Nunca antes empresas tiveram acesso a uma gama tão ampla de canais de comunicação interna para manter os colaboradores engajados e alinhados com seus objetivos organizacionais. Porém, apesar desses avanços tecnológicos, a realidade é que a maioria das equipes ainda sente que a comunicação interna está aquém do ideal. 

Uma pesquisa recente da Axios 2023 sobre comunicações essenciais no local de trabalho descobriu que 66% dos líderes acreditam que estão alinhados com os funcionários, mas apenas 44% dos funcionários que participaram da pesquisa concordam.

Para ajudar líderes empresariais a enfrentar o desafio da comunicação interna, este artigo traz dicas de ferramentas e estratégias para superar os obstáculos mais comuns no alinhamento das equipes a objetivos organizacionais. Confira, no resumo abaixo, o que será explicado mais adiante:

• Qual a importância da adoção de canais de comunicação para a empresa?
• Quais são os principais canais de comunicação corporativa?
• Quais os desafios na aplicação de canais de comunicação?
• Quais são as estratégias para melhorar o uso dos canais?

Qual a importância da adoção de canais de comunicação para a empresa? 

Embora seja comum associar os canais de comunicação interna à agilidade dos formatos tradicionais, como e-mails e reuniões virtuais, os benefícios dessas ferramentas para a rotina corporativa podem ser mais impactantes do que o previsível. 

Melhoria na eficiência da comunicação interna

Muitas ferramentas de comunicação corporativa permitem que as conversas sejam registradas e arquivadas. Isso garante que os colaboradores possam revisar informações discutidas e tomar decisões com base em dados.

Elas também facilitam o fornecimento de feedback instantâneo entre os membros da equipe. Os funcionários têm a possibilidade de tirar dúvidas, corrigir erros e ajustar estratégias conforme necessário em tempo real.

Veja o que diz Lara Avelino, analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora da Pontotel, sobre a transparência na comunicação corporativa: “O mais importante de toda essa comunicação, de fato, é a clareza das informações e a franqueza ao passá-las de uma forma clara e assertiva, para que as pessoas entendam o que está sendo dito. Portanto, é realmente importante prezar por essa comunicação clara e honesta.”

Facilitação da colaboração entre equipes 

Imagine uma situação em que diferentes departamentos estão trabalhando em um projeto conjunto, mas não têm uma maneira de trocar informações e coordenar suas atividades. Sem um canal centralizado, os colaboradores podem se encontrar em meio a muitos e-mails perdidos, mensagens dispersas e reuniões intermináveis.

Uma ferramenta que pode colaborar para a colaboração entre equipes é uma plataforma de comunicação como o Slack ou o Microsoft Teams. Essas ferramentas oferecem recursos que permitem às equipes interagir em tempo real.

Fortalecimento do relacionamento com clientes e parceiros

Não é apenas a comunicação interna que se beneficia do uso de boas ferramentas de comunicação na empresa. Todos os benefícios obtidos com essas tecnologias podem ser aproveitados na comunicação com clientes e parceiros.

As equipes de atendimento ao cliente podem responder a perguntas, resolver problemas e oferecer orientação pelo WhatsApp Business, por exemplo, enquanto a empresa compartilha promoções especiais, eventos ou notícias por e-mail.

Quais são os principais canais de comunicação corporativa? 

Embora a comunicação interna seja muito mais do que apenas tecnologia, o uso de boas ferramentas pode agilizar a resolução de questões práticas do dia a dia no ambiente de trabalho. A seguir, estão os principais canais de comunicação corporativa que ajudam a facilitar esse fluxo de informações entre os colaboradores.

Ferramentas de mensagens instantâneas

WhatsApp e outras ferramentas de mensagens instantâneas permitem que as pessoas troquem mensagens em tempo real. Isso, para as empresas, tem contribuído para o alinhamento de projetos e outras tarefas. Algumas das mais populares incluem:

• Slack: um dos líderes do mercado, o Slack oferece canais de comunicação segmentados por equipe ou projeto, permitindo a troca de mensagens individuais ou em grupo;
• Microsoft Teams: integrado ao pacote Office 365, o Teams oferece chat, videoconferências e colaboração em tempo real, facilitando a comunicação e o trabalho em equipe;
• WhatsApp Business: embora o WhatsApp tenha sido concebido para uso pessoal, sua versão para negócios (WhatsApp Business) se tornou uma ferramenta interessante para a comunicação interna das empresas e o atendimento ao cliente.

Os assuntos tratados nessas ferramentas podem variar desde discussões sobre projetos específicos e atualizações rápidas sobre tarefas até assuntos mais informais para fortalecer o espírito de equipe.

E-mail e correspondência digital

O e-mail ainda é uma das formas mais tradicionais e utilizadas de comunicação corporativa. Ele permite a troca de mensagens formais, documentos e informações importantes de forma assíncrona. Algumas ferramentas comuns incluem:

• Microsoft Outlook: integrado ao pacote Office, o Outlook oferece recursos avançados de e-mail, calendário e gerenciamento de tarefas;
• Gmail: popular entre empresas de todos os tamanhos, o Gmail oferece armazenamento na nuvem, filtragem de mensagens e integração com outras ferramentas do Google.

