Modelo Gratuito: Folha de ponto de funcionários

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A folha de ponto dos funcionários é um documento feito mensalmente por diversas empresas,  os dados extraídos dela interferem diretamente na folha de pagamento mensal. 

Isso porque, os apontamentos servem para a empresa identificar os dados da frequência dos funcionários, como faltas, horas extras, entre outras coisas que veremos ao longo deste texto. 

Podemos dizer que fechar a folha de ponto é o processo mais crítico da rotina de RH. Se a empresa usa folha manual então, nem se fala. 

A folha de ponto manual exige muito tempo e atenção, qualquer erro pode causar prejuízos tanto para o empregado quanto para o funcionário. Isso quando não terminam em um processo trabalhista

Você deve estar pensando que é exarotgero, mas na verdade não é.  E  posso provar que não!

Existe um ranking com os temas mais recorrentes de processos trabalhistas registrados nos Tribunais Regionais do Trabalho. E adivinha? 

A maioria dos processos tem muita relação com o controle de jornada dos funcionários

Por isso, nesse artigo vamos falar sobre a importância da folha de ponto, o que diz a legislação atualmente e os principais tipos.

Confira os principais assuntos: 

banner pontotel folha de ponto

O que é folha de ponto

A folha de ponto, é um documento feito para registrar a frequência e os horários dos funcionários durante o seu dia de trabalho. Nela, os colaboradores marcam o ponto cerca de quatro vezes ao dia. São registrados os pontos de entrada, almoço, volta do almoço e saída.

No final do mês, temos uma folha cheia de registros e, é a partir dessa folha que são retiradas as informações da frequência para a folha de pagamento dos colaboradores

Ou seja, dela são retirados os descontos como faltas injustificadas, atrasos, entre outros e os adicionais como horas extras ou horas noturnas

Por isso, como dissemos acima, ela interfere diretamente nas informações da folha de pagamento. 

Mas, será que ter uma folha de ponto é obrigatório? Vamos descobrir.

O que diz a Lei sobre a folha de ponto? (art 74 da CLT)

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O artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), determina que os estabelecimentos com mais de 20 colaboradores, devem realizar a anotação dos horários de entrada e saída dos funcionários. Esses registros podem ser feitos em meios manuais, mecânicos ou eletrônicos

Isso quer dizer que, independente do número de filiais que a empresa tenha, se em um estabelecimento for atingido o número de 20 funcionários é obrigatório existir um controle de frequência.

Agora, caso o seu estabelecimento não chegue ao número de 20 colaboradores, se torna opcional fazer esse controle. 

Entretanto, é preciso lembrar que não ter um registro fiel dos horários dos colaboradores pode abrir margem para problemas no futuro. 

Além de não ter controle sobre a jornada dos seus funcionários, você não conseguirá identificar eventuais problemas.  Por isso, uma folha de ponto simples, pode te ajudar.

Quando usar uma folha de ponto para funcionários?

O uso de folha de ponto é obrigatório apenas para estabelecimentos com mais de 20 funcionários. Entretanto, o controle de jornada, seja ele por folha ou eletrônico, é algo essencial. 

Muitas organizações cometem o erro de não controlar a jornada de nenhuma forma, e por isso acabam enfrentando diversos problemas trabalhistas. 

Os motivos que as empresas alegam para não controlar o ponto são variados. Vão desde pensar que sistemas de ponto são muito caros e dão muito trabalho, até dizer que os funcionários não vão preencher as folhas corretamente. 

Agora, o que será que é mais trabalhoso, fechar a folha de pagamento e precisar ficar lembrando qual dia o colaborador faltou ou, simplesmente anotar todos os dias da frequência para ter um controle?

Sem falar dos casos em que as empresas são acionadas na justiça por conta de horas extras, e ficam impossibilitadas de comprovar se as acusações são falsas ou verdadeiras. 

Como vimos no começo desse texto, os processos trabalhistas envolvendo controle de jornada não são poucos. Por isso, usar um controle de frequência é uma ótima maneira de evitar esse tipo de situação. 

