Saiba como adotar o home office e garantir a produtividade esperada na sua empresa
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Time Pontotel 2 de abril de 2024 Todos os artigos
Saiba como adotar o home office e garantir a produtividade esperada na sua empresa
Entender como adotar o home office do jeito certo é fundamental para evitar diversas complicações, sejam elas jurídicas ou não. Confira melhor neste artigo.
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Uma das principais razões pelas quais as empresas precisam saber como adotar o home office está no fato de ele ser uma tendência promissora no mercado de trabalho. A pandemia da covid-19, por exemplo, junto aos avanços tecnológicos, foram alguns dos fatores que favoreceram a implementação desse modelo de trabalho pelas organizações.

Além disso, a possibilidade de se trabalhar diretamente de casa durante certos dias da semana é extremamente atraente; por isso, os profissionais têm desejado cada vez mais que as empresas nas quais trabalham lhes ofereçam tal alternativa.

Diante disso, este conteúdo foca nos pontos mais importantes sobre este tema, como as diferenças entre o home office e o teletrabalho. Ademais, visto que é importante que uma empresa saiba como adotar o home office, já que este envolve o controle da jornada de trabalho, este texto também foca nas medidas que a organização deve tomar.

Assim, para descomplicar conceitos e facilitar a compreensão, este conteúdo irá discorrer sobre os seguintes tópicos:

Boa leitura!

O que é o trabalho home office?

Considerando a tradução da expressão, home office quer dizer “escritório em casa” e trata-se de um modelo de trabalho no qual o funcionário trabalha fora da empresa por meio do uso de tecnologias da informação e da comunicação, como os computadores.

Deve-se destacar que, embora o home office dê a ideia de que o colaborador executará todas as atividades que lhe dizem respeito da sua residência, ele também poderá fazê-lo de outros ambientes, como os coworkings, e até mesmo de locais públicos, como as cafeterias.

De qualquer forma, ao adotar o home office, a empresa é a encarregada de disponibilizar toda a infraestrutura necessária para que o funcionário cumpra as suas atribuições. Embora existam variações a depender do segmento de atuação, entre os equipamentos que a empresa deve disponibilizar, estão o notebook, a mesa de trabalho e o celular corporativo. 

O que diz a lei sobre o home office?

Sabendo que o home office diz respeito ao trabalho feito em casa ou em outros locais por meio de tecnologias de informação e comunicação, com base no que afirma a legislação brasileira, esse trabalho pode ou não ser considerado teletrabalho, ou seja, trabalho remoto.

A Lei 14.442 destaca no art. 75-B: “Considera-se teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação, que, por sua natureza, não configure trabalho externo”.

Para facilitar o entendimento sobre quando é teletrabalho e quando não é, é preciso destacar dois cenários. No primeiro deles, se o empregado trabalha em regime home office e segue a Lei 14.442, 2022, isso é considerado teletrabalho. Além disso, é obrigatória a formalização desse modelo no contrato de trabalho.

No segundo cenário, se o empregado trabalha em regime home office, mas não segue a Lei 14.442, isso não é considerado teletrabalho. Um exemplo disso são os funcionários que usam o transporte público para ir à empresa: durante as greves, eles trabalharão em regime home office, que será instituído pela empresa mediante um documento de política interna.

Outra diferença que deve ser citada refere-se ao controle da jornada de trabalho. No teletrabalho, não é necessário fazer esse controle, já que o empregado pode realizar as suas funções a qualquer momento do dia. Já no home office, deve haver esse controle, pois o empregado terá horário para fazer as suas atribuições, bem como horário para descansar.

Quais são as vantagens em adotar o home office?

São inúmeros os benefícios do home office: no que se refere às empresas, uma das vantagens envolve o aspecto financeiro, já que elas economizarão com despesas de energia elétrica e pagamento de aluguel, se for o caso. Elas também beneficiam-se com o ganho de produtividade, pois os colaboradores serão mais eficientes.

Quando se trata dos colaboradores, uma das principais vantagens que eles ganham relaciona-se ao deslocamento deles até a empresa. Como eles poderão trabalhar em casa, estarão livres de certos problemas, como os engarrafamentos no trânsito, sobretudo em cidades muito populosas, e as despesas com combustível, caso utilizem veículo próprio.

Há, ainda, os benefícios que o home office gera para os clientes. Como os colaboradores passam a ter alta performance trabalhando de forma remota, geram resultados mais promissores. Isso significa que eles farão a entrega de projetos melhor desenvolvidos, por exemplo, o que satisfará os clientes da organização.

Como adotar o home office de forma eficaz na sua empresa?

Uma organização deve saber como adotar o home office por conta de dois aspectos específicos. O primeiro envolve o ganho de todos os pontos positivos desse modelo de trabalho, enquanto o segundo diz respeito à empresa conseguir evitar as desvantagens que a implementação incorreta dele pode gerar. Entenda melhor como fazê-lo a seguir.

Faça seu contrato home office

Um dos principais componentes da implementação desse regime de trabalho engloba o contrato de trabalho home office. Isso porque será este documento o responsável por dar para a empresa segurança jurídica, já que conterá todas as informações com as responsabilidades tanto do empregador quanto do empregado.

Em outras palavras, esse contrato evitará problemas relacionados às responsabilidades que o colaborador deverá cumprir em home office. As despesas operacionais, as normas relativas ao comparecimento eventual do colaborador na empresa e o período da jornada de trabalho estão entre os elementos que esse documento descreverá.

Faça pesquisa para saber as necessidades dos colaboradores

Todos os colaboradores têm necessidades, porém, estas podem variar por diversas razões, como por conta das tarefas que serão realizadas em home office. Sejam computadores, carregadores ou até mesmo um fone de ouvido, a empresa deve garantir que todas as necessidades que funcionários tiverem para executar suas funções sejam sanadas.

