Como adotar o Home office na sua empresa

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Sua empresa já pensou em adotar o trabalho home office? 

Acordar cedo, se arrumar, tomar café da manhã, pegar ônibus ou metrô, se estressar no trânsito, chegar no trabalho, sair para almoçar e cumprir a carga horária de 44 horas semanais é rotina mais comum a maior parte dos brasileiros.

No entanto, com a ascensão da tecnologia e a necessidade de reduzir gastos, uma forma de trabalho tem ganhado cada vez mais espaço: o home office.

À primeira vista, o termo “trabalho remoto” desperta o desejo de muitos pessoas. Afinal, quem não gostaria de executar suas atividades ou coordenar a empresa sem precisar sair de casa? 

A prática do home office pode realmente trazer diversos benefícios para todos e tem sido cada vez mais adotada pelas organizações. Mas não se engane, é necessário muito cuidado e planejamento antes de adotar o trabalho remoto em uma empresa.

Se sua empresa ainda não adotou nenhuma das modalidades do trabalho remoto, precisa urgentemente a começar a pensar nessa possibilidade, e pensando em te ajudar, desenvolvemos esse artigo para mostrar o que é, como funciona, quais os modelos e porque sua empresa deveria adotar o home office para os colaboradores. 

Agora se você quer dicas de como implantar o home office na sua empresa, baixe o nosso ebook e confira tudo que você precisa saber na hora de adotar esse modelo de trabalho remoto.

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Agora antes de começarmos confira alguns dos tópicos que você vai encontrar ao longo do texto:

Vimos acima que a modalidade de trabalho home office é a solução sonhada pelos profissionais e já se torna realidade em muitas empresas pelo mundo. Mas como é o trabalho remoto e por que adotá-lo?

O que é o trabalho home office

Apesar da tradução literal classificar o termo “Home Office” como escritório em casa, na verdade, ele não se limita apenas a isso, podemos dizer que ele é uma modalidade dentro do trabalho remoto ou teletrabalho.

O teletrabalho é  todo trabalho realizado fora da empresa, exceto aqueles que, por premissa, são externos, como é o caso dos técnicos que instalam TV ou os profissionais que realizam trabalho de manutenção e limpeza, não entram nessa categoria. Eles são categorizados como prestadores de serviço.

Entre essas modalidades de trabalho, a que mais conhecemos é o trabalho home office, no entanto, as atividades podem ser realizadas em coworking, cafés ou até mesmo em shoppings.

Apesar desse modelo de trabalho ainda hoje ser muito atribuído a freelancers e profissionais autônomos, diversas empresas ao redor do mundo já adotaram o trabalho home office. 

Isso porque a economia mundial pede que o trabalho hoje em dia seja mais dinâmico, incorporando as inovações do mercado. Os espaços coworking junto com o home office se tornaram tendências no mundo todo, sendo uma das formas mais comuns encontradas por profissionais que realizam trabalho remoto.

Mas agora você deve estar se perguntando: como funciona a adoção do home office? Basta o funcionário pedir ou a empresa determinar e pronto? 

O trabalho home office pode ser adotado por qualquer empresa. A reforma trabalhista que regulamentou a prática do teletrabalho e estabeleceu regras para sua adoção. 

Para o funcionário que faz a mudança do trabalho presencial para o teletrabalho, é necessário um novo contrato de trabalho especificando as mudanças e novos termos para a realização das atividades. 

De acordo com a lei, a modalidade de trabalho remoto deve constar expressamente no contrato do funcionário, bem como a especificação das atividades. Além disso, a empresa deve especificar também a maneira na qual fará a compensação dos gastos tidos pelo trabalhador e apontar os valores e bens cedidos para a realização das atividades e que não integram o seu salário. 

Em outras palavras, a lei estabelece que é de responsabilidade das empresas os gastos tidos pelos funcionários a fim da realização das suas atividades, tais como, gastos com internet, luz equipamentos como computadores entre outros. 

No entanto, não basta a vontade do funcionário em realizar suas atividades.Implantar o trabalho remoto requer preparo por parte das empresas, uma vez que ele precisa ser benéfico para ambas partes, ou seja, colaboradores produtivos, motivados e realizando a jornada de trabalho com qualidade de vida. 

Vale ressaltar que o trabalho home office não é férias, ou seja, é necessário que os colaboradores estejam ciente das suas responsabilidades, e claro, contar com todas as ferramentas e líderes preparados para gerenciar equipes a distância. 

Por isso, antes de adotar o home office, é preciso muita pesquisa, adoção de novas políticas internas, teste e projetos. Para começar a pensar no home office, sua empresa pode adotar um projeto híbrido.

