Ponto Eletrônico Online: Como Otimizar Tempo e Custos na Empresa

pontotel REP app

Quando falamos em ponto eletrônico, qual a primeira coisa que você pensa?

Bom, eu arriscaria em dizer que são aquelas maquininhas que costumam ficar na entrada de uma empresa, certo?

Popularmente, esse aparelho é conhecido como REP (Registrador Eletrônico de Ponto), que são aquelas máquinas onde os funcionários registram os horários de entrada, saída e até mesmo as pausas para o almoço.

Mesmo sendo o tipo mais comum de registrar o ponto, eu aposto que alguma vez você já teve algum problema operacional em sua empresa com o REP.

Na maioria das vezes, o problema é técnico, não é?

Mas, você sabe o que são esses sistemas de registro de ponto e para que servem? Sabia que existem várias formas de marcar ponto? Existe até ponto eletrônico digital!

É justamente sobre isso que irei abordar neste texto: o registro de ponto eletrônico.

Para você se localizar melhor, aqui estão os tópicos que serão abordados:

  • O que é ponto eletrônico e como ele funciona numa empresa
  • O que diz a lei sobre ponto eletrônico nas empresas?
  • Tipos de controle de ponto (e como eles funcionam)
  • Por que migrar do cartão de ponto para o ponto eletrônico alternativo online?
  • Como escolher o melhor software de ponto eletrônico alternativo para sua empresa
  • Como treinar o time a usar o novo sistema de bater ponto

Calma, fique tranquilo. De início pode parecer um pouco longo ou até mesmo complicado. Mas, prometo que irei te ajudar a entender de uma forma simples e prática.

Vamos começar?

O que é ponto eletrônico e como ele funciona nas empresas

Bom, de forma objetiva o ponto eletrônico é um sistema que registra os horários dos colaboradores por meio de um equipamento eletrônico. E essas informações ficam salvas nesse aparelho.

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Os registros podem ser marcados por biometria, cartão magnético ou até mesmo senha.

Logo, o REP (Registrador Eletrônico de Ponto), também conhecido como relógio de ponto eletrônico, é o que possibilita que todos os dados sejam salvos.

Afinal, bater o ponto vai muito além de simplesmente registrar os horários de trabalho.

Isso envolve fazer algum investimento em sistemas e, principalmente, estar em dia com a legislação.

Para cumprir com esses dois tópicos, as empresas buscam preferencialmente por maneiras modernas, e cada vez mais eficientes.

Basicamente, o ponto eletrônico funciona como uma forma de ter controle sobre os horários dos funcionários de uma corporação.

Neste caso, é importante ressaltar que essa supervisão é feita para que os direitos e deveres sejam cumpridos (tanto do empregador como do trabalhador).

Portanto, a importância em adotar um bom sistema está em justamente estabelecer uma transparência nas relações entre um chefe e um colaborador.

Por fim, tudo isso evita com que no futuro haja ações trabalhistas contra uma empresa e toda aquela dor de cabeça com burocracia.

O que diz a lei sobre ponto eletrônico nas empresas?

Como eu disse anteriormente, todas as empresas buscam estar em dia com a legislação.

E você sabia que o controle de ponto faz parte das regras da Consolidação das Leis do Trabalho?

Mas, como escolher um sistema confiável que assegure a veracidade das informações e que ainda otimize o tempo do empregador?

Uma das primeiras coisas a se fazer, é procurar no mercado um produto que atenda às necessidades da sua empresa.

Vale lembrar que cada sistema possui uma peculiaridade e cabe ao dono escolher aquele que o ajudará a administrar e a otimizar a gestão dos horários dos empregados.

Bom, antes de escolher o sistema, é bom entendermos um pouco sobre  sobre o que diz a lei.

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Portaria 1510/2009

Em 21 de agosto de 2009 o Ministério do Trabalho criou a portaria 1510/2009, para instituir as regras do registro eletrônico com base no artigo 74 § 2° e art. 913 da CLT.

O texto é o seguinte:

Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso”.

Bom, já podemos notar duas caracteristicas importantes.

1- Há uma determinação da quantidade mínima de funcionários para que seja obrigatória a marcação de ponto.

2-  De acordo com a lei, é possível bater o ponto de 3 formas diferentes, mecânica, manual e eletrônica. Guarde essa informação, te explicarei o que são cada um desses registros mais para frente.

Afinal, qual é o objetivo de existir uma lei para isso?

Bom, o objetivo está em incentivar as corporações a adotarem Sistemas de Registro de Ponto (SREP) e padronizar os  sistemas.

Por outro lado, os REPs contribuíram muito para a modernização do controle da jornada de trabalho, auxiliando na gestão dos horários dos colaboradores.

