Com a crescente preocupação sobre a proteção de dados sensíveis, a temática da política de privacidade para empresas se tornou um debate mais presente no setor corporativo, principalmente após o surgimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Atualmente, a definição de políticas claras sobre privacidade se tornou algo essencial em qualquer negócio. 

Toda empresa que preza pela transparência na relação com seus funcionários e clientes precisa aprender a desenvolver uma boa política de privacidade, garantindo não apenas conformidade legal, mas também a confiança de seus stakeholders. 

Neste artigo, será possível entender como montar uma política de privacidade na empresa, um desafio que vem se tornando necessário em um ambiente corporativo em que cada vez mais há necessidade de compartilhamento de dados. Veja os assuntos sobre o tema que serão abordados neste conteúdo:

• Política de privacidade: definição
• Por que ter uma política de privacidade é importante?
• Processos essenciais de uma política de privacidade
• Como implementar uma boa política de privacidade nas empresas?
• Como a tecnologia pode facilitar o cumprimento da política de privacidade?
• RH e compliance: qual é o papel desses setores na política de privacidade?

Aproveite o texto e tenha uma boa leitura!

Política de privacidade: definição

A política de privacidade é um documento criado por uma empresa para informar quais são os processos e as práticas adotados para gerenciamento de dados, privacidade e segurança do utilizador do serviço. Esse tipo de documento é visto com mais frequência em sites, aplicativos e provedores, mas pode estar presente em todas as empresas. 

O papel da política de privacidade é determinar diretrizes sobre coleta, uso, armazenamento e compartilhamento de informações pessoais para proporcionar mais transparência e segurança aos utilizadores, além de ajudar as empresas a se manterem conforme as regulamentações de dados, como a LGPD (Lei geral de Proteção de Dados).

O documento assemelha-se a um acordo, já que, para utilizar um serviço fornecido por uma empresa, o usuário deve revisar as diretrizes e os procedimentos que a organização adotará em relação aos seus dados pessoais e tomar a decisão de aceitá-los ou não.

Por que ter uma política de privacidade é importante?

A política de privacidade é um instrumento importante por diversos motivos, como a garantia da transparência, o respeito à conformidade legal e aos direitos dos usuários, a melhora na confiança do cliente e dos colaboradores e o fortalecimento da gestão de riscos. 

Com esses benefícios, é possível construir uma marca forte que preza pela boa relação com as pessoas que utilizam um produto ou serviço, de forma direta ou indireta, e demonstrar que o negócio está preocupado com o bem-estar e a segurança das pessoas que escolheram ceder seus dados. 

Uma pesquisa GSMA Intelligence mostrou que 70% dos consumidores se preocupam com a privacidade dos seus dados e 48% dizem que a preocupação segue aumentando. Esse dado destaca a importância de uma política de privacidade eficaz, uma vez que os usuários estão cada vez mais exigentes sobre essa temática.

Processos essenciais de uma política de privacidade

Ao estabelecer uma política de privacidade, é essencial que a empresa deixe explícito como é feita a coleta de dados, qual a finalidade e forma de uso e compartilhamento de informações e quais os recursos de segurança de dados. A seguir, será possível entender com detalhes cada um desses processos. 

Coleta de dados

Na política de privacidade de uma empresa, a seção de coleta de dados deve apontar os tipos de informações pessoais coletadas dos usuários e como esses dados são obtidos. Também deve conter detalhes sobre métodos de coleta, finalidades, categorias de dados coletados, e se há uso de cookies ou rastreamento. 

Uso e compartilhamento de dados

A política de privacidade deve explicar como os dados pessoais coletados serão utilizados e compartilhados, contendo informações sobre como eles serão usados para personalização de serviços, publicidade e segurança, e apresentar com quem serão partilhados, tais como empresas terceiras, parceiros comerciais ou autoridades.

Segurança de dados

Na área de segurança de dados, o documento deve apresentar as medidas implementadas para proteger as informações pessoais coletadas. A seção deve incluir detalhes sobre práticas de segurança, criptografia, controle de acesso, políticas de retenção e planos de contingência em caso de violação de dados.

Como implementar uma boa política de privacidade nas empresas?

A implementação de uma boa política de privacidade exige um esforço coletivo. Este não pode ser um trabalho apenas dos setores de Recursos Humanos e Compliance: todos os colaboradores precisam estar cientes da importância do assunto e das políticas adotadas. A seguir, será possível entender como devem ser feitos esses processos. 