O trabalho home office muda de empresa para empresa, a lei não estabelece um modelo único, ou seja, as empresas podem adotar o modelo que mais adequa às suas necessidades. 

No entanto, existem dois modelos muito utilizados hoje, sendo eles:  

  • 100% Remoto: não será necessário comparecer na sede ou escritório da empresa, mesmo que eventualmente.

  • Home Office Híbrido: Empresas que oferecem opções de dias para o trabalho remoto e dias para o funcionário ir ao escritório.

Uma forma muito eficaz para adotar um projeto inicial para a implantação do home office é escolher setores da empresa e implantar o home office híbrido, para analisar como os colaboradores se adaptam a prática do home office.

Agora que já vimos um pouco sobre como funciona e o que diz a legislação sobre o trabalho home office, quero te mostrar as vantagens em adotar esse modelo de trabalho.

Vantagens em adotar o Home Office

Muitas empresas ainda enxergam o trabalho home office com algumas ressalvas, pois acreditam que esse modelo de trabalho afeta a produtividade e comunicação entre os profissionais. Mas será que essa visão é correta?

Ao contrário do que muitos gestores e empreendedores acreditam, o trabalho em casa gera mais produtividade dos funcionários do que se imagina e esse resultado está diretamente relacionado a sensação de felicidade.

De acordo com a pesquisa realizada pela Polycon, “a mudança do trabalho no mundo: uma pesquisa global”,  a felicidade dos colaboradores começa quando é alcançada a flexibilidade tão almejada e que esse fator reflete diretamente na produção e resultados apresentados pelas equipes. “O controle entre a vida e o trabalho” foi apontado como um benefício direto do home office e apresentado em 70% dos entrevistados. 

Mas não se engane, não é só felicidade dos colaboradores que o home office tem apresentado, esse modelo de trabalho possui muito mais vantagens, tais como:

Agora você lembra da preocupação com a comunicação que falamos logo acima?

Esse é um fator realmente preocupante, pesquisas apontam a importância da comunicação presencial para o bem estar e produtividade dos colaboradores

No entanto, não é um fator insolucionável. Empresas que adotaram o home office utilizam de diversas ferramentas para aproximarem as equipes que realizam o trabalho remotamente, as soluções mais comuns são rotina com vídeo conferências diárias, ferramentas de bate papo, ou até mesmo reuniões presenciais uma vez por mês para promover a proximidade e socialização dos colaboradores.

Mas não sejamos tendenciosos, o home office também apresenta desvantagens. vamos ver algumas delas a seguir.

Desvantagens do Home Office

Se por um lado as vantagens do home office são bastantes atrativas e promovam uma rotina mais saudável para os colaboradores, por outro lado ela também seu lado negativo.

Veja, a seguir, alguns dos inconvenientes dessa modalidade de trabalho.

Controle de desempenho: com o colaborador longe do escritório fica mais difícil controlar a performance diárias;

Distrações: se nos escritórios são ladrões de foco são as conversas paralelas e ligações, em casa o número delas tende a ser maior. TV, lanchinhos, videogame, pet e família são algumas delas;

Ambiente inadequado: nem sempre o profissional tem um home-office bem equipado, com mobiliário e equipamentos adequados. Por isso, incentive-o a organizar e personalizar o ambiente dele como desejar, de forma que seja mas aconchegante e supra as necessidades dele para a realização das atividades; 

Trabalho solitário: ainda que os profissionais tenham contato com os colegas via e-mail e aplicativos de mensagens, eles podem se sentir sozinhos e isolados. Isso porque deixam de ter uma rotina diária de convivência e compartilhar o mesmo espaço. Para que isso não interfira no desenvolvimento profissional e pessoal, organize reuniões frequentes seja por videoconferência ou presenciais em espaços de coworking;

Segurança da informação: o risco de vazamento de informações sigilosas dos clientes é maior. Certifique-se que os profissionais tenham bons antivírus e firewall atualizados. Além disso, formalize um contrato de sigilo para os colaboradores.

Onde fazer home office

Quando ouvimos falar sobre a prática de home office, ela parece ser bastante fácil e sem complicações, basta pegar o computador e trabalhar. Mas, na prática não é bem assim que funciona. 

Para se ter um dia produtivo, é necessário escolher muito bem o lugar em que você vai desenvolver suas atividades para que sua produtividade continue alta. A seguir vamos ver algumas opções de onde você pode fazer o home-office e como adaptá-las para sua realidade.

Escritório em casa

Esqueça aquela imagem de revista do espaço clean com mesa de trabalho e um canto especial para o home-office, a verdade é que a maioria dos brasileiros não possui um espaço desses a disposição em sua casa. 

