Folha de Pagamento: Como Fazer Controle de Jornada Efetivamente

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Todos os meses milhares de trabalhadores brasileiros recebem seus holerites.

Pode até parecer apenas mais um pedaço de papel, mas nele consta os valores referente a remuneração pela atividade exercida, bem como a discriminação de todos os impostos da folha de pagamento.

Mas você já parou para pensar no trabalho que deve ser para o RH fazer o fechamento da folha de pagamento dos funcionários todos os meses?

Aliás, a pergunta correta seria: você sabe tudo sobre folha de pagamento? Quais  informações são necessárias para o fechamento dessa folha?

Imagino que você deve ter pensado de imediato nos dados do controle de ponto. Bem, isso está correto, mas não é só isso.

Toda folha de pagamento possui a discriminação de horas extras, adicionais noturno, DSR, faltas atrasos impostos e muito mais. E você sabe como as empresas fazem para administrar tudo isso?

Uma coisa é certa ninguém gosta de lidar com burocracia, não é verdade?

Toda aquela papelada e dados do registros de ponto podem virar uma verdadeira bagunça para as equipes de recursos humanos e consequentemente atrapalhar na produtividade do setor.

Por isso cada vez mais as empresas investem em sistemas inteligentes para fazer a gestão e controle da jornada dos colaboradores, pode até parecer um exagero meu, mas esses sistemas fazem uma verdadeira diferença.

Quer saber o porquê?

Acompanhe esse artigo até o final que vou te mostrar tudo sobre folha de pagamento e o que você pode fazer para otimizar todo o processo de fechamento da sua empresa.

Antes de começarmos veja os assuntos que vamos trabalhar nesse artigo.

  • O que é folha de pagamento?
  • Como gerir com eficiência a folha de pagamento
  • Como é feito o cálculo da folha de pagamento
  • Como automatizar os cálculos da folha de pagamento?
  • Quais são as despesas com a folha de pagamento?
  • Como é a discriminação da folha de pagamento? Quais informações são obrigatórias?
  • Principais descontos na folha de pagamento: como calcular atrasos na folha
  • Como fazer controle de jornada online na sua empresa
  • Por que usar um sistema de controle de ponto alternativo

Agora que você já sabe sobre o que vamos falar que tal começarmos explicando um pouco sobre o que é a folha de pagamento.

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é a forma que uma organização contabiliza os valores devidos aos funcionários, prestadores de serviço, entre outros que estão de alguma forma conectados ao dia a dia da empresa.

De certa forma a folha de pagamento é um espelho das informações atividades trabalhistas de cada funcionário da empresa. Ela é usada para demonstrar os salários bruto e líquido, além de conter as informações fiscais, contábeis e trabalhistas de cada funcionário.

A elaboração da folha de pagamento é feita mensalmente, onde no final será emitido o famoso holerite que deve ser entregue para cada colaborador como uma forma de  recibo sobre seus rendimento.

O holerite é o documento onde deve constar todas as informações sobre a jornada de trabalho do funcionário. Ou seja, caso ele tenha feito horas extras durante aquele período a quantidade das horas tanto quanto o valor a serem pagos devem constar nesse documento.

Mas não é só isso, no holerite deve conter todas as informações como desconto de faltas,  FGTS, INSS, pagamento de adicional noturno, quantidade de dias trabalhados entre outros eventos correspondentes aquele colaborador.

A elaboração da folha de pagamento é extremamente importante para o setor de recursos humanos em razão a riqueza técnica ao consolidar todas as informações, mas também por ser uma exigência da legislação.

O art. 225 do Decreto nº 3.048/99 determina que:

“As empresas sejam obrigadas a elaborar mensalmente a folha de pagamento e remuneração paga a todos os colaboradores pelos serviços prestados, sendo que uma via da respectiva folha deve ser guardada por cada uma das partes”.

Pode até parecer complicado, mas a folha de pagamento não é aquele bicho de sete cabeças que as pessoas costumam tachar.

Então vamos seguir que eu quero te mostrar como é uma folha de pagamento e quais informações compõem ela.

Como é a discriminação da folha de pagamento? Quais informações são obrigatórias?