Por e-mail, é possível tratar de comunicações formais, convites para reuniões, compartilhamento de documentos e relatórios, além de comunicações externas com clientes e parceiros de negócios.

Canal para reuniões

As reuniões servem para alinhar equipes, discutir estratégias e tomar decisões importantes. No atual mundo corporativo, as reuniões virtuais se tornaram uma prática comum. Algumas das principais ferramentas usadas para essa finalidade são:

• Zoom: popular pela facilidade de uso e qualidade de vídeo, o Zoom permite realizar reuniões virtuais com participantes de qualquer lugar do mundo;
• Google Meet: integrado ao pacote G Suite, o Google Meet oferece videoconferências seguras e colaboração em tempo real.

Reuniões virtuais são ideais para discussões de equipe, apresentações, treinamentos e acompanhamento de projetos.

Redes sociais corporativas

As redes sociais corporativas são plataformas dedicadas à comunicação interna e colaboração entre os funcionários. Elas ajudam a promover a cultura organizacional, compartilhar conhecimento e fortalecer o relacionamento entre a equipe. Algumas das principais redes sociais corporativas incluem:

• Yammer: plataforma da Microsoft, o Yammer é projetado para facilitar a comunicação e a colaboração dentro das organizações;
• Workplace by Facebook: desenvolvido pelo Facebook, o Workplace oferece recursos familiares, como feed de notícias, grupos e chat, adaptados para uso corporativo.

Nessas redes, os funcionários podem compartilhar atualizações sobre projetos, ideias e eventos da empresa, além de se conectarem e colaborarem de forma mais informal.

Quais os desafios na aplicação de canais de comunicação? 

A comunicação interna corre o risco de adquirir uma má reputação na empresa, e esse é um dos principais desafios a serem enfrentados. Muitos podem pensar que os canais de diálogo com os funcionários servem apenas para espalhar as mensagens que os executivos da empresa querem que elas acreditem, e não para receber e resolver problemas internos.

Isso não é comunicação interna. Se os meios de diálogo com os funcionários estão simplesmente divulgando propaganda da empresa e tudo menos mensagens verdadeiras e transparentes, a empresa precisa reconsiderar sua abordagem.

No entanto, ao facilitar a comunicação interna com novas tecnologias, a empresa também aumenta o volume e a variedade de dados que estão circulando com a ajuda de terceiros. Por isso, a segurança das informações também é um desafio importante.

É importante selecionar as ferramentas de comunicação interna que ofereçam recursos avançados de segurança, como criptografia de ponta a ponta para proteger as mensagens e os dados transmitidos e autenticação de dois fatores para garantir que apenas usuários autorizados tenham acesso às plataformas.

Outro desafio comum na aplicação de canais de comunicação interna é a própria escolha das melhores ferramentas. É importante reconhecer que uma empresa pode ter diversos públicos internos, como equipes de diferentes departamentos e níveis hierárquicos. Cada grupo pode ter preferências e necessidades distintas quanto aos canais de comunicação utilizados e aos tipos de informação que consideram relevantes.

Mas é importante não criar uma profusão de canais de comunicação interna. Se cada canal tiver suas próprias mensagens e notificações, a atenção dos colaboradores se dispersa, e a consequência disso pode ser uma diminuição no foco da equipe.

Quais são as estratégias para melhorar o uso dos canais? 

Uma boa comunicação interna requer dedicação. Algumas medidas podem auxiliar os gestores e o setor de RH a construir e manter comunicações honestas e transparentes, que todos os funcionários possam compreender. 

Implementação de uma política de comunicação interna

Defina regras para o uso de cada canal de comunicação interna da empresa. Essa política pode incluir normas sobre quem pode acessar os canais, quais tipos de informações podem ser compartilhadas, quais são os padrões de conduta esperados e quais as diretrizes para o compartilhamento de documentos sensíveis.

Treinamento para uso das tecnologias avançadas 

Em muitos casos, as tecnologias de comunicação interna podem ser complexas ou desconhecidas para a maioria dos colaboradores. Por isso, colaboradores em processo de onboarding geralmente precisam de orientações sobre como usar as ferramentas e do suporte contínuo de líderes e outros funcionários.

Feedback e avaliação contínua dos canais de comunicação

Enquanto alguns se adaptam facilmente às funcionalidades de uma ferramenta de comunicação corporativa, outros precisam de mais tempo. Então, os líderes podem incentivar os colaboradores a compartilharem feedbacks sobre sua usabilidade e eficácia.

Se, após um período de avaliação, ficar claro que a nova ferramenta não está atendendo às necessidades da equipe ou está causando mais problemas do que soluções, a empresa pode reconsiderar sua escolha e buscar alternativas.

Conclusão

Fica claro que as empresas podem se beneficiar da variedade de ferramentas de comunicação interna disponíveis para alinhar suas equipes aos objetivos organizacionais. No entanto, é necessário compreender que a tecnologia em si não é a única resposta.

Embora as plataformas facilitem a colaboração entre os membros da equipe, o sucesso da comunicação interna depende da cultura organizacional, do compromisso da liderança, da transparência e da disposição para ouvir e responder ao feedback dos colaboradores.

Para mais estratégias de gestão de pessoas e dicas de tecnologias para as empresas, aproveite para conferir as últimas publicações do blog Pontotel.