Um job aid pode ser rapidamente resumido como uma instrução relacionada à determinada tarefa de trabalho, e serve como uma folha de consulta, fazendo com que funcionários se sintam menos sobrecarregados e cometam menos erros.
Além disso, a sensação de autonomia é um dos fatores que aumentam a motivação no trabalho e o engajamento dos funcionários.
Mas não se trata de um mero lembrete. Um bom job aid precisa simplificar as informações e orientar processos quando os funcionários têm alguma dúvida. Se preparados com atenção ao conteúdo e ao design, eles são extremamente úteis.
Um estudo realizado pelo Peregrine Performance Group descobriu que a proficiência dos funcionários aumentou em 50% quando um treinamento de uma semana foi reduzido para um dia e um Job Aid de 8 páginas foi disponibilizado.
Ou seja, o treinamento mais resumido e as instruções detalhadas apresentadas em um job aid melhora a produtividade no trabalho, economiza o tempo das equipes e resulta em um aprendizado mais eficaz.
Os job aids podem ajudar os funcionários a:
- Lembrar de como fazer algo
- Aprofundar instruções apresentadas de forma sucinta em uma apresentação
- Resolver problemas complexos com autonomia e segurança
Para funcionarem dessa maneira, eles devem ser simples, sucintos, com instruções relevantes e projetados com design que facilite a visualização e memorização das informações.
Como criar job aids eficazes
Um job aid é composto de dois elementos: textos curtos e visual marcante.
Mas isso é apenas a parte visível. Um job aid excelente deve começar com um objetivo claro em mente e um plano para alcançá-lo. Não basta anotar instruções em um papel e acompanhá-lo de uma imagem meramente ilustrativa. E, uma vez criado, deve ser testado e revisado até que esteja funcionando perfeitamente.
Vamos ver como isso acontece na prática.
Escolha o formato ideal
O tipo de gráfico e o formato para criar o seu job aid dependem totalmente do objetivo que você tem em mente. Por isso, é importante definir primeiro quem você quer ajudar a fazer o quê. Um processo passo a passo para um funcionário da equipe de suporte seguir ao auxiliar um cliente? Ou apoiar a tomada de decisões em situações complexas?
As mídias onde eles vão ser apresentados também podem variar de acordo com a função ou com a sua preferência: diagramas, cartazes, vídeos ou mesmo aplicativos. Essas e muitas outras tarefas podem contar com o auxílio de um job aid bem elaborado. Vamos ver quais servem melhor para cada função e como criá-los.
Job aids passo a passo
Esse formato é ideal para visualizar orientações para tarefas que devem ser executadas em uma sequência determinada, como, por exemplo, resolver um problema recorrente.
Eles devem ser lineares, sem margem para alternativas e devem estar em uma ordem específica, como no exemplo abaixo, que apresenta instruções sobre como proceder diante de um review negativo dado por um cliente:
Um diagrama de processo simples como esse também pode ser compartilhado com uma equipe de trabalho remoto, garantindo que os processos sejam seguidos da maneira correta por todos os integrantes, estejam eles no escritório ou não.
Também é ótimo contar com esses recursos visuais de uma página para enviar instruções a novos membros da equipe, como parte do processo de integração. Isso os deixa mais confiantes e economiza tempo dos líderes.
Como projetar um job aid de passo a passo:
- Defina as etapas mais relevantes e evite detalhar o processo, já que esse job aid serve como uma referência para consulta rápida.
- Use ícones para reforçar a localização das informações e ajudar a relacionar a imagem apresentada com o que já foi lido em outras ocasiões. Assim, o funcionário consegue usar o job aid rapidamente como um lembrete.
- Crie consistência visual escolhendo cores e formatos que se repetem ao longo do infográfico. Isso traz organização e harmonia ao conteúdo.
- Para processos mais longos, use planos de fundo de cores diferentes para cada etapa.
Antes de começar a colocar as suas informações no infográfico, faça um esboço escrito, organizando os passos, criando cabeçalhos e o breve texto explicativo de cada etapa.
Feito isso, você pode começar a criar a parte visual. Para resultados mais rápidos e eficazes, uma opção a ser levada em conta é utilizar modelos personalizáveis e mudar ícones, textos, tamanhos e cores ao seu gosto.
Job aids de fluxograma
Esse tipo de job aid é ótimo para apoiar a tomada de decisões e ajudar funcionários a concluírem tarefas com segurança.
