Como Calcular a Folha de Ponto dos Funcionários [Planilha]

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Como calcular a folha de ponto dos funcionários? Essa é uma pergunta bastante válida. 

Geralmente, algumas empresas começam a fazer o cálculo nos últimos dias do mês, porque a folha de ponto interfere diretamente na folha de pagamento.

Isso porque os apontamentos servem para a empresa identificar o saldo de banco de horas, faltas, horas extras entre outras coisas que vamos ver ao longo desse texto. 

Podemos dizer que calcular a folha de ponto é o processo mais crítico da rotina de RH. Se a empresa usa folha de ponto manual então, nem se fala. 

A folha manual exige muito tempo e atenção, para não ter um erro que possa causar um processo judicial. 

Você deve estar pensando que eu estou exagerando, mas eu não estou. E  posso provar que não!

Existe um ranking com os temas mais recorrentes de processos trabalhistas registrados nos Tribunais Regionais do Trabalho. E adivinha? 

A maioria dos processos tem muito haver com controle de jornada dos funcionários

Por isso, nesse artigo eu vou te falar sobre a importância da folha de ponto, o que diz a legislação, os tipos e por fim como fazer os temidos cálculos. 

Vamos começar!

O que é folha de ponto

A folha de ponto é um documento feito para registrar a frequência e os horários dos colaboradores de uma empresa durante sua jornada de trabalho. 

Na maioria das empresas os colaboradores marcam o ponto cerca de 4 vezes ao dia. São registrados os pontos de entrada, almoço, volta e saída.

No final do mês, temos uma folha cheia de registros, é a partir dessa folha que são retiradas as informações de pagamento dos colaboradores. 

Mas será que ter uma folha de ponto é obrigatório? 

Vamos descobrir.

Quando usar uma folha de ponto para funcionários

Eu diria que o controle de jornada, seja ele por folha ou eletrônico, é algo essencial para qualquer empresa. 

Muitas empresas cometem o erro de não controlar a jornada de forma nenhuma. E o motivo?

Bom, dos mais variados, vão desde achar que sistemas de ponto são muito caros, ou que fechar folha dá muito trabalho, até dizer que os funcionários não vão preencher as folhas corretamente. 

Agora eu te pergunto, o que será que é mais trabalhoso, na hora de fechar a folha de pagamento, ter que ficar lembrando qual dia o colaborador faltou para calcular o desconto? Ou, simplesmente anotar todos os dias da frequência para ter um controle?

Sem falar dos casos em que as empresas são acionadas pela justiça por conta de horas extras e ficam impossibilitadas de comprovar se as acusações são falsas ou verdadeiras. Isso sim pode ser muito trabalhoso. 

Eu te disse no começo desse texto que os processos envolvendo controle de jornada não eram poucos. Eu sei que você deve estar pensando em como evitar isso?”

Usar um controle de frequência é uma ótima maneira de evitar esse tipo de situação. 

Além do mais, de acordo com a CLT, controlar a jornada dos trabalhadores é obrigatório para algumas empresas. Por falar em lei que tal darmos uma olhada nas especificações sobre a marcação de ponto.

O que diz a Lei? (art 74 da CLT)

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O artigo 74 da CLT, determina que os estabelecimentos com mais de 10 colaboradores, devem anotados horários de entrada e saída, assim como os intervalos também.  

A lei especifica que esses registros podem ser feitos em meios manuais, mecânicos ou eletrônicos

Isso quer dizer que, independente do número de filiais que a empresa tem, se em um desses escritórios atingir o número de 10 funcionários é obrigatório existir um controle de frequência.

Agora você deve estar pensando: “e se eu não tiver 10 colaboradores?”. 

Nesses casos, se torna opcional fazer esse controle. 

Mas, lembre-se que não ter um registro fiel dos horários dos colaboradores é abrir margem para problemas no futuro. 

Além de não ter controle nenhum sobre a jornada dos seus funcionários, você não conseguirá identificar eventuais problemas.  

Uma folha de ponto simples, pode te ajudar, mas claro, utilizar apenas o método da folha de ponto traz vantagens e desvantagens. 

Vou explicar melhor no próximo tópico.

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Vantagens e desvantagens da folha de ponto de funcionários

Você sabe quais são as vantagens e desvantagens de utilizar uma folha de ponto? Eu já ouvi muitas histórias de clientes, por isso, vou te contar agora o que é vantajoso e o que não é. 

Vantagens da folha de ponto de funcionários

A folha de ponto é uma das opções mais utilizadas por pequenas e médias empresas para marcação de ponto,  sabe o porquê?

Por ser uma  opção de menor custo, mais simples e acessível. Uma empresa pode implementar esse sistema de forma fácil e rápida. E para algumas empresas a otimização de custos é muito importante. 

