Controle de entrada e saída de funcionários: Veja o que diz a lei, e qual a melhor forma de controlar

imagem de uma mulher abrindo uma porta

Atualmente os gestores de RH e funcionários das empresas já podem ficar despreocupados quando o assunto é bater ponto. Isso porque já existem diversas formas de fazer o controle de entrada e saída funcionários, além da forma tradicional. E uma delas é através do sistema de registro de ponto eletrônico.

Não por acaso, hoje já é possível realizar essa tarefa de forma automática e com menos burocracias que antigamente. Mas, diante da quantidade de sistemas de RH disponíveis no mercado, é comum ficar em dúvida sobre qual a ferramenta certa para a sua empresa. Afinal, as funcionalidades são muitas e distintas.

Por esse motivo, é muito importante que um bom gestor tenha um conhecimento holístico sobre as necessidades do seu setor. O ideal é que você invista num aplicativo de controle de entrada e saída de funcionários que seja prático, seguro e traga vantagens para a empresa e colaborador.

Por isso, preparamos um conteúdo completo para você se atualizar sobre controle de entrada e saída de pessoas na empresa. Confira:

Acompanhe!

controle de jornada digital e gestao de pessoas

Controle de entrada e saída de funcionários: O que diz a lei?

imagem de dois homens e uma mulher andando na rua

Recentemente, foi criada no Brasil a portaria 671/2021, “que regulamenta disposições relativas à legislação trabalhista, à inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações de trabalho” e substitui as portarias anteriores, de  nº 1510/2009 e nº 373/2011.

Segundo o Art. 73 da portaria 671/2021, que trata “do controle de jornada eletrônico“:

“Art. 73. Sistema de registro eletrônico de ponto é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

Para complementar, o art. 74 menciona que:

Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.”

Art. 74, § 2 da CLT

Segundo o Art. 74, do Decreto Lei. nº 5.452 de 01 de maio de 1943:

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”.

Vale salientar que antigamente, empresas com mais de 10 colaboradores precisavam implementar um sistema de controle de entrada e saída funcionários. Porém com as alterações na Lei da Liberdade Econômica, algumas mudanças ocorreram, como o aumento no número de funcionários para 20 pessoas.

Somente o controle de entrada e saída de funcionários é suficiente?

Do ponto de vista prático, sim. O controle de entrada e saída de funcionários é o suficiente, pois assim, a empresa já pode saber o total das horas de jornada do colaborador. 

Além disso, a lei permite só a assinatura desses horários. Porém, com a reforma trabalhista e a possibilidade de negociar o intervalo, é importante controlar os intervalos também. Ou seja, ao controlar o horário do almoço e outros momentos em que o funcionário estará distante da função, a empresa garante que todas as pausas foram realizadas.

Por isso, independente do tamanho da sua empresa, é muito importante que você tenha acesso a um sistema que possa te auxiliar nesse acompanhamento de entrada de funcionários.

Como fazer o controle de entrada e saída de funcionários?

Dentre as diversas formas de realizar o controle de entrada e saída funcionários, os mais tradicionais são o relógio de ponto e o livro de ponto. Porém, existem outras formas mais eficientes e que apresentam funcionalidades mais modernas. Confira cada tipo.

Livro de ponto ou planilha

O livro de ponto é um modelo mais tradicional de controle de entrada e saída funcionários. Ele é basicamente um caderno, onde ficam registrados horários de trabalho do funcionário e os intervalos para descanso e refeição. Além disso, as empresas mais antigas estavam acostumadas a esse método e sabiam como fazer uma planilha de entrada e saída simples.

O livro apresenta uma tabela com os nomes dos funcionários, horários e outras observações que podem ser incluídas pelo funcionário do RH. Durante um longo tempo, essa foi vista como a única forma de realizar essa tarefa, até que outras soluções começaram a surgir.

