O cálculo e recolhimento dos impostos sobre folha de pagamento é uma das obrigações mais importantes das empresas. Erros nesse processo podem resultar em multas, processos trabalhistas e até comprometer a saúde financeira do negócio.
O não recolhimento de encargos como o FGTS, por exemplo, pode gerar multas que variam de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado, além de juros e correções monetárias. Para evitar problemas, empregadores e profissionais da área fiscal e tributária precisam conhecer os principais impostos que incidem sobre a folha.
Esse entendimento é fundamental para garantir a conformidade legal da empresa e fazer uma gestão correta da folha. Por isso, este artigo explicará quais são esses impostos, como gerenciá-los e como um sistema de ponto pode auxiliar nesse processo. Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:
- O que é a folha de pagamento?
- Quais são os principais impostos sobre a folha de pagamento no Brasil?
- Como um sistema de ponto pode ajudar na gestão da sua folha de pagamento?
- Perguntas frequentes sobre impostos sobre a folha de pagamento
Boa leitura!
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que registra e organiza os valores devidos a funcionários, prestadores de serviço e outros colaboradores que contribuem para as atividades da empresa.
Ela funciona como um espelho das relações trabalhistas, demonstrando o salário bruto e líquido dos empregados, além de reunir informações fiscais, contábeis e trabalhistas de cada um.
Além de ser essencial para a gestão financeira e de pessoal da empresa, a folha de pagamento também é uma exigência legal. O artigo 225 do Decreto n.º 3.048/1999 determina que as empresas elaborem esse documento mensalmente e mantenham uma via para consulta.
Vale lembrar que a folha de pagamento dá origem ao holerite, o recibo detalhado que cada colaborador recebe com a discriminação de seus rendimentos. Isso garante a transparência do cálculo da remuneração do trabalhador.
Por que existem impostos sobre a folha?
Os impostos sobre folha de pagamento existem por várias razões. Em geral, eles visam a garantir a proteção social dos trabalhadores e o financiamento de serviços públicos essenciais, como saúde e educação.
Devido a sua finalidade, uma das principais fontes de arrecadação do governo é a receita previdenciária. Somente em 2024, foram arrecadados cerca de R$ 685,012 bilhões em tributos destinados à Previdência.
Quando as empresas pagam esses e outros tributos, estão contribuindo para o financiamento de benefícios aos trabalhadores, como aposentadoria, licença-maternidade e auxílio-doença. Além disso, elas estão contribuindo com recursos para o Sistema Único de Saúde (SUS) e outros programas sociais.
Na prática, essas contribuições garantem que os trabalhadores tenham acesso a uma rede de proteção em momentos de necessidade, como doenças ou demissões. Além disso, elas também ajudam os trabalhadores a manter a estabilidade financeira das famílias e garantir acesso à educação para seus filhos.
Por isso, a legislação brasileira exige que as empresas recolham esses impostos. Essa prática é considerada indispensável para manter a regularidade fiscal do negócio. O não pagamento dessas contribuições pode resultar em penalidades severas, como multas e processos trabalhistas.
Quais são os principais impostos sobre a folha de pagamento no Brasil?
Existem vários impostos que incidem sobre a folha de pagamento dos trabalhadores brasileiros. Cada um deles é calculado de forma única e destinado a uma finalidade específica. Conheça as principais contribuições a seguir:
INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)
O INSS é uma contribuição social obrigatória, recolhida pelo Instituto Nacional de Previdência Social. Ele é essencial para custear benefícios previdenciários como aposentadoria, auxílio-doença, salário-maternidade e pensão por morte. Assim como os colaboradores, os empregadores também precisam pagar essa contribuição.
Nesse caso, ela recebe o nome de INSS Patronal, contribuição paga pelas empresas com a finalidade de financiar a seguridade social. Ela incide sobre a folha de pagamento dos funcionários, sendo que a alíquota utilizada para o cálculo dessa contribuição varia conforme o regime tributário da empresa.
A alíquota para empresas que optam pelo Simples Nacional é de 20% sobre a folha de pagamento. Já aquelas que utilizam os regimes de Lucro Real ou Lucro Presumido contribuem com uma alíquota de 20% somada à contribuição de outros impostos.
FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)
O FGTS funciona como uma poupança compulsória para o trabalhador, garantindo a proteção financeira do funcionário em casos de demissão sem justa causa. Além disso, o fundo pode ser utilizado em situações específicas, como aquisição de imóvel e tratamento de doenças graves.
Para financiar essa poupança, o empregador é obrigado a depositar 8% da remuneração do funcionário em uma conta vinculada à Caixa Econômica Federal. Esse valor não é descontado do salário do empregado, ou seja, ele é uma obrigação exclusiva da empresa. No caso do jovem aprendiz, a alíquota é reduzida para 2%.
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)
O IRRF é um tributo federal descontado diretamente da folha de pagamento dos trabalhadores com carteira assinada. Sua alíquota segue uma tabela progressiva definida pela Receita Federal, aumentando conforme a renda do trabalhador.
