

A alocação de funcionários é uma estratégia empresarial que gera uma gama de benefícios, seja para a empresa, seja para o colaborador. Entre eles, tem-se a otimização de tempo, a retenção de talentos e o menor desgaste com contratações. Entenda melhor a seguir.

Maior e melhor aproveitamento dos colaboradores e talentos

Ter colaboradores capacitados é sim benéfico para uma organização, no entanto, quando eles passam muito tempo desenvolvendo as mesmas atribuições, podem ter a sensação de que a empresa não lhes dá oportunidades para que contribuam com ela de outras formas.

Porém, ao realizar a alocação de funcionários, a organização distribui eles em outros setores ou projetos. Dessa forma, além de fazê-los ter crescimento profissional ao dar a eles a oportunidade de desempenhar suas habilidades em outras áreas, a empresa também favorece a si mesma ao gerar um melhor aproveitamento de talentos.

Menor desgaste com contratações

Este com certeza é um dilema empresarial: contratar colaboradores ou alocar os já contratados?

Para responder essa pergunta de modo satisfatório, basta considerar o desgaste das contratações. Aliás, tal desgaste fica ainda mais evidente quando se realiza contratações de última hora devido à urgência por profissionais: as chances de se fazer escolhas erradas é gigantesca. Também pode-se mencionar os custos e despesas de se fazer contratações.

De qualquer maneira, ambos os cenários fazem da alocação de funcionários uma escolha mais viável e estratégica, sobretudo para as organizações que estão em crise econômica ou buscando reduzir custos.

Otimização de tempo

Os treinamentos corporativos são essenciais para qualificar colaboradores e torná-los mais capazes na execução de um projeto. Com esses treinamentos, eles poderão envolver-se com os assuntos referentes ao projeto, entender todas as particularidades dele e esclarecer o máximo de dúvidas. O problema é que esse tempo de aprendizagem pode durar bastante.

A alocação de funcionários, portanto, surge como um mecanismo para encurtar esse tempo e otimizá-lo. Isso se dá porque alocar os colaboradores significa distribuí-los de forma estratégica com base em suas habilidades e afinidades, assim, eles não precisarão investir tanto tempo de aprendizagem para se adaptar aos novos projetos.

Maior adaptabilidade do funcionário com equipe

Ao serem distribuídos no ambiente corporativo, os funcionários conseguem ter uma maior adaptabilidade com a equipe porque são alocados estrategicamente. O gestor, já conhecendo as habilidades de cada um, saberá exatamente em quais áreas e projetos eles terão maior adaptabilidade com o time.

Redução de custos para a empresa

Os profissionais capacitados são extremamente disputados no mercado de trabalho: a empresa que conseguir torná-los parte do seu time de colaboradores terá mão de obra qualificada capaz de lhe proporcionar ótimos resultados.

Por conta disso, as organizações estão a todo instante realizando estratégicas para atrair os melhores colaboradores das concorrentes. Desse modo, gera-se uma disputa que, financeiramente, não é nada interessante, já que, para não perder os colaboradores, as empresas podem acabar gastando bastante para realizar a manutenção da força de trabalho.

A alocação de funcionários pode evitar isso. Se um colaborador quiser pedir demissão, por exemplo, a empresa não necessariamente precisa aumentar o salário dele para mantê-lo no time. Caso ele decida, de fato, desligar-se, o gestor pode alocar de forma estratégica outro funcionário em sua função e, assim, manter os processos fluidos sem aumentar os gastos.

Promoção de novas experiências internas aos funcionários

Outra vantagem da alocação de funcionários é o crescimento profissional que eles terão ao começarem a trabalhar em novos projetos. Um colaborador que trabalha em uma agência de marketing digital, por exemplo, pode ser alocado em diferentes setores. Se ele desempenha funções no setor de planejamento, por exemplo, pode ser alocado em outros, como o de pesquisa ou de mídia, nos quais ganhará novas experiências.

Serviços especializados

No Brasil, existe um problema com a falta de mão de obra especializada, o que acaba prejudicando a execução de diversas tarefas. Prova disso é o relatório feito pela Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação: o Brasil precisa de 70 mil pessoas para a área de TI por ano, mas formam-se no país somente 46 mil.

E é justamente por conta dessa escassez de profissionais que contratar colaboradores da área de TI pode gerar grandes custos financeiros para uma empresa.

Diante disso, ao invés de criar um processo de recrutamento para contratá-los, pode-se fazer a alocação de funcionários de outras empresas apenas quando for necessário cumprir com determinada demanda. Ou seja, contratar mão de obra de uma empresa terceirizada.

Retenção de talentos

Os colaboradores querem ter a chance de mostrar as suas capacidades e crescer na empresa. Isso, porém, pode nunca acontecer caso eles sejam alocados de forma errada ou permaneçam realizando as mesmas atribuições por muito tempo.

Esses cenários, inclusive, causam a desmotivação e insatisfação dos funcionários, o que resulta na perda de talentos, já que eles começam a pensar que talvez nunca tenham oportunidades de crescimento por meio de um plano de carreira.

Contudo, ao realizar a alocação de funcionários, a organização consegue aumentar a retenção de talentos porque distribui os colaboradores para trabalhar em setores e projetos variados, fazendo-os, assim, sentirem-se motivados.

Como fazer a alocação de funcionários de forma assertiva?

