Entre as tantas funções do setor de recursos humanos e departamento pessoal está a gestão da jornada de trabalho. Um erro muito comum é acreditar que essa demanda é composta apenas por verificar a carga horária dos colaboradores e consolidar o cálculo da folha de pagamento. Pelo contrário, este é um trabalho muito mais complexo.
Além de fazer o controle das horas trabalhadas, o objetivo da gestão de jornada também é a observação do cumprimento do contrato entre trabalhador e empresa.
Caso a gestão não seja realizada corretamente, o empregador pode ter muitos resultados negativos, como perda financeira ou problemas trabalhistas na justiça.
Para explicar melhor o tema, este artigo vai abordar todos os detalhes sobre a gestão de jornada e controle de horários e quais são as melhores práticas para a realização de um bom gerenciamento. Você vai ler:
- O que compõe uma jornada de trabalho?
- O que é gestão de jornada?
- Por que é necessário realizar a gestão de jornada?
- Como fazer uma boa gestão de jornada?
- Como fazer gestão de jornada estando em home office?
- Saiba mais sobre o Pontotel – Sistema ideal para gestão de jornadas!
Quer saber mais? Continue a leitura!
O que compõe uma jornada de trabalho?
Antes de falar sobre a gestão, é importante entender o que é considerado uma jornada de trabalho. Trata-se do período de tempo que o trabalhador está disponível para a empresa, seja nas dependências da companhia, em atividades externas, no teletrabalho ou no home office.
A Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) traz em seu texto uma série de regras sobre a carga horária de trabalho, desde horas máximas por dia até descanso semanal remunerado. Conheça mais detalhes de cada regra sobre a jornada de trabalho:
Duração total da jornada
Primeiramente, o artigo 58 da CLT determina que:
“A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite.”
Sendo assim, todos os trabalhadores brasileiros têm uma jornada de trabalho máxima de oito horas. A lei também determina que é permitido adicionar até duas horas na carga horária diária, desde que seja remunerada ou registrada em banco de horas.
Em algumas categorias, entretanto, vale o que for definido pelo sindicato da classe, como o de enfermagem e de jornalismo, que permitem uma jornada de apenas seis horas por dia.
Existe ainda o modelo de jornada de trabalho que prevê escalas, por exemplo, 12 por 36, ou seja, o colaborador trabalha por 12 horas seguidas e depois descansa por 36. Neste caso, é possível ultrapassar o limite diário de 8 horas, entretanto, nunca poderá cumprir uma carga horária de mais de 44 horas semanais.
Entrada e saída
Outro ponto importante é que a CLT obriga todas as empresas com mais de 10 colaboradores a fazerem o registro de entrada e saída de todo o quadro de funcionários.
Esse controle de jornada pode ser feito em ponto manual, mecânico ou eletrônico. O objetivo principal é saber quantas horas os trabalhadores estão dedicando à empresa para que todas as leis trabalhistas sejam cumpridas e os funcionários corretamente remunerados
Intervalo interjornada
Além da carga horária máxima, os empregados ainda devem cumprir um intervalo mínimo entre as jornadas de trabalho. O tempo varia de acordo com o formato de trabalho, mas o artigo 66 da CLT afirma que esse intervalo interjornada deve ser de pelo menos 11 horas consecutivas.
Intervalo intrajornada
Os trabalhadores também têm direito a realizarem pelo menos um intervalo intrajornada, ou seja, uma pausa durante a carga horária total. Esse descanso não é descontado da jornada, ou seja, os colaboradores devem trabalhar oito horas e ter uma pausa de pelo menos uma hora, somando um total de nove horas.
Folgas semanais
A legislação prevê ainda um Descanso Semanal Remunerado (DSR) ou folga semanal, como é chamado popularmente o direito trabalhista. Neste caso, o empregador é obrigado a oferecer ao colaborador um descanso de 24 horas seguidas, sem descontar o período da folha de pagamento.
Essa folga deve ser dada, preferencialmente, aos domingos, exceto quando houver uma determinação da categoria ou previsto pela lei.
O que é gestão de jornada?
A gestão da jornada de trabalho é, portanto, fazer a marcação e controle das horas de cada trabalhador e, a partir dessas informações, tomar atitudes para impedir que os objetivos do negócio não sejam alcançados por uma falha no monitoramento no controle de ponto dos colaboradores.
Sendo assim, os gestores de RH e do departamento pessoal devem ficar atentos a qualquer sinal estranho na jornada de trabalho, como horas extras ou faltantes em excesso. Normalmente, esses são indicadores de que existe algo errado na companhia.
Por que é necessário realizar a gestão de jornada?
É bastante comum acreditar que o controle de ponto tem um único objetivo: consolidar as horas trabalhadas para calcular a folha de pagamento do trabalhador. Entretanto, o papel da pessoa responsável pela gestão de jornada vai muito além e pode ajudar na avaliação de diversos aspectos que abordaremos a seguir.
