Gestão de Projetos: o que é e como fazer um gerenciamento inteligente

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A gestão de projetos é uma metodologia criada para planejar e executar diversos projetos de forma que sejam bem-sucedidos.

Um bom gerenciamento de projetos é fundamental para qualquer organização, pois é nessa fase que se torna possível a separação das ideias aplicáveis e as que não são viáveis.

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Mas, o que é um projeto?

O Project Management Institute, uma organização para profissionais de gestão de projetos ao redor do mundo, definiu, através do PMI Lexicon of Project Management Terms. que um projeto é:

“Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado específico”

Isso significa que um projeto é um conjunto de tarefas e atividades, as quais têm um objetivo claro e um prazo determinado.

Esses projetos podem ser para otimizar algum processo da empresa, como um projeto de inovação incremental ou ainda para desenvolver algo novo para a organização, como um projeto de inovação radical.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é a aplicação de ferramentas, técnicas e práticas para que um projeto seja bem-sucedido. Essa gestão proporciona ordem ao processo, otimizando-o para que o empreendimento seja realizado no menor tempo possível, aproveitando todos os recursos disponíveis.

O modelo é dividido em fases de grupos de ações e tarefas que devem ser colocadas em prática ao decorrer de um projeto. Essas etapas e boas práticas para realização de projetos foram definidas no PMBoK, o guia de conhecimento em gerenciamento de Projetos do PMI. Vejamos quais são essas fases:

  1. Iniciação

Nessa fase são realizados os processos para determinar quais resultados devem ser esperados pelas partes ao final do empreendimento. Aqui também é definido o escopo do projeto, bem como uma previsão de custos e um cronograma preliminar. 

Tudo isso é fundamental, pois o projeto é iniciado após a aprovação desses pontos.

  1. Planejamento

Essa é uma das fases mais importantes da gestão de projetos. Neste momento os responsáveis pelo projeto detalham alguns pontos, como o custo de cada ação, o objetivo e o cronograma. 

A documentação do processo de planejamento também é uma ótima fonte de informações para tomar decisões ao longo do empreendimento.

  1. Execução

Nesse ponto do projeto que o trabalho definido anteriormente é colocado em prática, é a fase que o empreendimento sai do papel para se tornar realidade. 

Vale ressaltar que, durante a execução, é possível que o planejamento deva ser revisitado. Isso ocorre por conta de imprevistos que podem surgir.

  1. Monitoramento e controle

Nessa etapa ocorre o acompanhamento das ações que estão sendo realizadas, fazendo análises da qualidade das entregas e garantindo que tudo esteja conforme o que foi planejado para informar às partes interessadas.

Essa fase não se trata de um processo único e isolado, é uma ação contínua. Dessa forma, nada se perde ao longo do projeto.

  1. Encerramento

Os processos dessa fase formalizam a conclusão do projeto. Isso inclui a finalização de contratos, validação final do empreendimento com as partes interessadas. Uma solução para validar um projeto com o público em geral é fazer um MVP, assim você pode testar as hipóteses para decidir levar o projeto para o core business da empresa.

Além disso, é importante que, ao finalizar um projeto, os aprendizados adquiridos ao longo dos processos sejam documentados, sejam eles positivos ou não.

Por que fazer gestão de projetos?

Fazer a gestão dos projetos traz diversos benefícios para a empresa. Conheça alguns deles a seguir:

Otimização de tempo

Com um planejamento bem feito, é possível criar um cronograma real e com um monitoramento sendo realizado continuamente, é possível verificar se ele está sendo cumprido. Além disso, também é possível mapear as melhores formas de otimizar os processos, para que sejam feitos com a melhor qualidade no menor tempo.

Minimização dos riscos

A gestão de projetos proporciona uma enorme quantidade de informações sobre o empreendimento em questão, dessa forma, pode-se mapear os riscos e imprevistos que podem surgir ao longo dos processos. Com isso em mãos, o gestor estará preparado para solucionar as possíveis questões.

Agilidade na tomada de decisões

Na gestão de projetos, todas as informações necessárias para o andamento do projeto são coletadas no início dos processos. Assim, todas as decisões são baseadas em dados, tornando-as mais assertivas. 

Essas informações também auxiliam a pensar em soluções quando algo sai fora do programado.

Equipes mais engajadas

O gerenciamento de projetos é realizado por um gestor, mas a execução dos projetos é um trabalho de equipe. 

Os times formados para executar projetos, em um determinado prazo, tornam-se mais engajados, pois estão em busca de conquistar um objetivo em comum. 

Uma boa prática para estimular a criatividade na hora de pensar soluções é formar squads, com pessoas de diferentes áreas.

Gestão de projetos e inovação

Quando um projeto é criado com o objetivo de transformar o ambiente em que ele será aplicado, este é um projeto de inovação. Mas a característica inovadora que possui, não descarta a necessidade da gestão de projetos.

As ideias inovadoras têm alto risco, mas podem também ter alto retorno. Por isso a gestão de projetos é tão importante frente à inovação, com ela, é possível entender se um projeto deve ser continuado mais rapidamente. 

Uma outra forma de relacionar o gerenciamento de projetos com a inovação é pensar no tipo de empreendimento que será feito. 

Por exemplo: se uma empresa deseja desenvolver um novo produto para atender a uma necessidade do seu cliente, não é necessário fazer isso internamente, ela pode buscar novas soluções através da inovação aberta. Buscar por recursos externos é uma ótima opção para ter uma visão diferente do mercado.

Conclusão

É quase impossível pensar em desenvolver projetos dentro de uma organização sem a gestão de projetos. Essa prática é capaz de otimizar inúmeros processos internos e até mesmo desenvolver novas soluções.

O gerenciamento de projetos é um processo altamente eficaz e praticá-lo na sua empresa acarretará inúmeros benefícios, a curto e longo prazo.

Este artigo foi produzido pela AEVO, o maior Software de Gestão da Inovação da América Latina. 

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