Problemas fazem parte da rotina de qualquer organização. E, para resolvê-los, é preciso sempre observá-los e analisá-los para implementar mudanças e processos que sejam capazes de mitigá-los a médio e longo prazo.

Quando falamos em gestão e administração de empresas, há ferramentas e métodos disponíveis e consolidados que propõem executar ações de melhoria contínua de maneira eficiente e estratégica.

Um deles é o DMAIC, um roteiro e método que faz parte da aplicação Lean Six Sigma, capaz de orientar a aplicação de processos e levar a equipe ao resultado pretendido.

Neste artigo, vamos explicar o conceito e tudo que envolve o tema nos tópicos a seguir:

• O que é o método DMAIC?
• Como funciona o DMAIC?
• Qual o objetivo do DMAIC?
• Saiba quais são as 5 etapas que compõem o DMAIC
• Quais os benefícios do método DMAIC?
• Como implantar o método DMAIC?
• Qual é a diferença entre DMAIC e PDCA?

Aproveite o conteúdo!

O que é o método DMAIC?

O DMAIC é uma metodologia bastante eficiente para guiar e melhorar os processos dentro de uma organização. Na língua inglesa DMAIC, significa: Define (Definir), Measure (Medir), Analyze (Analisar), Improve (Melhorar) e Control (Controlar).

Criada em 1950, pelo consultor e estatístico norte americano William Edwards Deming, a metodologia DMAIC é uma das partes principais do Lean Six Sigma e usada, em seu início, para melhorar processos de pequenas e grandes empresas.

Hoje em dia, o DMAIC é um método que pode ser utilizado em qualquer tipo de negócio e projeto, pois ele fornece uma visão ampla e detalhada de todos os aspectos envolvidos e reúne as informações necessárias para a tomada de decisões estratégicas.

Como funciona o DMAIC?

O DMAIC funciona de maneira bem prática e organizada. A análise feita a partir dele é dividida em 5 etapas, que irão funcionar como um roteiro para organizar a ação do seu trabalho e da sua equipe.

Visando à melhoria contínua e os problemas a serem resolvidos, o DMAIC orienta a ação. Em cada uma de suas etapas, podem ser utilizadas outras ferramentas para aumentar sua capacidade de análise.

A este DMAIC mais robusto, damos o nome de DMAIC tradicional, em que as fases são dependentes umas das outras. Há também outra forma estabelecida recentemente, que é o DMAIC Ágil, em que as etapas são interativas e o processo todo pode ser feito em menos tempo.

Qual o objetivo do DMAIC?

Em primeiro lugar, o DMAIC tem o objetivo de trazer visualização do processo em sua totalidade e propor mudanças efetivas. Com as informações bem expostas, é possível que o método cumpra outros objetivos também muito importantes como:

• Melhorar processos e gestão da empresa;
• Propor a melhoria contínua;
• Aumentar a qualidade do produto oferecido;
• Reduzir custos;
• Aumentar a produtividade;
• Evitar desperdícios;
• Aumentar a receita.

Saiba quais são as 5 etapas que compõem o DMAIC

O DMAIC é faseado e dividido em 5 etapas que compõem o processo. Como já abordado neste artigo, cada uma delas é referente a uma das letras que formam a sigla “DMAIC”. É importante lembrar que nenhuma das etapas é mais relevante que a outra e que elas devem ser executadas em sua totalidade.

Definir

A letra “D” se refere à palavra em inglês define que significa “definir”. Portanto, essa é a etapa de planejamento, em que o modus operandi do trabalho e as necessidades a serem sanadas serão combinadas e definidas.

Portanto, neste momento do DMAIC, será preciso decidir detalhes que vão desde a definição do time que irá atuar neste projeto até qual será o objetivo do trabalho a ser feito.

