Reunião One-on-One (1:1): O que é, benefícios e como fazer?
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Time Pontotel 15 de janeiro de 2025 Departamento Pessoal

One on one: entenda como funcionam essas reuniões, qual o objetivo principal e qual a melhor forma de aplicá-la!

Entenda sobre os principais objetivos e benefícios da reunião One-on-One para sua empresa, bem como os pontos a serem abordados durante a reunião.

Imagem de One on one: entenda como funcionam essas reuniões, qual o objetivo principal e qual a melhor forma de aplicá-la!

Uma reunião de apenas trinta minutos pode salvar a sua gestão de pessoas. As conhecidas reuniões One on One ou 1:1 consistem em encontros entre líder e liderado para alinhar o desenvolvimento profissional e fortalecer o relacionamento entre ambos.

Podendo ocorrer semanalmente, mensalmente ou quinzenalmente, às one on one são os momentos em que o colaborador consegue expressar seus sentimentos sobre o próprio líder, suas atividades e, até mesmo, sobre a empresa. Para entender mais sobre o assunto, esse artigo tratará dos seguintes tópicos: 

Mantenha a leitura!

O que é uma reunião one on one?

A reunião one on one, também conhecida como: one a one ou 1:1, é uma reunião curta entre o líder de uma equipe com cada um de seus liderados, separadamente, para que se discuta eventos necessários para melhoria da gestão e produtividade dentro da equipe, por meio de feedbacks, coaching, mentoria e várias outras maneiras e para alinhamento das expectativas. 

Essas reuniões seguem um planejamento estruturado, com pauta, temas definidos, duração máxima de 30 minutos e periodicidade previamente estabelecida, sendo geralmente realizadas semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.

Com essa organização, o colaborador consegue se preparar com antecedência e reservar o horário para a reunião, levando tópicos relevantes para discussão, como: percepção sobre sua posição na empresa, dificuldades nas tarefas, sugestões de melhorias na área, além de expectativas profissionais e pessoais.

Qual o principal objetivo da one on one?

mulher acenando para o computador

O objetivo principal da one on one é ajudar no desenvolvimento e bem-estar do colaborador e na manutenção da produtividade.

A reunião 1:1 permite que o colaborador tenha um lugar de fala para opinar sobre o que deve melhorar e o que o incomoda, tanto no ambiente de trabalho, nas atividades, quanto na empresa em si. Assim, o líder pode ter uma percepção diferente sobre os problemas que sondam o colaborador e fazer ajustes para que o seu desempenho melhore. 

Qual a importância de realizar one on one frequentemente?

As one-on-one devem ser feitas, no mínimo, uma vez no mês ou uma vez por semana. Isso porque, a importância, para a empresa, da frequência das reuniões one on one são várias, comunicando-se frequentemente com seu liderado, você pode: 

Antecipar problemas 

Como já dito anteriormente, uma dos temas tratados nessas reuniões é sobre problemas que o colaborador tem enfrentado, tanto na execução de suas atividades quanto no ambiente de trabalho. 

Com reuniões periódicas, fica mais fácil para o líder perceber algum problema tanto para ajudar o colaborador quanto para solucioná-lo. Assim, a possibilidade de reaver a situação e premeditar crises, que coloque em risco o clima organizacional ou a  produtividade do colaborador, são maiores. 

Aproximação de gestores e colaboradores

A prática da one on one  vai além de identificar problemas e conversar com seu liderado. Ter um tempo marcado na agenda para conversar, é uma peça importante para o estreitamento de laços na amizade entre líder e colaborador.

Com a possibilidade de dar e receber feedbacks sinceros e honestos no privado, resulta na confiança e respeito de ambas as partes estabelecida. Nessas reuniões, o líder promove conversas sinceras sobre sentimentos, perspectivas futuras e aborda pontos delicados.

Além disso, essa conversa direta (líder- liderado) com feedback privado, faz com que os ruídos nos canais de comunicação se findam, possibilitando a antecipação correta de problemas e diminuindo a má interpretação de tarefas, auxiliando na manutenção da produtividade. 

Melhoria da produtividade

Assim como o feedback privado da one on one ajuda no estreitamento de laços entre gestor e colaborador, ele também pode fazer com que a produtividade do colaborador melhore ou se mantenha. 

O líder também utiliza as one-on-one para discutir questões delicadas, como erros frequentes, improdutividade, queda de desempenho e dificuldades na execução de projetos.

São durante esses assuntos difíceis, que o líder tem de auxiliar o colaborador a achar a raiz do problema, tirar as dúvidas que se perpetuam e entender, também, o lado do trabalhador para que juntos possam encontrar caminhos para que a produtividade se instale novamente.

E, obviamente, caso o colaborador tenha feito bons trabalhos e em um ritmo bom, o líder deverá dar o feedback positivo sobre. Afinal, o líder não deve somente dar o feedback de aspectos que precisam de melhoria, mas também de aspectos positivos, para que a motivação se mantenha. 

