O controle de jornada é uma das rotinas mais importantes da empresa, tendo papel fundamental no fechamento da folha de pagamento. Por conta disso,muitas empresas vêm adotando esse controle na gestão de atividade externa também. 

Atividade externa é aquela em que o colaborador atua fora da empresa. Esse modelo de trabalho é muito comum no país, atingindo boa parte da população. 

Dados recentes do Departamento Intersindical de Estatísticas e Estudos Socioeconômicos (Dieese) mostraram que, no país, existem mais de 1 milhão de motoboys, um bom exemplo de profissionais que atuam com uma atividade externa. 

Somente por esse recorte, que considera apenas uma profissão, já é possível perceber o quão grande é o número de profissionais que atuam em atividades externas. 

Por isso, realizar a gestão de jornada desses colaboradores é fundamental para promover uma relação trabalhista mais transparente. Mas como fazer a gestão de uma atividade externa corretamente? Para solucionar essa questão, esse artigo abordará os seguintes tópicos:

• O que é uma atividade externa?
• Qual a diferença entre gestão de atividade externa e interna?
• O que diz a legislação sobre trabalho externo?
• Controle de ponto na gestão de atividade externa.
• Qual o papel do RH na gestão de atividade externa?
• Por que controlar a gestão de atividade externa?

Boa leitura!

O que é uma atividade externa?

Atividade externa é todo tipo de trabalho executado fora da empresa, ou seja, longe de suas dependências. 

Por não ter o colaborador presente na sede da organização, a gestão de jornada para este tipo de atividade é fundamental para que as equipes estejam alinhadas. Entre as funções que realizam uma atividade externa, é possível destacar as seguintes: 

• Entregadores;
• Vendedores externos;
• Fiscais de obras;
• Representantes de marcas.

A mestre, doutora e desembargadora aposentada do TRT, Vólia Bomfim, em seu livro de “Direito do Trabalho” (6º edição), detalhou três tipos de trabalhadores externos, com definições que podem ajudar a entender melhor a importância e quando aplicar o controle de jornada:

• “1º Grupo: Trabalhadores externos cujo controle de horário e de execução das tarefas é impossível ou de difícil mensuração 
• 2º Grupo: Trabalhadores externos cuja atividade desenvolvida é compatível com a fixação de horário.”

Entretanto, com a mudança da legislação, a partir da portaria 671, até mesmo o trabalhador externo cuja jornada era considerada impossível de ser mensurada, agora pode ser alcançado por meio do registro de ponto online.

Qual a diferença entre gestão de atividade externa e interna?

A diferença entre a gestão de atividade externa e a interna está ligada principalmente ao modelo de gestão que é feito em cada uma delas. 

Na gestão de atividade externa, o processo ocorre à distância. Isso porque, na prática, o colaborador não estará alocado nas dependências da companhia. Já na gestão de atividade interna, o colaborador exerce suas funções enquanto está dentro da empresa.

Outro ponto de distinção se refere ao que diz a lei sobre a gestão de atividades externa e interna, mas esse assunto será abordado logo a seguir.

O que diz a legislação sobre trabalho externo?

Na CLT, não existe nenhum artigo que trate especificamente do controle de ponto na gestão de atividade externa. Porém, existe o Artigo 62, de 1994, que ainda gera uma série de dúvidas para empresas que possuem funcionários nesse modelo de trabalho. Ele diz que:

“Art. 62 – Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo: (Redação dada pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)

I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados; (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)”

Apesar deste Artigo dar a entender que a gestão de atividade externa está dispensada, seguir essa orientação talvez possa vir a ser um grande erro da empresa, podendo deixá-la exposta a possíveis ações trabalhistas no futuro. 

Isso porque, se a organização não tem controle sobre a jornada do seu colaborador, não conseguirá se resguardar caso esse colaborador, em algum momento, diga que fez horas extras sem de fato tê-las feito, por exemplo. 
Isto quer dizer que, mesmo com esse Artigo, sancionado em 1994, recomenda-se que a empresa faça a gestão de atividade externa para se proteger quanto a essas questões e evitar processos trabalhistas.

Controle de ponto na gestão de atividade externa

O controle de ponto na gestão de atividade externa é uma forma de a empresa conseguir controlar e organizar a jornada de trabalho dos funcionários que não estão fisicamente na organização. 

Mas o que diz a lei sobre a gestão de jornada dos colaboradores? Conheça os detalhes a seguir:

O que diz a lei sobre o controle de ponto?

Como foi apresentado, a CLT não aborda especificamente o trabalho externo, apesar de citar, no Artigo 62, que esse modelo não exige da empresa a obrigatoriedade do controle de ponto.

Contudo, quando se trata de leis sobre controle de jornada, a empresa precisa se atentar ao fato de que este controle é obrigatório, baseado na CLT e também nas diretrizes previstas a partir da Portaria 671, determinante para desburocratizar a gestão de jornada.

Diz a CLT que: 

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”

Porém, é necessário destacar que também recomenda-se que pequenas e médias empresas também façam o controle de ponto dos funcionários externos para evitar problemas trabalhistas.

Outro ponto importante diz respeito à Portaria 671, que extinguiu a obrigatoriedade da convenção coletiva para o uso de sistemas alternativos de registro de ponto. Com isso, a gestão de atividade externa foi facilitada, por meio de uma gestão remota e prevista na lei. 

Sem contar que, com a Portaria 671, foi estabelecido que, independentemente do local em que o colaborador está, ele pode registrar o seu ponto remotamente, inclusive offline. Ou seja, o impacto da Portaria 671, no caso da atividade externa, foi positivo para o controle de jornada.

Qual o papel do RH na gestão de atividade externa?

Na gestão de atividade externa, o RH tem um papel fundamental para que esse tipo de modelo de trabalho funcione como o esperado. 

