Abrir um negócio requer o cumprimento de muitas etapas. É preciso investimento, conhecimento do setor e uma boa gama de planejamento. Neste aspecto, é essencial ter um plano de contingência para lidar com imprevistos que possam afetar sua empresa.
Contudo, não basta que o plano seja verbalizado. É preciso transformá-lo em algo material, passível de consulta. Assim, todos os colaboradores terão plenas condições de lidar com situações adversas, independente de quem elaborou a redação do documento.
Tem dúvidas de como organizar isso na prática? Então, continue lendo para aprender a importância do plano de contingência e como elaborar um passo a passo simples e objetivo. Assim, sua empresa poderá lidar com qualquer contratempo que possa surgir!
- O que é plano de contingência?
- Como funciona o plano de contingência na prática?
- Qual a importância do plano de contingência para empresas?
- Matriz do plano de contingência
- Como elaborar plano de contingência? Passo a passo
- Exemplo de plano de contingência
- RH e Plano de contingência: qual a relação?
Boa leitura!
O que é plano de contingência?
Um plano de contingência é um documento contendo estratégias, ações e manobras necessárias para prevenir ou remediar situações de risco para a empresa. Em termos gerais, existem três tipos de riscos mais frequentes:
- Desastres naturais: incêndios, tornados e furacões, terremotos e inundações;
- Dificuldades técnicas: falta de água ou energia elétrica, ataques cibernéticos e paralisações do sistema;
- Fatores humanos: greves e protestos, falecimentos, turnover voluntário.
Trata-se, portanto, de um guia ou material de consulta com decisões práticas sobre o que fazer em situações como essas. Cada uma dessas decisões tem de ser pensada e embasada, tornando a confecção do documento um trabalho minucioso de estratégia.
Para que serve?
O plano de contingência serve para reduzir os impactos de uma crise no funcionamento pleno da empresa. Muitas vezes, o planejamento e as estratégias contidas no passo a passo não eliminarão os riscos, mas serão suficientes para uma reestruturação do negócio.
Em outras palavras, o plano de contingência atua como uma espécie de blindagem para evitar o desespero e revezes que possam pôr fim às atividades da empresa. Ele reeduca a mentalidade da liderança e dos colaboradores, tendo por objetivo:
- Antecipar os riscos corporativos ao estabelecer uma análise tendo como ponto de partida o micro e o macro;
- Oferecer um norte para guiar a equipe em momentos de extrema pressão e urgência;
- Nutrir uma mentalidade de preservação, pois assim os colaboradores podem estar sempre preparados para o pior;
- Transformar perdas em oportunidades de repaginação de setores e protocolos internos.
Como funciona o plano de contingência na prática?
Na prática, o plano de contingência é como um protocolo de segurança contra incêndios. Existem procedimentos a serem cumpridos, presentes em um plano de ação simples e acessível.
No caso do incêndio, ao se perceberem os primeiros sinais, os colaboradores já sabem que precisam cumprir certos protocolos, como descobrir a extensão do fogo, cobrir o rosto com um pano molhado e descer até o térreo de forma calma e ordenada.
O mesmo se aplica às crises, sejam elas naturais, técnicas ou humanas. Cada imprevisto tem sua forma de abordagem e referências de ações que podem ser tomadas.
Recentemente, a pandemia do COVID-19 mobilizou o setor público nas esferas federal, estadual e municipal, bem como o setor privado. Foi necessária a confecção emergencial de planos de contenção para refrear os avanços da transmissão do vírus.
Por exemplo, o Estado do Paraná publicou um formato de plano de contingência para que os seus municípios pudessem lidar com a infecção humana. Nele, é importante ressaltar elementos como:
- Formatação: simples, de fácil acesso, dividida entre áreas de atuação, atividades e ações possíveis;
- Linguagem: direta, objetiva, composta por verbos no modo imperativo da língua, isto é, na forma de recomendações;
- Referências adicionais: além do plano de contingência, também existem links para órgãos da saúde como consulta de referencial teórico.
Qual a importância do plano de contingência para empresas?
