Entenda como funciona um procedimento operacional padrão POP, sua importância e como criar!

imagem de três pessoas ao redor de uma mesa olhando e apontando para um computador

No cotidiano de uma empresa, existem muitas funções e atividades complexas, com diversas especificações de como devem ser realizadas. Imagine, por exemplo, uma sapataria. Seus produtos são conhecidos no bairro por conta da qualidade apresentada. 

No entanto, essa qualidade depende de uma série de fatores procedimentais: quais os materiais utilizados na confecção, as ferramentas utilizadas, o passo a passo na manufatura dos calçados. 

Agora, imagine que a pessoa responsável por todos esses parâmetros que tornam a sapataria tão única entrou de férias. Como garantir que a qualidade seja mantida? Por conta de situações como essa, é que se cria um procedimento operacional padrão mais conhecido como POP.  

Neste artigo, todas as características de um POP serão explicadas, bem como detalhes do conteúdo e da importância desse documento. Continue lendo para saber mais! 

O que é o procedimento operacional padrão (POP)?

Um procedimento operacional padrão (POP) é um guia de conduta e procedimentos que padroniza as atividades dentro de uma empresa. 

Este documento atua como manual de instruções para que os colaboradores tenham clareza e objetividade no cumprimento de suas funções.

Alguns dos itens mais importante contidos em um POP são: 

  • Descrições das atividades da empresa;
  • Os nomes dos responsáveis por cada setor;
  • Os equipamentos, materiais e ações necessárias;
  • Descrição detalhada dos procedimentos;
  • Organograma das inspeções periódicas realizadas. 

Como surgiu o POP?

imagem de um homem sentado na frente de um computador escrevendo em um caderno

O POP surgiu em meados da década de 40, quando foram criados os primeiros métodos de padronização e processos. A ferramenta faz parte da Gestão de Qualidade Total (Total Quality Management, ou TQM). 

O TQM é um conceito de gestão com total enfoque na obtenção da máxima qualidade de produtos, serviços e procedimentos dentro da empresa. É nesse contexto que o POP passou a ser adotado e operacionalizado. 

Para que serve um procedimento operacional padrão?

O procedimento operacional padrão serve propósitos maiores que apenas padronizar as atividades de uma empresa. O POP também é responsável por ampliar a eficácia e o funcionamento dos processos. 

Com o POP, os funcionários poupam um tempo valioso que pode ser empregado em outras atividades. Tarefas diárias, como manutenção, calibração e análises dos equipamentos tornam-se menos suscetíveis a erros e ao retrabalho com o uso de um guia. 

Ao ampliar-se a eficácia e reduzir o tempo necessário para a execução das atividades, múltiplas vantagens são criadas. Veja quais são elas! 

Quais as vantagens de se ter um POP?

Para entender as vantagens de um POP, é possível estabelecer uma analogia com o trabalho de um cozinheiro. Quando um prato é produzido com uma receita, seguindo a métrica dos ingredientes e do modo de preparo, obtém-se um resultado melhor. 

O oposto não ocorre se o cozinheiro tentar reproduzir uma receita que viu na televisão apenas baseando-se em suas intuições e análises pessoais. 

Por conta disso, o POP traz uma série de vantagens: 

  1. Noção exata da produção e logística: Quando uma atividade é feita repetidas vezes, com método e estratégia, é possível prever cada resultado do processo. 
  2. Minimizar erros e desvios do padrão: Os colaboradores são instruídos a seguirem o procedimento à risca, de acordo com o documento. Por conta disso, evitam falhas. 
  3. Otimização da qualidade: Por haver menos falhas e se ter uma noção exata do processo, a qualidade e a produtividade são ampliadas. 
  4. Capacitação e treinamentos: Com um guia procedimental em mãos, é possível passar conhecimento de forma facilitada para recém-ingressos na empresa. 
  5. Cumprir promessas aos clientes: Por não haver espaço para improvisos e achismos, o produto/serviço é entregue da exata forma que foi vendido ao comprador. 

Além dos itens acima, de natureza mais técnica, também se podem citar dois pontos adicionais. Estes, de natureza mais social, são: 

  1. Redução no impacto ambiental: Um POP é capaz de prover contribuições com a sustentabilidade em termos dos materiais e parâmetros utilizados em seus processos.
  2. Representar uma agenda: Através das instruções, a empresa pode estabelecer um código de conduta e abordagem que defenda e favoreça alguma causa social. 

Agora que você já compreende os benefícios trazidos pelo POP, resta saber como ele pode ser produzido. 

Como fazer um POP – procedimento operacional padrão?

Para fazer um POP, antes de mais nada, é preciso ter plena ciência da identidade e das reais necessidades da empresa. Isso ocorre porque não há um documento oficial que dite as normas para a criação do POP. 

No entanto, é de comum acordo que o POP contenha algumas informações universais. Continue lendo para saber quais são elas. 

