O software Workforce Management (WFM), também conhecido como software de gerenciamento de força de trabalho, é uma das soluções mais eficientes para otimizar e automatizar processos relacionados à gestão de pessoas.

Com o apoio do software WFM, a empresa pode planejar escalas, organizar funcionários, formar equipes funcionais, entre outras atividades que ajudam a melhorar o desempenho do negócio.

Apesar de apresentar essas e outras vantagens, muita gente ainda não conhece o funcionamento, benefícios ou aplicação do software WFM.

Será que esse programa realmente pode melhorar a gestão da sua empresa?

Neste artigo, você vai entender tudo sobre software WFM e descobrir se essa é a solução ideal para melhorar os resultados do seu negócio. Para isso, serão discutidos os seguintes tópicos:

• O que é um software de WFM?
• Para que serve um software de WFM?
• Benefícios do software WFM para empresas
• Áreas que podem se beneficiar de um software de WFM

Boa leitura!

O que é um software de WFM?

O software de Workforce Management é uma solução tecnológica desenvolvida para fazer o dimensionamento da força de trabalho de uma empresa. 

Para isso, esse software oferece diversos recursos e ferramentas de integração para combinar e analisar diversas variáveis, como demandas do negócio, políticas internas, indicadores de produtividade, entre outros exemplos. 

Assim, além de prever cenários, o sistema consegue automatizar processos relacionados a registro do tempo, gerenciamento de faltas e atrasos, planejamento de escalas, entre outros aspectos relacionados à jornada dos funcionários. 

E o mais importante: esses processos são realizados conforme as regras previstas na legislação trabalhista, políticas internas, acordos individuais e convenções coletivas.

Como resultado, o uso dessa ferramenta aumenta a segurança jurídica da empresa e melhora sua capacidade de análise em tempo real de dados relacionados a sua força de trabalho. Além disso, ele ainda contribui para uma gestão mais estratégica e eficiente tanto de pessoas quanto de processos.

Por conta dessas características, o software WFM é considerado uma das ferramentas de gestão mais inteligentes e relevantes para ajudar as empresas a modernizar sua gestão e torná-la mais eficiente.

Para que serve um software de WFM?

O sistema de WFM consegue integrar dados e analisar diversas variáveis relacionadas à força de trabalho da empresa. Por esse motivo, esse software consegue ajudar funcionários, equipes e gestores a aproveitarem seu potencial e desempenharem suas funções de forma mais eficiente e produtiva. 

Mas, isso só é possível porque o software de WFM pode ser aplicado em diversas situações, tais como:

Automatização da gestão da força de trabalho

Uma das principais funções do software WFM é automatizar processos relacionados à gestão de funcionários da empresa. Dessa forma, esse sistema facilita a execução de atividades associadas a:

• Previsão de demanda e mão de obra;
• Monitoramento do desempenho dos colaboradores;
• Planejamento de escala de trabalho;
• Fechamento da folha de pagamento;
• Registro de horas trabalhadas pelos funcionários;
• Gestão de faltas e atrasos;
• Gerenciamento de horas extras;
• Análise de dados da jornada de trabalho em tempo real;
• Conformidade jurídica na empresa, entre outras atividades.

Planejamento

O software de WFM permite que a empresa colete e analise dados relacionados às habilidades e necessidades de cada funcionário. 

Além disso, esse sistema também ajuda a organização a fazer a previsão de demanda e mão-de-obra necessária para manter o negócio em funcionamento e atender corretamente seus clientes. 

Com base em todas essas informações, o software é capaz de fazer o planejamento eficiente da alocação de funcionários, considerando as qualificações, habilidades e até acordos contratuais de cada colaborador. 

Assim, é possível garantir que cada profissional trabalhe no setor, projeto ou atividade com o qual é mais compatível. Além disso, o sistema também permite que os gestores utilizem essas informações para otimizar o planejamento de escala de trabalho. 

Como resultado, a empresa garante que seu funcionamento adequado em todos os turnos e ainda prevê a cobertura de colaboradores que faltam ao trabalho.

