Como reduzir custos na sua empresa para enfrentar a crise [Atualizado 19/05]

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Nesse momento muitos empresários e empreendedores estão preocupados com o futuro de suas empresas. A crise global causada pelo novo coronavírus está afetando desde o pequeno negócio até as grandes empresas. 

As previsões dos especialistas são bastante pessimistas e apontam uma recessão não só no Brasil, mas no mundo todo. 

De acordo com o Ministério da Economia, o país já se prepara para uma queda de 4,7% no seu Produto Interno Bruto (PIB) e diversos analistas já revisaram suas projeções seguindo a mesma linha. 

Nesse vai e vem de números, a verdade é que não se pode prever quais serão os impactos dessa crise. Entretanto, sua empresa precisa estar atenta às mudanças  e oscilações da economia para começar a agir o mais rápido possível. 

Por isso, preparamos um material gratuito sobre redução de custos nas empresas com dicas especiais para te ajudar a passar por essa crise. Não perca tempo e baixe agora mesmo! 

Nele você irá encontrar:

Confira logo abaixo uma prévia deste material!

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Resumo da situação

Coronavírus

No final de 2019 o mundo todo recebeu um alerta sobre o aparecimento de um novo vírus na cidade de Wuhan, na China. O novo agente desta família de vírus causou um grande número de mortes e impactou a economia do mundo todo.

Quarentena

O novo coronavírus possui um alto poder de contaminação. No Brasil, estudos indicam que a taxa de contaminação é de aproximadamente 3 pessoas. Na tentativa de frear o avanço do vírus, a Organização Mundial da Saúde (OMS), junto com autoridades sanitárias de diversos países, vêm recomendando a adoção de políticas públicas voltadas a quarentena e pelo isolamento social 

Nesse caso recomenda-se o fechamento de escolas, o cancelamento de eventos, o fechamento de comércios e empresas, todo tipo de situação em que as pessoas possam ficar muito próximas. 

Essa medida causou uma grande dúvida na população sobre o que deve ou não parar. Entretanto, alguns serviços considerados essenciais foram mantidos.

Serviços essenciais

O decreto Nº 10.282, sancionado pelo governo federal dia 20 de março de 2020, definiu uma série de serviços autorizados a continuar funcionando no país. A lista contém não só serviços utilizados no dia a dia da população, mas também os que auxiliam no funcionamento de outras áreas do país.

Dentre eles temos:

  • Hospitais
  • Atividades de segurança (pública e privada)
  • Supermercados
  • Farmácias
  • Casas lotéricas
  • Bancos 
  • Trânsito e transporte interestadual e internacional de passageiros.

Entretanto, devemos lembrar que cada estado brasileiro e seus municípios podem determinar o que pode ou não estar aberto durante esse período. Podendo as medidas adotadas pelas autoridades públicas serem mais rigorosas ou mais leves, a depender da situação local.

Medidas que você pode adotar para evitar que sua empresa quebre

Ao que tudo indica, a recuperação econômica global e nacional dependerá, idealmente, de uma vacina capaz de imunizar toda a população, ou ao menos de um tratamento eficaz para os casos que demandam atenção intensiva.

Enquanto isso, muitos governos já se preparam para o que é chamado de "Segunda Onda", ou seja, novos surtos de contaminação após o relaxamento das políticas de isolamento social.  

De todo modo, os dados econômicos já indicam uma retração da economia global. A crise pegou todo mundo de surpresa, desde o mercado local, até o mercado global. Empresas de todos os portes têm sofrido com a instabilidade econômica. 

Se você ainda não sabe o que sua empresa pode fazer para enfrentar a crise econômica confira a seguir algumas medidas que podem ser adotadas e podem ajudar sua empresa nesse momento.

Medida I: Aproveite as iniciativas disponibilizadas pelo governo

Com a recessão econômica já esperada, o governo federal criou uma série de medidas para ajudar as empresas a enfrentar essa crise. Entre as medidas está a possibilidade de adiar alguns impostos. 

Impostos que podem ser adiados

Simples Nacional: Em razão da pandemia, os prazos de pagamento de tributos no âmbito do Simples Nacional foram prorrogados. De acordo com a resolução Nº 154,  do Comitê Gestor do Simples Nacional, impostos comos PIS, COFINS E PASEP passam a vigorar da seguinte forma:

  • Vencimento original em 20 de abril, passará a vencer em 20 de outubro de 2020;
  • Vencimento original em 20 de maio de 2020,  passará a vencer em 20 de novembro de 2020;
  •  Vencimento original em 22 de junho de 2020, passará a vencer em 21 de dezembro de 2020.

Vale lembrar que esse adiamento não é obrigatório para todas as empresas. Entretanto,  ele pode beneficiar cerca de 4,9 milhões de empresas, que são optantes do regime tributário. Podendo também contribuir para dar um respiro a sua empresa. 