Isso significa que quanto maior o salário, maior a porcentagem de imposto. O empregador é responsável por calcular, descontar e repassar o IRRF ao governo mensalmente.
Para determinar o valor exato desse imposto, ele deve considerar a base de cálculo do trabalhador, aplicando deduções como INSS, faltas e atrasos antes de definir a alíquota correspondente.
RAT (Risco Ambiental do Trabalho)
O RAT é uma contribuição previdenciária paga pelas empresas para financiar benefícios destinados a trabalhadores que sofreram acidentes de trabalho ou desenvolveram doenças ocupacionais. As alíquotas desse imposto variam de acordo com o nível de risco da atividade exercida pela empresa, sendo classificadas da seguinte forma:
- 1%: risco mínimo de acidentes;
- 2%: risco médio;
- 3%: risco alto.
Além disso, nas empresas em que os funcionários são expostos a agentes nocivos, o que garante o direito à aposentadoria especial, as alíquotas podem ser maiores. Dependendo do grau de risco, elas podem ser elevadas para 6%, 9% ou 12%.
Salário-família
O salário-família não é exatamente um imposto, mas um benefício previdenciário concedido a trabalhadores de baixa renda com filhos de até 14 anos ou filhos com deficiência, independentemente da idade.
Para ter direito ao benefício, o trabalhador deve receber até R$ 1.906,04 por mês. Nesse caso, a empresa paga um valor fixo de R$ 65,00 por dependente, que é cumulativo e creditado mensalmente.
O pagamento é feito pelo empregador e deve constar no holerite do funcionário. No entanto, a empresa pode deduzir esse valor das contribuições devidas à Previdência Social.
Salário-educação
O salário-educação é uma contribuição social destinada ao financiamento da educação pública no Brasil. O recolhimento é obrigatório para todas as empresas vinculadas ao Regime Geral de Previdência Social.
O percentual devido é de 2,5% sobre a remuneração total dos colaboradores, aplicado sobre a soma dos salários e benefícios pagos pela empresa no mês. Assim como os demais impostos, essa contribuição também deve estar registrada na folha de pagamento dos funcionários.
A CPP faz parte do regime de simplificação tributária para micro e pequenas empresas. Ela unifica diversos tributos em uma única guia de pagamento do Simples Nacional, incluindo INSS, Programa de Integração Nacional (PIS) e Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).
A alíquota da CPP pode chegar a 20% sobre os salários dos funcionários, variando conforme o regime tributário da empresa. O cálculo é feito com base na remuneração total paga aos colaboradores, incluindo microempreendedores individuais (MEIs) e profissionais autônomos.
Como um sistema de ponto pode ajudar na gestão da sua folha de pagamento?
O sistema de controle de ponto é uma ferramenta digital que facilita o registro e o acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores. Ele automatiza processos e cálculos relacionados à jornada, como adicionais, horas extras, faltas e atrasos.
Isso reduz erros que podem causar inconsistências na folha de ponto e, por consequência, erros no cálculo da remuneração dos funcionários. Além disso, dependendo do sistema utilizado, é possível acessar outras facilidades.
A Pontotel é uma das plataformas de ponto eletrônico mais avançadas do mercado. Nosso sistema contabiliza as horas de trabalho automaticamente e permite a personalização dos cálculos conforme a empresa ou categoria dos empregados.
Além disso, nossa plataforma pode ser integrada ao sistema de folha de pagamento, transferindo automaticamente as informações sobre frequência e horas trabalhadas. Assim, o processo de fechamento fica mais ágil e eficiente, garantindo que todos os dados estejam atualizados e corretos.
Na prática, quem usa o sistema da Pontotel reduz o tempo de processamento da folha, além de garantir mais precisão e segurança no fechamento desse documento. Foi o que aconteceu na Navecunha:
“Antes, usávamos sistemas separados para o ponto e a folha de pagamento. Agora, com a integração entre Sankhya e Pontotel, tudo é feito em um único sistema, simplificando o processo”, explica Fernanda, analista de RH da Navecunha.
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Perguntas frequentes sobre impostos sobre a folha de pagamento
Conforme explicado, os impostos sobre folha de pagamento são uma das principais responsabilidades fiscais das empresas. O cálculo desses tributos impacta diretamente o custo da mão de obra e o planejamento financeiro do negócio.
No entanto, entender essas obrigações pode ser um desafio, já que as leis tributárias no Brasil são complexas e estão em constante mudança. Por isso, é comum surgir dúvidas relacionadas à incidência de impostos na folha. Confira a seguir as respostas para as perguntas mais frequentes sobre esse assunto.
Quem é responsável por pagar esses impostos?
O pagamento dos impostos sobre folha de pagamento é responsabilidade da empresa. O empregador deve calcular, recolher e descontar os tributos diretamente da folha de pagamento dos funcionários.
O que acontece se a empresa optar pelo Simples Nacional?
As empresas que optam pelo Simples Nacional não pagam tributos específicos sobre a folha de pagamento. Em vez disso, elas recolhem uma alíquota única, que engloba tributos como Imposto sobre Circulação de Serviços de Qualquer Natureza (ISS) e Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).
