Comunicação interna nas empresas

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Durante a sua infância você já brincou de telefone sem fio? Essa brincadeira consiste em passar uma frase ou palavra por diversas pessoas, até que a última receba a mensagem. 

O legal dessa brincadeira é que a frase dita pela primeira pessoa da fileira na maioria das vezes não chegava exatamente igual a última pessoa. Pelo contrário, o que chegava era uma mensagem totalmente diferente do que fora passado anteriormente. 

Na infância essa brincadeira é bastante divertida, mas, nas relações profissionais, essa falha na comunicação pode ser um grande desastre. 

A comunicação interna é uma das coisas mais importantes de uma organização, ela reflete diretamente na cultura organizacional e na forma com que os colaboradores vêem a empresa. Além disso, uma boa comunicação interna também é responsável pela fluidez das tarefas e por garantir o alcance dos objetivos da organização. 

Mas, e na sua empresa, como é a comunicação interna? Um eterno telefone sem fio ou uma comunicação assertiva? 

Nesse texto vamos explorar a comunicação interna, entender para que ela serve, qual a sua importância e como torná-la benéfica na sua empresa. 

Esses são os principais tópicos que vamos abordar:

Vamos começar desvendando os conceitos da comunicação interna e externa.

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O que é a comunicação interna e externa?

Podemos definir a comunicação interna como um processo comunicacional feito dentro de um ambiente para todas as pessoas que fazem parte dele. Já a comunicação externa é aquela feita de dentro para fora, ou seja, para os clientes, assinantes de uma newsletter ou para o público em geral atingido por uma mensagem. 

No caso de uma empresa, podemos entender a comunicação externa como uma mensagem passada para quem não está dentro do ambiente corporativo.

Um bom exemplo dessa comunicação é o aviso de funcionamento durante algum feriado. Você mesmo deve ter passado por essa situação, de querer saber se determinado estabelecimento estaria aberto, afinal, uma das coisas que ninguém gosta é de chegar a um local e encontrar ele fechado.

Entretanto, na realidade isso acontece bastante, principalmente por uma falta de comunicação.

A melhor maneira de evitar essa situação é trabalhar a comunicação da empresa com as pessoas de fora.

Vamos supor que um mercado local não irá funcionar na quarta-feira de cinzas por questões religiosas, isso deve ser avisado aos clientes. Mas, como avisá-los? 

Hoje em dia com a alta de usuários nas redes sociais, esse tem sido um dos canais mais utilizados pelas empresas para falar com o seu público, e diversas pessoas quando querem saber sobre o funcionamento de algum local, procuram as redes sociais desta empresa. 

Por isso, as organizações podem apostar no uso dessas ferramentas para sua comunicação externa. Mas, além das redes, ainda existem diversos canais de comunicação com seus clientes. O interessante é que a empresa saiba adequar sua mensagem para atender à todo o seu público externo. 

Agora que já vimos um bom exemplo de comunicação externa, vamos entender mais sobre a comunicação interna.

O que é comunicação interna de uma empresa?

Quando você pensa em comunicação interna, o que te vem à cabeça? Aqueles murais de avisos pendurados na parede? 

Se essa foi sua resposta, ela não está totalmente errada. Entretanto, a comunicação interna é bem maior do que apenas avisos e, com o passar do tempo e as mudanças nas estruturas organizacionais, ela se modificou e ganhou ainda mais importância. 

Hoje em dia ela consiste em deixar todos da organização alinhados com os processos, os objetivos, as estratégias, os valores e as metas da empresa. Fortalecendo assim o vínculo entre a empresa e os colaboradores. 

Mas é claro que ela não existe por si só, pelo contrário, a empresa deve estimular essa comunicação em seu ambiente, e essa não é uma tarefa fácil. 

A cada dia a comunicação interna está maior e mais complexa pelo fato de que dentro de uma organização existem diferentes públicos. Por isso a sua empresa tem que apostar em uma boa comunicação, para evitar o famoso telefone sem fio que falamos no começo desse texto.

Como acontece o processo comunicacional

Agora que já vimos o que é a comunicação interna, devemos entender como funciona o processo comunicacional. Você tem alguma ideia de como ele funciona?

Vou te explicar. 

A comunicação entre indivíduos começa na emissão da mensagem, quando queremos transmitir algo a outra pessoa, e isso é feito pelo que podemos chamar de emissor. Após isso, o receptor recebe essa mensagem e a decodifica de acordo com seus significados, interpretando a mensagem e fazendo a comunicação acontecer. 