O plano de contingência é importante por atender questões técnicas e procedimentais para remediar crises. No entanto, o documento também atua na preservação da saúde financeira da empresa.
Isso ocorre porque ao premeditar situações adversas e saber como agir, é possível escolher a forma mais econômica para combatê-las.
Além disso, outro aspecto que o plano atende é o de proteção e manutenção da saúde mental do colaborador. Ou seja, a valorização do capital humano da empresa. Cada vez mais, sabe-se que uma organização só tem a ganhar com o bem-estar dos funcionários.
Por isso, a antecipação estratégica de situações anormais oferece benefícios aos colaboradores, tais como:
- Redução do estresse causado pela crise;
- Melhora na comunicação interna entre as equipes;
- Aumento da eficácia na resolução de problemas;
- Preservação do engajamento e da produtividade.
Como o plano de contingência pode auxiliar em um projeto?
Da mesma forma que um plano de contingência pode auxiliar a lidar com crises globais, ele também pode ser revertido para um uso mais pontual, como na gestão de projetos. Afinal, um projeto também pode apresentar crises que devem ser mitigadas para sua preservação.
Portanto, ao desenvolver um plano estratégico para a implementação de um projeto na sua empresa, opte por agregar junto a ele um plano de contenção. Assim, os integrantes da equipe responsável serão menos atingidos por circunstâncias imprevistas.
Matriz do plano de contingência
Agora que você já entende as aplicações práticas e a função de um plano de contingência, chegou o momento de aprender a construí-lo. No entanto, antes da elaboração, observe quais elementos devem estar presentes na matriz do seu plano.
Por matriz, entende-se que estamos falando de elementos que compõem o seu documento. Como dito anteriormente, ele precisa ser claro e objetivo. Além disso, a linguagem tem de ser imperativa e a formatação não pode abrir espaço para interpretações subjetivas.
Alguns itens que não podem faltar na sua matriz são:
- Identificação: o que é, para que serve, quais são os protocolos internos da empresa ao qual seu plano de contingência está atrelado;
- Comissão gestora: quais são os setores responsáveis, as funções exercidas e os nomes de cada integrante junto de suas habilidades e atribuições;
- Apresentação do plano: quais são as ações a serem tomadas, contextualização sócio-histórica, descrição geral dos conteúdos do plano.
- Categorias: por fim, o planejamento dividido em diferentes segmentos. Acompanhe a seguir um exemplo:
| RISCOS | Descrição minuciosa dos riscos divididos em subcategorias, como naturais, técnicos e humanos. |
| AÇÕES | Explicação direta e objetiva das ações que cada equipe deve tomar diante dos riscos apresentados. |
| PRAZOS | Detalhamento do cronograma de metas e limiares a serem batidos para cada etapa da concretização do plano. |
| RESPONSÁVEIS | Nomeação dos líderes e cada integrante de seu squad. |
| RECURSOS | Sinalização dos recursos necessários para o enfrentamento de cada possibilidade de crise apresentada no item riscos. Os recursos podem ser: Técnicos;Financeiros;Humanos;Estruturais. |
Como elaborar plano de contingência? Passo a passo
Com a matriz do seu plano de ação em mãos, você já pode começar os procedimentos atitudinais para colocá-la em prática. Antes de mais nada, tenha o escopo do seu projeto em mãos para poder aplicar o passo a passo!
Analise o projeto como um todo
Criar um planejamento fragmentado, sem compreender as necessidades do todo, pode resultar em falhas. Portanto, cultive uma visão geral do projeto, contemplando todas as suas necessidades.
Para isso, convoque a sua equipe. Muitas vezes, elementos minuciosos e detalhes passam despercebidos a um único olhar. Quanto mais debate e troca forem proporcionados, mais abrangente será o planejamento do projeto.
Liste os possíveis riscos e impactos
Aproveite que está com sua equipe reunida para sugerir um brainstorm de possíveis riscos e impactos que possam afetar o projeto. É importante lembrar que planos de contingência são atividades multidisciplinares por natureza.