Para se fazer uma alocação de funcionário que gere as vantagens mencionadas anteriormente, é crucial seguir etapas bem definidas. Afinal, à primeira vista, alocar os colaboradores em outras áreas da empresa pode parecer fácil, mas não é.

Tão importante quanto saber quais funcionários desempenham determinadas tarefas é enxergar as oportunidades e, assim, aproveitar as habilidades deles para alocá-los estrategicamente. Confira como fazer isso a seguir.

Identifique e reconheça os maiores talentos

Apesar de a empresa possuir uma gama de talentos, alguns deles serão mais capacitados do que outros para determinadas tarefas. Por isso, a função do gestor é identificar quais talentos são os maiores e, então, reconhecê-los por meio da alocação em outras áreas do negócio.

Um colaborador da área de vendas, por exemplo, por mais que venda bem e gere bons lucros para a empresa, pode ser ainda mais útil em outra área. Se este funcionário tiver grandes habilidades com desenhos, por exemplo, o gestor pode concluir que ele irá gerar melhores resultados e até ficará mais satisfeito se for alocado no setor de design. 

Planeje corretamente as mudanças nos times

A alocação de funcionário, embora benéfica, exige um planejamento adequado. Tome como exemplo um time responsável por executar determinado processo: caso ele tenha um dos integrantes alocado em outro projeto, pode perder produtividade. A alocação, neste caso, por não ter sido planejada junto ao time, gera prejuízos.

Fale com os colaboradores em questão

Conversar com os colaboradores, apesar de ser uma ação simples, é crucial para que se realize uma alocação de funcionários correta.

Neste sentido, ao conversar de forma periódica com os funcionários, o gestor consegue compreender se eles estão, por exemplo, felizes com o trabalho que executam, se desejam contribuir com a empresa com outras habilidades que possuem e até se visam galgar algum cargo não relacionado às suas atuais atribuições.

Monitore a produtividade e ganhos

Graças à alocação de funcionários, o gestor consegue distribuí-los de modo que eles geram maior produtividade e ganhos para a empresa. Junto a isso, também consegue alocar em outra área aqueles que não estão tendo boa performance em um projeto para, assim, torná-los mais engajados.

Por isso, é indispensável que se monitore a produtividade e os ganhos. Caso esses fatores estejam abaixo do esperado, basta alocar os colaboradores em áreas e projetos que proporcionem uma mudança positiva deste cenário.

Identifique os problemas gerados

Após realizar o monitoramento de produtividade e ganhos, a empresa pode identificar certos problemas.

Os funcionários, por exemplo, podem estar demorando mais do que o necessário para realizar uma tarefa, o que atrasa as demandas e aumenta o nível de insatisfação do cliente final. Outra possibilidade é identificar, por meio de uma pesquisa de satisfação interna, que os colaboradores não estão tão satisfeitos com as suas atuais funções.

De toda forma, independentemente de quais problemas existirem, é importante que a empresa identifique todos eles para criar um plano de melhorias.

Estabeleça um plano de melhorias

Uma vez identificado todos os problemas gerados, é hora de a organização estabelecer um plano de melhorias que os resolva. Por plano de melhorias, refere-se a estabelecer um conjunto de metas e ações a partir de um processo de autoavaliação do negócio.

Por exemplo, ao analisar uma determinada atividade, o gestor pode identificar que ela acabará não sendo finalizada dentro do tempo previsto, o que atrasará as demandas. Diante disso, para evitar esse atraso, ele decide alocar um colaborador de outro setor para contribuir com a execução dessa tarefa e, dessa forma, agilizá-la.

Utilize e alie-se à tecnologia

O uso de tecnologias dentro de uma empresa pode ajudá-la de diversas formas, e a execução da alocação de funcionários é uma delas. Dado este aspecto, a organização deve aliar-se à tecnologia para entender com precisão em qual área e projeto cada colaborador pode ser alocado de modo assertivo.

Na prática, ela pode usar ferramentas para descobrir e elaborar uma avaliação de desempenho. Com essa avaliação, o gestor consegue fazer a análise de dados e descobrir como está a performance da equipe. Se identificar gaps de produtividade (qualquer lacuna entre o nível de produtividade atual e o ideal), pode alocar funcionários com as habilidades certas para sanar o problema.

Como exemplos de tecnologias úteis quando se trata de alocação de funcionários, tem-se:

• Software de gestão de tarefas, com o qual se pode descobrir a quantidade de tempo que o time precisou dedicar para finalizar uma tarefa, por exemplo;
• Software de acompanhamento de funcionários, que permite acompanhar o fluxo de execução das atividades em tempo real. Se houver gargalos e erros, o gestor os identifica e, depois, aloca os funcionários com as habilidades ideais para a situação.

Conclusão

Ao longo da leitura deste conteúdo, definiu-se logo no início o que é a alocação de funcionários: processo em que uma empresa distribui os seus colaboradores estrategicamente em outros setores e projetos. Em seguida, abordou-se o que diz a legislação brasileiro acerca da alocação de funcionários.

Também abordou-se todos os benefícios que alocar funcionários pode gerar, como reduzir custos, reter talentos e evitar desgaste com novas contratações.

Ao final, para que a organização consiga executar uma alocação de funcionários de modo correto, destacou-se medidas que ela deve tomar. Identificar os maiores talentos, monitorar a produtividade e aliar-se às tecnologias foram algumas delas.

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