Gestão de equipes e tarefas

Uma boa gestão depende da análise de diferentes fatores e da aplicação de estratégias variáveis capazes de otimizar a organização, estrutura, execução e acompanhamento de cada atividade e membro da equipe. 

E tudo isso deve ser feito no menor tempo possível, permitindo a correção rápida de erros e processos, a adoção de medidas mais eficientes e a conclusão das atividades com agilidade.

Por isso, fazer a gestão de equipes e tarefas de forma eficaz geralmente é um dos grandes desafios das organizações. Mas com o apoio de um software de Workforce Management, tudo isso fica mais fácil! 

Isso é possível porque seu sistema oferece recursos capazes de automatizar e otimizar processos relacionados a criação de escalas, registro de atividades, alocação de funcionários, análise de indicadores, entre outros fatores.

Assim, a empresa que utiliza esse software obtém dados, relatórios e orientações relevantes para ajudar a gestão a melhorar a formação e organização das equipes e a distribuição de atividades. 

Como resultado, a organização obtém os meios necessários para se tornar cada vez mais produtiva e rentável.

Benefícios do software WFM para empresas

O software WFM simplifica a realização de diversos processos e atividades da empresa. Por ter essa característica, as organizações que adotam esse sistema podem ser beneficiadas de diferentes formas. 

Conheça alguns desses benefícios abaixo: 

Evita sobrecarga de trabalho

O software de WorkForce Management permite que os gestores criem cronogramas de atividades e escalas de trabalho inteligentes, considerando as habilidades e disponibilidades de cada funcionário. 

Dessa forma, a empresa garante que o colaborador não receba mais responsabilidades do que é capaz de lidar e consiga desempenhar suas funções com mais tranquilidade. 

Como resultado, evita-se o problema da sobrecarga de trabalho e o funcionário ainda pode se tornar mais produtivo.

Garante que pessoas certas sejam alocadas no lugar certo

Outra vantagem do software de WFM é que ele garante que os colaboradores sejam alocados para setores e projetos com os quais são mais compatíveis. 

Isso significa que ele ajuda a colocar as pessoas certas no lugar certo! 

Para isso, o sistema faz uma análise completa da força de trabalho da organização, compilando e analisando dados relativos a desempenho, habilidades, potencial e jornada de cada funcionário. 

Dessa forma, o software indica qual a disponibilidade dos funcionários e orienta o gestor a formar equipes mais funcionais, considerando as particularidades de cada colaborador. 

Como resultado, a avaliação e distribuição da força de trabalho se torna mais justa e inteligente, favorecendo o funcionamento da empresa.

Organiza pessoas em conformidade com regras e leis trabalhistas

Um dos principais desafios de qualquer empresa preocupada com sua segurança jurídica e financeira é garantir que todas as suas atividades sejam realizadas de acordo com as orientações da lei. 

Afinal, caso as operações do negócio não sejam executadas em conformidade legal, a empresa fica suscetível a multas, processos judiciais, entre outros problemas. E uma das áreas que tornam as organizações mais vulneráveis a esses tipos de problemas é a área trabalhista. 

Se a empresa não gerenciar os processos relacionados à jornada de trabalho, controle de ponto, folha de pagamento, entre outros direitos de acordo com a legislação trabalhista, ele pode enfrentar problemas com a Justiça do Trabalho. 

Como as leis trabalhistas ou acordos coletivos de trabalho podem ser complexos, os gestores de RH precisam ser cuidadosos e detalhistas para garantir que a empresa cumpra suas obrigações legais. 

Diante disso, a organização pode adotar um sistema de WFM para ajudá-la a alcançar a conformidade com as regras e leis trabalhistas. 

Isso é possível porque esse tipo de software também se baseia na legislação e até na política da empresa para automatizar processos relacionados a jornada, pagamento, entre outros direitos trabalhistas.

Automatiza a distribuição de funcionários

Baseado na previsão de demanda, nas necessidades da empresa e no perfil e disponibilidade dos funcionários, o software WFM pode propor a distribuição dos colaboradores nas escalas e projetos do negócio. 