A razão disso é justamente a multiplicidade de olhares, diferentes vivências e experiências que podem contribuir para a análise. Com isso, é possível antecipar um número muito mais significativo de situações-problema e criar soluções para elas.
Tenha uma equipe para gestão de crises
Na sequência, estabeleça uma equipe para gestão das crises que foram levantadas durante o brainstorm. Essa equipe vai precisar de um responsável, conforme visto na matriz, e integrantes comprometidos com o projeto.
Uma das principais características que a equipe de gestão de crises deve ter é a prontidão. Situações anormais aparecem quando menos se espera, portanto escolha sua equipe baseando-se em agilidade na resolução de problemas.
Faça um planejamento de ações e estratégias
Todo contratempo tem mais de uma forma de resolução. Logo, o seu plano de contingência tem de contar com mais de uma ação e estratégia para cada problema proposto.
Mais uma vez, utilize-se da sua equipe. Aprenda a explorar o que cada um tem a oferecer. Por exemplo, algum colaborador pode já ter participado da gestão de problemas em sua experiência prévia, e isso pode ser adicionado ao projeto.
Liste as prioridades
Não basta antecipar riscos, é preciso saber quais são as prioridades do projeto. Se a crise demandar cortar gastos ou demitir funcionários, é preciso entender quais são os elementos indispensáveis para a longevidade do projeto.
Saber quais são os elementos mais urgentes de cada proposta oferece uma base muito mais sólida para tomada de decisões.
Elabore um guia do plano de contenção
Com todos esses itens em mãos, você já pode elaborar e escrever o seu plano de contenção. Capriche na formatação, na linguagem e na clareza de cada um dos itens componentes.
Não se esqueça de deixar o plano acessível para toda a equipe. Afinal, você nunca sabe quando ele será necessário.
Exemplo de plano de contingência
Para entender melhor a aplicação de um plano de contingência na prática, observe como o governo do Estado do Espírito Santo lidou com a questão do COVID-19.
Em um documento oficial de 60 páginas divulgado no portal de combate ao vírus, o governo do estado estabeleceu normas, critérios e ações para reduzir o contágio e proteger a população.
O documento contou com um histórico da doença desde seu surgimento na China, em 2019; explicações médicas e procedimentos clínicos para o tratamento dos infectados e medidas de prevenção e cuidados.
Tudo isso feito de forma clara, bem organizada e apresentando uma série de infográficos de modo a explicar as ações e o embasamento teórico do documento de uma forma mais visual.
O resultado desse planejamento colocou o estado do Espírito Santo em status de “estabilidade” em 2022, conforme dados compilados pelo G1.
RH e Plano de contingência: qual a relação?
Lembra quando falamos da proteção ao capital humano? É neste aspecto que o RH entra como grande aliado ao plano de contingência.
É preciso que haja alguém cuidando da saúde mental dos colaboradores designados para resolver os problemas. Afinal, lidar com crises, catástrofes ou dificuldades técnicas em larga escala cobram seu preço e muitas vezes afetam o bem-estar do trabalhador.
Portanto, o RH precisa estar atento para proporcionar a esses funcionários um canal de comunicação. Ou seja, um ambiente seguro para que possam expressar suas ânsias.
Afinal, um dos itens da matriz do plano é a categoria “recursos”, e o mais precioso de todos eles é o recurso humano.
Conclusão
Planejamento estratégico é a palavra-chave quando o assunto é crise. Para evitar maiores transtornos, é preciso ter os mecanismos necessários para lidar com os problemas e reduzir os danos.
Logo, ter em mãos um plano de contingência embasado e bem estruturado oferece à equipe uma bússola para resolução de conflitos. Com ela, a liderança pode antecipar problemas e saber como instruir seus liderados diante de uma situação de risco.
Portanto, lembre-se de pesquisar, planejar e redigir um documento que norteie seus colaboradores na direção certa. Além disso, treinamentos e palestras sobre riscos e crises também são bem vindos. Se cada um fizer sua parte, nenhum contratempo derrubará a resolução da empresa.
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