Antes de começarmos a falar sobre a discriminação e quais informações são obrigatórias na folha de pagamento, você precisa saber que não existe um modelo oficial ou correto para a elaboração da folha de pagamento.

Cada empresa pode adotar o critério que melhor atenda suas necessidades, mas é claro sem esquecer das informações que são obrigatórias.

Para te ajudar separei alguns tópicos que você deve se basear na hora de elaborar a folha de pagamento.

  • Nome do colaborador segurado: empregado, autônomo, trabalhador avulso entre outros;
  • Cargo, função ou serviços prestador;
  • Frequência: faltas, atrasos e afastamentos;
  • Descontos de encargos sociais;
  • Valor líquido que o funcionário terá de receber;
  • A forma de pagamento e data que o valor estará disponível.

Vamos ver o que cada um deles significa.

Como é feito o cálculo da folha de pagamento

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Classificação dos funcionários

A primeira coisa a se fazer quando se pensa no fechamento da folha de pagamento é a classificação das ocupações de cada funcionário.

Essa classificação é uma das primeiras informações enviadas para folha. Esse processo é muito importante pois, é apartir dele que serão observados as regras determinadas pela convenção que regulamenta e normatiza os dados para cálculo da folha.

Por isso, é importante observar se todos os colaboradores estão cadastrados nas funções corretas.

Controle de frequência

Após conferir o cadastro e a classificação o próximo passo é realizar a exportação de todas as informações referente a jornada de trabalho dos colaboradores do sistema de controle de ponto.

Isso quer dizer, todas as informações da folha de ponto dos colaboradores, tais como horas extras, faltas, atrasos, descontos de DSR, adicional noturno entre outros dados.  

Com essas informações, todos os acréscimos de salários ou descontos são enviados para a folha de pagamento.

Mas cuidado, certifique-se que todas as informações estão corretas. Você não vai querer retrabalho por conta de erros operacionais não é mesmo.

Feito tudo isso é hora de verificar todos os descontos da folha de pagamento referente a encargos sociais.

Aliás você sabe quais são os descontos da folha de pagamento?

Não? Então deixa eu te ajudar.

Principais descontos na folha de pagamento

INSS

Antes de te falar sobre como é feito o cálculo do desconto do INSS que tal vermos para que serve ele?

É comum muitos trabalhadores terem dúvidas sobre para que serve os descontos da folha de pagamento, entre eles o INSS.

Esse desconto é feito mensalmente sobre o salário do trabalhador e depositado na Previdência Social.

Sua função é receber os valores pagos onde futuramente será devolvido ao trabalho por meio da pensão, aposentadoria, ou afastamentos por doença.

Quer saber como funciona esse desconto ?

O desconto do Instituto Nacional de Seguro Social (INSS) incide sobre o total da remuneração do empregado. Mas o que isso quer dizer?

Isso quer dizer que ele usa como base a soma do salário, horas extras, 13º salário e adicionais para realizar o cálculo do desconto.

Caso o empregado ganhe mais do que o máximo (teto), deverá ser descontado o valor limite de acordo com a tabela vigente para o período.

Consulte aqui os valores conforme a tabela da previdência.

Vale ressaltar que esse desconto é obrigatório e serve para garantir  benefícios como a aposentadoria.

FGTS

Todas as empresas devem efetuar o depósito do fundo de garantia por tempo de serviço até o dia 7 de cada mês. O valor tem de ser correspondente a 8% da remuneração e serve para amparar o trabalhador em caso de demissão.

Agora você deve estar se perguntando esse valor deve ser descontado do colaborador?

Essa é uma confusão muito comum, mas a resposta é não.

O valor do FGTS é uma despesa obrigatória para empresa e não deve ser descontada do funcionário.

Mas, embora os valores referente o Fundo de Garantia do trabalhador não sejam descontados na folha de pagamento, é importante que essa informação esteja discriminada na mesma.

Imposto de Renda Pessoa Física (IRRF)

O Imposto de Renda Retido na Fonte é um desconto compulsório determinado pelo governo federal sobre o rendimento do trabalhador.

Mas calma, nem todos os trabalhadores possuem esse desconto.

O desconto do IRRF depende do valor do salário do colaborador.  Você pode consultar a porcentagem descontado de acordo com a tabela no site da receita federal.

Vale Transporte

folha de pagamento vale transporte

Em 1987 a lei 7.619 estabeleceu que as empresas são obrigadas a conceder o benefício do vale transporte para todos os  funcionários.

Dessa forma, a empresa deve conceder o benefício independente da distância que o funcionário percorre entre sua residência até o local do trabalho.

O empregador pode descontar no máximo 6% do salário-base, isso se o valor entregue for maior, caso contrário, deve descontar apenas o valor que será entregue.

Vale Refeição

Uma das dúvidas mais comuns sobre o tema de folha de pagamento é se a empresa pode descontar algum valor referente à Vale-alimentação, Vale-refeição ou algum tipo de assistência médica.

A resposta é sim.

Todos esses benefícios podem ou não ser descontados na folha de pagamento.

Contribuição Sindical

folha de pagamento sindicato

Segundo a legislação brasileira, todos os trabalhadores pertencem a uma determinada categoria profissional e, portanto, são obrigados a contribuir anualmente com o sindicato que representa sua categoria.

A contribuição sindical garante que o trabalhador tenha direito a todos os dispostos na convenção coletiva da categoria, inclusive os reajustes salariais acordados na data-base.

Mas antes de falarmos como é feito o desconto da contribuição sindical, eu quero esclarecer a diferença da contribuição sindical mensal e anual.

Afinal você sabe como funciona as duas?

A contribuição sindical mensal é constantemente confundida com a contribuição anual, isso porque os dois valores são destinados aos sindicatos.

Mas calma apenas um deles é obrigatório.

Contribuição sindical mensal

A mensalidade sindical é uma contribuição que o sócio sindicalizado faz, facultativamente (conforme art. 5º, inciso XX da CF), a partir do momento que opta em filiar-se ao sindicato representativo.

Esta contribuição normalmente é feita através do desconto mensal em folha de pagamento, no valor estipulado em convenção coletiva de trabalho.

Contribuição sindical anual

Já a contribuição anual é feita independente de o trabalhador ser filiado ao sindicato ou não.

Essa contribuição é descontada na folha de pagamento do trabalhador, sendo previsto nos artigos 578 a 610 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Geralmente este desconto é realizado no mês de março, à razão de um dia de trabalho por ano, ou o equivalente a 3,33% do salário.

Entretanto a partir de 2017  essa contribuição passou a ser opcional.

A reforma trabalhista entrou em vigor no dia 11 de novembro de 2017e trouxe diversas mudanças para as leis trabalhistas entre elas a contribuição sindical.

A partir de 2018 o trabalhador poderá escolher se quer pagar o imposto sindical. Caso o colaborador opte por fazer a contribuição ele precisará informar ao empregador e autorizar a cobrança na folha de pagamento.

Dessa forma a empresa só poderá fazer o desconto com a permissão do funcionário.

Faltas e atrasos

folha de pagamento atrasos e faltas

Uma das principais informações da folha de pagamento são as informações da jornada de trabalho dos funcionários.

Mas quando menciono esse tópico não quero falar apenas das horas extras, mas também das faltas e atrasos.

As faltas não justificadas pelos funcionários podem ser descontadas do seu salário, bem como possíveis atrasos.

Vale lembrar que esses dias não são utilizados para a dedução da base de cálculo do INSS, IRRF e FGTS.

Agora que vimos os principais descontos que tal falar sobre os proventos que fazem parte da folha de pagamento.

Adicionais e remunerações extras

Horas Extras

Assim como as faltas e atrasos as horas extras  também fazem parte da folha de pagamento.

As horas excedentes à jornada de trabalho normal devem ser pagas com o fator de acréscimo. Se quiser saber mais sobre como funciona as horas extras temos um artigo completo que explica cada tipo de hora extra e como calcular, clique aqui e confira.

Adicional noturno

folha de pagamento adicional noturno

O adicional noturno é pago ao empregado que trabalha no período entre as 22 horas de um dia e as 5 horas do dia seguinte.

Dessa forma todo funcionário que trabalhar durante esse período tem direito  a receber o adicional noturno e eledeve constar na folha de pagamento.

