Como melhorar processos internos na sua empresa em 6 etapas

imagem de pessoas reunidas em um ambiente de escritório

Empresas funcionam como organismos vivos, compostas por diversos sistemas que em teoria atuam separadamente, mas na prática são bem mais interligados, seja nas tarefas do dia-a-dia ou na performance em geral. Por isso, pensar em meios de como melhorar processos internos é uma preocupação muito válida.

Em geral, eficiência e integração são os principais valores para a gestão empresarial nesse quesito. A busca pela harmonia entre as engrenagens que compõem a cadeia operacional tem como objetivo diminuir custos, melhorar os índices de desempenho e, consequentemente, aumentar a lucratividade.

Existem muitas maneiras de como melhorar processos internos com base nessas metas e é sobre isso que iremos falar neste artigo. Veremos o que são os processo internos, por que investir em melhorias constantes e algumas dicas para realizar tais otimizações.

Aqui falaremos sobre:

Boa leitura!

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O que são processos internos?

Para começar, é relevante definir o que são processos internos do ponto de vista de uma empresa. Em geral, esse termo é utilizado para se referir de maneira ampla às variadas atividades operacionais que ocorrem na rotina de uma empresa.

A cadeia produtiva é composta por diversas etapas, dentro e fora da linha de montagem. Dessa forma, os processos internos se referem, por exemplo, às interações entre o departamento de compras, operação, logística, atendimento e qualquer outro.

De modo geral, podemos afirmar que todos esses processos estão interligados e apresentam um nível de dependência. 

Compradores de suprimentos precisam das informações do estoque para saber quando realizar os pedidos, do mesmo modo que a operação deve saber quando esperar um carregamento para planejar suas atividades.

Motivos para investir em melhorias nos processos internos

Se os processos internos representam as engrenagens de uma empresa, garantir o seu funcionamento com um bom desempenho é uma tarefa obrigatória, que não requer muitos argumentos para provar sua importância.

Mesmo assim, vamos abordar os principais motivos para investir em melhorias nos processos internos. Isso porque a ideia não é obter apenas um desempenho aceitável, a meta da gestão empresarial é constantemente aparar as arestas e otimizar a performance para diminuir custos e ganhar eficiência.

Ao atingir processos mais integrados e com resultados melhores, o retorno dos investimentos compensa o seu custo. Aumentar a eficiência no uso de recursos, seja a verba, mão-de-obra ou qualquer outro, proporciona o aumento da margem de lucros no longo prazo.

Melhorias nos processos internos podem proporcionar um padrão de qualidade mais elevado. Uma operação fluida e eficiente tem menos chances de impactar negativamente o resultado produtivo, considerando a queda nos obstáculos e preocupações.

6 dicas de como melhorar os processos internos

Aumento de lucratividade, retorno de investimento e melhora no padrão de qualidade não parece nada mal, não é mesmo? Quer ver como aproveitar esses benefícios? Confira as dicas a seguir!

Você pode encarar cada dica de maneira individual ou como uma sequência de etapas, criando um plano de ação para atingir esse objetivo. Entenda:

1. Mapeamento de processos

Planejar antes de executar é sempre recomendado, pois garante uma atuação mais inteligente e coerente em relação às metas e estratégias de uma empresa. 

Em relação a como melhorar os processos internos, o primeiro passo é mapeá-los. Ao criar um levantamento de todas as atividades operacionais pertinentes à rotina de uma empresa, é possível entender como ela realmente opera, quais as metas, quais os indicadores relevantes, entre outros.

Dessa forma, é interessante proceder com o mapeamento e análise de processos internos. Para começar, crie uma lista de todas suas atividades operacionais. Depois, para cada uma delas, você deverá incluir os seguintes dados:

  • Setores envolvidos;
  • Etapas incluídas;
  • Ponto de início e término;
  • Expectativa de resultado;
  • Indicador de performance;
  • Objetivo final.

