Para ter lucros e sucesso no mercado, uma empresa deve adotar uma série de ações que, ao final, implicam custos, como pagar o salário de funcionários e comprar matéria-prima. Nesse sentido, a gestão de custos é necessária para contribuir com melhores tomadas de decisões em prol de uma saúde financeira em dia.
Como traz o estudo “Gestão estratégica de custos”, para usufruir os benefícios dessa gestão, uma empresa deve aliar “informação e o conhecimento, isto é, possuir um eficaz sistema de informação e o conhecimento necessário para através das informações obtidas identificar os possíveis problemas, indicando soluções viáveis”.
Fazer tal gerenciamento abrange, obrigatoriamente, todos os setores de uma organização, visto que cada um, a seu modo, tem os próprios custos. Com as estratégias certas, porém, é possível reduzir ou mesmo eliminar custos que, à primeira vista, parecem necessários.
Como essa temática traz diversas nuances, este texto focará os tópicos abaixo:
- O que é a gestão de custos?
- Quais são os tipos de custos nas empresas?
- Quais são os objetivos do gerenciamento de custos?
- Principais atividades na gestão de custos
- 4 dicas para implementar uma boa gestão de custos
Continue acompanhando e tenha uma boa leitura!
O que é a gestão de custos?
A gestão de custos trata-se do processo que uma empresa usa para planejar, controlar e monitorar todos os seus custos, como aqueles relativos à produção, à implementação de um processo de recrutamento, à aquisição de um software e à compra de matéria-prima.
O time de recursos humanos, por exemplo, fundamentado em dados precisos, pode contribuir para reduzir custos relacionados ao processo de recrutamento e seleção. Aliás, como destaca Lara Avelino, analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora:
“A partir de relatórios, temos a possibilidade de trazer, aumentar e alimentar inúmeros indicadores que realmente nos ajudarão a tomar decisões mais assertivas e embasadas. Isso nos permite chegar, como RH, junto à diretoria e à gestão mais alta da empresa”
Quais são os tipos de custos nas empresas?
Um dos pontos de partida para uma empresa fazer uma gestão de custos eficiente é entender, primeiramente, quais os tipos de custos. Nesse sentido, há 4 principais. São eles:
- Custos fixos: independentemente do quanto a empresa venda ou como está seu nível de produção, esses gastos permanecem constantes, fixos, como o pagamento do salário de funcionários e de serviços mensais, como a internet;
- Custos variáveis: como o termo sugere, esses custos variam, e isso está atrelado às vendas da empresa e ao nível de produção — se uma indústria produz muito, a compra de matéria-prima (um tipo de custo variável) será maior;
- Custos diretos: relaciona-se diretamente com o produto ou serviço da empresa, como os custos de matéria-prima que uma cerâmica tem para produzir seu produto final;
- Custos indiretos: ao contrário do custo anterior, estes não são atribuídos diretamente a um produto ou serviço da empresa, pois são compartilhados entre diversas áreas da organização, como o aluguel do imóvel comercial.
Quais são os objetivos do gerenciamento de custos?
O objetivo principal do gerenciamento de custos é manter a empresa financeiramente sustentável ao longo do tempo, otimizando seus recursos financeiros e garantindo sua rentabilidade. Isso, porém, relaciona-se a dois objetivos específicos dessa gestão. Veja:
Redução de gastos e formação de preços
Se a empresa realizar uma análise criteriosa, é provável que identifique custos que, embora aparentemente “inofensivos”, são desnecessários e que, por isso, devem ser eliminados. Assim, é preciso adotar ações — como as auditorias de custos — para mapear tais custos, já que eles afetam a lucratividade.
Seguindo essa lógica, a gestão de custos também auxilia a empresa na hora de precificar corretamente os seus produtos e serviços. A título de exemplo, é só imaginar uma empresa que fabrica móveis: se ela não considerar todos os custos envolvidos na produção de um dos tipos de produto que faz, pode vendê-lo por menos do que deveria.
Tomada de decisões e aumento da rentabilidade
A gestão de custos também tem a finalidade de auxiliar a empresa em sua tomada de decisões. Se ela tem todos os dados relativos aos 4 tipos de custos citados anteriormente, consegue decidir se pode fazer algum tipo de investimento ou mesmo iniciar novos projetos.
Por exemplo, após fazer uma análise dos custos, um negócio percebe que a produção em pequena escala de certo produto não é tão promissora, então conclui que expandir essa linha de produtos é a melhor decisão justamente porque ela reduzirá os custos unitários.
Cada negócio lida com cenários específicos, mas a essência da gestão de custos é essa: quando baseada em dados, como fez a empresa do exemplo anterior, ela elimina custos desnecessários e, junto a isso, aumenta os ganhos, favorecendo a rentabilidade.