No momento “D”, há algumas questões que irão te ajudar a formular a proposta como:

•  Quem trabalhará no projeto? 
•  Quais problemas pretendo resolver?
•  Esse problema tem relevância e trará benefícios a médio e longo prazo?
•  Quanto em dinheiro pretendo ganhar ou salvar com essa ação?
•  Quem serão os profissionais envolvidos?
•  Qual cronograma iremos cumprir?

É importante lembrar que o “D” é o começo de tudo. Se algo não for bem estabelecido neste momento inicial, é provável que as outras etapas não sejam executadas da forma ideal e o resultado esperado não seja alcançado.

Medir

A etapa “M”, que leva o nome da inicial de measure e também de medir, é o momento de observar e levantar o máximo de informações possíveis sobre a situação atual dos processos.

É preciso olhar com cuidado e para cada um dos problemas definidos na etapa “D”, conhecer profundamente, colher e analisar dados, levantar causas e reunir informações.

Tanto um levantamento quantitativo quanto um levantamento qualitativo são bem-vindos neste momento. Indicadores devem ser criados no primeiro caso e acompanhados de perto. Já no levantamento qualitativo, estudar a fundo os processos e as causas potenciais é o caminho.

As questões que ajudam na fase “M” do DMAIC são:

• Qual é o momento do processo?
• Quais são as possíveis variabilidades?
• Qual a confiabilidade desses dados?
• Preciso criar indicadores?
• Quais gráficos posso criar?

Várias ferramentas já conhecidas podem amparar este processo como: a Espinha de Peixe (ou Diagrama de Ishikawa), brainstormings, Diagrama de Pareto e Histograma.

Analisar

Depois de colher os dados, agora é hora de analisar. O “A”, como já dissemos, vem do inglês analyze. É a partir desta análise que se conhece, de fato, qual é o cenário atual daquela situação.

A primeira pergunta a se fazer neste momento é: “O que todos esses dados estão querendo me mostrar? ” e a segunda seria “Agora que sei quais são as causas raízes e variáveis deste problema, como posso começar a resolvê-lo?”.

A etapa “A” é o coração de um DMAIC, pois é quando o executor garante que está indo no caminho certo da resolução daquele problema, que o foco do trabalho foi bem definido e o problema que foi escolhido precisa mesmo ser resolvido.

As perguntas a serem feitas nessa etapa são:

• Quais são as causas raízes dos problemas?
•  Como posso atacá-las?
• Quais oportunidades deveria criar para resolvê-las?
• Há variáveis? O que elas me mostram?
• Quais são os riscos?

As principais ferramentas da análise são: a FMEA (Análise de Métodos e Falhas e seus feitos), Testes de Hipóteses e Diagrama de Dispersão.

Melhorar

Chegamos ao “I” de improve que na tradução quer dizer “melhorar”. Nesta etapa do DMAIC, é preciso sair um pouco das análises e partir para a ação. Se no “A”, você desenhou um plano para resolver o problema, em “melhorar”, é o momento de colocá-lo em prática.

Implementar mudanças para sanar as necessidades deve ser a prioridade. Mas isso não quer dizer que testes não possam ser feitos. Testar será, inclusive, muito eficiente para que você chegue a uma forma de resolver o problema proposto de maneira eficiente.

Em “melhorar” levante as seguintes questões:

•  Quais ações resolverão meu problema?
•  Consigo implementá-las em um prazo razoável para garantir os resultados?
• Quais seriam os efeitos colaterais? Devo testá-los?

O famoso 5s, o SMED e o Kaizen são excelentes ferramentas para te ajudar neste ponto da metodologia DMAIC.

Controlar

Em “C”, de “controlar” (ou control em inglês) é o momento de monitorar os resultados, seja pela observação in loco, por checklists ou indicadores mais robustos.

As ações feitas em “Controlar” devem visar garantir, sobretudo, a sustentabilidade do projeto. Isso porque, de nada adianta apresentar resultados superlativos se eles não durarem o tempo necessário para provocar reais mudanças.