Recolhimento do FGTS: Conforme proposto na Medida Provisória 927/20, as empresas podem prorrogar o pagamento da guia de FGTS dos meses de março, abril e maio de 2020.  Além disso, elas podem efetuar o pagamento de forma parcelada em até 6 vezes, com o vencimento das parcelas sempre no sétimo dia de cada mês, sendo a primeira a partir de julho de 2020.

Esse parcelamento não acarretará em juros para as empresas, entretanto, é preciso ter cuidado, pois caso a sua empresa atrase no pagamento dessas parcelas estará sujeita a encargos. Além disso, a falta de pagamento acarretará no bloqueio do certificado de regularidade do FGTS.

Atenção! Alguns estados também prorrogaram impostos como o ICMS e ISS. Por isso é ideal que você consulte sua assessoria contábil para descobrir se esse é o caso da sede da sua empresa. 

Renegociação de dívidas e busca de oportunidades de crédito

 O Conselho Monetário Nacional em parceria com o Banco Central, aprovou algumas medidas de enfrentamento à crise do coronavírus, as principais são:

Facilitação de crédito para pequenas e médias empresas: O Banco Central diminuiu o requerimento de capital das operações de crédito destinadas a pequenas e médias empresas. Na intenção de destinar mais recursos para essas empresas. De acordo com o BC essa medida libera cerca de 3,2 bilhões para novas operações. 

Renegociação de operações de crédito: Essa ação irá facilitar a renegociação dos prazos de operações de crédito, para famílias e empresas boas pagadoras, ou seja, aquelas que mantêm suas operações de crédito regulares. 

Bancos terão autorização para renegociar dívidas de clientes: O Conselho Monetário Nacional permitiu que os bancos reclassifiquem operações de crédito, com isso os cinco maiores bancos do país (Banco do Brasil, Bradesco, Caixa Econômica Federal, Itaú Unibanco e Santander) poderão prorrogar contratos de clientes que estão em situação regular. 

Essas são apenas algumas das medidas disponibilizadas pelo Banco Central e que possuem o objetivo de auxiliar  a economia brasileira durante o enfrentamento da pandemia. Para conferir na íntegra mais medidas do BC acesse a página especial do Banco Central do Brasil.

Confira também como é possível fazer a concessão de férias e antecipação de feriados.

Medida II: Otimize gastos e aumente a eficiência das áreas da sua empresa

Rever os processos da sua empresa é uma prática muito eficiente e contribui muito para a redução de custos. O ideal é que a sua empresa estude cada setor e crie um plano de ação, principalmente um plano orçamentário para que cada departamento saiba exatamente o que pode ou não gastar. 

Orçamento para cada setor

Criar um orçamento para cada setor pode até parecer uma dica simples demais, mas você se surpreenderia ao ver a quantidade de empresas que ainda não adotam um controle orçamentário. 

Se sua empresa já possui um, esta é a hora de revê-lo. Mas lembre-se, ao invés de criar um plano apenas para o que pode ser gasto, crie também um plano junto aos gestores do que pode ser reduzido. 

Controle de gastos mais rigoroso

Nem sempre o controle financeiro de uma empresa é realizado de maneira rigorosa. Isso quer dizer que valores menores, algumas vezes podem passar despercebidos ou até são esquecidos. 

Tais como aquela compra de R$15, com canetas para o escritórios, ou aquela corrida de Uber de R$20 no dia em que um representante foi visitar um cliente. Esse é um momento em que tudo irá fazer a diferença no orçamento final. 

Dessa forma sua empresa precisa adotar a missão de registrar cada gasto do seu negócio, para facilitar você pode registrar por departamento e deixar os gestores responsáveis pelos gastos de acordo com o orçamento que foi criado.

Esse registro muitas vezes pode parecer mera burocracia, no entanto, ele ajuda a entender onde o dinheiro está sendo investido, de forma que auxilie melhor no planejamento financeiro, além de ajudar a identificar possíveis problemas com consumo exagerado de recursos.

Renegocie com seus fornecedores 

Em tempos de crise, cancelar ou renegociar os contratos?

Esse é uma dúvida muito comum, afinal são momentos como esse em que seus fornecedores preferidos podem não ter mais os melhores custos, e tudo isso deve ser levado em consideração.

A melhor opção é manter a comunicação com seus fornecedores e parceiros. Use a sua boa relação com eles para rever seus contratos e verificar se é possível fazer algo para diminuir os custos. 

Tente chegar a termos que sejam vantajosos para ambos. Algo que ajude as duas partes a passar por esse momento e estreitar ainda mais os laços dessa parceria. Todos nós estamos tentando atravessar essa crise e juntos certamente seremos mais fortes. 

Estude e consiga novos parceiros 

Outra boa alternativa é aproveitar o momento para retomar e estruturar potenciais parceiros. Sabe aquele empresário que você sempre quis entrar em contato, mas nunca conseguiu?

Ou aquele negócio que tentou fechar, no entanto, sua expectativa foi frustrada?

Esse é o momento para retomar esses contatos. Em geral, as empresas estão buscando alternativas para lidar com a crise da melhor forma possível. Então, que tal retomar uma conversa e buscar construir uma nova parceria? 