Esse processo pode ser feito de forma automática, facilitando as decisões da gestão e formando equipes de trabalho mais eficientes.

Integração de dados para a folha de pagamento

O fechamento da folha de pagamento depende da realização da análise dos dados referentes ao controle de frequência dos funcionários da empresa. 

Afinal, é necessário calcular o impacto das faltas, atrasos, horas extras, adicionais, entre outros fatores na remuneração dos colaboradores. 

Como uma das funções do software WFM é justamente facilitar o registro e análise da jornada de trabalho, a adoção desse sistema também ajuda a otimizar o cálculo da folha de pagamento. 

Dessa forma, é possível reduzir erros que possam ser cometidos durante o processo e ainda evitar problemas trabalhistas em função de falhas no cálculo do salário do empregado.

Traz dados sobre a operação

Conforme explicado anteriormente, o software de WFT pode ser utilizado para registrar informações relacionadas à jornada de trabalho dos funcionários. 

Por isso, a empresa que adota esse tipo de sistema pode monitorar o registro de dados em tempo real, facilitando o acompanhamento das operações e até a produtividade dos funcionários. 

Reduz custos da operação

Por prever as demandas e dimensionar a força de trabalho da empresa, o software WFM pode antecipar as necessidades de mão de obra e planejar cronogramas e escalas mais eficientes. 

Assim, é possível evitar problemas relacionados ao excesso ou falta de pessoal e até ao excesso de horas extras, fatores que aumentam os custos operacionais do negócio. 

Além disso, ao formar equipes mais eficientes e alocar funcionários nos cargos e projetos corretos, as operações também se tornam mais eficientes. 

Tudo isso contribui para a redução de gastos e permite que a empresa utilize os recursos economizados em outros setores e projetos.

E para os colaboradores?

Os colaboradores que trabalham em empresas que adotam soluções do software WFM também são beneficiados pelos recursos desse software. Entre essas vantagens, é possível destacar:

• Segurança em relação à folha de pagamento e manutenção dos direitos trabalhistas;
• Cumprimento da jornada de trabalho especificada em contrato;
• Redução de problemas associados à sobrecarga de trabalho;
• Previsibilidade da rotina na empresa;
• Melhora na produtividade e engajamento;
• Aumento da satisfação no trabalho, já que o colaborador passa a atuar em setores e projetos mais compatíveis com seu perfil.

Equilíbrio entre a vida pessoal e profissional

Como resultado da previsibilidade da rotina e redução da sobrecarga, o colaborador tem mais tempo e disposição para se dedicar a projetos ligados à sua vida profissional ou pessoal. 

Assim, ele pode se dedicar mais aos seus hobbies, cursos, familiares, amigos, entre outras atividades, mas sem comprometer seu desempenho na empresa. 

Em outras palavras, o software de WFM também permite que o funcionário consiga equilibrar sua vida pessoal e profissional de forma mais eficiente. E isso também contribui para que ele se mantenha motivado e produtivo no ambiente de trabalho.

Áreas que podem se beneficiar de um software de WFM

Empresas de todos os portes e segmentos podem ser beneficiadas pelo uso de um software WFM. Apesar disso, é importante admitir que, para alguns setores, adotar esse tipo de tecnologia pode ser ainda mais relevante para o funcionamento e crescimento do negócio. 

Quer saber quais são esses setores ou áreas? Confira os próximos tópicos. 

Projetos

Por facilitar a gestão de equipes e tarefas, o software de WFM também facilita o planejamento, organização, monitoramento e execução de diversos tipos de projetos. 

Afinal, esse software permite o dimensionamento da força de trabalho, facilitando a criação de escalas, a alocação de pessoas e a previsão de demandas dos projetos. Além disso, ele facilita a gestão de funcionários e o acompanhamento do trabalho executado por cada colaborador. 

Tudo isso contribui para a execução eficiente e ágil dos projetos, auxiliando a empresa a crescer e aumentar sua rentabilidade.

Terceirização

Além de ajudar a empresa a gerenciar os próprios funcionários, o software de WorkForce também pode ser usado para centralizar, avaliar e organizar informações relacionadas aos colaboradores terceirizados. 