E então, muitas empresas migraram dos sistemas de ponto manual e mecânico para o ponto eletrônico, porque este oferece mais segurança e veracidade nas informações.

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Regras para ponto eletrônico no Brasil hoje

Conforme mostrei acima, o sistema de marcação de ponto já é uma obrigação para as empresas com mais de 10 funcionários.

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E o que esses funcionários devem registrar?

Depende, algumas empresas, exigem que sejam feitas 2 marcações diárias, que corresponde a:

  • Marcar horário de entrada e saída
  • Anotar horários de pausa para almoço

Outras, podem até exigir que as pausas feitas durante o trabalho, também sejam anotadas.

Dessa forma, a empresa deve disponibilizar um instrumento para que o colaborador faça todas as marcações necessárias e obrigatórias.

Segundo o Ministério do Trabalho, as funcionalidades do REP são:

I – marcação de Ponto, composta dos seguintes passos:

a) receber diretamente a identificação do trabalhador, sem interposição de outro equipamento;

b) obter a hora do Relógio de Tempo Real;

c) registrar a marcação de ponto na MRP;

d) imprimir o comprovante do trabalhador.

II – geração do Arquivo-Fonte de Dados – AFD, a partir dos dados armazenados na MRP (Memória de Registro de Ponto); Ministério do Trabalho e Emprego

III – gravação do AFD em dispositivo externo de memória, por meio da Porta Fiscal;

IV – emissão da Relação Instantânea de Marcações com as marcações efetuadas nas vinte e quatro horas precedentes, contendo:

a) cabeçalho com Identificador e razão social do empregador, local de prestação de serviço, número de fabricação do REP;

b) NSR (Número Sequencial de Registro);

c) número do PIS e nome do empregado;

d) horário da marcação.

Até agora, entrei mais afundo sobre o registro de ponto eletrônico.

Contudo, talvez na sua empresa a forma de bater o ponto seja outra. E agora?

Tipos de controle de ponto (e como eles funcionam)

Ainda que muitas empresas adotem o controle de ponto eletrônico, por conta de ser prático, há outras formas para bater o ponto, sendo elas:

1. Manual

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A marcação de ponto manual é a mais barata, porém a mais trabalhosa. Este método é feito através do livro de ponto.

O funcionário chega no local de trabalho e marca os horários de entrada. Depois, anota ao sair pro almoço, ao voltar do almoço e por último o de saída.

Todos esses s registros são feitos manualmente e é a empresa que disponibiliza um livro para que os funcionário façam as marcações.

Entretanto, este método é o mais passível de erros, rasuras e imprecisões.

Assim como o mecânico, o funcionário pode anotar de forma errada os horários. Ou até mesmo não contabilizar os atrasos.

E se o anterior já era complicado, imagine  esse na hora de fechar a folha.

Entender a letra de cada funcionário, ver onde tem rasuras, e o departamento de RH deverá analisar dia por dia os apontamentos feitos, de forma manual também.

2. Mecânico

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Esta modalidade é também conhecida como relógio mecânico. Apesar do mercado trazer algumas inovações, esse é um dos equipamentos mais antigos no quesito bater ponto. E na maioria das vezes é utilizado em pequenas empresas.

O registro é feito de forma manual, onde o funcionário coloca um cartão de papel no equipamento e os horários de entrada e saída são registrados.

Parece prático, mas essa  medida é pouco funcional pois, não é possível realizar correções ou modificações.

Então, caso seja necessário realizar alguma mudança na jornada de trabalho do colaborador, o processo será um pouco mais complicado.

Além disso, não é muito seguro e não dá para saber se é o próprio colaborador quem está batendo o ponto.

E convenhamos,  sempre tem aquele que quer dar um “jeitinho” e pede para algum colega bater o ponto por ele.

E lembra o que eu disse de não ser nada prático? No fim, a equipe de RH ainda tem que  contabilizar tudo manualmente. Já pensou no trabalho que dá?

Então, se sua empresa ainda utiliza esse modelo, talvez seja uma boa hora para você buscar por uma alternativa mais segura e otimizada.

3. Alternativo

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O método alternativo é a mais nova tendência no mercado. Em 2011, o Ministério do Trabalho sancionou uma nova forma de bater o ponto nas corporações, por meio da portaria 373.

Como o próprio nome já diz, é uma marcação de ponto alternativa, ou seja, fora do convencional.

Você deve estar pensando: mas como será que é isso?

Suponho que esteja acostumado com a ideia de bater ponto com um cartão ou pela sua digital. Não é?

Mas dessa vez é diferente!

Este tipo de marcação possibilita uma forma mais simplificada e que facilita a gestão de pessoal de uma empresa.

Bater o ponto de forma alternativa significa inovação e estar atualizado com o mercado de trabalho.

