Como funciona o REP-C, vantagens e desvantagens e o melhor modelo de REP

imagem de uma pessoa marcando ponto com cartão em um relógio de ponto

O registro de jornada dos colaboradores é uma das rotinas mais importantes dentro de uma empresa, afinal, ele é a base para o fechamento da folha de pagamento. Esse tema, aliás, é objeto de discussão sobre qual o melhor modelo de REP entre: REP-A, REP-C ou REP-P. 

Um dos mais comuns no mercado é o REP-C, famoso relógio de ponto, que faz parte da rotina de muitas empresas quando o assunto é registrar e armazenar dados de entrada, saída, atrasos e descanso dos colaboradores. 

Você deve saber que o relógio de ponto tem um papel fundamental para que a empresa garanta sua segurança jurídica, evitando processos trabalhistas, por falta de um controle de jornada efetivo, e também para manter a transparência na relação trabalhista. 

Ao longo dos anos, com a evolução das tecnologias e das leis, o controle de jornada trouxe novas alternativas às empresas, mas também acabou gerando questões sobre quais normas e regras as organizações devem seguir para estar de acordo com a lei. 

Se você ainda tem dúvidas de como funcionam os modelos REP, quais os permitidos por lei, o que é REP-C e como fazer o registro de ponto corretamente, este artigo vai tratar sobre os seguintes assuntos: 

Boa leitura! 

banner conformidade com as novas regras de ponto

O que é um REP-C?

imagem de uma pessoa marcando ponto em um relógio de ponto

REP-C é a abreviação de Registrador de Ponto Convencional. Ele também é conhecido no mundo empresarial como relógio de ponto e é costumeiramente utilizado nas organizações para registar a jornada dos colaboradores. 

Instalado dentro da empresa, é por meio desse ponto físico que são feitos os registros de entrada, saída, atrasos e intervalo dos colaboradores. Ou seja, ele é o grande responsável por monitorar e gerir a jornada de trabalho dos funcionários. 

É importante lembrar que de acordo com o artigo 74 da CLT, empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas, por lei, a registrarem a jornada dos seus colaboradores. 

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. 

Como surgiu esse modelo de REP?

O uso do Registro Eletrônico de Ponto (REP) foi aprovado a partir da Portaria nº 1.510, de 21 de agosto de 2009. 

A ideia do governo, na oportunidade, era que ele se tornasse um equipamento fiscal, facilitando o controle de jornada e possíveis fiscalizações do Ministério do Trabalho. Essa portaria descrevia o REP como: 

Registrador Eletrônico de Ponto – REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Contudo, em 2021, o governo sancionou a portaria 671, que revogou todos os detalhes previstos na de nº 1510. A partir da 671, foram definidas novas regras e normas que empresas e colaboradores deveriam seguir relacionados ao registro de jornada. 

Como um REP-C funciona?

O REP-C funciona exatamente como seu nome o descreve, como um registrador de ponto físico. A partir desse aparelho, o colaborador faz sua marcação de ponto e os dados são armazenados na memória do aparelho. 

Posteriormente, o RH precisa exportar esses dados para realizar o tratamento de ponto. É importante ressaltar, no entanto, que alguns REP-C exportam essas informações de forma automática para o sistema em que está interligado. 

Esse modelo também emite um comprovante, assim que o colaborador registra o ponto, para que o profissional tenha um controle sobre sua jornada.

Quais os outros modelos de REP?

A partir da nova legislação, baseada na portaria 671, os modelos de REP permitidos e autorizados para uso das empresa em geral são: 

  • REP-A – Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo: é um registro alternativo, que segue as regras pré-determinadas em acordos ou convenção coletiva de trabalho. 
  • REP-C – Registrador de Ponto Convencional: é utilizado baseado em um aparelho que fica disponível na sede da empresa.
  • REP-P – Registrador Eletrônico de Ponto: é utilizado por meio de programa, servidor ou software em nuvem.  

Todas as regras e determinações de cada REP estão previstas a partir do artigo 75 da portaria 671, que diz justamente o seguinte sobre essas escolhas: 

Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:

I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

O que mudou no REP-C com a portaria 671?

A portaria 671 extinguiu duas outras portarias – 1510 e 373 – que também abordavam questões relacionadas ao registro de ponto. 

A proposta dessa nova portaria era deixar as normas e regras mais claras e facilitar o registro de ponto e a gestão de dados, detalhando mais a fundo o REP-A e o REP-P. 

A se destacar nessas mudanças que a portaria 671 fez relacionado ao controle de jornada de trabalho, estão:

  • Oficializou três modelos de REP: REP-A, REP-C e REP-P, antes da norma eram apenas dois modelos; 
  • Obrigou a emissão de comprovante de registro de ponto, independentemente do formato (eletrônico ou impresso);
  • Eliminou a necessidade de acordos coletivos para o uso de sistemas alternativos;
  • Extinguiu arquivos como AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) e criou um novo padrão fiscal;
  • Espelho de ponto passou a ter mais detalhes.