Podemos dizer que a folha de ponto é algo inicial, mas a longo prazo, nem sempre o mais barato é o melhor, veja o motivo. 

Desvantagens da folha de ponto

Não podemos dizer que uma folha de ponto não cumpre o que ela promete. Sim, é um meio de registro de frequência. 

Entretanto, ela possui desvantagens que devem ser levadas em conta na hora de decidir se esse é o melhor meio para controlar a jornada de trabalho na sua empresa. 

Por isso, você deve analisar, quantos funcionários a sua empresa tem e se o seu setor de recursos humanos terá tempo de conferir e fechar todas as folhas. 

Essa é uma das maiores desvantagens da folha de ponto, todo final de mês, a pessoa responsável por conferir os registros leva em média duas a três semanas  somente dedicada à isso. 

Outra desvantagem, é que a folha não é um meio seguro, pois, é passível de fraude e até mesmo erros na hora de passar às informações de ponto para armazenar os dados.

E eu também posso ressaltar que ela te fará perder a cabeça toda vez que for conferir a folha. Isso porque as vezes a escrita dos colaboradores pode não ser fácil de decifrar. Sim, a escrita é sempre um problema nesses casos. 

Imagine a seguinte situação, o seu colaborador errou na hora de colocar o horário, tentou consertar e rasurou ainda mais. É muito estressante ficar tentando identificar o que está escrito ali.  

Por isso, meios eletrônicos ou digitais possuem mais vantagens. Mas eu falarei sobre esses tipos de sistema mais para a  frente. 

De qualquer forma, eu sei que você veio até aqui para saber como funciona e como calcular a  folha de ponto.  

Por isso, agora eu quero te explicar quais são os tipos de folha de ponto existentes e disponibilizar um modelo de folha personalizado da PontoTel.

Tipos de folha de Ponto

Folha de ponto simples

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Uma folha de ponto simples é aquela individual onde cada colaborador tem a sua folha com os dias do mês. 

Seu funcionamento também é bem simples, o funcionário anota todas os horários, entrada, pausa para almoço, e saída na folha de ponto e no final do mês entrega as anotações para a equipe de RH.

Livro de ponto

O livro de ponto, é aquele que a empresa compra em papelarias. E possui a mesma dinâmica que as folhas de ponto. 

Ou seja, é um livro diário, onde o funcionário anota na linha do seu nome os seus horários, ele mantém todos os registros dos colaboradores concentrados em um único lugar. 

Planilha de controle de ponto

Já a planilha de controlar o ponto é um complemento da folha de ponto. É uma forma de organizar as informações registradas nas folhas dos funcionários. 

Algumas planilhas, como a que o PontoTel preparou, possuem fórmulas prontas que calculam automaticamente as horas, mostrando assim os apontamentos gerais do mês daquele colaborador. 

A planilha de ponto, possui a mesma dinâmica das que eu já citei mais acima. Porém ao invés de cada colaborador fazer o seu controle diário, essa tarefa fica encarregada pelo gestor da área.  

Folha de ponto mecânica

A folha de ponto mecânica, também conhecida como relógio de ponto cartográfico, é um pouco mais segura do que as anteriores. 

Nesse modelo o funcionário utiliza um relógio de ponto para registrar os horários de sua jornada em seu cartão de ponto

O processo é bem simples, o funcionário insere o seu cartão de ponto no relógio, que geralmente fica localizado na entrada da empresa. 

Dessa forma o relógio faz a anotação de entrada, pausa para almoço e saída. Esse tipo de sistema solucionou o problema de rasuras e fraudes das anotações dos horários de trabalho, uma vez que ele faz as anotações exatas do horário por meio do relógio. 

Entretanto, ele é tão burocrático quanto o ponto manual, uma vez que todas as informações precisam ser transcritas manualmente pelas equipes de RH. 

Pode parecer uma coisa simples, mas calcular as horas trabalhadas, atrasos, horas extras e outras informações de uma folha de ponto pode ser muito trabalhoso, e requer tempo e dedicação das equipes de RH.  

Folha de ponto digital

Já a folha de ponto digital é uma das forma mais seguras para se fazer o controle das horas dos funcionários

Nesse modelo é utilizado um sistema de controle de jornada onde os funcionários realizam as marcações dos horários realizados por meio de relógios de ponto, computadores, celulares ou tablet. 

Dessa forma, toda vez que um colaborador realizar a marcação, o sistema preencherá sua folha de ponto automaticamente. 

Os sistemas de registro de ponto alternativos são muito mais completos do que os modelos de sistemas de folha manuais.

Isso porque esse sistemas possuem relatórios que avisam quando existe inconsistências na folha de ponto. Ou seja, se possui pontos faltantes, atrasos, faltas injustificadas, entre outras informações que fazem toda diferença no gerenciamento das jornadas. 