Afinal, que empresa iria negar um sistema que soluciona os problemas operacionais e otimiza a rotina da sua corporação?

E sim, é tudo isso!

Os sistemas modernos e simplificados são os novos queridinhos das empresas que buscam estar cada vez mais desenvolvidas e ainda por cima dentro da lei.

O que significa Portaria 373/2011

No dia 25 de fevereiro de 2011 o Ministério do Trabalho criou a portaria 373. O objetivo de substituir e complementar a portaria 1120, que foi extinta com a aprovação da portaria 1510.

A nova medida permitiu que as empresas adotassem sistemas de controle de ponto eletrônico alternativo.

O texto é o seguinte:

“Dispõe sobre a possibilidade de adoção pelos empregadores de sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho e revoga a Portaria nº 1.120, de 8 de novembro de 1995.”

Na prática, isso significa que os empregadores poderão adotar, alternativamente, outros sistemas de controle da jornada de trabalho, desde que esses sistemas alternativos observem os requisitos alinhados da Portaria 373/2011.

Para entender melhor, vou listar aqui os principais aspectos que você precisa saber sobre o novo método:

Art. 1º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

§ 1º – O uso da faculdade prevista no caput implica a presunção de cumprimento integral pelo empregado da jornada de trabalho contratual, convencionada ou acordada vigente no estabelecimento.

§ 2º – Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a frequência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo.

Art. 2º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho, mediante autorização em Acordo Coletivo de Trabalho.

Art. 3º – Os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:

I – restrições à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto;

III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada;

IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

§ 1º – Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:

I – estar disponíveis no local de trabalho;

II – permitir a identificação de empregador e empregado;

Até agora, falei de como funciona este método de marcação de ponto e como é feito na prática. Mas, que tal conhecer  as vantagens?

Por que migrar do cartão de ponto para o ponto eletrônico alternativo online?

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O registro correto da jornada de trabalho dos empregados facilita o trabalho da gestão de Recursos Humanos.

Consequentemente, isso evita problemas comuns em empresas, como: discussões sobre horas extras, registro de banco de horas e problemas judiciais trabalhistas.

Porém, para que isso não aconteça, a solução pode estar em justamente mudar o sistema de marcação de ponto.

Você deve estar pensando, que será um trabalhão migrar tudo que você já tem para um outro tipo de controle de ponto.

Mas fique tranquilo! Vou te mostrar como  pode ser fácil mudar de vez a realidade da sua empresa.

Quer ver só?

1. Mais segurança e sem fraudes

Um sistema online de ponto é baseado no armazenamento em nuvem.

O que isso significa?

A “nuvem” serve como um  um espaço de armazenamento de arquivos na internet. Nela, você pode salvar vídeos, fotos, documentos. Tudo online e sem perder o arquivo.

Normalmente, estamos acostumados a salvar nossas pastas em pen drives, computador ou até mesmo CD, não é mesmo?

Mas, com este método, não há necessidade de um dispositivo fixo.

Resumindo: a nuvem garante um bom funcionamento e é mais seguro pois é possível garantir várias camadas de segurança em relação aos servidores físicos.

2. Redução de custos

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Imagine a seguinte situação: na sua empresa você utiliza o REP. Até aqui, tudo bem.

Mas, e se ele quebra?

É a mesma tristeza de quando o ar-condicionado para de funcionar.  Com certeza o custo de manutenção será alto, não é mesmo?

Isso, sem contar no tempo em que sua empresa ficará sem o aparelho para os funcionários registrarem os horários. Causando a maior confusão e  dor de cabeça.

Com um bom sistema online, essa possibilidade já é descartada, e dificilmente terá algum problema

Se tiver, todos os processos são feitos remotamente.

Logo, um novo sistema não tem custo de reparo nem de adesão.

3. Fácil e intuitivo

O controle de ponto eletrônico online é uma ferramenta completa e que está revolucionando o mercado.

O PontoTel possui um sofisticado sistema de controle de funcionários em postos de trabalho, plantão, reserva, entre outros.

Veja:

  • Faz o gerenciamento do horário dos empregados em tempo real
  • É compatível com diversos sistemas de folha de pagamento
  • Calcula e trata as marcações de ponto sem precisar de um sistema complementar.

A proposta é oferecer um sistema inovador e seguro, que facilite a gestão do horário dos  empregados.

Tudo rápido e fácil, sem precisar comprar um relógio de ponto, instalar e registrar todas as informações.

4. Facilita a gestão do horário dos empregados

Vamos começar falando do sistema de ponto mais famoso.

O REP é um equipamento que registra somente os horários de entrada e saída do trabalhador, emitido um comprovante do registro do ponto, certo?