Ganhe eficiência com o Trabalho Remoto

O trabalho home office foi a verdadeira solução para muitas empresas não pararem suas operações durante a pandemia do coronavírus. Serviços de escritórios que são realizados apenas em computadores podem migrar para o trabalho à distância. 

Essa modalidade também é uma ótima opção para redução de custos, uma vez que os gastos com a manutenção do escritório também irão diminuir.

Medida III: Olhe para dentro da sua empresa e defina um caminho de longo prazo

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Ao fazer o exercício de olhar para a empresa, é necessário se questionar e ter uma resposta para as seguintes perguntas:

 Qual é a minha estrutura de caixa?

 Para começar a nossa análise, devemos iniciar pelas coisas palpáveis para chegar a uma resposta objetiva e nada mais palpável que o caixa de uma empresa para determinar como anda a saúde do seu negócio. 

 Neste momento a sua empresa tem uma boa reserva ou está no aperto? Se o seu caixa está com um bom saldo, por quanto tempo ele consegue suprir as necessidades da sua empresa? 

 Para saber essa resposta você precisará reunir todas as despesas que sua organização possui, as contas fixas, as variáveis e o que sua empresa irá receber. Separar as entradas e saídas é importante para no final você saber quanto irá sobrar e por quanto tempo o caixa se manterá positivo. 

Quanto tempo minha empresa consegue sobreviver com a estrutura atual? 

Depois de analisar o seu caixa e descobrir a situação da empresa, você deve começar a preparar diversos cenários dos piores aos melhores e a longo prazo. É importante ter a consciência de que a crise atual é gerada por um fator de força maior, em que é difícil prever o que irá acontecer nos próximos dias. 

A partir dessa reflexão, você poderá descobrir se o seu negócio está saudável e consegue passar pela crise ou se no ritmo atual ele não sobrevive mais três meses. Independente do resultado, o próximo passo é essencial para a saúde financeira da sua empresa. 

Organize-se e defina quais são as prioridades do seu negócio

Você deve estar preparado tanto para o cenário positivo quanto para o negativo. É importante lembrar que pode haver uma queda no faturamento mensal, por isso, as prioridades da sua empresa devem estar definidas. 

Por exemplo, a folha de pagamento dos colaboradores é uma prioridade, agora gastos como a pintura da parede do escritório ou algum investimento talvez possam ser adiados. Esses são exemplos que parecem bobos, mas servem para ilustrar o que pode ser deixado para depois, quando o mercado estiver melhor e a sua empresa não estiver oscilando com o faturamento. 

A prioridade número 1 deve ser manter sua empresa ativa e funcionando com a menor quantidade de perda. Então, esse é o momento de parar e organizar as prioridades. 

Comunicação e alinhamento são essenciais na gestão de crise

Você pode até pensar que é algo irrelevante. Mas, uma empresa que não se comunica não consegue enfrentar nenhuma crise. 

Por isso a comunicação está presente neste material. É importante ter transparência sobre a situação da empresa, alinhar com os líderes e gestores quais serão os próximos passos para que eles repassem as informações aos colaboradores. 

Todos devem estar cientes do plano para superar a crise, e que a empresa está preocupada e trabalhando para que os danos sejam minimizados. A transparência que sua empresa apresenta aos colaboradores fará com que eles estejam mais motivados a passar por essa crise junto com a empresa. 

Desenvolva a  capacidade adaptativa e resiliência dos seus gestores

Nesse momento a capacidade da sua empresa de se reinventar e se adaptar vai ser crucial para a sobrevivência do seu negócio. Isso tem que ser passado à todos da empresa, através da postura dos gestores, por isso, você deve investir em cursos de capacitação para eles. 

Isso fará com que eles desenvolvam melhor suas habilidades, além de entender como o seu negócio pode funcionar remotamente.

Mantenha a confiança dos colaboradores

Depois de montar todo o seu plano, você deve acreditar que ele dará  certo, ter confiança que a empresa vai conseguir enfrentar o momento e passar esse mesmo otimismo para manter os seus colaboradores motivados e engajados. 

Uma pesquisa feita pela Right Management mostrou que colaboradores mais motivados são até 50% mais produtivos em seu trabalho. Por isso, a motivação dos colaboradores interfere diretamente no sucesso da sua organização. 

Encontre soluções junto ao RH da empresa

Nesse momento muitas pessoas correm o risco de perderem os seus empregos, então é importante que a sua empresa procure, antes de demitir os colaboradores, adotar outras políticas incentivadas pelo governo. 

Para ajudar as empresas a garantirem o emprego de seus funcionários o Governo Federal lançou a Medida Provisória 927/20 que prevê flexibilização de algumas regras trabalhistas durante o período de calamidade pública, e a MP 936/20 que visa a manutenção de emprego e renda dos cidadãos.

Quer continuar conhecendo as medidas e saber como o RH pode auxiliar a sua empresa neste momento? Baixe agora mesmo o nosso novo material: "Saiba como sua empresa pode reduzir custos" ele é totalmente gratuito!

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