Quer saber como fazer esse cálculo ou como é computada a hora noturna? Segue este artigo e confira tudo que você precisa saber sobre adicional noturno.

Horas extras noturnas

Já que falamos sobre o adicional noturno não posso deixar de lembrá-lo sobre as horas extras noturnas.

A hora extra noturna se configura quando um colaborador estende sua jornada dentro do período em que o horário noturno começa. Ou seja, qualquer colaborador pode ter hora extra noturna.

Vale lembrar que a hora extra é calculada com o acréscimo de 50% da hora normal.

Dessa forma a hora extra noturna será calculada com o acréscimo de 50% em cima do valor da hora do colaborador..

Mas o mais importante e que você precisa se lembrar é de discriminar na folha de pagamento os valores pagos para cada situação.

Descanso semanal remunerado (DSR)

folha de pagamento descanso semanal

O artigo 11 do Decreto nº 27.048/1949 determina que o colaborador tenha direito a remuneração do Descanso Semanal Remunerado, o qual corresponde a um dia normal de trabalho.

Mas para que ele tenha esse direito é necessário que ele tenha cumprido o seu horário de trabalho integralmente ou seja, sem faltas atrasos ou saídas injustificadas.

Mas assim como ele tem direito a receber pelo DSR caso ele não cumpra a jornada de trabalho integralmente a empresa poderá descontar o valor do DRS. Nesse caso o desconto deve ser feito e discriminado na folha de pagamento.  

Férias

O pagamento das férias é um dos itens que deve constar na folha de pagamento.

Ficou surpreso né, afinal o colaborador que não trabalhou durante aquele período logo ele não tem direito de receber aqueles dias.

Mas é importante que esteja discriminado os valores que foram destinados a férias dos colaboradores, bem com o valor do ⅓ do salário pago para o mesmo.

Décimo terceiro salário (13º salário)

O 13º é outro item que deve constar na folha de pagamento. Esse adicional pode ser pago em duas parcelas, sendo a primeira entre os meses de fevereiro a novembro de cada ano e a segunda até 20 de dezembro.

Seu valor corresponderá a 1/12 da remuneração devida em dezembro, por mês de serviço, do ano correspondente. As faltas legais e justificadas ao serviço não são deduzidas para fins de cálculo de 13º salário.

Como gerir com eficiência a folha de pagamento

Podemos perceber que a folha de pagamento demanda muitas informações e o gerenciamento organizado e eficiente pode ser um grande desafio para as empresas.

Esse é um dos problemas enfrentados pela sua empresa?

Se for, confira o próximo tópico que vou te dar algumas dicas que vão ajudar a gerenciar de forma eficiente sua folha de pagamento.

Como automatizar os cálculos da folha de pagamento?

Como vimos até aqui manter o pagamento dos funcionários em dia é mais do que uma obrigação, é um fator decisivo para todas as empresas. Logo o gerenciamento organizado é parte essencial desse processo.

Para o cálculo da folha de pagamento, o profissional além de conhecer as questões específicas da área de recursos humanos é importantíssimo que ele conheça também as leis trabalhistas, bem como ter conhecimento da área financeira também.

Mas quando se opta por fazer o cálculo da folha de pagamento manualmente esse profissional poderá enfrentar muitos problemas.

Quer saber o porque?

Desvantagens do cálculo à mão

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Cada colaborador possui suas peculiaridades, como valor de salários quantidades de horas extras, descontos específicos, e até adicionais diferentes. Agora imagina como seria calcular isso de uma empresa com muitos funcionários.

São muitas informações não acha?  

Dessa forma as chances de ocorrer erros são muito grandes, assim como as de ocorrer erros pequenos que acabam se tornando grandes problemas para a empresa.

Isso sem esquecer que empresas que costumam gerar folhas de pagamento manualmente possuem em grande parte funcionários sobrecarregados durante alguns períodos do mês.

Vantagens da automatização da folha de pagamento

Se automatizar o processo de folha de pagamento é uma decisão que se sua empresa ainda não tomou precisa adotar e rápido.