Por isso, ele necessita de sistemas complementares para tratar os pontos batidos, ou seja, não identifica o que é atraso, hora extra e faltas.

Portanto, para calcular esses apontamentos, é preciso adotar um sistema complementar que identifique e trate estes dados com base na jornada do empregado registrada no sistema.  

Viu como é complicado? Só de ler esse processo eu já cansei.

Com o registro de ponto alternativo, nada disso é necessário.

Você fica sabendo de tudo o que acontece com seus funcionários e fecha a folha de ponto sem deixar todas as informações acumualdas no fim do mês.

Além disso, o próprio colaborador pode inserir observações na folha de ponto caso haja algo que ele queira ressaltar, como por exemplo: justificar o motivo de ter trabalhado a mais em determinado dia.

Mas, e como saber se a solução está em um sistema alternativo?

Como escolher o melhor software de ponto eletrônico alternativo para sua empresa

Você tem que ter em mente  qual é o seu objetivo ao aderir o sistema de ponto eletrônico.

Se o foco está em um sistema de registro de ponto que faz o tratamento e gestão completa de frequência dos funcionários, você já tem a sua resposta.

Eu sei que a operação da sua empresa é o que a mantém lucrativa e saudável.

Mas, como crescer e garantir que o controle de ponto das pessoas está ideal?

Como prever quantas contratações realmente serão necessárias com o tempo?

O sistema PontoTel possui um sofisticado sistema de controle de ponto de funcionários em postos de trabalho.

Não tenha mais excesso ou falta de pessoal. Acompanhe tudo em tempo real com relatórios e indicadores de frequência.

Fica prático gerenciar faltas, atrasos e horas extras dos colaboradores.

E como fazer tudo isso?

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Como treinar o time a usar o novo sistema de bater ponto

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Muitos colaboradores são resistentes a mudanças, e quando falos de controle de ponto, certamente você enfrentará problemas de adaptação.

Mas calma, a equipe PontoTel estará com você em todos os processos.

Duas das vantagens em adotar um sistema online são o acompanhamento em tempo real e os relatórios que você consegue tirar com essas informações.

Mas, como essas informações vão te ajudar a treinar seu time?

Bem, é simples. Alguns relatórios indicam para você quem são os colaboradores que estão esquecendo de bater o ponto.

Mas vamos tentar imaginar isso na prática?

Imagina que a sua empresa tenha 100 funcionários. Dependendo do ponto de vista, pode até ser um número pequeno, mas garanto que para o RH isso vai fazer diferença no fim do mês.

O principal foco disso tudo é a folha de pagamento.

Quando ela é gerada, é preciso saber dias trabalhados, faltas, atrasos, horas extras, atestados e assim vai.

Se em sua empresa você tem o controle disso tudo manualmente, ou seja, registrado em um livro/caderno, vai levar um tempinho para ter o controle de funcionário por funcionário, não?

Pois tudo será contabilizado de um a um e no até mesmo passivo de erros.

Mas com a PontoTel é diferente. Você saberá tudo de perto e como andam as jornadas de trabalho dos seus colaboradores.

Afinal, por mais que sejam 100 funcionários, todas as informações são geradas em tempo real e armazenadas em nuvem, automaticamente.

Ou seja, você conseguirá ver de perto quais são os colaboradores que estão com dificuldades.

Dessa forma, conseguirá desenvolver ações e treinamentos para esses grupos de colaboradores.

E não é só isso. Para as equipes gerenciais, a PontoTel possui treinamentos e acompanhamentos para auxiliar a usar o sistema ou sanar alguma dúvida que possa surgir.

Conclusão – Comece agora

Eu sei que você deve estar pensando que talvez não seja tão fácil assim mudar de uma hora pra outro o sistema de controle de ponto da sua empresa.

Mas, poder evitar qualquer problema operacional com este assunto seria um sonho, não?

Talvez você tenha lido tudo isso e esteja pensando em mudar registro de ponto da sua empresa.

Até lá, eu sei que pode levar um tempinho para sua corporação se adaptar ao ponto eletrônico alternativo.

O principais diferenciais estão em justamente você melhorar a qualidade de vida de sua empresa, otimizar a rotina, estar dentro da lei e não se limitar a sistemas ultrapassados.

Com a PontoTel, você não tem mais excesso ou falta de pessoal ou de empréstimos entre áreas. Você acompanha tudo em tempo real!

Graças à evolução da tecnologia e até mesmo o Ministério do Trabalho, novas medidas foram sancionadas para as empresas adotarem e terem o controle de ponto eletrônico completo de seus colaboradores.

As inovações no mercado estão cada vez mais trazendo melhorias ao dia a dia do RH das empresas.

Acredito que valha o esforço. Então, que tal mudar agora?!

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