Esses impostos são recolhidos em uma única guia, chamada de Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Isso simplifica o processo de pagamento e reduz a burocracia envolvida na gestão fiscal do negócio.
Em outras palavras, ao aderir ao Simples Nacional, a empresa simplifica sua tributação e, na maioria dos casos, reduz os encargos sobre a folha de pagamento. E isso pode representar uma vantagem para pequenos negócios.
Como calcular corretamente os impostos sobre a folha?
O cálculo dos impostos que incidem sobre a folha de pagamento pode envolver várias etapas, que variam conforme o tipo de tributo, a alíquota aplicável e até as características fiscais da empresa.
A alíquota do INSS, por exemplo, é de 20% sobre o total da remuneração do empregado, que inclui salário, horas extras e adicionais. Já o FGTS é calculado como 8% do salário bruto dos funcionários, enquanto o IRRF é calculado com base em uma tabela progressiva após a dedução do INSS.
Como existem diversas variáveis que influenciam o cálculo de cada tributo, a recomendação é contar com profissionais especializados, como contadores e consultores tributários, para garantir que tudo seja calculado corretamente.
Outra medida importante é investir em softwares de gestão contábil. Esse tipo de programa automatiza os cálculos e garante maior precisão no cumprimento das obrigações fiscais. Isso reduz erros humanos e melhora o controle da folha de pagamento.
Quais penalidades podem ocorrer por erros no recolhimento dos impostos?
Erros no recolhimento dos impostos sobre folha de pagamento podem resultar em diferentes penalidades para as empresas, como multas, que podem variar dependendo do tipo de imposto e da gravidade da infração.
Além disso, as empresas também devem pagar os juros sobre os valores em atraso. Se os débitos não forem regularizados, elas podem ser inscritas na dívida ativa da União, o que pode resultar em restrições para obtenção de crédito e participação de licitações públicas.
Em casos graves, os sócios ou administradores podem ser responsabilizados pessoalmente pelos débitos tributários, podendo ter seus bens penhorados para cobrir as dívidas.
Os impostos variam conforme o setor da empresa?
Sim, os impostos podem variar bastante conforme o setor da empresa, já que a tributação no Brasil é bem complexa. Dependendo da atividade econômica da empresa, ela pode ser sujeita a diferentes tipos de tributos, incentivos fiscais e regimes tributários.
Micro e pequenas empresas que optam pelo Simples Nacional, por exemplo, têm uma tributação simplificada que reúne vários impostos em uma única guia, incluindo contribuições previdenciárias e outros tributos.
Além disso, algumas empresas podem ter acesso a benefícios fiscais ou isenções dependendo do setor em que atuam, como incentivos para setores de tecnologia ou educação. Tudo pode influenciar o cálculo e recolhimento de impostos sobre folha de pagamento.
O que é desoneração da folha de pagamento?
A desoneração da folha de pagamento é uma medida que reduz a carga tributária de alguns setores empresariais. A medida foi implementada pelo governo em 2011, permitindo que as empresas substituam a contribuição previdenciária sobre a folha por um percentual sobre a receita bruta.
Normalmente, os empregadores pagam 20% sobre a folha de pagamento de contribuição previdenciária. Com a desoneração, elas passam a recolher um percentual que varia de 1% a 4,5% sobre o faturamento (receita bruta).
A Lei 14.784/2023, sancionada em março de 2024, havia prorrogado a desoneração para vários setores até 2027. No entanto, em setembro de 2024, foi sancionada a Lei 14.973/2024, que estabelece a reoneração gradual da folha de pagamento a partir de janeiro de 2025.
Com isso, a contribuição previdenciária deve ser de 5% sobre a folha de pagamento em 2025. Essa alíquota deve subir 5% ao ano, até chegar a 20% em 2028. Isso significa que as empresas precisarão se preparar para um aumento gradual dos encargos sobre a folha.
Conclusão
A folha de pagamento é um documento que registra os valores pagos aos colaboradores e garante o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais. Ela serve como comprovante de que os salários, benefícios e encargos sociais foram pagos, evitando problemas legais e assegurando a transparência nesse processo.
Conforme explicado, existem vários impostos que incidem sobre a folha, como o INSS, o FGTS, o IRRF, entre outros. Eles servem principalmente para custear a proteção social dos trabalhadores e financiar serviços públicos essenciais, como saúde e educação.
Erros no processo de cálculo e recolhimento desses tributos podem levar a penalidades severas, incluindo multas e processos trabalhistas, impactando a saúde financeira do negócio.
Para evitar esses problemas, é importante investir em tecnologias, como o software de gestão fiscal para automatizar o cálculo desses tributos. Além disso, a empresa precisa investir em ferramentas de ponto digital, como a Pontotel, que integra o controle de ponto à folha de pagamento.
Isso elimina a necessidade de lançamentos manuais e diminui as chances de inconsistências. Com esses recursos, as empresas garantem mais precisão e segurança na gestão da folha, otimizam processos internos e evitam prejuízos causados por cálculos incorretos.
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