Isso porque esse setor, além de ser o responsável por gerir os dados de jornada e fechar a folha, também precisa organizar estrategicamente as escalas de trabalho e criar alternativas para facilitar a gestão de ponto. Neste processo, então, o RH tem como responsabilidades:

• Gerir os dados de jornada;
• Alinhar a questão do registro de ponto com os colaboradores; 
• Fechar a folha de pagamento; 
• Organizar as escalas de trabalho; 
• Prezar pelo cumprimento da CLT e da Portaria 671; 
• Motivar e engajar os funcionários, facilitando o registro de ponto.

Por que controlar a gestão de atividade externa?

Como foi mencionado, controlar a gestão de atividade externa é ter segurança jurídica para que a empresa se resguarde quanto a qualquer tipo de problema em relação ao que um colaborador pode relatar, como a cobrança indevida de horas extras. 

Quando a empresa faz a gestão de atividade externa, ela consegue controlar o tempo de trabalho de seus funcionários, mesmo que eles não estejam fisicamente na empresa, evitando, por exemplo, que um colaborador cobre horas extras que não foram feitas, e garantindo uma folha de pagamento correta e justa para ambas as partes.

Além disso, esse tipo de gestão é benéfica para que a empresa:

• Proporcione maior transparência na relação trabalhista;
• Tenha segurança quanto a veracidade dos dados da jornada;
• Facilite o processo de fechamento da folha de pagamento; 
• Identifique rapidamente possíveis horas extras trabalhadas; 
• Evite jornadas excessivas. 

Como controlar o ponto em atividade externa?

Com a transformação digital, surgiram boas alternativas em relação ao controle de ponto e ao registro de jornada dos funcionários. 

A partir da Portaria 671, houve uma desburocratização dos sistemas de ponto, principalmente com a inserção do REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa). A Portaria 671 descreve o REP-P da seguinte forma: 

“Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.”

Com ele, então, a empresa consegue controlar a atividade externa remotamente, com boas alternativas para o registro de ponto e também com acesso em tempo real dos dados de jornada, seja via web, seja por aplicativos para celular, seja por tablet. 

Controle de ponto online

O controle de ponto online é aquele que oferece novas possibilidades, por meios digitais, de marcação, registro e controle de ponto. 

Por meio do controle de ponto online, tanto o acesso a dados quanto o registro podem ser feitos via web, tablet ou celular. Isso facilita a gestão do trabalho externo, dando à empresa o acesso a esses dados em tempo real e armazenando-os em nuvem.

O controle de ponto online, inclusive, pode trazer outros benefícios para os empregadores que gerem trabalhadores externos:

• Menos custo: quem trabalha com funcionários que realizam uma atividade externa pode apostar em um relógio de ponto móvel, de modo a reduzir custos em relação ao modelo físico, como os de instalação e manutenção.

• Mais segurança: o controle de ponto online conta com um armazenamento em nuvem e com backups diários, que garantem maior segurança no armazenamento de dados. Além disso, esse sistema oferece medidas antifraude para garantir a veracidade das informações das jornadas de trabalho.

• Facilidade no controle de dados: mesmo no caso da gestão de atividade externa, com o ponto online a empresa pode acessar os dados em tempo real, contribuindo para uma tomada de decisão mais estratégica.

• Múltiplas formas de bater o ponto: por meio do ponto online, a empresa oferece diversas alternativas para que o colaborador que exerce uma atividade externa possa registrar seu ponto a distância, via web, tablet, celular, comando de voz, reconhecimento facial e outros.

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No entanto, para adotar o controle de ponto online, a empresa precisa optar por uma plataforma que lhe ofereça segurança e automação em diversas tarefas relacionadas à gestão de uma atividade externa.

Neste sentido, a plataforma PontoTel se destaca com um sistema completo e robusto que facilita o gerenciamento de jornada do registro e a gestão de dados. Com a plataforma PontoTel, a empresa terá,  em relação à gestão de atividade externa, os seguintes benefícios:

• Acesso em tempo real aos dados de jornada dos colaboradores; 
• Diversas alternativas para o registro de ponto, via web, celular ou tablet, por meio de app;
• Eliminação de chances de fraude no registro, com 8 medidas antifraude;
• Cumprimento com as medidas legais previstas na CLT e na Portaria 671;
• Emissão de relatórios gerenciais e de desempenho;
• Redução do tempo de fechamento da folha de pagamento. 

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Conclusão

A gestão de jornada, como destacado ao longo deste artigo, é importante não só para o caso de colaboradores que trabalham internamente, mas também externamente. 

Muito mais do que reunir os dados desses funcionários, a gestão de atividades externas permite que a empresa controle em tempo real a jornada dos colaboradores, e se resguarde por ter em mãos o período exato de trabalho cumprido pelos empregados.

Isso evita uma condenação em ações trabalhistas, com funcionários que cobram horas extras ou jornadas excessivas. 

Além disso, quem se utiliza da gestão de atividades externas, consegue organizar melhor a escala de trabalho dos funcionários, tendo um controle maior sobre as informações de jornada, o que facilita remanejamentos e troca de funcionários para a execução de tarefas.

Como você pôde ver, a tecnologia evoluiu nos últimos anos, e vem contribuindo para que as atividades externas sejam controladas mais facilmente, com o uso do controle de ponto online. 

Essa é uma das alternativas mais recomendadas para quem possui profissionais externos, por permitir que o registro de ponto seja feito remotamente, com um acesso a dados em tempo real por parte da empresa. 

Enfim, independentemente do modelo de trabalho, a gestão de jornada é sempre um grande apoio para a rotina empresarial, sendo importante para evitar erros no fechamento da folha de pagamento e contribuindo para que as relações de trabalho sejam mais transparentes. 

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