Após realizar esse levantamento, será preciso analisar as atividades, individualmente e no panorama geral. Por si só, esse conhecimento pode trazer insights sobre como melhorar processos internos, sem necessitar grandes investimentos.

É relevante contar com o apoio das equipes envolvidas para que elas possam propor melhorias e participar da definição de metas.

O vídeo abaixo mostra como mapear os processos de uma empresa, o que pode ser aplicado às atividades operacionais internas:

2. Integração entre setores

Promover a integração de equipes é outra medida muito importante para otimizar os processos internos e conseguir melhores resultados, e existem muitas maneiras de colocar isso em prática.

Por um lado, investir em tecnologia e automação torna os controles internos mais ágeis e permite transmitir uma informação com facilidade para uma maior quantidade de setores. Mudando de perspectiva, temos as políticas de integração que unem os diferentes setores em um propósito comum.

É muito importante garantir que as equipes entendam como seu trabalho afeta outras áreas de uma empresa, bem como certificar que elas saibam que todos perdem quando a performance de um setor é prejudicada.

De modo geral, essa prática aumenta o comprometimento e coloca todos no mesmo time.

3. Qualidade de comunicação

A qualidade de comunicação é imprescindível para que os processos internos se desenvolvam com máxima eficiência. É importante destacar que isso envolve a gestão empresarial, bem como outros níveis da hierarquia de uma organização.

A ideia é facilitar um diálogo livre, dando voz a todos. Mas isso também precisa de uma boa dose de objetividade. É preciso garantir que todos saibam o momento certo de falar e de ouvir, quando levar uma informação ao conhecimento de todos e quando procurar saber mais sobre um tema.

Uma boa ideia, que tem sido útil para garantir a qualidade dos processos internos com a transição para o trabalho remoto por conta da pandemia, é a adoção de softwares de comunicação desenvolvidos especificamente para empresas.

4. Estímulos ao engajamento

Colaboradores engajados são mais produtivos e comprometidos com a qualidade do serviço. Assim como na dica sobre integração, um ambiente amigável, unido e profissional faz com que as equipes sigam um propósito em comum e aumentem seu empenho.

Além disso, faça com que os seus colaboradores se sintam à vontade para opinar sobre os processos e metas. Ao entender que seu ponto de vista é considerado, ele passa a entender melhor o seu papel e tem um motivo a mais para participar.

5. Tecnologia e transformação digital

Já falamos um pouco sobre isso, mas adotar a transformação digital e usar a tecnologia como aliada é uma ótima maneira de melhorar processos internos. Implementar softwares e aplicações inteligentes para otimizar etapas-chave aumenta a agilidade, eficiência e o acompanhamento de performance.

Por exemplo, um software CRM, desenvolvido para gestão de relacionamento com clientes, pode integrar diferentes canais de atendimento, gerar históricos de interações com cada consumidor e gerar automaticamente relatórios de resultados.

Em geral, o avanço da tecnologia proporciona uma série de ferramentas interessantes para otimizar os processos internos de uma empresa.

6. Capacitação e evolução

Fechando nossas dicas de como melhorar processos internos, entendemos que é recomendado investir na capacitação dos seus colaboradores em relação a todas as práticas adotadas. 

Eles devem entender os objetivos das melhorias propostas e receber um treinamento para uma utilização mais eficiente, seja uma mecânica de integração ou um novo software. 

Além disso, como uma conclusão de toda essa jornada, é relevante planejar a evolução dos processos internos. Periodicamente, é interessante revisitar o mapeamento de processo, entender se ele ainda representa a realidade da empresa e promover uma atualização se necessário.

Não existe uma melhoria definitiva, que a gestão pode implementar e esquecer. Acompanhar os efeitos de cada medida adotada é interessante e a evolução deve ser constante.

Assim, concluímos nossas dicas de como melhorar os processos internos. Esperamos que tenha retirado boas informações e nos vemos na próxima!

Este artigo foi escrito em parceria com o time da Zendesk.

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