Os relógios de ponto antigos continuam homologados?

Sim, pelo menos por enquanto. As empresas têm até 1 ano para adequar os seus relógios de ponto antigos de acordo com o programa de tratamento e regras exigidas na portaria 671.

Contudo, o registro de ponto já tem regras a serem seguidas que passaram a valer em 10 de fevereiro de 2022. Já os programas de tratamento tem até o dia 8 de novembro de 2022 para estar em conformidade com as exigências da portaria.  

Lembrando que qualquer inadequação às regras da portaria pode ser motivo para que a empresa sofra processos trabalhistas. 

REP-C: Vantagens e desvantagens

Com as últimas tecnologias trazendo uma grande eficácia no controle da jornada de colaboradores, os modelos mais antigos passaram a ser questionados quanto a automatização desse processo, um dos mais burocráticos do setor de RH/DP. 

Contudo, independentemente do modelo adotado, ele pode oferecer vantagens e desvantagens para a empresa, como o REP-C. Abaixo você confere o lado bom e ruim de optar por esse modelo. 

Vantagens

Diferentemente do que muitos pensam e por mais que esse seja um sistema mais antigo, perante os modelos digitais, existem algumas vantagens em adotá-lo. 

Segurança

O REP-C é o único modelo em que a Portaria 671 diz que existe a necessidade de aprovação do INMETRO. 

Por esse motivo, é visto no mercado como um dos modelos de registro que pode oferecer a maior segurança jurídica no controle de jornada, seja para a empresa como para os colaboradores. 

A transparência também é um item presente no REP-C que apoia inclusive sua fama de ser um modelo seguro. 

Robustez

Diferente de modelos mais antigos, o REP-C apresenta uma robustez que aparece como uma das suas grandes vantagens. 

O sistema consegue executar simultaneamente uma série de processos – impressão de registros, armazenamento de informações, apoio na gestão de horas – sem ter bloqueios ou travamentos. 

Desvantagens

Apesar das vantagens citadas acima, adotar o modelo REP-C pode trazer desvantagens no dia a dia da empresa, principalmente nos quesitos mobilidade e custo-benefício. Confira abaixo as principais desvantagens do REP-C.

Necessidade de um segundo sistema

O REP-C é o aparelho que armazena os dados. No entanto, a gestão dessas informações precisa ser feita em outro sistema. Com isso, ele tem uma grande desvantagem em relação a modelos online, que na prática centralizam esse processo. 

Com essa necessidade de um segundo sistema, a empresa não só acaba perdendo tempo, mas precisa realizar um investimento maior para conseguir armazenar e realizar a gestão dos dados. 

Manutenções onerosas

Por ser um relógio físico, as manutenções tendem a ser mais onerosas para as empresas. 

Podendo haver necessidade da troca de uma peça ou do próprio equipamento e também sendo mais custoso para agendar um técnico especializado para verificar e realizar a manutenção do aparelho. 

Diferente de um ponto digital, por exemplo, que é um software alocado em nuvem e que pode ser reparado a distância pela empresa que cedeu o serviço. 

Gastos com infraestrutura

Outro ponto de desvantagem para o REP-C é que ele é um aparelho que necessita ser instalado na empresa, de forma física, o que requer um bom investimento por parte da companhia. 

Por ser um aparelho físico, a empresa precisa contar com um espaço específico para instalá-lo, além de uma infraestrutura maior, determinada pela empresa que cederá o modelo. 

Isso pode não só tomar mais tempo para que ele seja instalado, mas também exigir um gasto extra com infraestrutura em comparação a um ponto online

Falta de mobilidade

Diferente de um sistema de ponto online, que pode ser acessado de qualquer lugar, pelo colaborador e pela empresa, o REP-C não é móvel. 

Ele precisa estar instalado na sede da organização e se torna impossível movê-lo de lá, prejudicando muitos registros de jornada em que o colaborador está executando seu trabalho a distância, longe da empresa. 

Pouca praticidade

imagem de uma mulher sentada na frente de um computador com cara de preocupada

Só de exigir a instalação do equipamento na sede da empresa, já é possível determinar que ele não é nada prático.

Porém, essa pouca praticidade não para por aí, já que o colaborador precisa estar na empresa para registrar seu ponto e posteriormente o RH precisa extrair essas informações do relógio para realizar o tratamento de ponto. 

Essa rotina faz com que o setor de recursos humanos seja mais burocrático e menos estratégico na sua rotina. 

Qual modelo de REP é melhor para minha empresa: REP-A, REP-C ou REP-P?

A resposta é: depende! A escolha de um modelo de REP deve ser feita a partir de uma série de fatores que serão a base para que a empresa determine qual o modelo ideal e que atende às suas necessidades diárias em relação ao registro de ponto dos colaboradores. 

Critérios de escolha

Muitos pontos podem ser determinantes para que a empresa defina a melhor opção e é por isso que é importante colocar diversos critérios para que a escolha seja assertiva. 

Entre esses pontos a avaliar estão: a segurança, custo-benefício, integração com o sistema da empresa, suporte da empresa que cede a tecnologia/aparelho, facilidades para gestão dos dados, entre outros. Abaixo você confere alguns dos principais itens a se avaliar. 

Custo-benefício

O custo-benefício é um dos principais pontos a serem avaliados antes da escolha do modelo ideal.

Isso porque a empresa precisa colocar na balança se o modelo escolhido vai atender suas necessidades e se esse investimento vai possibilitar vantagens que leve a empresa a diminuir questões burocráticas para focar em estratégias. 

De nada adianta escolher o melhor sistema do mercado, se ele não atende as necessidades da empresa e se a companhia não tem o valor de investimento para essa área. É importante mapear o que a empresa precisa, em relação ao que pode gastar. 

Praticidade

O modelo escolhido vai facilitar a rotina de registro do ponto para os colaboradores e diminuir as burocracias para a gestão dos dados das jornadas? A resposta para essa pergunta pode ser a informação que sua empresa precisa para escolher o melhor modelo. 

Avalie, então, se o modelo irá exigir muitas manutenções, se o colaborador terá facilidade para registrar seu ponto, principalmente para empresas que buscam adotar o teletrabalho, e se o processo de cruzamento de dados e contas é automatizado. 

Redução de custos

Dentro da praticidade e custo-benefício, entra também a redução de custos, importante critério a se avaliar antes da escolha do melhor modelo de REP. A ferramenta escolhida irá ajudar sua empresa a ser mais assertiva nos cálculos, evitando processos trabalhistas? 

Atualmente, muitos desses REP, em função da automatização, acabam contribuindo para que a empresa reduza custos não só com manutenção de um equipamento físico, mas também diminui gastos com erros de cálculos como horas extras. 

Sendo assim, levante sobre quanto o modelo escolhido poderá oferecer uma redução de custos a sua empresa, atuando diretamente nessas questões acima, como gastos em manutenção ou processos trabalhistas. 

Tecnologia alinhada aos propósitos da empresa

imagem de duas mulheres e um homem olhando para um computador

Uma boa escolha também depende de uma tecnologia REP que esteja devidamente alinhada às metas, objetivos e propósitos da empresa. Isso quer dizer que é fundamental fazer uma avaliação do porquê sua empresa precisa de determinado modelo. 

É para agilizar o processo de fechamento da folha? Ter mais segurança? Oferecer facilidades ao empregado para bater o ponto? Seguir as leis trabalhistas? Automatizar os cálculos? Integrar a ferramenta ao sistema da empresa? 

Levantar essas questões vai auxiliar a empresa a alinhar o potencial do modelo REP ao que de fato a empresa precisa e almeja para que ele seja inserido no processo de gestão da jornada de trabalho. 

Conheça o PontoTel – O registro de ponto mais robusto do mercado

Quando se trata do controle de jornada dos colaboradores é imprescindível adotar medidas e escolher um sistema que ofereça segurança jurídica, eficiência e tranquilidade na gestão de dados.

Neste sentido, o registro de ponto mais robusto do mercado é o PontoTel

Além de seguir todas as normas previstas na CLT e na Portaria 671, esse sistema possibilita às empresas acompanhar mais de perto, em tempo real, todas as informações relacionadas à jornada dos seus colaboradores, com maior transparência e efetividade.

Com o PontoTel a sua empresa vai:

  • Centralizar o ponto da empresa;
  • Controlar a jornada dos colaboradores em tempo real;
  • Evitar fraudes no registro de ponto; 
  • Eliminar os erros de apontamentos e de banco de horas sem controle; 
  • Garantir a autenticidade das marcações com um sistema antifraude com 8 medidas de segurança; 
  • Acessar relatórios completos de inconsistência, gerencial, indicador de desempenho e outros;
  • Reduzir passivos trabalhistas; 
  • Diminuir gastos com a folha de pagamento, com uma análise mais minuciosa de horas extras, atrasos, etc.;
  • Economizar em até 80% o tempo para fechamento da folha de ponto.

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Conclusão

Este artigo mostrou a importância do controle de jornada na rotina empresarial e como a escolha de um modelo REP, de forma assertiva, pode contribuir para que a empresa esteja protegida juridicamente e faça os registros de ponto corretamente. 

Você pôde ver que a partir da Portaria 671 houve uma inserção de regras mais objetivas e claras sobre o funcionamento dos registradores eletrônicos de ponto, como o REP-C, que foi o tema principal deste conteúdo. 

Ao longo do texto esse modelo foi detalhado e foram apresentadas algumas vantagens e desvantagens para quem adota ele na sua rotina. 

Além disso, ao fim do conteúdo foi apresentado um registro de ponto mais robusto e completo, o PontoTel, para quem deseja dar um passo além na automatização dos processos e efetividade no registro de ponto da empresa.
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