O processo comunicacional é bem simples, entretanto ele não é composto apenas pela emissão e recepção da mensagem. No meio dele ainda temos o canal onde a mensagem circula, que é onde podem ocorrer possíveis ruídos e interferências. Todos esses elementos podem interferir bastante na transferência de uma mensagem.

Além dessas interferências, ainda devemos considerar as barreiras comunicacionais, que não só estão presentes no nosso dia a dia, como são muito comuns em quase todas as empresas.

Vamos ver as principais agora.

Barreiras na comunicação interna 

A comunicação interna é composta por diversos canais de circulação de mensagem, ela vai desde um papo no corredor até as reuniões formais, e nesse caminho, as barreiras e ruídos estão presentes. 

Um exemplo típico de ruído são os e-mails de uma organização, isso porque dependendo de quem envia, a forma que envia e quem o recebe, podem ser gerados diversos mal entendidos. 

Esse ruído é bastante comum quando um superior se comunica com um funcionário por e-mail. Geralmente, o nível de intimidade entre eles é menor, o que faz com que os colaboradores interpretem o pior da mensagem.

Entretanto, devemos sempre lembrar que na comunicação escrita não conseguimos ver as expressões faciais, nem ouvir o tom da voz da pessoa, por isso, a mensagem pode parecer mais “dura”,  nem sempre ela de fato é. 

Mas essa é só uma das barreiras dentro do processo comunicacional, ainda existem outras que você deve estar de olho para que sua empresa não sofra, são elas:

  • Psicológicas;
  • Pessoais;
  • Geográficas e físicas;
  • Semânticas.

Psicológicas

Para explicar o que é uma barreira psicológica, podemos usar o exemplo mencionado acima, os ruídos em e-mails trocados entre funcionários e superiores é um exemplo desse tipo de barreira. 

Ela corresponde ao sentimento que temos em relação a outra pessoa, e por se tratar na maioria das vezes de um superior, sempre tendemos a interpretar muitas coisas a partir de uma única mensagem. 

Pessoais

Essa barreira é sempre um problema na comunicação de uma empresa, sabe aquela situação em que dependendo de como está o seu dia é melhor não tomar nenhuma decisão?

Pois é, dependendo do humor daquela pessoa no dia, nem sempre ela pode ser capaz de emitir a mensagem da forma que queria, podendo até mesmo gerar interpretações erradas.

Geográficas e físicas

Na era da tecnologia em que estamos, cada dia é mais comum empresas terem colaboradores espalhados por diversos lugares. Quando nos comunicamos presencialmente, a chances dos ruídos interferirem na comunicação diminuem, pois conseguimos prestar atenção no tom de voz, nos gestos e nas expressões faciais de uma pessoa. 

Mas, diante da barreira geográfica e física, quando a empresa não sabe estabelecer uma comunicação assertiva à distância, este pode ser um grande problema, por isso é importante que ela saiba se comunicar não apenas presencialmente, mas também à distância. 

Semânticas

A semântica é a área da língua portuguesa que diz respeito aos significados das palavras. Essa é uma barreira constante nas organizações, e ocorre quando colaboradores usam termos que o outro desconhece. 

Uma situação bem comum é quando os profissionais de tecnologia usam termos técnicos para uma outra área da empresa, como por exemplo a área de Recursos Humanos, se ele não explicar o que aquele termo quer dizer, provavelmente a pessoa não irá entender o significado dela, pois eles atuam em áreas diferentes. 

Essas são as principais entraves comunicacionais que sua empresa pode enfrentar. 

Agora, você pode imaginar o quanto de confusões e mal entendidos podem acontecer com todas essas barreiras. Por isso, apostar em uma boa comunicação interna é importante, entretanto, é importante frisar que ela tem outras finalidades além de evitar esses conflitos.

Vamos entender mais.

Qual a importância da comunicação dentro da empresa

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Para explicar a importância da comunicação empresarial, podemos fazer uma analogia com a sociedade em que vivemos. Afinal, a comunicação é uma das ferramentas mais importantes da civilização humana, é através dela que os povos conseguiram avançar até hoje. 

Você consegue imaginar uma civilização sem comunicação? Parece quase impossível até mesmo conseguir pensar nisso. 

Nas empresas não seria diferente, já que cada organização é como se fosse uma pequena civilização, e dentro dela as pessoas precisam se comunicar uma com as outras para que a empresa possa avançar. 

Por isso a comunicação é importante, sem ela nenhuma empresa conseguiria sobreviver.

Qual é o principal objetivo da comunicação interna?

Responder qual é o principal objetivo de uma comunicação interna é quase impossível, afinal, não existe uma única resposta certa. Empresas possuem objetivos próprios e culturas organizacionais diferentes, portanto cada uma pode ter um objetivo diferente para sua comunicação interna. 

Mas, uma coisa é certa. Todas as empresas devem investir em uma boa comunicação. 

A resposta é simples, através da comunicação todos conseguem estar alinhados para que todo o trabalho flua, e crie vínculos uns com os outros. E mesmo que algumas empresas gostem de fugir da comunicação interna, uma hora ela terá que dar atenção a isso. 

Imagine um ambiente em que cada um diz uma coisa ou determina uma ordem diferente. 

Com certeza, essa empresa será uma bagunça, por isso é necessário que exista uma comunicação assertiva e eficaz. Mas atenção, isso não quer dizer que todos da empresa precisam se comunicar ao mesmo tempo, em empresas grandes isso é quase impossível.

Mas, ao menos cada setor precisa ter sua comunicação, assim como precisa existir a comunicação da empresa com todos os seus funcionários

Até aqui, acredito que você já esteja convencido de que a comunicação interna é uma das coisas mais importantes de uma organização, então, que tal vermos dicas para melhorar ou iniciar a comunicação na sua empresa?

Como melhorar a comunicação dentro da empresa?

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Antes de começarmos a pensar em como melhorar a comunicação interna, devemos lembrar que existe a comunicação oral e a comunicação escrita. As duas são importantíssimas para a sua empresa, por isso, vamos explorar como melhorá-las separadamente. 

Comunicação oral

A comunicação oral faz parte de toda empresa, mas será que toda organização sabe utilizá-la de forma eficaz?

Uma empresa utiliza esse tipo de comunicação em suas reuniões, em conversas com o time, ao traçar estratégias e até mesmo em comunicados presenciais. 

Como dissemos mais acima, a vantagem é que neste tipo de comunicação o risco de mal entendidos diminui, pois conseguimos prestar atenção no tom de voz da pessoa e, se a conversa for presencial, também é possível prestar atenção na linguagem corporal. 

Mas isso não quer dizer que a comunicação será 100% eficaz e que a empresa não deve se preocupar com ela. Pelo contrário, instruir os líderes a utilizarem essa comunicação da melhor forma é essencial, além de criar condições para que ela aconteça. 

Agora eu separei algumas dicas especiais para esse tipo de comunicação, vou listá-las e depois falamos melhor sobre elas:

  • Mantenha um tom de voz agradável
  • Certifique-se que todos irão compreender a mensagem 
  • Tenha certeza de que aquele é o local ideal para passar a mensagem
  • Passe a mensagem a pessoa certa
  • Saiba se esse é o meio ideal para transmitir a mensagem

Mantenha um tom de voz moderado

Poucas pessoas tomam cuidado com isso, mas o tom de voz é uma das questões mais importantes da comunicação oral. 

Imagine uma situação em que uma pessoa tem o hábito de falar muito alto, as pessoas da conversa involuntariamente tendem a subir o tom da voz, e de repente todos que estão presentes no diálogo estão gritando e ninguém entende mais nada. Essa situação além de ser desagradável também não é nada assertiva. 

Outra situação comum também é quando decidem reunir os colaboradores presencialmente para passar algum comunicado, o problema é que nem sempre quem está mais ao fundo consegue ouvir o que está sendo dito. Nesse caso, ao invés de abaixar o tom de voz, a pessoa deve manter ele em um tom que todos possam ouvir. 

Ambas as situações nos mostram o quanto o tom de voz é importante na comunicação oral, por isso, sempre que for passar um comunicado ou conversar com alguém, mantenha o tom de voz moderado e tenha certeza se todos estão ouvindo. 

Certifique-se que todos irão compreender a mensagem 

Essa dica é muito parecida com a primeira, mas na verdade, aqui eu quero te atentar para outro ponto da comunicação. Mais acima vimos que é imprescindível adequar a sua mensagem para o público que você está falando, como por exemplo, quando duas áreas distintas precisam conversar. 

Em outras situações também é preciso ter esse cuidado, ao comunicar-se com outras pessoas você deve ter certeza de que o assunto é do conhecimento de todos.

Tenha certeza de que aquele é o local ideal para passar a mensagem

Você já passou pela situação chata de presenciar um colega levando uma bronca do chefe? Esse é um dos piores erros de comunicação que seus funcionários podem cometer. Uma situação como essa deve ser conduzida de forma particular, não na frente de todos.

Mas não é só nessa situação que a escolha errada do local pode trazer problemas. Às vezes, até mesmo na hora de reunir o time em algum lugar a comunicação pode ser prejudicada como vimos acima, e podem existir os ruídos e mal entendidos. 

Por isso, verificar se o local é o ideal para aquela mensagem é essencial, o que evita situações desagradáveis e desgaste organizacional.  

Passe a mensagem a pessoa certa

Aqui novamente voltamos ao telefone sem fio, você alguma vez já pediu para uma pessoa transmitir um recado a outra, e essa pessoa esqueceu? Ou pior, ela passou o recado totalmente errado?

Se você não passa a mensagem direto para a pessoa desejada, corre sérios riscos de isso acontecer. Essa é uma dica importante  para sua comunicação interna, para evitar desinformação o ideal é sempre passar a mensagem para as pessoas certas.

Saiba se esse é o meio ideal para transmitir a mensagem 

A última dica é na verdade uma reflexão sobre a comunicação oral: determinadas mensagens mais sérias ou que precisem de registro devem ser passadas de forma escrita. Um comunicado ou determinada solicitação aos funcionários por exemplo, podem ser feito presencialmente e ser reforçado por e-mail. 

São muitas as mensagens que nem sempre a forma oral é a melhor escolha, essa é uma coisa que é importante frisar para os seus colaboradores, para que eles acertem na comunicação. 

Por falar em comunicação escrita, chegou a hora de vermos as dicas para essa modalidade.

Comunicação escrita 

A comunicação escrita faz parte de qualquer negócio, e é importante saber a melhor forma de se comunicar utilizando as palavras para não cair em nenhuma das armadilhas como as que falamos mais acima.

Esse tipo de comunicação demanda mais atenção e cuidado, afinal, pode ficar gravado para sempre e um e-mail enviado sem querer para a pessoa errada pode dar um grande problema. Então, vamos ver quais são as dicas para uma boa comunicação escrita. 

  • Escolha o canal certo
  • Revise antes de enviar
  • Clareza sobre o assunto abordado 
  • Tenha cuidado com a linguagem

Escolha o canal certo

Quantos canais de comunicação você tem na sua empresa? Algumas empresas possuem além do e-mail, uma espécie de chat interno para troca de informações. 

Entretanto, na hora de fazer a comunicação interna acontecer, deve-se escolher o melhor canal para passar a mensagem, e como vimos, a melhor maneira de tratar assuntos mais sérios e formais é através do e-mail. Agora, se for um aviso mais descontraído, também pode-se usar o chat interno. 

Dependendo do público da mensagem você pode escolher o canal, mas fique atento as dicas que virão a seguir. 

Revise antes de enviar

Preste bastante atenção, esta dica é muito preciosa, pois muitos funcionários cometem o erro gravíssimo de não conferir a mensagem antes de enviá-la e na correria do dia a dia. muitas coisas acabam passando, e essa é uma falha muito grave. 

O certo é orientar os colaboradores a sempre revisarem o conteúdo escrito e também os destinatários da mensagem, para não ocorrer envio por engano. 

Clareza sobre o assunto abordado 

Quando se trata de comunicação interna, tudo que é repassado deve ser escrito da forma mais clara possível, para não abrir espaços para interpretações distintas da mesma mensagem. 

Por exemplo, se a sua empresa terá um evento no dia 10/02 às oito-horas, o horário pode ser tanto 8h da manhã, quanto 20h da noite. Agora imagine os seus colaboradores recebendo este e-mail, um pode interpretar que o evento é de manhã, outro de noite. 

Nessa situação também pode ser que você receba muitas perguntas sobre o horário ou que ninguém confirme e chegue no horário errado. 

Por isso a clareza é importantíssima, assim como a linguagem deve ser perfeita para que todos entendam o assunto abordado.

Agora sim, você tem as melhores dicas tanto para a comunicação oral quanto escrita. Chegou a hora de vermos quais ferramentas podem te ajudar nessa missão.

Quais ferramentas podem ajudar na comunicação

Com a tecnologia cada vez mais avançada, o que não faltam são ferramentas para se comunicar. Saiba que além do tradicional e-mail você pode ter diversas formas de fazer a sua comunicação interna acontecer. Eu separei aqui para você uma para cada finalidade, são elas:

  • Hangouts 
  • Chat interno
  • Newsletter
  • Mural
  • Calendário interno

Hangouts 

Você se lembra do problema da barreira geográfica que falamos mais acima? O Hangouts é uma ótima forma de vencê-la. Ele se trata de uma ferramenta de videoconferência desenvolvida pela google.

Com ele, você pode variar a comunicação com seus funcionários distantes, para que a empresa não fique presa somente as palavras, podendo fazer reuniões diárias e até mesmo semanais. 

O melhor de tudo é que essa é uma ferramenta gratuita, podendo ser feita até entre 15 pessoas, cada um só vai precisar uma conexão com a internet para se comunicar.

