Como Montar um Organograma para sua Empresa? Confira os Modelos

organograma de uma empresa introducao

Quando você encontra o termo organograma, qual a primeira coisa que vem na sua cabeça?

Provavelmente, uma das primeiras coisas que veio a sua mente foi a imagem da estrutura de cargos dentro de uma empresa. 

De certa forma, essa figura representa bem o que é um organograma, entretanto poucas pessoas sabem a real importância do organograma dentro de uma empresa. 

Mas já parou para pensar para quem um colaborador ou gestor deve prestar contas das suas atividades? Ou qual departamento é responsável por tal processo?

Essa é uma das funções de um organograma, coordenar e organizar os setores  e tarefas dentro de uma organização. Afinal, toda empresa possui um nível hierárquico entre seus membros, que é organizado conforme os cargos que existem. 

Agora, eu te pergunto: a organização na qual você trabalha deixa claro essa estrutura para todos os colaboradores?

O organograma pode ser considerado um esqueleto de uma  empresa, e apesar de muitas pessoas acreditarem que esse documento nada mais é que uma representação gráfica dos cargos, ele é extremamente importante e deve ser feito por todas as instituições. 

Já pensou em ter que trabalhar em um ambiente desorganizado e caótico? Como é possível ser produtivo em um lugar assim? Pois saiba que o organograma também pode ser usado como forma de garantir um bom ambiente de trabalho.

E é por isso que criar a estrutura organizacional da sua empresa é o ponto de partida para determinar a melhor organização para o seu negócio. Mas afinal, você sabe como ter um organograma de sucesso?

Neste texto, eu irei te explicar melhor o que é um organograma, os benefícios que ele traz e principalmente como sua empresa pode ter sucesso para montá-lo. Antes de começar, confira abaixo os assuntos que irei abordar:

Para começar, vamos discutir mais sobre o que é um organograma.

O que é um organograma de uma empresa?

Antes de começarmos, preciso te falar uma coisa: se você ouvir o termo estrutura organizacional, saiba que ele possui o mesmo significado do organograma. Então, caso encontre esse termo ao longo deste texto ou em outro lugar, saiba que eles são a mesma coisa.

Um organograma pode ser definido de forma muito simples: ele nada mais é do que a forma como a sua empresa organiza seus grupos, áreas, departamentos, cargos e hierarquias.

Mas porque essa organização é feita? Com um simples objetivo: para garantir que seus funcionários realizem suas funções da melhor forma possível. 

Nós também podemos dizer que ele funciona como o esqueleto da empresa. Isso porque essa organização é fundamental para definir os papéis e departamentos que a compõem, e que fazem com que a instituição funcione.

Quando os colaboradores entendem a estrutura da empresa na qual trabalham, a probabilidade de se trabalhar melhor em equipe é maior, e os profissionais desempenham seus papéis com mais confiança e se sentem seguros.

Afinal, uma vez que eles têm conhecimento de todos os departamentos que a empresa possui e quem está no comando deles, fica muito mais fácil saber a quem se reportar em caso de necessidade, seja para a realização de alguma tarefa ou para a resolução de algum problema.

Esse conhecimento, como consequência, também é fundamental para garantir uma boa comunicação entre todas as pessoas que trabalham na instituição.

Por isso, podemos dizer que ele é parte fundamental da organização estratégica da empresa, já que define as responsabilidades e limites de cada cargo da instituição, e deixa claro esses itens para seus funcionários.

Agora que você já sabe o que é o organograma, eu vou mostrar os componentes que são vistos nele, para que você não fique confuso quando encontrar um.

O que são os Componentes de um Organograma?

Apesar do conceito do organograma ser simples, muitas vezes os funcionários podem se sentir confusos quando veem uma imagem dele. Por isso, aqui eu vou explicar todos os itens que o compõem e seus significados, também para que você consiga montar o seu de forma fácil.

A imagem a seguir representa um modelo clássico de organograma, que possui todos os componentes fundamentais. Acompanhe esses itens na figura abaixo quando você ler a descrição de cada um:

organograma de uma empresa componentes
  • Linhas de comunicação - são linhas contínuas que interligam cargos ou áreas da empresa. Elas indicam que existe uma hierarquia direta entre esses departamentos;

  • Unidades de trabalho, cargo ou área - são essas caixinhas. Nelas, você deve escrever quem está sendo representado, ou seja, o nome do funcionário, de um departamento ou de uma equipe;

  • Hierarquia - essa linha funciona de cima para baixo (do cargo mais alto para o menor), da esquerda para a direita e de dentro para fora;

  • Divisão horizontal do trabalho - cargos ou áreas em uma mesma linha indicam que eles têm o mesmo nível hierárquico.