Mas afinal, a folha de ponto basta? Vamos explorar algumas de suas vantagens e desvantagens. 

Vantagens e desvantagens da folha de ponto de funcionários

Você sabe quais são as vantagens e desvantagens de utilizar uma folha de ponto? Eu já ouvi muitas histórias de clientes, por isso, trouxe algumas das vantagens e desvantagens deste modelo. 

Vantagens da folha de ponto de funcionários

A folha de ponto é uma das opções mais utilizadas por pequenas e médias empresas para marcação de ponto,  sabe o por quê?

Por ser uma opção de menor custo, mais simples e acessível.

Uma empresa pode implementar esse sistema de forma fácil e rápida. E para algumas empresas a otimização de custos é muito importante. 

Podemos dizer que a folha de ponto é algo inicial, mas a longo prazo ela não é sempre o meio mais barato, veja o motivo. 

Desvantagens da folha de ponto

Não podemos dizer que uma folha de ponto não cumpre o que ela promete. Sim, é um meio de registro de frequência. 

Entretanto, ela possui desvantagens que devem ser levadas em consideração na hora de decidir se esse é o melhor meio para controlar a jornada de trabalho na sua empresa. 

Para utilizá-la, você deve analisar quantos funcionários possui, e se o seu setor de recursos humanos terá tempo de conferir e fechar todas as folhas. 

Aliás, essa é uma das maiores desvantagens da folha de ponto, todo final de mês a pessoa responsável por conferir os registros leva em média duas a três semanas somente dedicada à isso. 

Também vale ressaltar que ela ainda pode trazer muita dor de cabeça na hora conferir a folha. Isso porque, as vezes a escrita dos colaboradores pode não ser fácil de decifrar. 

Imagine a seguinte situação, o seu colaborador errou na hora de colocar o horário, tentou consertar e rasurou ainda mais. É muito estressante ficar tentando identificar o que está escrito ali.  

Outra desvantagem, é que a folha de ponto não é segura.Isso, pois é passível de fraude e até mesmo erros manuais na hora de passar às informações de ponto para armazenar os dados.

Por isso, meios eletrônicos ou digitais possuem mais vantagens. Mas, falaremos sobre esses tipos de sistemas mais para a  frente. 

De qualquer forma, eu sei que você veio até aqui para saber como funciona e como calcular a  folha de ponto.  

Por isso, agora quero te explicar quais são os tipos de folha de ponto existentes e disponibilizar um modelo de folha personalizado da PontoTel.

Tipos de folha de Ponto

Folha de ponto simples

Uma folha de ponto simples, é uma forma de controle individual em que cada colaborador possui a sua folha com os dias do mês em questão. 

Seu preenchimento também é bem simples, o funcionário anota todas os horários de sua jornada na folha de ponto e no final do mês entrega as anotações para a equipe de RH ou pessoa responsável.

Como funciona o livro de ponto

O livro ponto é um diário, onde o funcionário anota na linha do seu nome os seus horários, diariamente. O bom é que neste modelo todos os registros dos colaboradores ficam concentrados em um único lugar.

Ele pode ser comprado em papelarias e possui a mesma dinâmica que as folhas de ponto. 

Planilha de controle de ponto

A planilha de controlar o ponto é um complemento da folha de ponto. É uma forma de organizar as informações registradas nas folhas dos funcionários. Ela possui a mesma dinâmica das que já mencionamos acima. Porém, ao invés de cada colaborador fazer o seu controle diário, essa tarefa fica encarregada pelo gestor da área.  

Algumas planilhas, como a que a PontoTel disponibiliza, possuem fórmulas prontas que calculam automaticamente as horas, mostrando assim os apontamentos gerais do mês daquele colaborador. 

Folha de ponto mecânica

A folha de ponto mecânica, também conhecida como relógio de ponto cartográfico, é um pouco mais segura do que as anteriores. 

Nesse modelo, o funcionário utiliza um relógio de ponto para registrar os horários de sua jornada em seu cartão de ponto

O processo é bem simples, o funcionário insere o seu cartão de ponto no relógio que faz a anotação de entrada, pausa para almoço e saída. 

Esse tipo de sistema solucionou o problema de rasuras e fraudes das anotações dos horários de trabalho, uma vez que ele faz as anotações exatas do horário por meio do relógio. 

Entretanto, ele é tão burocrático quanto o ponto manual, uma vez que todas as informações precisam ser transcritas manualmente pelas equipes de RH. 

Pode parecer uma coisa simples, mas calcular as horas trabalhadas, atrasos, horas extras e outras informações de uma folha de ponto é um processo muito trabalhoso, e requer tempo e dedicação das equipes de RH.  

Folha de ponto digital

Já a folha de ponto digital é uma das forma mais seguras para se fazer o controle das horas dos funcionários. 

Nesse modelo é utilizado um sistema de controle de jornada, onde os funcionários realizam as marcações dos horários por meio de relógios de ponto, computadores, celulares ou tablet. 

Dessa forma, toda vez que um colaborador realizar a marcação, o sistema preencherá a informação na sua folha de ponto automaticamente. 

Os sistemas de registro de ponto alternativos são muito mais completos do que os modelos de sistemas de folha manuais.

Isso porque esses sistemas possuem relatórios que avisam quando existe inconsistências na folha de ponto. Ou seja, se possui pontos faltantes, atrasos, faltas injustificadas, entre outras informações que fazem toda diferença no gerenciamento das jornadas. 

Isso, sem falar na facilidade de enviar as informações do ponto para a folha de pagamento. Com esse tipo de sistema, fechar a folha de pagamento é um processo muito mais simples e rápido. 

Folha OCR

A Folha OCR é  um meio de controle de jornada desenvolvido pela PontoTel. Ela consiste em um sistema que realiza a leitura óptica dos dados registrados na folha. 

Então, se a sua empresa não quer abandonar o método de preenchimento manual, esse tipo de folha pode ser uma opção para poupar tempo. Veja como funciona. 

Primeiro, você deve imprimir a folha pelo sistema da PontoTel, ela já sairá totalmente personalizada com os dados da sua empresa e do colaborador.  Depois, basta distribuir as folhas para que os seus funcionários façam o registro diariamente. Quando chegar o final do mês, você precisará fazer uma digitalização desta folha. 

Ao digitalizar a folha, o sistema de reconhecimento óptico converterá os dados registrados e os exportará para o sistema de Gestão da PontoTel. Dessa forma, você poderá fazer todo o controle sem precisar digitar os dados da folha para um sistema de cálculo. Aqui, você terá todos os apontamentos em poucos cliques. 

Gostou da ideia? Então peça uma cotação da Folha de Ponto OCR da PontoTel


Modelo de folha de ponto mensal para imprimir

Como falamos, muitas empresas ainda utilizam este método. E, para facilitar, preparamos um modelo gratuito desenvolvido e personalizado pela PontoTel

Como preencher a folha de ponto manual?

Após baixar e imprimir a folha de ponto, você precisará preencher os dados da empresa e do funcionário.

Feito esse procedimento você precisará entregar a folha para os funcionários irem preenchendo durante o mês correspondente os dados de entrada, pausa para almoço e saída. 

Quando chegar ao final do mês, será necessário recolher as folhas de ponto para calcular o total de horas, horas extras, atrasos, faltas entre outras informações pertinentes a jornada de trabalho. 

Vale ressaltar que é necessário coletar a assinatura dos colaboradores em suas respectivas folhas de ponto.  Após fazer todo esse procedimento é só enviar as informações do ponto para a folha de pagamento. 

Agora que já falamos sobre os modelos de folha de ponto, confira a seguir as principais dúvidas sobre o tema.

Principais dúvidas sobre folha de ponto

como-controlar folha de ponto dos funcionarios folha coletiva ou individual

Folha de ponto é obrigatória?

A CLT especifica que empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a adotar um modelo de sistema de controle de jornada, podendo ser: manual, mecânico ou eletrônico. Para esses casos a folha de ponto será obrigatória. 

Já para empresas com menos de 20 funcionários, a folha de ponto não será obrigatório. Mas como falamos mais acima, controlar a jornada de trabalho dos funcionários é essencial por vários motivos. 

Folha de ponto coletiva ou individual?

A folha de ponto é um documento individual, portanto, cada colaborador deverá ter a sua. Até mesmo nos casos do livro ponto.  Ficou confuso? Vou te explicar. 

Vamos supor que você adotou na sua empresa o livro de ponto. Dessa forma, todos os dias seus colaboradores registram os horários de trabalho nesse livro. Nesse caso, o livro é coletivo. 

Mas, ao chegar no final do mês, você deverá transcrever as informações de cada colaborador individualmente. Ou seja, cada colaborador terá a sua própria folha de ponto, da qual deverá ser assinada por ele. 

Dessa forma, apenas o registro de ponto é coletivo, mas as folhas de ponto devem ser individuais. 

Quem deve preencher a folha de ponto?

A folha de ponto deve ser preenchida por cada funcionário individualmente durante a sua jornada de trabalho. A empresa ou gestor de área não pode preencher os horários por um colaborador nem mesmo um colaborador pode preencher a folha de outro.

O que é anotação britânica de ponto?

A expressão anotação britânica de ponto, refere-se à marcação da jornada de trabalho fixa. Ou seja, todos os dias a jornada se inicia na mesma hora, minuto e segundo. 

Você deve estar pensando que isso é impossível de acontecer, não é mesmo? Sim, e é mesmo. 

A anotação britânica não transmite a realidade da jornada de trabalho, Logo, a presunção é de que isso é uma fraude. 

Hoje esse tipo de sistema de controle de jornada é proibido, mas vale ressaltar que já foi muito utilizado antigamente. 

Por isso, se você não quer ser autuado na justiça do trabalho, deve evitar esse tipo de sistema. 

Pode ter rasuras na folha de ponto?

Não, a folha de ponto é um documento que comprova a frequência dos funcionários. Qualquer rasura pode indicar que a informação foi alterada e, portanto, ela não possui valor como prova. 

Agora que sanamos as principais dúvidas, que tal eu te mostrar como preencher a folha de ponto dos seus colaboradores por meio da planilha ou da folha de ponto? 

Modelo de folha de ponto para Excel 2020 [Planilha]

como controlar folha de-ponto dos funcionarios folha planilha de horas

Atendendo a vários pedidos, trouxemos uma planilha de controle de frequência para o gerenciamento de maneira prática e eficiente das marcações de ponto. 

Se você ainda não possui um método eficiente de controle de horas, está na hora de organizar essas informações em uma planilha que realiza a contagem das horas.

Com a planilha, ainda que o registro do funcionário seja feito manualmente e o gestor precise catalogar os dados diariamente, você tem em mãos um instrumento confiável. 

Baixe agora a planilha e continue lendo o artigo que vou te mostrar como ela pode te ajudar. 

Como bater ponto na planilha?

A planilha de controle de horas criada pelo PontoTel, pode ser utilizada tanto no programa do Excel, quanto no Google Planilhas

No caso do Google Planilhas, a vantagem é que a planilha será armazenada na nuvem. Assim, você e seus gestores poderão acessá-la de qualquer lugar, como por exemplo no home office.  

A planilha já traz em suas células as fórmulas para o cálculo automático das horas que serão inseridas.

Dessa forma, é só baixar o arquivo e preencher com as informações da sua empresa, equipe e dados de cada colaborador. 

 Feito isso, é só alimentar a planilha com as informações diárias de entrada, saída e pausa para almoço. Quando chegar o fim do mês, você poderá consultar a quantidade de horas trabalhadas, horas extras realizadas além de possíveis atrasos e faltas. 

Um dos benefícios é a centralização das informações do ponto em um único lugar. Afinal, quando falamos de controle de horas, é fundamental que os dados estejam organizados.