Qual o papel do líder na one on one?

O papel do líder no one on one vai além de somente dar feedbacks e se atentar a problemas. O seu principal papel é de ouvir seu liderado, escutar suas opiniões e tirar-lhe as dúvidas. Já que, um dos principais objetivos da one on one, é dar espaço para o colaborador expressar suas opiniões sobre: a liderança, seu trabalho e sobre a empresa. 

Além do mais, não sendo somente uma tarefa designada ao liderado, o líder pode levantar pautas durante a reunião. É importante que o líder tenha, também, assuntos anotados para serem tratados quando necessário. 

Se o líder definir uma pauta, ele deve comunicá-la ao liderado antes da reunião para que o colaborador possa preparar dúvidas, opiniões e ideias.

E do liderado?

Como a reunião girará em torno das questões que o colaborador trouxer, é essencial que o colaborador tenha uma participação ativa na elaboração de pautas. Ou seja, que ele separe os pontos que acha importante serem discutidos e que leve argumentos e opiniões para a one on one. 

Quando uma 1:1 deve ser feita?

homem em uma reunião no computador

A one on one deve ser feita com frequência de, no mínimo, uma vez ao mês ou, no máximo semanalmente. Contudo, há exceções para casos de emergências. 

A 1:1 pode ocorrer quando o colaborador necessitar tratar de questões urgentes com o líder, como por exemplo: algum problema sério em alguma de suas atividades que necessite de um conselho e alinhamento com o gestor. 

Qual a melhor forma de aplicar uma one on one?

A melhor forma de conduzir a one-on-one é planejar previamente os assuntos a serem discutidos, tanto pelo colaborador quanto pelo líder, e preparar feedbacks claros e objetivos. Assim, a reunião fica menos aberta a assuntos triviais e mais objetiva, focando nos pontos necessários de melhora. 

O ambiente, no trabalho híbrido ou presencial, deve ser confortável e acolhedor para que o colaborador se sinta confortável em falar o que sente. Fazer a one on one em um lugar barulhento e onde várias pessoas passem por perto, pode prejudicar na sinceridade e qualidade da reunião. Portanto, escolher uma sala silenciosa para a one on one, é essencial. 

Durante a reunião, é fundamental que o líder ouça atentamente o colaborador, dando-lhe espaço para expressar suas opiniões e preocupações sobre o trabalho e a empresa.

A one-on-one também oferece uma oportunidade para acompanhar o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) do colaborador, discutindo o progresso e identificando áreas de melhoria.

Ao encerrar a reunião, o líder deve registrar os principais pontos discutidos e estabelecer planos de ação para o próximo encontro, garantindo o acompanhamento e a solução eficaz das questões.

Outro ponto é o feedback, que permite que o líder forneça orientação e reconhecimento ao colaborador, sendo um momento para destacar os pontos fortes e identificar oportunidades de crescimento.

Qual o prazo para realizá-las?

Como já dito anteriormente, a one-on-one deve ser realiza pelo menos uma vez por mês e, no máximo, semanalmente. O colaborador precisa usar o bom senso e se organizar para garantir que essas reuniões não sejam desmarcadas e ocorram em um momento que permita sua preparação.

Para que não se tenha que remarcar por demandas de trabalho ou atividade, é importante que o líder estabeleça com antecedência a data do encontro e que, se possível, faça sempre no mesmo dia de cada mês ou dia dia da semana, prezando para que a organização seja máxima. 

Já a duração da reunião pode variar de acordo com as necessidades individuais, mas é importante encontrar um equilíbrio entre tempo suficiente para abordar os temas importantes e não prolongar demais a discussão.

Como a 1:1 auxilia na gestão de pessoas?

A reunião one on one ajuda na parte de desenvolvimento dos colaboradores, na gestão de pessoas, servindo de ferramenta para que o líder e o RH consigam acompanhar e melhorar o desempenho e desenvolvimento dos colaboradores. 

A reunião one-on-one aborda temas sobre futuro, produtividade, problemas e motivações, impactando diretamente o desenvolvimento dos colaboradores.

Conclusão

Essas reuniões funcionam como ferramentas essenciais para a gestão de pessoas, pois priorizam o crescimento profissional dos colaboradores.

A periodicidade da one on one deve ser levada a sério e com certos cuidados já estabelecidos para que ela ocorra bem. Para que ela surta o efeito esperado na gestão de pessoas é necessário que se tenha: organização ao máximo, taxa de remarcação mínima e sinceridade de ambas partes, vindo do liderado ou líder. 

Os benefícios das 1:1 vão além da gestão de pessoas, contribuindo também para a gestão de crises ao prevenir problemas que possam afetar a empresa ou o clima organizacional.

Para consumir mais assuntos sobre ferramentas importantes para a gestão de pessoas, RH e outros, acompanhe nosso blog e nossas redes sociais. 

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