As questões levantada nesta etapa devem ser parecidas com:

• Quais controles criei para garantir o andamento do projeto?
• Que profissional fará este controle?
•  Os novos padrões do processo estão sendo enraizados?
•  Precisaremos treinar pessoas para garantir que o processo continue a rodar?

Poka Yoke, dispositivos de IoT e procedimentos operacionais padrão (POP) são formas de controlar e padronizar novas ações na empresa.

Quais os benefícios do método DMAIC?

Ao utilizar métodos bem estruturados, como  o Six Sigma DMAIC, vários benefícios são proporcionados para a organização como um todo, desde financeiros até em gestão de pessoas – já que os processos ficam mais claros e estruturados.

Dentre os principais ganhos, estão:

• Elevação do nível de qualidade da entrega;
• Processos padronizados;
• Tempo e recursos financeiros preservados;
•  Engajamento de colaboradores em equipes;
•  Visão mais estratégica e confiável da realidade;
• Aumento de produtividade.

Como implantar o método DMAIC?

Um DMAIC se implanta na prática e é preciso proporcionar conhecimento àqueles que irão aplicar este método. Por isso, é necessário total apoio da gerência da organização para que ele tenha efeito.

Como dados serão expostos, pessoas serão entrevistadas e processos serão profundamente analisados, será necessário formar uma boa equipe com profissionais multidisciplinares e que este grupo promova, constantemente, um bom alinhamento com as outras áreas do negócio ou da empresa.

Uma plataforma que colete dados e gere insights pode ajudar. A Pontotel, por exemplo, é uma plataforma de controle de jornada e registro de ponto, que organiza dados sobre a jornada e realiza análises que podem ser necessárias para a aplicação de um DMAIC em projetos relacionados a pessoas, por exemplo.

Onde usar o DMAIC?

Todos os segmentos de atividade podem se beneficiar com o DMAIC. Varejo, startups, hospitais, empresas virtuais etc. E também em processos financeiros, administrativos e até de atendimento ao cliente.

O DMAIC nasceu em ambiente industrial e corporativo, no contexto de gerenciamento de projetos Six Sigma, mas trata-se de um método de gestão que pode ser aplicado em processos passíveis de melhoria.

É importante frisar que o DMAIC é um método que atende melhor situações de média e alta complexidades. Ele é bastante investigativo, pode fazer o uso de ferramentas bastante diferentes entre si e por isso é mais demorado que outros métodos.

DMAIC e PDCA

DMAIC e PDCA  são a mesma coisa?  Esse é um dos primeiros questionamentos quando se fala no assunto. Os dois métodos têm ciclo de evolução e objetivos bem parecidos e visam à melhoria e à implementação de novos processos.

Eles propõem definir, analisar, propor e evoluir.

Qual a diferença entre DMAIC e PDCA?

As diferenças entre DMAIC e PDCA estão na complexidade. Enquanto o DMAIC é mais investigativo e minucioso, o PDCA é mais simples de fazer e envolve menos recursos – desde dados até pessoas.

Embora o PDCA e o DMAIC tenham a mesma abordagem, a organização e o tempo dedicado a cada processo são diferentes, sendo no PDCA tudo mais rápido.

O DMAIC tem uma visão mais estatística, explora melhor o problema e precisa trazer resultados mais ligados a ganhos financeiros.  

Conclusão

Neste artigo, você aprendeu todas as características da ferramenta DMAIC, um método cíclico que visa a melhoria contínua de processos e resolução de problemas, criando novos processos e formas de resolução.

Vimos também quais são as 5 etapas para implantação da ferramenta e o que deve ser feito em cada uma delas, garantindo a perenidade das mudanças a serem propostas. E em quais situações esta metodologia pode ser aplicada.

Por fim, uma dúvida bastante comum também foi resolvida: a diferença entre PDCA e DMAIC e quais são os problemas que eles podem resolver.

Se interessa por assuntos relacionados à gestão de projetos e pessoas? Então, continue acompanhando o blog da Pontotel e confira todos os conteúdos!