Vale salientar que mesmo em meio às transformações tecnológicas, algumas empresas ainda se sentem receosas de adotar controles de ponto mais atuais. Porém, após a migração para o trabalho home office durante a pandemia do COVID-19, esse contexto mudou bastante.

Ponto por aplicativo

O método de controle de ponto por aplicativo é um dos mais seguros do mercado. Além de proporcionar uma melhor otimização do tempo, ele traz mais praticidade e segurança ao gerenciamento do RH.

Ele funciona da seguinte forma: o funcionário irá registrar, através de aparelhos tecnológicos como computadores e celulares, os horários de entrada, almoço, retorno e saída.

Ademais, ele permite que as empresas possam adotar novos modelos de trabalho, como o home office. Além disso, os locais que possuem funcionários atuando externamente também podem se beneficiar.

Qual desses modelos é o melhor?

Certamente, o modelo de registro de ponto por aplicativo tem se mostrado uma alternativa mais segura e eficiente para as empresas. Isso porque, as novas dinâmicas empresariais exigem sistemas mais modernos e informatizados, que reduzam o tempo gasto com atividades burocráticas.

Já os sistemas mais antigos exigem que o colaborador tenha que se deslocar ao seu posto de trabalho para assinar o ponto. Esse método tradicional, como planilha de controle de entrada e saída funcionários, abre muitas brechas para fraudes e aumenta a possibilidade de erro humano.

Benefícios do controle de entrada e saída por aplicativo

imagem de uma mulher mexendo no celular

Sabe-se que muitas empresas já se beneficiam dos softwares de gestão e plataformas que auxiliam as rotinas internas. Por isso, não há como negar as vantagens trazidas pela tecnologia nos mais diversos negócios. 

Agora que você já sabe como realizar o registro de entrada e saída funcionários, saiba quais são os pontos positivos dessa ferramenta. Vamos lá:

Acompanhamento em tempo real

O aplicativo de controle de entrada e saída funcionários possibilita que o gestor possa realizar um acompanhamento em tempo real, pois esse é um sistema dividido em etapas diferentes. 

Sendo assim, quando o colaborador faz a marcação de ponto, a informação logo é reconhecida pelo sistema. Em seguida, ela aparece na folha de ponto online do seu funcionário.

Ou seja, o RH não precisa extrair as informações da plataforma ou sincronizar os dados para ter acesso.

Cálculo de horas automático

Outro benefício do aplicativo de controle de entrada e saída funcionários é o cálculo de horas automático. Assim que o funcionário faz a marcação de ponto, o sistema calcula automaticamente a sua jornada. 

Ao final do mês, é possível ter acesso a um relatório das horas trabalhadas, bem como das horas extras, que é o que falaremos a seguir.

Possibilidade de banco de horas

Contabilizar a quantidade de horas extras é uma tarefa difícil para os gestores de RH. Por esse motivo, muitas empresas encontram nos sistemas de controle de entrada e saída funcionários uma forma de calcular essas horas, pois tudo fica registrado num banco de horas

Certamente, essa é uma das maiores vantagens, sobretudo para o trabalhador, que pode acompanhar o seu banco de horas. E o gestor ainda pode ficar despreocupado e utilizar o tempo para outras tarefas, já que o aplicativo é totalmente automatizado.

Diminuição de fraudes

Fazer o controle de entrada e saída funcionários através de um aplicativo também pode ajudar a empresa na questão da segurança. Afinal, um sistema digital pode evitar erros humanos, evitar fraudes e assegurar a confiabilidade dos dados.

Sem dúvida, essa é uma questão muito importante, uma vez que coletar os dados referente a jornada de trabalho dos colaboradores e guardá-los é uma responsabilidade da organização. Sendo assim, o controle de entrada e saída funcionários por aplicativo pode evitar processos trabalhistas.

Vale salientar que o controle de entrada e saída funcionários possui uma funcionalidade de armazenamento em nuvem. Ou seja, mais praticidade e segurança para a empresa, que terá acesso a um banco de horas.