Envolvimento da alta administração

O envolvimento da alta administração no processo de implementação de boas políticas de privacidade é importante, pois ela abrange as principais vozes da cultura da empresa, e as tomadas de decisões importantes partem desse grupo de funcionários. Assim, é preciso que a diretoria da empresa participe da criação e do acompanhamento das políticas de privacidade. 

Treinamento dos colaboradores

É preciso que a empresa realize treinamento com os colaboradores para o entendimento da importância do cuidado com o uso de dados, e sobre como realizar a proteção e quais são as políticas adotadas pela empresa.

Alguns dos assuntos úteis que podem ser abordados são o uso de senhas seguras, a importância da criptografia, os procedimentos para relatar incidentes de segurança, as implicações legais e éticas do tratamento de informações pessoais e o aprendizado sobre a Lei Geral de Proteção de Dados. 

Comunicação clara e acessível

Uma queixa recorrente sobre documentos de políticas de privacidade é a dificuldade de entender termos e jargões desconhecidos, pois neles costuma-se usar linguagem jurídica ou muito formal. Por isso, é recomendado adotar uma comunicação inclusiva, de forma clara e acessível para todos.

Monitoramento e melhoria contínua

Após a criação da política de privacidade, é necessário realizar monitoramento e melhoria contínua. Neste processo, avalia-se a funcionalidade da política adotada, observando se não estão ocorrendo vazamentos de dados e se os funcionários conseguem segui-la, por exemplo. A partir deste levantamento, realizam-se as melhorias, caso necessário. 

Auditorias regulares

A realização de auditorias regulares proporciona a verificação contínua do seguimento das políticas de privacidade. Por meio delas, é possível identificar problemas, melhorar a conformidade regulatória e garantir que as políticas continuem sendo aplicadas de forma eficaz.

Como a tecnologia pode facilitar o cumprimento da política de privacidade?

A tecnologia, sem dúvidas, trouxe diversos recursos que facilitaram o cumprimento da política de privacidade. Nos últimos anos, algumas funcionalidades, como armazenamento de dados em nuvem, criptografia de ponta a ponta, autenticação de dois fatores (2FA), backup e anonimamento de dados, possibilitam maior preservação das informações. 

Além disso, a tecnologia facilita a possibilidade de consulta das políticas de privacidade. Isso é possível porque, na maioria dos sites, a política de privacidade fica disponível no rodapé do portal, bastando apenas que o usuário clique para acessá-la. Isso facilita o processo de coleta de consentimento dos usuários.

Por fim, ainda vale destacar os softwares de segurança e sistemas de gestão de privacidade, que ajudam a manter o cumprimento regulatório, rastrear incidentes e fornecer relatórios detalhados

Em resumo, a tecnologia é uma forte aliada das empresas no processo de garantia de suas políticas de privacidade.

RH e Compliance: qual é o papel desses setores na política de privacidade?

Os setores de RH e Compliance devem trabalhar em conjunto para garantir uma política de privacidade eficaz na empresa, realizando ações contínuas para mantê-la efetiva e em conformidade legal.

O RH foca, principalmente, na educação e no treinamento dos funcionários, enquanto o setor de Compliance se envolve no desenvolvimento de políticas, auditorias de conformidade e na relação com órgãos reguladores. Esse trabalho em conjunto assegura que a privacidade dos dados seja mantida e respeitada em toda a organização. 

Em resumo, pode-se considerar esses dois setores como peças-chave para uma boa política de privacidade. A maioria das escolhas sobre as atividades relacionadas ao cuidado de dados passa em algum momento por um dos dois setores, e, por isso, estes mantêm constantes vigilância e ação em tudo que se trata de política de privacidade na empresa.

Conclusão

Com este artigo, foi possível perceber o aumento da preocupação dos trabalhadores e consumidores quanto à privacidade de suas informações, entendendo que manter-se adequado às legislações de proteção de dados é de extrema necessidade na atualidade. 

Também foi possível notar que, para uma empresa, a privacidade é mais do que uma obrigação legal; é um recurso ético e estratégico, que promove mais confiança e transparência em suas relações, sejam comerciais ou entre seus colaboradores. 

Este artigo apresentou diversas dicas úteis que possibilitarão aplicar com eficácia a política de privacidade e deixar a sua empresa bem posicionada para construir relacionamentos sólidos com seus públicos e prosperar no cenário empresarial em constante evolução.

Entendeu como funciona a política de privacidade e a importância dela nas empresas? Se sim, compartilhe esse conteúdo com seus colegas de trabalho para eles também se manterem atualizados e continue acessando o blog Pontotel para ler novidades do setor corporativo.