Principais atividades na gestão de custos
Na prática, a empresa faz a gestão de custos com ações estratégicas, isto é, atividades que se relacionam entre si e que se aplicam a diversos setores: vendas, marketing, recursos humanos, etc. Entenda quais são as principais a seguir.
Planejamento de recursos
Com o planejamento de recursos, a empresa considera todos os custos envolvidos em um projeto ou operação, como mão de obra, materiais e equipamentos.
Se uma empresa de construção civil vai realizar a obra de um edifício, por exemplo, tem de assegurar que tudo o que for necessário no projeto esteja disponível. Isso garantirá um controle preciso dos custos envolvidos e, ao mesmo tempo, evitará gastos desnecessários.
Estimativa e orçamento de custos
Outra atividade da gestão de custos diz respeito ao mapeamento de todos os custos envolvidos em um projeto ou operação, e, nesse caso, entra uma estimativa de todos aqueles já abordados: custos diretos, indiretos, fixos e variáveis.
A importância disso está no fato de que essa estimativa de custos auxiliará na hora de desenvolver um orçamento detalhado. A exemplo disso, se uma empresa do setor de tecnologia pretende lançar um novo software, ela só terá sucesso na criação do orçamento se estimar os custos de desenvolvimento, produção, marketing e distribuição.
Controle e monitoramento de despesas
A empresa pode até ser assertiva nas atividades anteriores, mas, após elas, está a fase de controle e monitoramento de todas as despesas, o que deve ser feito com base no orçamento planejado. É com essa atividade que ela consegue saber se os custos estão ou não dentro do orçamento e, caso não estejam, identificar quais as causas e como resolver.
4 dicas para implementar uma boa gestão de custos
Cristina Pereira, coordenadora de operações na Comunitive, destaca que a “gestão estratégica permite aplicar os recursos da empresa de forma eficiente no dia a dia, alinhando os objetivos e metas da organização com os recursos disponíveis”.
Por isso, seja para melhorar a gestão de custos ou começar a fazê-la com mais estratégia, há dicas práticas que um negócio deve adotar. O ideal é que consiga implementá-las em conjunto, já que as medidas acabam refletindo umas nas outras. Entenda a seguir.
Realize uma análise abrangente dos custos
A análise abrangente dos custos é um dos meios mais eficientes para a empresa ter uma gestão de custos assertiva. É assim que ela consegue saber onde está gastando mais todos os meses e se tais custos podem ser reduzidos ou mesmo eliminados. Com isso, ela consegue mais estabilidade financeira, além de prever melhor o fluxo de caixa.
Desenvolva um planejamento financeiro detalhado
Nesse planejamento, a empresa precisa detalhar todas as suas receitas e despesas, além de fazer isso de forma realista e considerando todas as particularidades do negócio, como o volume de vendas, os custos de produção e as despesas administrativas.
Esse “mapa” serve para orientar a empresa em suas decisões, garantindo que ela sempre consiga distribuir os recursos de forma equilibrada em todos os seus departamentos. Isso se dá, sobretudo, por conta das metas claras do planejamento e dos limites de despesas.
Mapeie e otimize os processos internos
A otimização dos processos internos é outra nuance da gestão de custos, e isso engloba desde a produção até a área administrativa. Todos os setores da empresa têm de ser levados em conta, afinal, cada um deles possui os seus custos particulares.
Há diversos jeitos de fazer esse mapeamento dos processos internos, como usar fluxogramas, mas, essencialmente, todos eles fazem a empresa simplificar, sempre que possível, os fluxos de trabalho e até encontrar tarefas que podem ser automatizadas.
Envolva e capacite a equipe
Outra medida que a empresa deve adotar para uma boa gestão de custos relaciona-se com o quadro de funcionários. Nesse caso, ela pode:
- Conscientizá-los a adotar boas práticas, desde desligar equipamentos quando não estiverem mais usando até ações mais simples, como usar iluminação natural sempre que der;
- Ensiná-los a aplicar metodologias de melhoria contínua, como o método DMAIC, que, entre suas vantagens, reduz custos.
Conclusão
A gestão de custos, para ser eficiente, precisa considerar todas as áreas de uma empresa, pois somente dessa forma será possível manter o negócio sustentável no longo prazo. Embora algumas medidas variem, especialmente devido às situações específicas de cada segmento empresarial, reduzir custos é um processo contínuo e adaptável.
A empresa, ciente disso, deve adotar as melhores práticas para reduzir o máximo de custos que encontrar pelo caminho. Ela, porém, só conseguirá isso se implementar, com zelo, as principais atividades de gerenciamento de custos abordadas neste conteúdo.
É importante, no entanto, a participação dos funcionários; afinal, eles estão diariamente envolvidos em processos que, em última análise, implicam gastos. Caso eles ainda não estejam totalmente a par do que devem fazer, a empresa deve agir para orientá-los.
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