Isso sem falar na facilidade de enviar as informações do ponto para a folha de pagamento. Com esse tipo de sistema, fechar a folha de pagamento é um processo muito mais simples e rápido. 

Folha OCR

A Folha OCR é mais um meio de controle de jornada desenvolvido pela PontoTel. Ela consiste em um sistema que realiza a leitura óptica dos dados registrados na folha. 

Então se a sua empresa não quer abandonar o método de preenchimento manual, esse tipo de folha pode ser uma opção para poupar tempo, e por isso eu vou te explicar como funciona. 

Primeiro você deve imprimir a folha pelo sistema da PontoTel, ela já sairá totalmente personalizada com os dados da sua empresa e do colaborador.  Depois, basta distribuir as folhas para que os seus funcionários façam o registro diariamente. Quando chegar o final do mês, você precisará fazer uma digitalização desta folha. 

Ao digitalizar a folha, o sistema de reconhecimento óptico converterá os dados registrados na folha e os exportará para o sistema de Gestão da PontoTel. Dessa forma, você poderá fazer todo o controle sem precisar ficar digitando os dados da folha para um sistema de cálculo. Aqui, você terá todos os apontamentos em poucos cliques. 

Gostou da ideia? Então clique na imagem a seguir e peça uma cotação da Folha de Ponto OCR da PontoTel.
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Modelo de folha de ponto mensal para imprimir

A folha de ponto ainda é utilizada por várias empresas, e para essas, trouxemos aqui um modelo de folha de ponto desenvolvido pelo PontoTel

Todos os meses as empresas precisam entregar a folha para os funcionários preencherem os horários da jornada de trabalho, para facilitar disponibilizamos um modelo de folha de ponto personalizado pela PontoTel.
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Como preencher a folha de ponto manual?

Após baixar e imprimir a folha de ponto, você precisará preencher os dados da empresa e do funcionário.

Feito esse procedimento você precisará entregar a folha para os funcionários inserirem durante o mês correspondente os dados de entrada, pausa para almoço e saída. 

Quando chegar no fim do mês, será necessário recolher as folhas de ponto para calcular o total de horas, horas extras, atrasos, faltas entre outros informações pertinentes a jornada de trabalho. 

Vale ressaltar que é necessário coletar a assinatura dos colaboradores em suas respectivas folhas de ponto.  Após fazer todo esse procedimento é só enviar as informações do ponto para a folha de pagamento. 

Agora que já falamos sobre os modelos de folha de ponto, confira a seguir as principais dúvidas sobre o tema.

Dúvidas sobre folha de ponto

Folha de ponto é obrigatória?

Essa é uma dúvida muito comum, mas a resposta é que depende do caso. 

A CLT especifica que empresas com mais de 10 colaboradores são obrigadas a adotar um modelo de sistema de controle de jornada, sendo eles: manual, mecânico ou eletrônico. Para esses casos a folha de ponto será obrigatória. 

Já para empresas com menos de 10 funcionários a folha de ponto não será obrigatório. Mas como falamos mais acima, controlar a jornada de trabalho dos funcionários é essencial por vários motivos.

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Folha de ponto coletiva ou individual?

A folha de ponto é um documento individual, logo cada colaborador deverá ter a sua. 

Entretanto vale ressaltar que esta dúvida está mais ligada ao tipos de sistema de controle de jornada. Ficou confuso? Espera que eu vou te explicar. 

Vamos supor que você adotou na sua empresa o livro de ponto. Dessa forma todos os dias seus colaboradores registram os horários de trabalho nesse livro. Logo o livro é coletivo. 

Mas ao chegar no final do mês, você deverá transcrever as informações para a folha de ponto de cada colaborador. Ou seja, cada colaborador terá a sua própria folha de ponto, da qual deverá ser assinada por ele. 

Dessa forma os sistemas de registro de ponto são coletivos, mas as folhas de ponto devem ser individuais. 

O que é anotação britânica de ponto?

A expressão anotação britânica de ponto, refere-se à marcação da jornada de trabalho fixa. Ou seja, todos os dias a jornada se inicia na mesma hora, minuto e segundo. 

Você deve estar pensando que isso é impossível de acontecer, não é mesmo? Sim, e é mesmo. 

A anotação britânica não transmite a realidade da jornada de trabalho, Logo, a presunção é de que isso é uma fraude. 

Hoje esse tipo de sistema de controle de jornada é proibido, mas vale ressaltar que já foi muito utilizado antigamente. 

Se você não quer ser autuado pelo Ministério do Trabalho é melhor evitar esse tipo de sistema. 

Agora que você sanamos as principais dúvidas que tal eu te mostrar como preencher a folha de ponto dos seus colaboradores por meio da planilha ou da folha de ponto. 

Modelo de folha de ponto para Excel 2019 [Planilha]

Atendendo a vários pedidos trouxemos uma planilha de controle de frequência para o gerenciamento de maneira prática e eficiente das marcações de ponto. 

Se você ainda não possui um método eficiente de controle de horas, está na hora de organizar essas informações e uma planilha que realiza a contagem das horas.

Com a planilha, ainda que o registro do funcionário seja feito manualmente e o gestor precise catalogar os dados diariamente, você tem em mãos um instrumento confiável.  

Baixe agora a planilha e continue lendo o artigo que vou te mostrar como ela pode te ajudar.

Como bater ponto na planilha?

como controlar folha de-ponto dos funcionarios folha planilha de horas

A planilha de controle de horas criada pelo PontoTel, pode ser utilizada tanto no programa do Excel, quanto no Google Drive. 

No caso do Google Drive a vantagem é que a planilha será armazenada na nuvem, de modo que você e seus gestores poderão acessá-la de qualquer lugar. 

A planilha já traz em suas células as fórmulas para o calcula automático das horas que serão inseridas.

Dessa forma é só baixar a planilha e preencher com as informações da sua empresa, equipe e dados de cada colaborador. 

Feito isso é só alimentar a planilha com as informações diárias de entrada, saída e pausa para almoço. Quando chegado o fim do mês você poderá consultar a quantidade de horas trabalhadas, horas extras realizadas além de possíveis atrasos e faltas. 

Um dos benefícios é a centralização das informações do ponto em um único lugar. Afinal, quando falamos de controle de horas, é fundamental que os dados estejam organizados.

Sistemas de controle de ponto eletrônicos

Vimos até aqui que existem diversos modelos de folha de ponto, desde planilhas, mas pensa comigo, será que vale a pena investir em um controle de ponto para trazer mais trabalho para sua empresa?

Acredito que a resposta é não. 

É justamente por isso que eu quero falar sobre os sistema de registro de ponto eletrônico

Lembra que mais acima eu te disse que existem sistemas que fazem todo esse trabalho de coleta, organização e cálculo das horas trabalhadas automaticamente. Seria muito mais prático e simples ter um sistema assim não é mesmo?

É justamente por esse motivo que as empresas têm optado pela folha de ponto online

Os sistemas de registro de ponto alternativos são equipamentos que permitem a marcação dos horários de trabalho de uma forma simples, mas muito mais eficaz que os sistemas manuais. 

Eu lembro que eu te falei que uma das forma de realizar o registro de ponto é através de um celular, quer coisa mais simples que isso? Afinal, quase todo mundo tem celular hoje em dia. 

Então porque não utilizá-lo para gerenciar as jornadas de trabalho. Vamos ver quais são as vantagens desse tipo de controle.

Vantagens de bater o ponto no celular

como controlar folha de ponto dos funcionarios controle por celular

Aplicativos de controle de jornada, como o PontoTel, permitem que o funcionário realize a marcação de ponto onde quer que ele esteja, mesmo sem acesso à internet. 

Mas como isso pode ser vantajoso? 

Suponhamos que seu funcionário trabalhe no 15º andar, mas seu relógio de ponto fica no térreo. Imagina quanto tempo esse funcionário não vai perder até descer todos esses andares para bater ponto, depois subir tudo novamente para poder almoçar? 

Agora imagina isso com uma equipe inteira? 

Seria muito mais prático ter um aparelho de ponto em cada andar da sua empresa. 

Mas a mobilidade não é o único benefício de se controlar o ponto por celular. Aplicativos como os do PontoTel são muito inteligentes, eles possuem localização e reconhecimento facial, assim fica impossível do colaborador rasurar ou fraudar suas marcações. 

Com a utilização da internet as marcações de ponto são enviadas em tempo real para o sistema de tratamento de ponto. 

Dessa forma as equipes de RH conseguem acompanhar tudo que está acontecendo dentro da empresa, ou seja, quem está atrasado, fazendo horas extras, e muito mais. 

Mas não se preocupe se o dispositivo não estiver conectado à internet, assim que for acontecendo os registros, ele fará a transmissão dos dados para o sistema integrado.

Temos uma solução para você

O PontoTel é um robusto sistema de registro, tratamento e gestão de ponto que uniu todas as etapas da gestão de pessoal em um só lugar. 

Ficou curioso para saber porque o sistema PontoTel é a melhor solução do mercado em controle de frequência e gestão de ponto?

Então venha saber mais - você é nosso convidado para uma demonstração exclusiva. Solicite um horário no formulário abaixo e entenda como podemos tornar a gestão de ponto na sua empresa muito mais simples e eficiente.

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