Eles são especialmente úteis nos casos em que há várias etapas a serem cumpridas com decisões de, sim, ou não que precisam ser tomadas em sequência. Nesses casos, diferente do diagrama passo a passo, as etapas podem ser concluídas de maneiras diferentes dependendo da situação.
Antes de começar a criar um fluxograma, esboce as etapas que deseja incluir nele e defina o quão complexa é a tarefa que ele vai representar. Após esse planejamento inicial, é hora de colocar o seu job aid em prática.
Um ponto de partida é começar com uma página em branco ou escolher um modelo que tenha afinidade com o processo a ser visualizado. Veja um exemplo de modelo que pode ser usado para essa função:
Job aids de guia de referência
Job aids de guia de referência são ótimos para ajudar funcionários que realizam tarefas envolvendo dados que precisam ser consultados frequentemente, especialmente para atividades que não precisam seguir uma ordem determinada.
A melhor forma de criá-los e apresentá-los é usando um infográfico. Esse tipo de recurso visual é eficaz para apresentar informações de forma clara, concisa e fácil de seguir.
Para criar o seu guia de referência, aposte no visual: use ícones, deixe espaço em branco para tornar a visualização agradável e não sobrecarregar o leitor, organize as informações em seções coerentes e fáceis de contrastar. Além disso, usar frases curtas, diretas e contendo apenas pontos importantes vai tornar o seu guia de referência eficaz e amigável.
Os ícones ajudam o leitor a entender, lembrar e relacionar as informações, então não deixe de incluí-los no seu job aids e escolha-os com um objetivo definido.
Job aids de checklist
Ter em mãos um job aid de checklist ajuda funcionários a reduzir a tensão quando há muitas tarefas que não podem ser esquecidas em um processo.
Este tipo de job aid é mais simples e fácil de criar, pois se trata de uma lista de coisas a fazer, mas ainda assim o design é importante para que o material seja claro e fácil de visualizar.
Como exemplo disso, veja o checklist abaixo:
Aqui, as cores são usadas para organizar as atividades por espécie e ajuda a quebrar a lista de atividades em etapas visualmente marcantes.
Para criar um job aid de checklist bem-sucedido, você pode começar por definir os verbos que definem as tarefas a serem realizadas, como “planejar, fazer, revisar, testar, descartar”, por exemplo. Em seguida, é hora de agrupar os estágios do processo em cores, descrever rapidamente o que deve ser feito e adicionar uma cor semelhante e mais suave a essa descrição.
Caso haja necessidade de contextualizar o seu job aid, você pode adicionar uma introdução explicando em quais circunstâncias ele deve ser utilizado, o departamento ao qual ele é destinado e informações adicionais ao fim da lista, como contatos em caso de dúvidas.
No geral, os jobs finds de checklist são divididos em seções que contém descrições das atividades mais importantes, não se tratando de instruções, mas de uma visão geral das etapas de um processo. Por isso, cada passo deve ser bastante sucinto.
Além de organizar as seções para facilitar a visualização das informações, lembre-se de que um checklist não deve conter uma quantidade muito grande de informações. Caso seja necessário, divida as tarefas a serem executadas em mais de uma lista.
Como no exemplo das seções, a divisão vai fazer com que os funcionários consigam separar as atividades em blocos menores, o que além de organizar o tempo de trabalho, tem o efeito psicológico de não ter uma lista imensa e confusa de atividades a serem cumpridas durante um processo.
Teste o seu job aid
Antes de distribuir um job aid, é importante testá-lo. Você não quer confundir os funcionários, ou dar um material que vai tomar mais tempo deles, do que deveria. Faça um esboço com um design básico, mostre-o a algumas poucas pessoas e veja como elas vão lidar com as informações, ou peça um feedback através de um pequeno questionário.
Depois disso, se necessário, realize os ajustes e teste novamente até que ele seja considerado realmente útil pelos funcionários escolhidos. Só então parta para a produção final e distribuição para o público para o qual ele foi criado.
Se tudo estiver certo, você vai notar que os gerentes recebem menos perguntas, a produtividade aumenta, os erros diminuem e as pesquisas de satisfação do cliente apresentarão melhores resultados.
Por fim, guarde um infográfico com um resumo geral do que foi apresentado neste post como um pequeno job aid sobre job aid:
