Muito tempo antes da popularização do home office, já existiam no mercado de trabalho brasileiro os chamados funcionários externos. Afinal, diversas atividades exigem a locomoção dos colaboradores.
Entretanto, para essas empresas que possuem atividades externas, sempre existiu uma questão: como ter um controle da jornada desse pessoal?
Com o avanço da tecnologia, essa tarefa ficou ainda mais simples, e se você está buscando a melhor forma de controle de ponto para funcionários externos, está no lugar certo.
Neste artigo, vamos falar sobre todas as possibilidades que as empresas possuem quando o assunto é o controle de jornada dos funcionários externos, e o que a legislação diz sobre isso.
Aqui estão os principais assuntos deste texto:
- O que é trabalho externo?
- Diferença entre teletrabalho e trabalho externo
- Controle de ponto para funcionários externos: O que diz a lei?
- Como controlar o ponto de funcionários externos?
- O que diz a portaria 671?
- Conheça o PontoTel
- Funcionalidades da ferramenta
- Benefícios da PontoTel para funcionários externos
- Como funciona o gerenciamento de jornada
Boa leitura!
O que é trabalho externo?
Pode ser considerado um trabalho externo, toda atividade que é necessariamente feita fora de uma empresa.
Mas quais atividades podem ser consideradas externas?
Bom, podem ser as mais variadas atividades. As mais comuns são: vendedores externos, representantes de marcas, entregadores, técnicos de operadoras, entre muitos outros.
Como vimos no começo deste texto, essa é uma modalidade de trabalho bastante antiga no mercado brasileiro, e surgiu muito antes da popularização do home office no Brasil.
Aliás, é importante ressaltar que são duas modalidades completamente diferentes uma da outra.
Vamos entender mais.
Diferença entre teletrabalho e trabalho externo
O teletrabalho, ou home office, se popularizou bastante no Brasil por diversos fatores, mas, somente após a Reforma Trabalhista sancionada em 2017, ele se tornou mais comum entre as empresas, pois foram incluídas regras expressas para essa modalidade.
Você deve estar pensando: “Os dois trabalham fora da empresa, então não possui diferença.”
O raciocínio está certo, porém na prática existem sim diferenças entre o teletrabalho e o trabalho externo.
A mais importante delas é que a própria legislação do teletrabalho deixa claro que o home office não é um tipo de trabalho externo, como podemos ver no artigo 75-B da clt:
“Art. 75-B. Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.”
De acordo com esse artigo, o teletrabalho necessita de algumas ferramentas que permitam ao colaborador realizar a sua jornada de trabalho diretamente de casa sem necessidade de comparecer à empresa.
Usando um exemplo bastante comum, um analista de marketing pode trabalhar de sua casa em regime de home office, para isso ele só precisa de uma conexão com internet e um computador.
Note que o trabalho dele pode ser feito remotamente de qualquer lugar ou até mesmo dentro do próprio escritório.
Já o trabalho externo, ele necessariamente é feito fora do escritório, a própria palavra já diz: externo.
Por exemplo, um técnico de internet, para resolver um problema de conexão na casa de um cliente, ele precisa ir até lá. Ou um vendedor de cosméticos, para mostrar o seu produto, ele precisa ir até os clientes.
São atividades que não possuem um ponto fixo, que se locomovem de um lado para o outro diariamente. Por isso, não se deve confundir as duas modalidades.
Agora que entendemos o que é o trabalho externo e qual a sua diferença em relação ao trabalho remoto, podemos seguir para o assunto principal desse texto.
Controle de ponto para funcionários externos: O que diz a lei?
Diferente do teletrabalho, não existe na CLT um capítulo que versa apenas sobre os funcionários externos. Entretanto, a CLT é bem clara quanto às determinações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores.
De acordo com a legislação, todo trabalhador celetista deve possuir jornada de 8 horas diárias, com o acréscimo de, no máximo, 2 horas extras.
Entretanto, uma grande confusão acontece com os funcionários externos por conta do artigo 62 da CLT, que diz:
“Art. 62 – Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo:
I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados; (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)”
Se você pensa que, de acordo com esse artigo, o seu colaborador externo está dispensado do controle de horas, esse será o maior erro que sua empresa pode cometer!
Com tantos avanços na tecnologia, as barreiras físicas são quase inexistentes no mercado de trabalho, tanto que hoje é possível até mesmo trabalhar de casa.
O que queremos dizer com isso é que, hoje em dia, não é mais impossível fixar um horário de trabalho para os seus colaboradores.
Note que o artigo em questão é do ano de 1994. De lá para cá muita coisa mudou, inclusive o entendimento dos juízes quanto a essa questão.
Não são poucos os casos de trabalhadores externos que, posteriormente, entraram com um processo na justiça contra sua contratante exigindo o pagamento das horas extras, e ganharam a ação.
Isso porque, mesmo que o empregador não disponibilize o controle de ponto, o Art 62 da CLT não isenta ele do pagamento das horas extras e, se o funcionário conseguir comprovar que realizou as horas excedentes, a jurisprudência pode ir a favor do empregado.