Por isso, para se trabalhar de casa são necessárias algumas adaptações e acordo com seus familiares. 

O trabalho feito em casa já é um grande desafio, afinal, a nossa mente costuma associar o ambiente lar como um “lugar de descanso” e o escritório como “lugar para se trabalhar”. E quando juntamos as duas ações, podemos ter um pouco de dificuldade para virar a chave no início, mas com pequenos ajustes conseguimos transformar o nosso lar em um bom lugar para se trabalhar. 

Para você começar o seu home office em casa, você vai precisar de:

Um espaço confortável

Como eu disse, nem sempre temos literalmente um escritório dentro de casa. Se esse é o seu caso, não se desespere, existem outras opções como usar a mesa de jantar ou até mesmo uma mesa portátil para home office.

O importante é encontrar um local em que você esteja confortável para trabalhar.  

Acordo com os familiares ou colegas

Se já é difícil para nós mesmos mudarmos a chave do ambiente “casa” e “escritório”, para os nossos familiares ou colegas de apartamento também pode ser ainda mais. 

Por isso, é importante ao adotar o modelo home office, conversar com as pessoas da sua casa, expor os horários que você estará dedicado ao trabalho, os horários de pausa, pedir silêncio ao realizar reuniões. Tudo que é combinado no final sempre dá certo. 

Disciplina

Depois dos passos iniciais, é hora de se dedicar ao trabalho diário. Para isso, você precisará de muita disciplina, saber separar os horários de trabalho e de lazer. Uma boa dica para se focar ainda mais é manter a mesma rotina que você tem ao ir para o escritório, acordar no mesmo horário, tomar café, se arrumar e começar o seu trabalho. 

Temos um artigo muito interessante no nosso blog que pode te ajudar a manter a produtividade durante o home office, continue sua visita e leia: “Produtividade no Trabalho: O Guia Completo da Empresa Produtiva”!

Escritórios - Coworking

Agora, se você quer experimentar um outro ambiente além da sua casa para o Home Office, uma boa opção são os escritórios de Coworking que ganharam bastante popularidade nos últimos anos e hoje em dia são encontrados em diversos locais pela cidade.

O coworking ou escritório compartilhado surgiu nos Estados Unidos e sua ideia inicial era justamente conectar pessoas que precisavam de um espaço para trabalhar e dividir todos os custos desse lugar. Com o passar do tempo, diversas marcas de coworking foram surgindo e hoje em dia existem empresas especializadas nesse tipo de serviço. 

Ele basicamente funciona da seguinte forma: você aluga uma estação de trabalho, ou uma sala inteira e paga mês a mês uma mensalidade, e esse é um custo bem menor do que se tivesse que alugar um escritório inteiro e cuidar de todas as demandas como água, luz, internet entre outros custos que a locação de um escritório teria. 

Cafés

Essa também é uma das opções para se praticar o home office fora de casa, alguns cafés pela cidade oferecem conexão wi-fi e possuem um ambiente agradável. É bastante comum encontrarmos pessoas realizando reuniões nesses espaços, claro que não é algo para se fazer todos os dias, mas pode ser uma boa opção para sair da rotina. 

Bom, essas são as três formas mais comuns de espaços para a realização do home office. Agora, eu preciso entrar em um outro tópico com você, vamos falar sobre a realização do trabalho remoto em situações atípicas.

Home office em situações atípicas

Uma vez ou outra nós nos deparamos com algumas situações que saem um pouco da rotina, para isso sua empresa tem que estar preparada. Confira agora algumas dessas situações. 

Copa do Mundo

A cada quatro anos, nós brasileiros, temos a oportunidade de parar para ver a seleção brasileira jogar a copa do mundo. Esse evento sempre faz com que diversas empresas liberem seus funcionários mais cedo para assistir o jogo, o que acaba congestionando o trânsito nas cidades. 

Por isso, uma boa opção para essas ocasiões é a adoção do trabalho remoto, assim seus colaboradores não precisam lidar com todo o estresse do transporte e podem realizar as suas atividades de casa mesmo. 

Feriados prolongados ou festivos 

No calendário brasileiro existem diversos feriados e vez ou outra eles podem cair em uma quinta-feira ou em uma terça, ficando como ponte a sexta e a segunda. Também existem as datas festivas como a véspera de natal, ano novo ou carnaval. 

Tipicamente nós costumamos emendar, mas nem sempre isso é possível, por isso fazer home-office nessas ocasiões acaba se tornando uma boa opção, assim os colaboradores não precisam se deslocar ao trabalho depois da pausa do feriado ou enfrentar a correria para voltar para casa na véspera de natal.