Apesar desses itens serem comuns em todos os organogramas, existem diversos tipos desse modelo de organização que podem ser vistos.

Eu vou citar cada um deles e explicar como funcionam daqui a pouco. Agora, eu quero detalhar melhor para que ele serve

Para que serve o organograma de uma organização?

organograma de uma empresa para que serve

Logo na introdução deste texto, eu falei um pouco das principais funções de um organograma. Mas saiba que ele vai muito além daquelas questões básicas, e possui outras finalidades que o tornam tão importante para as empresas.

Vamos ver cada uma delas?

Demonstrar a estrutura da empresa para os funcionários

A primeira função que vou citar está relacionada à uma boa comunicação.

Principalmente quando se trata de empresas de grande porte, é possível que alguns funcionários da organização não tenham um total entendimento de todos os cargos que a empresa possui, nem quem está no topo da hierarquia.

Por isso, uma vez que essa estrutura fica clara para os colaboradores, eles podem ter um melhor entendimento tanto de seu papel quanto das funções de seus colegas. Isso pode auxiliar e muito na motivação do funcionário, principalmente para aqueles que desejam conquistar cargos maiores.

Aumenta a produtividade

Todos nós podemos nos sentir improdutivos em nosso trabalho algum dia. Seja por problemas pessoais ou pelo excesso de trânsito. A verdade é que estamos sujeitos à diversos fatores que podem interferir no desempenho de nossas atividades diárias.

De acordo com uma pesquisa publicada pela revista Exame, apenas 39% do expediente de cada funcionário é realmente produtivo, enquanto o resto do tempo é gasto, em sua maioria, com atividades paralelas.

A Microsoft também publicou um estudo a respeito desse tema. Após a empresa ter entrevistado mais de 38 mil profissionais, os resultados mostraram que os colaboradores passam por cerca de 17 horas semanais se sentindo improdutivos.

Agora, independente dos motivos que levem à essa condição, como é possível melhorar a sua produtividade? Dentre as possíveis soluções, posso citar o organograma.

Uma boa estrutura organizacional permite que todos entendam seu papel e o que podem fazer para melhorar o desempenho da empresa. Com esse conhecimento, os funcionários conseguem ter um maior alinhamento entre eles, o que consequentemente aumenta a produtividade das equipes.

Otimização do processo de onboarding

Sempre quando um novo funcionário é contratado, é comum que alguém da empresa fique responsável por fazer sua integração, para que ele seja bem recebido e se sinta parte de seu novo local de trabalho.

Esse processo é conhecido como onboarding, e para que seja bem feito, o recém chegado deve ser apresentado às principais equipes da instituição, seus colegas e os líderes de cada departamento.

Quando falamos de pequenas empresas, essa apresentação é mais simples, uma vez que não existe uma grande quantidade de colaboradores no local. Mas, quando se trata de grandes empresas, muitas vezes o funcionário não entra em contato com todos os departamentos e seus respectivos líderes.

Como nesse caso o colaborador pode se prejudicar por não conhecer todos os setores e os responsáveis por cada função, o organograma se torna essencial em empresas desse caso.

Com ele, os novos funcionários conseguirão entender como funciona a hierarquia da organização, assim como quem são seus superiores, os cargos com os quais terá mais contato, e a quem deve se dirigir em situações de problemas.

Analisar o que não está funcionando

É a partir de um bom organograma que as empresas também podem ter uma visão mais clara do que não está funcionando dentro da própria instituição.

Uma estrutura de cargos complexa, ou uma empresa que possui funções muito parecidas entre equipes diferentes, podem ser questões facilmente resolvidas quando são organizadas dessa forma, e permite que a organização evite conflitos entre seus colaboradores.

Além disso, um organograma também permite que as empresas vejam outros cargos ou funções que podem ser incorporados para que ela tenha uma maior produtividade. 

Nesse caso, vale ressaltar a importância de ter um processo seletivo assertivo para a contratação de melhores profissionais.

Por fim, a empresa também pode identificar quais funções podem ser aprimoradas e desenvolvidas, assim como aprimorar as habilidades e conhecimentos de seus funcionários. 

Para isso, é importante trabalhar na cultura organizacional e proporcionar benefícios aos colaboradores, como um bom plano de carreira que com certeza irá proporcionar uma maior motivação.

Implantar uma cultura de proatividade

Já se tornou claro para muitas pessoas que uma empresa muito burocrática pode trazer sérias consequências para seu funcionamento, uma vez que esse tipo de gestão prejudica a realização de atividades dos funcionários, a resolução de problemas e até a motivação deles.