Entender o dia a dia da empresa
Uma vantagem da gestão de jornada é a possibilidade de entender o funcionamento da empresa. Com o controle de ponto, o gestor consegue enxergar quais setores demandam mais ou menos horas, por exemplo. Conhecer essa rotina é benefício para o negócio, pois pode fazer com que a empresa economize recursos ao identificar falhas nos processos.
Identificação de gargalos no quadro de funcionários
Outro item interessante da gestão de jornada é o fato de identificar quando alguns funcionários fazem horas extras demais ou estão faltando sem justificativa plausível. No primeiro caso, a carga horária estendida pode significar que a equipe está desfalcada e precisa de reforços.
Já no segundo exemplo, os gestores têm a oportunidade de conversar com os colaboradores faltantes para entender quais problemas estão enfrentando e assim ajudá-los a solucionar. Em último caso, pode até optar pela demissão do trabalhador que está prejudicando a equipe e toda a empresa.
Garantir que as escalas e jornadas sejam cumpridas
O gestor de jornada também consegue verificar se todos os combinados entre a empresa e os colaboradores estão sendo cumpridos.
A análise do controle de ponto permite a identificação de descumprimentos da jornada, desde as faltas, como abordamos no item anterior, até a realização da carga de trabalho fora do horário combinado.
Seja qual for o caso, se a gestão de jornada não estiver atenta com os fatos que ocorrem na empresa, é impossível tomar uma atitude para corrigir eventuais falhas.
Prevenção de passivo trabalhista
Um dos maiores prejuízos que as empresas podem ter quando o assunto é a gestão de seus funcionários é o acúmulo de passivos trabalhistas. Isso ocorre quando o empregador deixa de cumprir com suas obrigações perante ao trabalhador e acaba acumulando dívidas e custos com ações trabalhistas.
Com a gestão de jornada, é possível prevenir que problemas relacionados à folha de pagamento ocorram. Por exemplo, a compensação de horas extras deve ocorrer em no máximo um ano, caso contrário, a empresa é obrigada a remunerar o colaborador.
O gestor responsável pode identificar se está tudo certo com as horas adicionais, se há necessidade de solicitar a compensação ou fazer o pagamento para o trabalhador.
Desta forma, evita-se problemas futuros com passivos trabalhistas.
Possibilidade de adoção de jornada flexível
Dependendo da função exercida pelo colaborador, pode ser que a jornada tradicional de oito horas diárias não seja a ideal. A gestão de jornada é uma ferramenta útil para identificar quando é necessário mudar os horários da equipe.
Muitas vezes, uma jornada mais flexível, desde que cumpra os requisitos da legislação trabalhista, irá tornar o colaborador mais produtivo, aumentando as suas entregas e, consequentemente, os resultados da companhia.
Como fazer uma boa gestão de jornada?
Para que a gestão de jornada de trabalho seja realizada corretamente, alguns pré-requisitos são indispensáveis e a empresa deve garantir que a equipe responsável por essa tarefa esteja bem preparada. Alguns itens essenciais são:
Conheça as regras da legislação trabalhista
Parece básico, mas você se assustaria com a quantidade de empresas que ainda cometem erros primários pelo desconhecimento da legislação trabalhista brasileira. Certifique-se de que todos os colaboradores das áreas de recursos humanos e departamento pessoal conheçam profundamente a CLT.
É normal que os trabalhadores não tenham conhecimento de todos os seus direitos (e deveres também), porém, as empresas não podem descuidar de cada detalhe da lei.
Escolha um bom meio de controle de ponto
As ferramentas utilizadas no dia a dia da empresa são muito importantes para que a gestão de jornada seja bem-sucedida. O primeiro passo é contar com um bom meio de controle de ponto, para que a visualização das jornadas seja simples e facilite a análise dos gestores.
Sempre que possível descarte a opção manual de registro, pois podem ocorrer diversos erros humanos, que prejudicam não apenas o fechamento da folha de pagamento, mas também a gestão de jornada como um todo.
Hoje em dia, existem no mercado soluções inovadoras, modernas e digitais, que permitem até a extração de relatórios específicos para gestão.
Acompanhe de perto o dia a dia das jornadas
Em qualquer outra área, o papel do gestor é estar bem próximo da sua equipe e analisar as atividades. No caso do gestor de jornada, acompanhar diariamente como estão ocorrendo as jornadas, se os colaboradores estão respeitando seu horário de trabalho, identificar faltas e horas extras sem justificativas, entre outros acontecimentos na empresa.
Essa atenção aos detalhes possibilita a revisão das estratégias e correção rápida de eventuais problemas no cumprimento da jornada de trabalho.
Entenda os indicadores de frequência
Muito mais do que olhar os dados é importante criar e utilizar indicadores de frequência que possam auxiliar na identificação de gargalos e itens a serem melhorados.