Revise sua política interna

Ao adotar o home office, outro elemento que não pode em hipótese alguma ficar de fora é a política interna da empresa, que deve, obrigatoriamente, ser revisada. Nesse sentido, é preciso elaborar a política interna de home office, um documento cuja finalidade é criar padrões para a rotina que os colaboradores terão com esse novo regime de trabalho.

Entre os benefícios de se fazer isso, a empresa consegue evitar problemas com o alto índice de procrastinação dos funcionários. Ela também consegue criar uma transparência que ajudará o empregado a saber como ele deverá cumprir a sua jornada de trabalho para evitar os atrasos e a perda de performance.

Mantenha-se atualizado às tendências do home office

Independentemente de já ter implementado o home office ou de estar prestes a iniciar esse processo, uma organização precisa ficar atenta a todas as tendências atreladas a este regime de trabalho. Isso fará com que ela consiga torná-lo ainda mais promissor.

Na prática, manter-se atualizada engloba várias possibilidades, entre elas, a de contratar profissionais que moram em diferentes lugares. Essa tendência ajuda a empresa a resolver problemas relativos à dificuldade de encontrar mão de obra qualificada na cidade onde está localizada, já que ela ganhará maior liberdade geográfica.

Outra tendência é oferecer para os colaboradores o auxílio home office, um dos benefícios corporativos que geram diversas vantagens, incluindo o aumento da satisfação no trabalho, o ganho de produtividade e até a redução da rotatividade de funcionários.

Melhore a comunicação interna

A comunicação interna é imprescindível para o funcionamento eficaz de uma organização. Se há pouca comunicação ou se ela é tóxica, como acontece quando existe o uso de linguagem violenta, determinados problemas vêm à tona, como a falta de alinhamento entre as partes. O resultado disso é o atraso na entrega de projetos e projetos mal desenvolvidos.

Se isso já afeta o trabalho presencial, ganha ainda maiores proporções com o home office. Assim, é preciso tomar ações que melhorem a comunicação, como resolver problemas complexos por ligação, já que mensagem de texto pode gerar má interpretação, e esclarecer quando e de que forma os colaboradores podem conversar com os líderes.

Use ferramentas para facilitar

O uso de ferramentas, tanto no trabalho presencial quanto no trabalho remoto, facilita a execução dos processos empresariais. Nesse sentido, há uma diversidade de ferramentas capazes de tornar o home office ainda mais vantajoso, sejam elas focadas em gerar maior produtividade, realizar atividades, organizar demandas, comunicar-se com o time, etc.

Algumas dessas ferramentas são o Slack e o Skype, ótimas no que se refere à comunicação; o Trello, que ajuda no ganho de produtividade ao possibilitar a organização de demandas por meio de uma interface simples; e o Dropbox, o Google Drive e o OneDrive, excelentes opções quando se trata de armazenamento em nuvem.

A tecnologia como aliada ao adotar o home office

Impossível falar sobre home office sem citar o quão importante é para uma empresa usar as tecnologias que aprimorem esse modelo de trabalho. Entre elas, está o armazenamento em nuvem, que proporciona benefícios como a simplicidade para acessar arquivos, os backups automáticos, que trazem maior segurança, e a facilidade em compartilhar arquivos.

Outras tecnologias dizem respeito à segurança criptografada, que também é uma aliada da segurança digital no home office, e ao data analytics, que auxilia uma organização no monitoramento de produtividade dos colaboradores.

A seguir, confira mais vantagens que essas e outras tecnologias geram no home office.

Alinhamento de metas

O alinhamento de metas é essencial para que uma empresa tenha os direcionamentos corretos sobre as decisões que tomará para uma excelente realização de atividades feitas em home office. As tecnologias que ajudam na organização de demandas, como no caso do armazenamento em nuvem, contribuem com isso.

Clareza na comunicação

Como abordado anteriormente, a tecnologia é uma valiosa aliada para que um negócio desenvolva uma comunicação assertiva com os colaboradores trabalhando em home office. Um time encarregado de elaborar um projeto, por exemplo, será mais eficiente se usar ferramentas de comunicação ao longo de todo o processo.

Gestão de jornada efetiva

A gestão de jornada também é uma das funções empresariais beneficiadas com o uso de tecnologias. Um sistema de controle de ponto no home office é um ótimo exemplo disso, já que consegue auxiliar uma organização a saber a quantidade de horas trabalhadas de um funcionário, bem como as horas extras, os adicionais noturnos, entre outros dados.

Qual a melhor plataforma para uma gestão de tempo ao adotar o home office?

A Pontotel é a melhor plataforma para controle da gestão de tempo no home office: além de fácil de usar, auxilia empresas que adotam este regime de trabalho a fazer um eficiente gerenciamento de tempo. Entre as suas funcionalidades, estão a gestão de escalas, mais de 30 tipos de relatórios e os painéis de apontamentos, com os quais é possível acompanhar atrasos e faltas. Saiba mais, converse com um especialista através do formulário abaixo.

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Conclusão

São inegáveis as vantagens que o home office pode proporcionar para uma empresa e seus colaboradores. O aumento da produtividade é um deles, além da economia de custos e da facilidade para contratar profissionais mais qualificados, mesmo que eles morem em cidades distantes.

Porém, esses fatores não impedem que, ao adotar o home office, a organização e os funcionários tenham determinados problemas. Foi pensando nisso que este conteúdo focou em esclarecer as principais medidas necessárias para tornar a implementação desse regime de trabalho eficiente, como usar tecnologias assertivas e revisar a política interna.

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