Por isso, ao centralizar todas as informações da empresa em um lugar, acaba sendo mais fácil visualizar quais áreas da instituição estão tendo prioridade na realização de tarefas, ou até mesmo qual departamento retém mais funcionários do que o necessário. 

Além disso, ser capaz de identificar quem é o responsável por cada função também é um fator positivo, já que a comunicação é mais eficiente quando sabemos com quem falar para finalizar uma tarefa.

Viu só? Ter um organograma é extremamente importante para sua empresa. Agora, eu quero dizer as principais vantagens que sua instituição pode ter com essa estrutura, e depois vou te ensinar a como montar o seu. 

Vantagens de usar organogramas na gestão da sua empresa

Você lembra que eu disse que existem vários tipos de organogramas que podem ser utilizados? Cada um deles possui suas vantagens e desvantagens, e por isso eu separei um tópico especial para falar sobre eles daqui a pouco.

Aqui, eu quero falar dos benefícios gerais que podem ser conquistados pelas empresas, independente do modelo de organograma que for adotado.

O primeiro grande benefício é que uma boa estrutura organizacional ajuda a simplificar todo o funcionamento da organização, e ajuda a garantir a agilidade na percepção de suas várias áreas de seu negócio. 

Além de proporcionar que as informações da empresa estejam mais organizadas, o organograma também contribui para uma melhor visão sistêmica; mostra os pontos fortes da instituição e os que podem ser melhorados; promove um maior envolvimento entre os colaboradores e padroniza os processos da empresa.

*Dentre esses processos, podemos destacar o controle da folha de ponto dos funcionários, que é responsável por conter informações como os horários de entrada e saída dos colaboradores e a quantidade de horas extras que possuem.

Se você quiser saber como ter um bom controle das horas extras de seus funcionários, confira nosso artigo no qual te ensinamos os melhores métodos. 

Por fim, ele permite visualizar quem é quem na estrutura organizacional, ou seja, essa constatação de quais cargos ou funções estão ligadas e quais as suas subordinações. Com isso, é possível ter uma melhor compreensão dos fluxos de autoridade e de relacionamentos formais, tanto em relação às hierarquias quanto às funções.

Resumindo, ele é uma ótima ferramenta que ajuda a simplificar a rotina da empresa, além de também auxiliar a instituição a criar um plano de carreira para seus colaboradores, o que os ajuda a entenderem para onde podem crescer e quais cargos podem almejar.

Com tudo isso, já fica bem claro a importância de ter um organograma na sua empresa, não é mesmo? 

Agora, já está na hora de começar a falar em como montar um. Para isso, o primeiro assunto que preciso destacar é sobre quais itens um bom organograma deve ter.

O que deve conter um organograma de uma empresa?

organograma de uma empresa o que deve conter

Bom, como vimos até aqui, o organograma é a representação gráfica de toda a estrutura da empresa, que consiste na configuração dos cargos e da relação entre as funções, autoridade e subordinação.

Por isso, além de conter essas relações hierárquicas, essa estrutura organizacional também deve ter a distribuição de setores, unidades funcionais, cargos e a comunicação entre estes dentro da organização.

É importante ressaltar que o organograma pode sofrer várias modificações ao longo do tempo, e por isso a empresa deve ter em mente que ele deve ser flexível e de fácil interpretação. Afinal, sua instituição eventualmente pode fazer mudanças nos cargos que possui ou até nas funções que são exercidas por cada departamento e funcionário.

Você lembra que eu disse que existem vários tipos de organogramas? Cada um possui características únicas, além dos itens básicos como as unidades de trabalho e linhas de comunicação, como eu expliquei mais acima.

E é sobre isso que eu vou comentar a seguir.

Modelos de organogramas

Você sabe como escolher o melhor modelo de organograma para a sua empresa?

Cada modelo possui características únicas e que também acabam trazendo certas vantagens e desvantagens. Por isso, é importante que sua instituição saiba como cada um deles funciona, para que consiga escolher o que melhor se adeque às suas necessidades.

Existem 5 tipos de organogramas que podem ser utilizados, e eu vou falar melhor sobre cada um deles a seguir.

Organograma Simples, Vertical, Clássico ou Funcional

organograma de uma empresa classico

O primeiro tipo de organograma pode ser considerado como o mais simples e o mais comum, isso porque ele mostra a hierarquia da empresa de cima para baixo.

Dessa forma, os líderes da instituição se encontram no topo da estrutura, enquanto os cargos mais baixos se encontram na base do gráfico.