Homero Batista, cita em sua obra “Curso de Direito do Trabalho Aplicado”, uma série de situações em que pode ser reconhecido o controle aos horários dos funcionários por parte do empregador.
De acordo com ele, todas as seguintes situações servem para comprovar que o colaborador está submetido a um controle de sua jornada:
- Jornadas de trabalho que se iniciam e terminam dentro do escritório;
- Roteiro de visitas ou compromissos;
- Quantidade de visitas ou ordens de serviço a serem efetuadas em um dia;
- Metas ou cotas relativas a contatos efetuados no dia;
- Controle de quilômetro rodado, seja no carro da empresa ou do funcionário;
- Uso de meios de comunicação para contato remoto (celulares, tablets…).
Isso quer dizer que, caso o colaborador entre com uma ação pedindo o reconhecimento de horas extras, qualquer uma dessas situações acima pode servir como meio de prova.
Por que controlar o ponto dos funcionários externos?
Bom, vimos o que diz a legislação sobre controlar o ponto dos funcionários externos. Mas, a necessidade do controle de ponto vai ainda além das obrigações jurídicas.
Muitos pensam que o registro de ponto é um tipo de monitoramento, mas essa é uma afirmativa errada. Ele é muito mais do que mostrar para a empresa os horários diários dos colaboradores ou estar protegido em caso de um processo trabalhista.
A marcação do ponto traz transparência para a relação de trabalho, protegendo as duas partes de um possível descumprimento da jornada proposta, de jornadas excessivas ou, que não estejam de acordo com a lei.
E, no caso dos funcionários externos, fazer esse controle é ainda mais fundamental para manter tudo às claras.
Sem contar que fazendo o registro, fica mais fácil enviar as informações para a folha de pagamento sem que sejam cometidas divergências entre a realidade da jornada e o que estava previsto.
Agora que já vimos o que diz a legislação sobre o controle de ponto para funcionários externos e o porquê realizar esse controle, chegou a hora de ver como controlar o ponto desses colaboradores.
Como controlar o ponto de funcionários externos?
Essa é uma boa pergunta. Por ser uma modalidade de contrato de trabalho em que o colaborador fica longe da empresa, muitas organizações acabam optando por não realizar esse controle.
Mas, como vimos acima, não controlar pode trazer sérios problemas para a organização. Então, como fazê-lo?
Muitas pessoas ainda acreditam que o único meio de se fazer o controle de jornada sem ser através do relógio de ponto é por meio da anotação manual. E é isso o que acaba sendo feito no caso dos funcionários externos.
Mas, existe um jeito ainda mais fácil e mais indicado para o controle dos funcionários externos. Vamos comparar as duas opções.
Opções de ferramenta de controle de ponto
Folha de ponto manual
Como vimos, nesse tipo de caso a primeira opção de muitas empresas é a folha de ponto manual. Nesse modelo de controle, os próprios funcionários anotam os seus horários, e isso pode não ser um problema aparente.
Entretanto, a folha manual às vezes pode não representar o que de fato acontece, pois ela é extremamente passível de fraudes.
Um outro ponto negativo é que ela não é prática. Para se fazer o apontamento de horas, é necessário passar todas as informações da folha para o computador, e isso demanda tempo e muita atenção, pois qualquer erro prejudica totalmente o cálculo das horas.
Isso sem contar que ainda podem ter rasuras, esquecimento das anotações e muitos outros problemas que deixam tanto o seu colaborador quanto a empresa inseguros.
Controle de ponto a distância
No tópico sobre a legislação, ressaltamos que a tecnologia avançou muito e, atualmente, a distância não é mais um bom argumento para não fazer o controle de ponto.
Por conta da Portaria 373 do Ministério do Trabalho, hoje em dia é possível utilizar o ponto online para controlar a jornada dos colaboradores.
Com esse tipo de ponto móvel, as empresas podem acompanhar o funcionário em seu dia a dia mesmo à distância. Vamos entender mais sobre essa portaria no tópico abaixo.
O que diz a portaria 671?
Por muito tempo, empresas utilizaram apenas o controle manual como forma de controlar a frequência dos colaboradores. Com o passar dos anos surgiram os Registradores de Ponto, os famosos relógios que ficam presos nas paredes das empresas.
Mas, como já dissemos neste texto, a tecnologia avançou e com ela, surgiram formas ainda mais fáceis de se controlar o ponto dos colaboradores.
Com isso, a legislação precisou se adequar às novas ferramentas, e em 2021, surgiu a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência, que unificou as regras estabelecidas nas portarias 1510 e 373, trazendo maior clareza e objetividade nas normas sobre a adoção de sistemas de controle de ponto.
Com ela, as empresas possuem à disposição sistemas modernos e completos para realizar a marcação do ponto, através de sistemas de ponto online. Eles trazem um melhor custo benefício para as empresas, com o uso de ferramentas ágeis e práticas.
Dentre as opções disponíveis, as empresas podem escolher dentre os sistemas pertencentes ao REP-A (sistemas online), ou os do REP- P (sistema de registro eletrônico de ponto via programa).
REP-A
Os sistemas REP-A permitem que as empresas controlem as jornadas de trabalho dos funcionários por meio de ferramentas online.
Como exemplo, os colaboradores podem bater seus pontos de entrada, pausa e saída pelo computador ou celular, desde que seja aprovado em convenção ou acordo coletivo.
Ainda, para trazer a máxima segurança, estes sistemas devem armazenar os dados dos colaboradores em nuvem, impedindo qualquer tipo de alteração no registro. São inúmeras possibilidades de marcação, capazes de agilizar e otimizar este gerenciamento pelo departamento de recursos humanos.
REP-P
Caso as empresas optem pelos sistemas do REP-P, elas encontrarão os modelos mais modernos e completos do mercado.
Além de também dispor de uma grande diversidade de marcação de ponto via computador, celular ou tablet, estes sistemas vêm acompanhados de um sistema de tratamento robusto, os quais emitem um comprovante a cada ponto registrado.
Eles permitem que as jornadas dos colaboradores sejam acompanhadas em tempo real, incluindo a visualização de dados extremamente importantes para uma boa gestão de pessoas, tais como: horas extras, banco de horas, e muito mais.
Conheça o PontoTel
O PontoTel é um sistema de controle de ponto bastante robusto, que está presente no mercado há muitos anos. Ele nasceu com o intuito de facilitar o controle de jornada nas empresas, unindo o registro à gestão de ponto.
Para a PontoTel, apenas fazer o registro de ponto não é o suficiente, uma vez que a etapa depois da coleta de informações é essencial.
Por isso, o sistema reúne diversas funcionalidades para levar o melhor da gestão de ponto para as organizações.
Veja no próximo tópico.
Funcionalidades da ferramenta
Registro
O sistema PontoTel possui diversas formas de registro de ponto, e todas elas garantem a máxima segurança para sua empresa.
Além disso, também é possível fazer o registro do ponto de forma offline, e assim que o colaborador estiver conectado à internet, os pontos subirão para o sistema automaticamente.
Entre as principais medidas de segurança estão:
Reconhecimento facial e voz
Para você ter certeza de quem está registrando o ponto, através da captura da imagem e voz da pessoa.
Geolocalização
Permite que o gestor saiba o local onde foi registrado o ponto, evitando que os colaboradores marquem o ponto em lugares não combinados.
Senha
Cada colaborador possui a sua própria senha pessoal, e isso unido às outras medidas torna o sistema muito mais seguro.
Acompanhamento em tempo real
Na ferramenta PontoTel, após o registro de ponto, as informações sobem para o sistema em nuvem e podem ser acessadas em tempo real através de um computador e, até mesmo, de um celular com o aplicativo de gestão que mostra os dados das jornadas dos colaboradores.
Tratamento de ponto
Todo final do mês é necessário que o RH faça o tratamento do ponto dos colaboradores, que consiste em analisar as informações, corrigir os pontos, realizar os cálculos e muitas outras tarefas que, só de pensar, o RH já fica com dor de cabeça.
Com a PontoTel, sua empresa não terá mais esse problema, pois o sistema conta com diversas ferramentas que agilizam e auxiliam no tratamento do ponto, deixando seu fechamento de folha muito mais rápido.
Integração com os principais sistemas de folha de pagamento
Depois de fazer o tratamento das informações do ponto e tirar os apontamentos de horas, é preciso enviar todas essas informações para a folha de pagamento. Para auxiliar nessa tarefa. o sistema PontoTel possui integração com os principais sistemas de folha de pagamento.
Tudo isso para facilitar a sua gestão de ponto.
Essas são só algumas das funcionalidades do sistema, ainda tem muito mais ferramentas super úteis para o seu negócio.
Benefícios da PontoTel para funcionários externos
Com o sistema PontoTel, sua empresa poderá garantir que a jornada dos colaboradores seja devidamente anotada mesmo à distância, e os seus funcionários contarão com a praticidade de realizar a marcação utilizando um simples celular.
Dessa forma, informações como: horas extras, atrasos e dispensas, serão anotadas garantindo a maior transparência entre empresa e colaborador.
Como funciona o gerenciamento de jornada
O PontoTel não é apenas um aparelho de registro de ponto, mas é um sistema de gestão de ponto completo.
Nele, você pode organizar o seu quadro de funcionários determinando as jornadas dos colaboradores e organizando em escalas.
Sua empresa ainda conta com mais de 30 tipos de relatórios que mostram diagnósticos precisos sobre como anda a jornada dos seus colaboradores, com índices de horas extras, absenteísmo, e outras informações que podem ajudar a sua empresa a ser mais estratégica.
Gostou de tudo isso e quer falar com a PontoTel? Confira o próximo tópico.
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Conclusão
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Nesse texto, você viu o que diz a legislação sobre o controle de ponto para funcionários externos, como controlar a frequência desses funcionários e qual é o melhor sistema para essa tarefa.
Lidar com a jornada dos seus colaboradores externos pode ser muito mais fácil quando se tem um sistema como o PontoTel, que te auxilia no controle de jornada e ainda entrega a melhor gestão de ponto para sua empresa.
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Aline Fernandes, é jornalista, especialista em marketing digital e redatora do blog da PontoTel sobre Recursos Humanos e Administração de Empresas.