O que deve conter? 

imagem de uma pessoa sentada na frente de um computador escrevendo em um caderno ao lado de outra pessoa

O POP deve ser um documento redigido coletivamente, após pesquisa minuciosa dos padrões e processos dentro da empresa. Ele deve atender as necessidades de todos, desde a liderança até os estagiários, por ser simples e direto. 

Trouxemos um guia em 5 passos para a criação de um POP. Sinta-se livre para utilizá-los e compartilhar suas impressões. São eles: 

  1. Olho nos resultados: Antes de começar a escrever, saiba quais objetivos, necessidades e demandas o POP terá de resolver dentro da realidade da empresa. 
  2. Escolha um formato: O formato é tão importante quanto o conteúdo. Existem muitas formas de se redigir um POP. Falaremos mais sobre algumas delas em breve. 
  3. Mapeie as atividades: Entenda como funciona as atividades da sua empresa, a interatividade entre os colaboradores e os sistemas e a metodologia aplicada. 
  4. Entenda seu público: Saber para quem será escrito o roteiro é essencial para oferecer informações, conceitos e exemplos coerentes com a realidade do setor. 
  5. Escreva sem medo: O processo de escrita do POP nunca está finalizado. O acompanhamento, revisão e atualização constantes é a chave para sua eficácia. 

A seguir, entenda quais são os principais tipos de POP presentes no mercado. 

Principais tipos de Procedimento Operacional Padrão POP

Existem muitos tipos de POP que podem ser aplicados na empresa. É importante ter em mente qual é a linguagem adotada, como se estabelece a comunicação interna e quais os parâmetros de gestão e liderança utilizados. 

Com isso, torna-se mais fácil escolher entre uma das opções disponíveis, como por exemplo: 

  • Etapas e rotinas simples;
  • Etapas hierárquicas;
  • Fluxogramas. 

O tipo de POP que faz uso de etapas e rotinas simples é como um jogo de tabuleiro: as instruções estão ali. Com elas, é possível ler, entender e cumprir o que foi proposto sem necessidades prévias ou distinções. 

Já o POP constituído de etapas hierárquicas é como uma república de estudantes. Por mais que todos gozem dos mesmos privilégios, a responsabilidade de determinados setores da casa é atribuída individualmente, como contas a pagar, limpeza e comida. 

O terceiro e último exemplo de POP, organizado através de um fluxograma, pode ser visto a seguir de forma mais visual. 

Modelo de POP

Para entender melhor como funciona um POP na prática, observe o fluxograma a seguir. Fluxogramas são gráficos em formas geométricas, conectados por setas que guiam o leitor através de perguntas e respostas que demandam algum tipo de ação. 

imagem de um fluxograma de um procedimento de padrão operacional

Neste exemplo, a ação é o recebimento de uma nota fiscal. Conforme a pergunta no losango rosa for respondida com sim ou não, o colaborador tomará uma decisão diferente dentro do processo. É desta forma que o POP é implementado nas empresas. 

Agora que já é possível entender como é um POP, para que ele serve e como escrevê-lo, cabe à gestão e aos colaboradores entenderem sua importância para a empresa. 

Importância de criar um POP

A importância de se criar um POP é, acima de tudo, assegurar a qualidade e a personalidade do serviço ou do produto ofertado. 

Um exemplo disso é a rede de cafeterias Starbucks, espalhada por todo o mundo. Seu café e a natureza de seus serviços segue um padrão estabelecido. 

Por ser uma rede franqueada, a matriz deve, periodicamente, checar se suas franquias estão seguindo as diretrizes organizacionais e procedimentais. Sem um POP bem escrito, atualizado e revisado, esse tipo de interação corporativa seria dificultada. 

É através de um POP bem executado e seguido à risca pelos colaboradores que a empresa ganha notoriedade e, com isso, amplia suas vendas e seu renome no mercado. 

Conclusão

imagem de um homem sentado digitando no computador

Quando se pensa em eficácia e produtividade, normalmente a associação que é feita é com inovação, pensamento criativo e motivação. 

No entanto, a liderança precisa assegurar, também, que exista critério na execução das atividades. Se cada funcionário trabalha de uma forma diferente, não há coesão. 

Uma empresa é como uma orquestra: é preciso que os instrumentos estejam afinados e alinhados entre si. Desta forma, evita-se a dissonância. Em termos práticos, a dissonância causa ruídos na música, fazendo com que seja impossível reconhecer sua qualidade. 

O mesmo ocorre com produtos e serviços que fogem ao proposto no procedimento operacional padrão da empresa: torna-se impossível reconhecê-los e, desta forma, a empresa perde em identidade e credibilidade. 

Formalizar e documentar um POP é a melhor maneira de se assegurar que o legado de uma empresa tenha longevidade e que haja harmonia na produção. 

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