Ele recebe esse nome justamente devido à forma que organiza a hierarquia. Logo, é possível que suas caixinhas sejam representadas por pessoas, funções ou até departamentos.

Organograma Horizontal

organograma de uma empresa horizontal

Apesar deste tipo de organograma apresentar a mesma essência que o anterior, a grande diferença em relação ao vertical está em sua representação gráfica.

Aqui, as caixinhas são apresentadas horizontalmente, sendo que os cargos de estratégia e comando (mais importantes hierarquicamente) estão na esquerda, enquanto os cargos operacionais ficam na direita.

Ele pode ser muito útil para organizar projetos ou departamentos de um estabelecimento, agregando uma percepção mais igualitária e menos hierárquica.

Organograma Circular ou Radial

organograma de uma empresa circular ou radial

Este tipo de organograma, como seu próprio nome sugere, mostra a hierarquia de sua empresa de forma circular, colocando cada cargo da instituição lado a lado.

Aqui, o cargo mais alto se encontra no centro do círculo, e vai se espalhando pelos lados com os cargos ligados diretamente.

Como seu design é bem diferente dos anteriores, este modelo é muito usado por empresas que possuem o objetivo de passar uma ideia de colaboração entre seus membros e de trabalho em equipe, e não a ideia de chefes e subordinados.

Organograma Linear de Responsabilidade (OLR)

organograma de uma empresa componentes

Este modelo pode ser considerado por muitos como o mais diferente que existe. 

Isso porque seu objetivo é mostrar a relação que existe entre as atividades ou processos da empresa, assim como entre as pessoas que são responsáveis por cada tarefa.

Dessa forma, seu design não é feito focando na hierarquia da empresa. Além disso, ele usa diversos símbolos como legendas para cada relação que deseja exemplificar.

Organograma Matricial (Para Multinacionais)

organograma de uma empresa matricial

Por fim, o organograma matricial possui um design muito parecido com o tradicional. A diferença aqui está em sua finalidade.

Ele é muito usado para representar a estrutura de organizações que não apresentam uma definição clara das unidades funcionais, mas somente dos grupos de trabalhos que podem ser temporários.

Por isso, esse modelo proporciona uma grande flexibilidade estrutural, e é mais usado em empresas que possuem estruturas mais dinâmicas e orientação administrativa por projetos, como é o caso de consultorias e empresas de engenharia por exemplo.

Cada um desses modelos é muito diferente um do outro, e é por isso que é extremamente importante que sua empresa tenha em mente como deseja demonstrar a hierarquia de seu local de trabalho para seus funcionários.

Agora, existe outro tipo de organograma que eu ainda não mencionei, e que é extremamente importante de ser visto em todas as empresas. Você sabe qual é?

Organograma setorial: todos os departamentos da empresa devem ter um?

Bom, todos os modelos de organograma que eu mencionei até agora possuem como foco mostrar a hierarquia e as relações de poder de uma empresa. Agora, existe um outro tipo dessa estrutura que possui uma finalidade diferente.

O organograma setorial tem como objetivo mostrar os dados do setor financeiro; administrativo; de vendas ou marketing, por exemplo. Este tipo de organograma é muito visto em empresas de grande porte e que possuem setores de grandes fluxos de tarefas.

Mas eu te pergunto: não seria ideal que toda empresa deixasse claro para seus funcionários essas informações de cada departamento?

A resposta é que sim, ter essa estruturação do setor financeiro de cada setor também é algo essencial de ser feito, uma vez que com isso, sua empresa terá um maior controle tanto sobre seus gastos, quanto de seu faturamento.

Como um sistema de controle de ponto pode otimizar processos e ajudar na criação de um organograma

Qual a relação do organograma com um sistema de controle de ponto?

Na verdade, não existe uma relação direta entre eles. O organograma serve para organizar os cargos ou processos dentro de uma empresa, e o controle de ponto serve para administrar os horários da jornada dos colaboradores. 

Apesar disso, o organograma é fundamental para o bom funcionamento do controle de ponto. 

Já imaginou como as empresas de grande porte administram o controle de ponto se não souberem bem como funciona a estrutura da empresa, seus cargos, setores e consequentemente, em que departamento cada funcionário trabalha?

Se não houver uma boa organização por setores dentro do sistema de controle de ponto, certamente esse gerenciamento será uma bagunça.

Você deve estar se perguntando: “Todo controle de ponto possui a funcionalidade de organizar os funcionários por setor?

Bem, infelizmente preciso te dizer que não. Apenas sistemas modernos possuem uma ferramenta eficiente que permite organizar equipes por departamento. 