Greve do transporte público

Principalmente nas grandes cidades brasileiras, as greves do transporte público são bem comuns, sempre vemos na televisão o caos que ficam as estações de metrô ou terminais de ônibus quando um ou outro serviço decide entrar em greve.

Quando sua empresa adota o trabalho remoto ao saber de uma greve, os colaboradores já podem se preparar para realizar suas atividades de casa, sem a necessidade de tentar a todo custo se deslocar até o trabalho e acabar chegando muito atrasado ou enfrentar dificuldades para retornar ao fim do dia. 

Situações difíceis 

Agora temos uma situação chata para falar. Infelizmente, nas últimas semanas o mundo tem passado por uma grave pandemia, causada por um vírus. O surto provocado pelo novo coronavírus fez com que muitos lugares adotassem a quarentena na tentativa de frear o contágio e a morte de mais pessoas. 

Nessas situações, comércios, empresas e produções foram obrigados a parar para não expor os seus colaboradores ao risco de contrair o vírus. 

Alguns serviços são impossíveis de funcionar em home office, mas outros, como o trabalhos que são feitos dentro do escritório e só é necessário um computador para trabalhar, podem adotar a modalidade de home office para continuar funcionando e diminuir os danos causados por uma pandemia.

Se esse é o caso da sua empresa, saiba que nesse momento estamos juntos, a seguir você encontra algumas dicas de como adotar o home office nesse momento difícil.

10 dicas para adotar o Home office

Vamos falar sobre como a sua empresa pode se preparar para adotar o home office. Aqui você encontrará algumas ideias baseadas em pesquisas e ações que estamos adotando na nossa própria empresa quando iniciamos o projeto de home office para os nossos colaboradores.

Entendemos que a preparação do RH e da sua empresa deve ser baseada em 10 tipos de ações fundamentais para um bom planejamento de home office.

  1. Revise a sua política interna e saiba se as regras servem também para o trabalho remoto.
  2. Realize uma pesquisa para saber se os colaboradores possuem toda a infraestrutura necessária para o home office. 
  3. Treine os líderes para o gerenciamento à distância e possíveis conflitos que podem ocorrer.
  4. Crie um projeto piloto para medir os resultados da troca da operação para o trabalho remoto.
  5. Reforce suas ferramentas de comunicação interna.
  6. Crie ações para promover interação entre os colaboradores mesmo à distância. 
  7. Crie medidas para fortalecer sua cultura organizacional.
  8. Promova ações para garantir a qualidade de vida dos colaboradores no trabalho remoto.
  9. Reforce os feedback's das equipes para que eles possam dar sugestões ou opiniões e a empresa possa também fazer o mesmo.
  10. Adote um controle de jornada para que seus colaboradores não ultrapassem o limite diário de horas trabalhadas.

Essas são apenas uma parte das dicas que preparamos para o trabalho remoto. Se você quiser saber em detalhes cada uma delas, nós criamos um ebook especial e completo para ajudar a sua empresa a adotar o home office, baixe agora clicando no banner abaixo.

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Como encontrar vagas para trabalho home office

Estamos quase no fim desse texto, mas antes de terminar, eu não poderia deixar de dar dicas para você candidato ou você empresa de onde encontrar ou cadastrar as vagas para trabalho home office. 

Poucas pessoas sabem mas já existem plataformas online para cadastro de vagas para trabalho home office. Vou citar aqui dois dos sites mais famosos que conectam empresas e profissionais de todo o mundo,  o UPWork e Workana. 

Vale ressaltar que o site hostinger possui uma lista com 18 sites para freelancers e trabalhos remotos. 

Outra alternativa para quem está pesquisando por trabalhos home office é o Google Jobs, essa ferramenta do google filtra os resultados conforme o seu perfil e o que você busca. 

Já para as empresas, vale ressaltar que quanto mais detalhada for a descrição da vaga nessa ferramenta, melhor será a seleção dos candidatos, uma vez que só haverá cadastros de acordo com o solicitado na vaga.

Conclusão

Chegamos ao final desse artigo. Nele você aprendeu tudo sobre como funciona o trabalho remoto e o que é necessário para você começar a implantar o home office na sua empresa.

Agora só falta começar a implantar

A grande dica que te dou é: invista no trabalho home office, comece com pequenas equipes e ao poucos você migra esse modelo para toda a empresa. 

Se você ainda tem dúvidas de como começar a implantar o home office na sua empresa, baixe o nosso ebook, nele você encontra dicas completas de como adotar esse modelo na sua empresa. 

Se você gostou deste texto, compartilhe nas redes sociais e continue sua visita em nosso blog, temos diversos textos sobre administração de empresas e RH que podem ajudar o seu negócio.

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