Sistemas de controle de ponto eletrônicos

Vimos até aqui que existem diversos modelos de folha de ponto. Mas, pense comigo, será que vale a pena investir em um controle de ponto e  trazer mais trabalho para sua empresa?

Acredito que a resposta seja não. 

É justamente por isso que eu quero falar sobre os sistemas de registro de ponto eletrônico

Lembra que mais acima eu te disse que existem sistemas que fazem todo esse trabalho de coleta, organização e cálculo das horas trabalhadas automaticamente?

Seria muito mais prático e simples ter um sistema assim na sua empresa, não é mesmo?

Por esse motivo,  muitas companhias têm optado pela folha de ponto online, também conhecido como ponto alternativo. 

Os sistemas de registro de ponto alternativos são equipamentos que permitem a marcação dos horários de trabalho. Tudo isso de uma forma simples e muito mais eficaz do que os sistemas manuais. 

Como vimos, hoje em dia o celular também é uma forma de registro de ponto. Quer coisa mais simples que isso? Afinal, quase todo mundo tem celular hoje em dia. 

Então, porque não utilizá-lo para gerenciar as jornadas de trabalho? Confira as principais vantagens tipo de controle. 

Vantagens de bater o ponto no celular

como controlar folha de ponto dos funcionarios controle por celular

Aplicativos de controle de jornada, como o desenvolvido pela PontoTel, permitem que o funcionário realize a marcação de ponto onde quer que ele esteja, mesmo sem acesso à internet. 

Mas, como isso pode ser vantajoso? 

Suponhamos que seu funcionário trabalhe no 15º andar, mas seu relógio de ponto fica no térreo. Imagine quanto tempo esse funcionário não vai perder até descer todos esses andares para o bater ponto, e depois ter que subir tudo novamente para poder almoçar? 

Agora, imagine isso com uma equipe inteira.

Seria muito mais prático ter um aparelho de ponto em cada andar da sua empresa, e a forma mais fácil e com bom custo-benefício é com o ponto online. 

Agora, preciso te dizer que a mobilidade não é o único benefício de se controlar o ponto por celular, eles também são muito seguros!

Aplicativos de ponto como os da PontoTel são muito inteligentes, possuem diversas medidas de segurança como geolocalização e reconhecimento facial. Assim, fica impossível do colaborador rasurar ou fraudar suas marcações. 

Com a utilização da internet, as marcações de ponto são enviadas em tempo real para o sistema de tratamento de ponto

Dessa forma, as equipes de RH conseguem acompanhar tudo que está acontecendo dentro da empresa, ou seja, quem está atrasado, fazendo horas extras, e muito mais. 

Mas, não se preocupe, se o dispositivo não estiver conectado à internet, assim que for acontecendo os registros, ele armazenará e fará a transmissão dos dados para o sistema integrado. 

Conclusão

Chegamos ao final desse texto e eu sei que foram muitas informações sobre os variados tipos de folha de ponto, sistemas de registros de ponto alternativos, controle de horas extras e muito mais.  

Mas, a melhor notícia ao conhecer alguns dos tipos de folha de ponto é que você precisa escolher apenas um.

Por isso, se você tiver em dúvida sobre qual sistema de controle de jornada escolher para a sua empresa,  pode fazer uma demonstração gratuita do sistema PontoTel. Explique suas necessidades aos nossos consultores e eles te indicarão a melhor solução!

Artigo atualizado por: Aline Fernandes 

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O PontoTel é um robusto sistema de registro, tratamento e gestão de ponto que uniu todas as etapas da gestão de pessoal em um só lugar. 

Ficou curioso para saber por que o sistema PontoTel é a melhor solução do mercado em controle de frequência e gestão de ponto?

Então venha saber mais - você é nosso convidado para uma demonstração exclusiva. Solicite um horário no formulário abaixo e entenda como podemos tornar a gestão de ponto na sua empresa muito mais simples e eficiente.

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