Dessa forma, a organização pode incluir esses trabalhadores em seus processos e rotinas de forma mais fácil e eficiente. 

Por exemplo, é possível criar escalas de trabalho, calcular folha de pagamento e alocar esses funcionários de forma mais inteligente, mesmo que eles sejam contratados de empresas terceirizadas. 

Assim, a empresa consegue melhorar a integração desses funcionários com a cultura, política e rotinas da organização. 

Como resultado, o estabelecimento também é beneficiado com uma gestão mais eficiente e com o aumento da segurança jurídica e operacional.

Faculdades e escolas

Um dos grandes desafios dos gestores de instituições de ensino, como escolas e faculdades, é administrar suas rotinas e atender as demandas de funcionários e estudantes. 

O desafio está relacionado ao fato de que esses estabelecimentos contam com uma rotina específica e flexível. Afinal, embora os estudantes possam assistir aulas em períodos bem definidos, como turnos matutino, vespertino ou integral, a mesma lógica não se aplica aos professores. 

A depender da instituição, os docentes ministram aulas em horários e turnos alternados, muitas vezes interrompidos por intervalos, entre outras situações. 

Ao mesmo tempo, as instituições de ensino precisam gerenciar a jornada dos funcionários que permanecem de forma permanente no local de trabalho, como colaboradores que atuam no setor administrativo e na limpeza. 

Nesse contexto que exige a organização e análise de tantas variáveis diferentes, é essencial que escolas e faculdades utilizem soluções que facilitem a gestão da sua força de trabalho. 

E uma das soluções mais eficientes para atender essa demanda é o software WFM, capaz de integrar, centralizar, analisar e automatizar processos relacionados à gestão de pessoas e projetos da instituição. 

Com o apoio dessa ferramenta, escolas e faculdades conseguem otimizar sua rotina administrativa e se adaptar mais facilmente às necessidades e desafios diários comuns às instituições de ensino.

Hospitais

Assim como as instituições de ensino, a rotina de hospitais, centros médicos, clínicas e demais estabelecimentos da área de saúde apresenta demandas bem específicas. 

Muitas vezes, profissionais de saúde, como médicos, enfermeiros e técnicos em enfermagem, trabalham em regime de plantão ou hora trabalhada. Vários deles ainda precisam gerenciar trabalhos realizados em diferentes locais e lidar com eventuais emergências que alteram sua rotina de atividades.

Além de gerenciar esses profissionais com jornada atípica, as empresas da área da saúde ainda precisam gerenciar os demais funcionários que suportam o funcionamento do estabelecimento. 

Ao mesmo tempo, elas devem administrar o relacionamento com seus pacientes, atender suas demandas e garantir a segurança sanitária, jurídica e operacional dos estabelecimentos. 

Em outras palavras, gerenciar tantos fatores exige muita organização, responsabilidade, planejamento, adaptação e capacidade de análise. 

Nesse cenário complexo, sistemas como o software WFM ajudam a empresa a automatizar processos, calcular a folha de pagamento considerando todas as particularidades do setor, monitorar o cumprimento de escalas, entre outras atividades. 

Dessa forma, é possível reduzir a sobrecarga de trabalho de gestores e funcionários, garantir que todos os horários de funcionamento sejam cobertos pelos colaboradores certos e ainda melhorar o serviço prestado aos pacientes, entre outros benefícios.

Conclusão

O software WFM é a solução ideal para ajudar empresas de todos os portes e segmentos a melhorarem sua gestão e seus resultados. Afinal, ele é responsável por dimensionar a força de trabalho, facilitar o controle de frequência, automatizar processos, entre outras funções. 

Como resultado, a adoção dessa ferramenta beneficia não só o funcionamento e eficiência da organização, mas também a rotina do próprio colaborador. 

Esses dados reforçam que a adoção de sistemas Workforce Management deve crescer no país à medida que mais empresas forem beneficiadas pelos seus recursos e melhorarem seus resultados.

Gostou do conteúdo? Acompanhe outras dicas sobre gestão de empresas no nosso blog!