Transparência entre trabalhador e empregador

Da mesma forma que o gestor pode acessar o sistema de qualquer lugar, o colaborador também pode fazer o registro e acompanhar as suas jornadas de trabalho com precisão. Ou seja, isso significa que haverá uma relação de confiabilidade em ambas as partes.

Sendo assim, através da geolocalização, disponível nos dispositivos móveis com acesso a internet, é possível administrar as jornadas de trabalho e ter certeza que o ponto foi batido no local combinado. O trabalhador poderá ter mais autonomia e a empresa poderá construir um relacionamento mais confiável com o funcionário.

Conheça o PontoTel – O app de ponto ideal para controle de entrada e saída de funcionários

imagem de uma pessoa segurando um celular e usando o aplicativo de controle de ponto da pontotel

O sistema de registro de ponto online da PontoTel é a opção ideal para empresas que precisam gerenciar a jornada dos colaboradores de forma ágil e prática e saber como controlar entrada e saída funcionários. Por isso, ao utilizar a ferramenta, será possível ter acesso a funcionalidades como:

Funcionamento offline 

O aplicativo do PontoTel permite a marcação de ponto mesmo sem internet. O registro é realizado da mesma forma, só que os dados ficam guardados no celular ou tablet, para quando a conexão com a internet for restabelecida. 

Painel de acompanhamento 

A gestão pode ser realizada via web, através do painel de acompanhamento do aplicativo. Isso permite ao gestor ter uma maior agilidade para realizar outras tarefas, e ter o controle de entrada e saída dos funcionários. 

Além disso, é possível acompanhar a evolução das faltas, atrasos, horas extras, e ter acesso a outras informações.

Gestão de escalas e jornadas

As escalas de trabalho são esperadas em muitas empresas que atuam com essa modalidade. É através delas que os funcionários saberão qual a jornada de trabalho que deverão seguir naquela semana.

Por isso, elas devem ser organizadas e estruturadas de tal forma que supra as necessidades da empresa. Ademais, as empresas devem ter atenção para não desrespeitar nenhuma regra da CLT.

Dessa forma, com o aplicativo do PontoTel o gestor poderá ficar seguro quanto a isso. Isso porque ele poderá cadastrar uma nova escala, fazer alterações e alterar jornadas de forma simples e dentro da lei.

Folha de ponto online 

Você já teve alguma dificuldade em fechar a folha de ponto dos colaboradores da sua empresa? Se esse documento fosse online, certamente você teria mais facilidade, não é mesmo?

O sistema do PontoTel possibilita não só um controle de entrada e saída funcionários mais inteligente, como o acesso simplificado à folha de ponto online. Você poderá fazer alterações, lançar férias, adicionar dispensas, atestados, entre outras funções.

Múltiplas formas de marcação de ponto

Através do aplicativo do PontoTel é possível registrar o ponto por telefone, pelo aplicativo online e de forma offline também. Ou seja, há múltiplas formas de realizar o controle de entrada e saída funcionários.

Móvel e seguro

O sistema de marcação de ponto do PontoTel também traz mobilidade aos gestores e colaboradores, pois oferece a possibilidade de ponto móvel. Ou seja, é possível bater ponto de qualquer lugar, sem burocracia e ainda assim fazer o controle de entrada e saída dos funcionários.

Conclusão

Como vimos, ter uma ferramenta de controle de entrada e saída funcionários é essencial para a organização que deseja melhorar a agilidade e segurança ao registrar a jornada de trabalho dos colaboradores. Por esse motivo, garanta um aplicativo que seja seguro e possa te auxiliar nas atividades do Recursos Humanos da sua empresa.

E ao falarmos em confiabilidade, logo lembramos do PontoTel. A empresa possui um sistema completo que irá garantir um controle de funcionários mais seguro e te ajudará a melhorar a relação com seus colaboradores.

Se interessou por essa solução de RH? Então entre em contato conosco e descubra outras vantagens que atendem às expectativas de empresas de todos os tamanhos.

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