Aqui entra uma atenção especial à gestão de pessoas, pois o controle de jornada e a definição destes indicadores podem indicar que os profissionais estão passando por situações inadequadas, como privação de sono ao trabalhar muitas horas por dia ou desmotivação ao chegar atrasado com frequência.
Tome ações com base nos dados
Se você tem acesso aos dados e indicadores de frequência, é claro que as atitudes tomadas pela gestão de jornada devem ser baseadas nestas informações.
Além de apresentar uma justificativa plausível caso seja perguntado sobre o motivo de determinada ação, é provável que os resultados sejam mais satisfatórios do que ao implementar formatos que não estejam de acordo com a rotina da empresa.
Como fazer gestão de jornada estando em home office?
Mesmo que os seus colaboradores trabalhem no modelo home office ou teletrabalho, continua sendo obrigatória a marcação de ponto de entrada e saída.
Desta forma, a gestão de jornada não fica prejudicada e ainda é possível analisar o cenário do comportamento dos funcionários da empresa. Algumas dicas para facilitar este processo são:
Tenha uma ferramenta de controle móvel
Uma das opções para quem possui colaboradores trabalhando de casa é optar por um controle de ponto móvel, que permite o acesso remoto de onde estiver. Essa solução também é ideal para aqueles que trabalham externamente, com visitação ao cliente, por exemplo.
Neste tipo de ferramenta, o trabalhador pode registrar sua entrada, saída e pausas do próprio smartphone ou outro dispositivo móvel. Em alguns casos, dá para fazer o registro mesmo quando estiver offline e, ao se conectar a uma rede de internet, o sistema faz o upload dos dados.
Mantenha uma boa comunicação com os colaboradores
A distância pode se tornar uma barreira na comunicação com os funcionários, entretanto, a tecnologia é a solução ideal para diminuir esse espaço.
Foque na comunicação com os colaboradores e mantenha um canal aberto de contato. Incentive-os a tirar todas as dúvidas eventuais sobre o tema e conscientize sobre a importância de preencher corretamente as informações de registro de ponto.
Também é responsabilidade da gestão de jornada fazer com que todos cumpram essa regra da companhia.
Monitore se os intervalos são feitos corretamente
Como falamos, o controle de ponto móvel permite que os colaboradores registrem seus horários de qualquer lugar. Então, mesmo que resolva almoçar em um restaurante próximo a sua casa, não há justificativa para não informar sobre o intervalo interjornada.
A gestão deve ficar atenta ao controle de horários e alertar os funcionários que não estejam registrando corretamente a jornada.
Investigue aumento de horas faltantes ou excedentes
Mesmo com os trabalhadores atuando remotamente, fique atento a sinais como horas faltantes ou extras em excesso. Nunca será bom sinal que um ou mais colaboradores não tenham controle da sua rotina de trabalho.
Esses indicadores podem demonstrar um desfalque de equipe por alta demanda de atividades ou ainda problemas maiores com os funcionários que faltam ou se ausentam muito sem justificativa.
Não há necessidade de tomar atitudes extremas diretamente, mas, é o ponto inicial para investigar as causas e resolvê-las, conversando com os gestores de cada setor e com os trabalhadores.
Qual o melhor sistema para gestão de jornadas?
É o da Pontotel. Um dos melhores sistemas de controle de jornada do mercado brasileiro.
A ferramenta oferece várias funções que facilitam a gestão completa da carga horária de trabalho, inclusive, com cálculo automático de horas, personalizado com as necessidades de cada empresa.
A solução traz ainda o diferencial de poder ser acessada por dispositivos móveis, mesmo quando estiver offline, assim, o colaborador pode registrar seus horários quando estiver sem acesso à internet.
A Pontotel é um sistema inteligente, que proporciona acompanhamento em tempo real do controle de jornada e que gera relatórios por meio de gráficos com informações como, faltas, horas extras, atrasos, horário de almoço, entre outros. Todos esses dados consolidados otimizam o processo de fechamento de folha de pagamento.
Para saber mais sobre o sistema de controle de ponto, agende uma demonstração e conheça mais sobre a Pontotel.
Conclusão
A gestão de jornada, portanto, é uma atividade essencial para garantir que todas as demandas de controle de ponto estejam sendo realizadas corretamente dentro da empresa.
A atividade também garante que a companhia esteja cumprindo com todas as obrigações da legislação trabalhista, evitando futuros problemas com a justiça e despesas em ações ou pagamentos de multas.
Além disso, o gestor precisa ter um olhar estratégico para o que está ocorrendo na companhia e o registro de entrada e saída de funcionários pode ser um bom indicador de falhas nos processos.
Por fim, vale destacar que a gestão de jornada de trabalho engloba sim o controle de horário dos colaboradores, porém, tem um objetivo mais amplo de entender o funcionamento da empresa, identificação de pontos de melhorias e gestão de pessoas.
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