Chat interno 

A cada dia mais empresas estão aderindo aos canais de comunicação corporativos, com eles é possível enviar diversas mensagens rápidas aos colegas de trabalho, e criar um canal apenas para avisos. 

Você deve estar se perguntando: “mas não é só enviar um e-mail?”. O e-mail é uma ótima ferramenta, mas imagine que você precisa começar um assunto longo, trocar 20 e-mails, além de ser desgastante pode ser confuso demais. 

Os chats internos entram para essa ocasião, para que você não precise trocar diversos e-mails além de ser mais rápido. 

Duas ferramentas de chat que muitas empresas têm utilizado com frequência é o Slack e o Skype.

Newsletter

Sua empresa tem o hábito de enviar Newsletter para todos os colaboradores? Pois saiba que essa é uma ótima forma de manter a comunicação interna, já que uma newsletter é enviada aos e-mails dos colaboradores. Ela pode servir para o envio de comunicados, novidades, atualizações de regras e muitas outras coisas. 

Para isso, você pode usar uma lista de transmissão no seu próprio e-mail ou aderir à ferramentas de e-mail marketing como por exemplo o MailChimp, uma ferramenta bem fácil e intuitiva.

Mural

Por muito tempo os murais de aviso foram uma ferramenta bastante eficaz para avisos e lembretes pontuais. Hoje em dia, algumas empresas já abandonaram o uso dele. 

Mas, será que ele não vale a pena?

A resposta é que sim, porém, não para trabalhar sozinho. Ele pode ser um bom complemento para todas as outras ferramentas que citamos. 

Inclusive, ele pode até mesmo se modernizar, uma alternativa aos antigos quadros, são aqueles paredes em que é possível escrever com giz, além de ser bastante criativo ainda contribui para a decoração do ambiente e permanece visível para todos da empresa.

Calendário interno

Há quem pense que os calendários internos não tem muita utilidade, mas muito pelo contrário, eles auxiliam e muito na comunicação interna, uma vez que possuem datas visíveis para todos. Também são ótimos para a organização de reuniões e até mesmo para saber se algum colaborador estará ausente determinado dia ou de férias. 

Uma agenda interna e geral é uma das coisas indispensáveis nas estruturas organizacionais de hoje em dia. 

Dica bônus: Tenha sempre os canais abertos para seus colaboradores

Essa dica serve tanto para comunicação oral quanto para a escrita: criar meios de comunicação com seus colaboradores é indispensável. 

A comunicação tem que reinar dentro de uma empresa, seus colaboradores não podem ter medo de enviar um e-mail solicitando algo quando necessário, nem mesmo solicitar uma reunião presencial para tratar de um assunto. Ela precisa ser aberta para todos. 

Mas, como evitar que cheguem assuntos distintos? Muito fácil, basta criar diferentes canais para certos assuntos. Como  exemplo, solicitações para o RH podem ser enviados a um e-mail especial. 

Claro que você deve pegar essas dicas você e adaptá-las à realidade da sua empresa, e utilizá-las como for melhor sem esquecer do principal que é passar a mensagem da forma mais clara possível.

Como a comunicação pode ajudar nos lucros

Será que uma comunicação assertiva pode ajudar nos lucros da sua empresa? A resposta é sim!

Somente uma empresa com ótima comunicação entre os seus funcionários garante sua sobrevivência. Ao estimular a comunicação, conflitos internos podem ser solucionados da melhor forma, além de fazer com que os colaboradores se sintam  parte da organização. Isso reflete uma boa imagem da empresa para eles, e logo, gera mais motivação e produtividade

Sua empresa pode utilizar todas essas habilidades de comunicação interna para fomentar os valores e os objetivos do seu negócio para que todos estejam alinhados. 

Por isso, não se esqueça que a comunicação é essencial para criar uma empresa sólida e produtiva. Apostando nisso, com certeza o desempenho dos seus colaboradores será melhor, o que acarretará em mais lucro para a organização, além de desenvolver uma ótima capacidade de relacionamento interpessoal nos seus colaboradores. 

Antes do texto acabar eu quero te falar de uma ferramenta que não é necessariamente uma ferramenta de comunicação, mas pode ajudar bastante na sua comunicação interna. 

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Conclusão

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Chegamos ao final do texto, e então, você vai tomar alguma medida para melhorar a comunicação interna da sua empresa?

Nesse texto nós vimos como ela funciona, quais são os objetivos da comunicação interna e quais ferramentas podem torná-la mais eficiente na sua empresa. Se você gostou desse texto, compartilhe nas suas redes sociais e continue de olho no nosso blog!
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