A tecnologia tem auxiliado grandes e pequenas empresas a se melhorarem  os processos burocráticos tornando-os muito mais rápidos eficientes e produtivos.

Hoje é possível utilizar softwares para realizar os cálculos da folha de pagamento. Os melhores são aqueles que possibilitam a integração com os dados do relógio de ponto e outros sistemas existentes na empresa.

Com essas ferramentas sua empresa conseguirá observar e controlar o que é gasto com cada departamento ou colaborador. Isso facilita não apenas os processos operacionais, mas também o gerenciamento da empresa.

Dessa forma sua empresa poderá operar com mais inteligência, eliminado os custos adicionais, desmotivação profissional, erros operacionais e até mesmo garantirá mais segurança.

Quais são as despesas com a folha de pagamento?

A folha de pagamento tem grande impacto no orçamento de uma empresa.

Entretanto é muito mais comum que gestores desconheçam o que ela representa no orçamento geral.

São tantos impostos, demissões contratações, horas extras, adicionais e bonificações que se a empresa não souber gerenciar pode cair na armadilha de problemas financeiros ou até mesmo trabalhistas.

Por isso é importante ter o controle dos valores que incidem sobre a folha. E começar pelo controle da jornada dos colaboradores pode ser uma boa saída para sua empresa.

Afinal você sabe quando sua empresa gasta com pagamento de horas extras e adicionais noturno. E quantas faltas e atrasos os colaboradores possuem?

Se você não tem essas informações então deixa eu te ajudar.

Como fazer controle de jornada online na sua empresa

folha de pagamento acompanhamento online

A folha de pagamento está diretamente ligada com a jornada de trabalho dos colaboradores.

Todo final de mês, o procedimento é fechar a folha de ponto para depois fechar a folha de pagamento.

É muito difícil que todo mês a folha venha sem nenhuma alteração como faltas, atrasos ou horas extras.

Por isso, controlar corretamente essa frequência é de máxima importância, e ter um controle eficiente é mais importante ainda.

Investir em um bom sistema de controle de jornada é a saída para melhorar processos como a folha de pagamento.

Por que usar um sistema de controle de ponto alternativo

Como é o processo de fechamento da sua empresa?

Se você utiliza um REP, sei que ele é um pouco trabalhoso, pois o REP coleta às informações do ponto dos funcionários e depois você ainda tem que passar às informações para o sistema de tratamento  e só depois importar para o sistema de folha de pagamento.

Agora eu te pergunto, com tanto sistema de controle de ponto alternativo no mercado, porque você ainda sofre com os sistemas antigos?

Comece a usar Pontotel para reduzir custos e simplificar processos

Sabe todo esse processo de fechar a folha de ponto para poder fechar a folha de pagamento?

Seria muito mais fácil se você tivesse um sistema inteligente, que já calcula as horas extras do seu funcionário, às faltas, os atrasos todo mês sem você precisar apertar algum comando para isso.

Isso mesmo, o sistema da PontoTel, promove a Gestão de Ponto. Desde a hora que o seu funcionário registra o ponto no sistema, os apontamentos já estão disponíveis de acordo com a jornada do seu colaborador que você mesmo cadastra no sistema.

Por exemplo, se o seu colaborador faz 6 horas de trabalho e realiza duas horas extras, esses apontamentos já aparecem para você em tempo real.

Com isso você já otimizou processos, e reduziu custos concentrando o controle de jornada em um único lugar em uma etapa única.

Muito mais prático não é?

Conclusão

Chegamos ao final deste artigo e acredito que você pôde ter uma ampla visão do que é e como funciona a folha de pagamento

Agora me diz quanto tempo sua empresa leva para fazer o fechamento da folha de pagamento?

Se a resposta for mais de 1 semana, comece a se preocupar.Será que não está na hora de virar esse jogo?

Nesse artigo vimos como são feitos os cálculos, quais os descontos e proventos da folha de pagamento, mas o ponto principal foi ver como tudo está relacionado ao controle de jornada dos colaboradores.

Ter um bom sistema de gestão de jornadas é essencial para todas as empresas.

Caso ainda reste alguma dúvida sobre esse assunto, que é extenso e muito útil para profissionais de recursos humanos, não deixe de comentar ao final da página.

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