Vale ressaltar que essa organização por departamento para o controle de horas é fundamental para toda empresa que busca otimizar processos. Essa funcionalidade permite que o controle de ponto possa ser administrado por gerentes ou líderes de equipe. 

Um sistema de controle de ponto traz diversas vantagens para a sua empresa. Dentre elas, sua organização terá um maior controle sobre as horas trabalhadas de seus funcionários, assim como informações como a quantidade de horas extras de cada um e outras como faltas e atrasos.

Essas funcionalidades, como consequência, podem te ajudar a evitar processos trabalhistas.

O sistema da PontoTel é uma ótima ferramenta que pode te ajudar nesse processo, confira nosso site e conheça todos os benefícios que o PontoTel tem a oferecer para sua empresa.
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Viu só, ter um bom sistema de controle de ponto é muito importante para a sua empresa, e pode te ajudar a montar seu organograma. Por isso, agora eu quero finalmente te ajudar a como montá-lo.

Como elaborar um organograma de uma empresa?

Por mais que a definição do organograma seja algo simples, é preciso ter muita atenção ao montá-lo, uma vez que, como eu disse, ele pode trazer grandes benefícios para o funcionamento de sua empresa.

Agora, qual a melhor forma de montá-lo?

Independente do tipo de organograma que sua empresa optar por usar, para que todos esses modelos sejam feitos, é preciso seguir um passo a passo fundamental para que ele tenha todas as informações necessárias.

A primeira coisa que preciso te falar é que existem duas formas de montar essa estrutura: representando os cargos de sua empresa ou seus funcionários. 

Por isso, caso você opte pela primeira opção, lembre que cada caixa do organograma deverá receber o nome de cada departamento, independente da quantidade e funcionários que trabalhem nessa área.

Uma vez que você tenha isso em mente, o primeiro passo que deve ser tomado é separar os cargos de todos os funcionários de sua empresa.

Quando você organiza todas essas informações, o próximo passo é colocar esses cargos de forma hierárquica dentro daquelas caixinhas do organograma. Eles vão desde o cargo principal (presidente/CEO), até o cargo mais baixo na hierarquia. Separar cada nível com cores diferentes é uma ótima forma de facilitar a visualização.

Por fim, quando essa estrutura está pronta, a empresa deve distribuí-la para todos os seus colaboradores, ou colocá-la em um lugar visível para que todos tenham acesso à essas informações.

Viu só? Montar seu organograma não é tão difícil quanto parece, mas preste muita atenção durante esse processo, pois qualquer informação errada pode gerar diversos conflitos entre seus funcionários.

Agora que você já sabe como montá-lo, que tal conhecer a principal ferramenta que é usada com essa finalidade?

Como criar um organograma no Excel

Se você chegou até aqui achando que montar um organograma é algo difícil e complicado, não se preocupe! Neste tópico, eu vou te explicar em detalhes o passo a passo de como montar essa estrutura no Excel, e saiba que esse processo não é tão difícil como parece!

  1. Insira o elemento SmartArt

Assim que você abrir o programa, vá até a aba Inserir, e clique no item Ilustrações.

Ao clicar neste item, irá aparecer uma tela do SmartArt, que é um elemento gráfico, o responsável para apresentar as relações de subordinação em uma organização.

  1. Escolha o tipo de organograma

Na galeria Escolher Elemento Gráfico SmartArt, clique em Hierarquia, escolha um layout de organograma (como Organograma), e por fim clique em OK.

Em seguida, você deve começar a escrever os textos de cada caixinha. Para isso, basta clicar duas vezes nesses espaços para inserir o que for desejado.

  1. Edite

Para finalizar, você ainda pode modificar as cores do diagrama, o tamanho e as cores fonte escolhida, e diversos outros detalhes na aba Design, para editar seu organograma da maneira que você quiser. 

Caso você tenha outras dúvidas sobre esse processo, queira acompanhá-lo por meio de imagens de apoio ou se quiser saber como realizar outras funções como adicionar imagens ou adicionar efeitos, é só dar uma olhada nesse passo a passo do suporte da Microsoft, que com certeza você conseguirá montar o seu da melhor forma.

Conclusão

organograma de uma empresa conclusao

Eu espero que você tenha entendido como um organograma pode trazer vários benefícios para a sua empresa!

Além de deixar claro a hierarquia da instituição, ele permite que os funcionários tenham uma melhor noção de suas responsabilidades, além de proporcionar uma visão do que está ou não funcionando em sua empresa, e de implantar uma cultura de proatividade entre os colaboradores.

Por isso, preste muita atenção no passo a passo de como montar seu organograma, para que você não cometa erros durante esse processo!

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